Zarządzanie kryzysowe: jak przewodzić w sytuacji kryzysowej

Czasami prowadzenie zespołu, projektu lub organizacji idzie dobrze, a czasami nie. Jennifer Bridges, PMP, pokazuje techniki zarządzania kryzysowego, które pomogą Ci skutecznie dowodzić podczas katastrofy.

Oto zrzut ekranu tablicy w celach informacyjnych.

In Review – Zarządzanie kryzysowe: jak przewodzić w sytuacji kryzysowej

Jennifer zauważyła, że ​​kiedy kierujesz projektem, zespołem lub organizacją, wszystko idzie dobrze lub źle. Rzadko zdarza się wylądować w środku. I oczywiście łatwo jest prowadzić, kiedy wszystko jest w porządku; ale to w kryzysie, kiedy zdefiniowano prawdziwe znaczenie przywództwa. Kryzys jest testem dla lidera, który sprawdza, czy może podjąć działania i naprawić te krzywdy. Wystarczy spojrzeć na niektóre z najbardziej inspirujących cytatów dotyczących przywództwa, żaden z nich nie dotyczy przewodzenia, gdy wszystko jest w porządku.

Istnieje niezliczona ilość sposobów, w jakie zespół, projekt lub organizacja mogą się nie udać, ale Jennifer skupiła się na typowych typach kryzysów i na tym, jak rozsądne zarządzanie kryzysowe może pomóc.

Zarządzanie kryzysowe dla zespołów

Poniższe przykłady kryzysów mają wpływ na zespoły i zarządzanie obciążeniem. Jako pierwszy przykład Jennifer przypomniała sobie pracę z członkiem zespołu, który był ciężko chory. Osoba ta potrzebowała przeszczepu, ale musiała czekać dwa lata na znalezienie dawcy, co następnie umieściło członka zespołu na krótkoterminowym urlopie inwalidzkim. Innym był członek zespołu, którego bliski krewny został ranny w wypadku samochodowym. To odciągnęło członka zespołu od projektu, aby poradzić sobie z nagłym wypadkiem rodzinnym. W każdym przypadku Jennifer musiała przezwyciężyć brak zasobów projektowych.

Kolejny kryzys, o którym pamiętała Jennifer, dotyczył zbuntowanego wykonawcy, który dokonał zmian w zakładzie produkcyjnym, ale był na urlopie podczas fazy wdrażania, co powodowało różnego rodzaju problemy. (Aby nie robić tego swojemu zespołowi, dowiedz się, jak przygotować się do wakacji, aby nic nie poszło źle.)

Zarządzanie kryzysowe w projektach

Następnie po stronie projektu Jennifer przypomniała jeden przypadek, w którym rynek radził sobie słabo. To spowodowało wzrost kosztów pracy. Musiała dokonać pewnych cięć budżetowych, ale wpłynęło to również na zasoby ludzkie. W innym projekcie technologia zapoczątkowała kolejny kryzys. Wpłynęło to na zakres projektu. Ale to nie wszystko. Projekt przekroczył budżet o setki milionów dolarów, a także wpłynął na setki ludzi.

Powiązane: Podstawy zarządzania kosztami projektu

Potem Jennifer przypomniała sobie pracę nad projektem, w ramach którego firma połączyła się z inną firmą o zupełnie innej kulturze korporacyjnej. Spowodowało to duży stres u prezesa, co, jak można sobie wyobrazić, nie było dobre dla projektu. Jak widać, ograniczenia projektu mogą powodować kryzysy na każdym etapie projektu, jeśli nie będziesz ostrożny.

Wykorzystanie zarządzania kryzysowego do przezwyciężenia kryzysu

Wszystkie te sytuacje nie są wyjątkowe i mogą się przydarzyć każdemu. Jak możesz wykorzystać zarządzanie kryzysowe, aby robić postępy, trzymać się harmonogramu, być produktywnym, zatrzymać krwawienie i skupić się na zespole?

Odpowiedź brzmi: musisz planować. W scenariuszach członków zespołu musisz dołożyć wszelkich starań, aby zidentyfikować ryzyko jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby zidentyfikować ryzyko, stwórz plan tworzenia kopii zapasowych zasobów, aby określić, kto wkroczy, aby uzupełnić brakujące zasoby, i zawsze używaj swojej inteligencji emocjonalnej, aby traktować sytuację ze współczuciem, zrozumieniem i zapewnieniem.

Jeśli chodzi o projekty, musisz również ocenić ryzyko i zidentyfikować potencjalne punkty problemowe, aby wiedzieć, jak zareagujesz, kiedy i jeśli wystąpią. Jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu śledzenia ryzyka, wypróbuj nasz bezpłatny szablon rejestru ryzyka. Oprócz śledzenia ryzyka pomaga stworzyć tablicę kontroli zmian, która podejmuje decyzje i zatwierdza w okresach zmian w projekcie. Poznaj także swój zespół i do kogo możesz się udać z problemami kreatywnymi, liczbowymi, strukturalnymi lub ludzkimi.

Porada od specjalistów: aby przewodzić w sytuacji kryzysowej, musisz być w stanie wykryć kryzys, zanim wpłynie on na projekt. Dowiedz się, jakie są sygnały ostrzegawcze dla harmonogramu, budżetu, wydajności, zakresu, jakości i ryzyka związanego z zarządzaniem.

Idź dalej: Czasami nie da się przewidzieć, kiedy nadejdzie kryzys. Dlatego tak ważne jest posiadanie planu ciągłości działania. Dowiedz się, jak utrzymać działalność firmy lub projektu w przypadku katastrofy.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja

Dziś mówimy o tym, jak przewodzić podczas kryzysu. Cóż, nie ma znaczenia, czy kierujesz zespołem, projektem czy organizacją, często okazuje się, że wszystko może iść naprawdę dobrze, albo może być kryzys.

Prawdopodobnie rzadko znajdujemy się w ich środku, ale łatwiej jest prowadzić, gdy wszystko idzie naprawdę dobrze. I prawdopodobnie słyszałeś, że prawdziwą miarą lidera jest to, jak prowadzi podczas kryzysu.

Więc dzisiaj chcę opowiedzieć o kilku różnych rodzajach kryzysu. Nie są to jedyny rodzaj kryzysów, które się zdarzają, ale są one powszechne.

Jedna jest dla członków zespołu, druga dotyczy projektu. Pamiętam więc, że w przypadku jednego projektu mieliśmy kluczowego członka zespołu, który ubiegał się o dawstwo nerki od siostry, był na liście dawców od dwóch lat, ale musieli poczekać na odpowiednie warunki.

Nagle warunki były idealne i wezwano go do darowizny. Tak więc nie było go tylko w czasie oddawania nerki, ale miał też swój własny czas na rekonwalescencję, więc wyszedł z krótkotrwałej niepełnosprawności.

Drugi to tragiczny wypadek, który miał miejsce. Tak więc jeden z kluczowych członków zespołu musiał dbać nie tylko o własną rodzinę, ale także o wielu członków rodziny.

Poza tym mieliśmy ich zbuntowanego wykonawcę, którego wynajęliśmy, o którym później dowiedzieliśmy się podczas weekendu wdrożeniowego, kiedy był na wakacjach, że wprowadzał wiele zmian w miejscu produkcji, które nie zostały włączone do maszyny programistycznej.

Kiedy więc zrobiliśmy aktualizację, nadpisała produkcję i system nie działał przez trzy dni. Tak więc musieliśmy dokonać pewnych zmian i naprawdę współpracować jako zespół, aby zaplanować, jak utrzymać rzeczy.

Drugi to projekt. Pamiętam więc jeden konkretny projekt, w którym rynek był naprawdę zły. Tak więc, z powodu zmian na rynku, koszt projektu po prostu poszybował w górę.

Tak więc, co się stało, musieliśmy wejść i zacząć ciąć koszty, ale nie tylko koszty, ale także wpłynęło to na znaczną liczbę zasobów ludzkich w naszym projekcie.

A potem jeszcze jedna, nowa technologia, nowe oprogramowanie, które wdrażaliśmy, było tak nowe, że musieliśmy ciągle zmieniać zakres. Pamiętam, że cały czas zespół był w trybie blokady, ponieważ zmienił się zakres.

Musieliśmy więc wszystko przeplanować iz tego powodu, znowu, nie tylko wpłynęło to na projekt, ale przekroczenie budżetu o 500 milionów dolarów wpłynęło na niektóre miejsca pracy 200 i 300 osób.

A potem kolejna, gdzie dwie firmy zostały połączone razem z dwoma różnymi typami kultur w firmie. Spowodowało to więc duży stres dla prezesa firmy, która była łączona, ale nie była dominującym graczem.

Nie tylko miało to na niego wpływ i wariował z powodu różnych stresów, ale także dodał dużo stresu wszystkim członkom zespołu w organizacji.

Więc co robimy? Jak to rozliczamy? Oto kilka pytań, które musimy przemyśleć. Jak przechodzimy przez te różne rzeczy związane z kryzysem i jak utrzymujemy postępy? Jak zatrzymać krwawienie, gdy sprawy przybierają naprawdę zły obrót?

A jak utrzymujesz skupienie swojego zespołu podczas tego kryzysu? Cóż, jedną rzeczą, którą chcemy zrobić, jest planowanie z wyprzedzeniem. Czasami możemy… są znane niewiadome, które możemy zaplanować. Możemy zastanowić się, co się stanie, jeśli coś się stanie niektórym członkom naszego zespołu? Co się stanie, gdy, wiesz, zmieni się koszt lub zakres?

Wiesz, i tak musimy to zaplanować. Ale co z nieznanymi niewiadomymi z fuzjami, które pojawiają się znikąd lub pojawia się dawca nerki, na przykład, jak to planujesz?

Tak więc w przypadku członków zespołu musimy zidentyfikować scenariusze, które mogą wystąpić. Musimy stworzyć plan tworzenia kopii zapasowych zasobów, musimy wiedzieć, kto wkroczy, a także musimy być w stanie wykorzystać inteligencję emocjonalną w tym okresie. Musimy okazywać współczucie, zrozumienie i zapewnienie nie tylko osobom, na które miało to bezpośredni wpływ, ale także członkom zespołu.

A potem w projekcie musimy określić scenariusze. Dość często wpływa to na koszt i zakres. Zwykle nie jest powszechne, że dojdzie do fuzji lub przejęcia, ale chcesz stworzyć swoją tablicę kontroli zmian i plan kontroli zmian. Musimy wiedzieć, kto zatwierdza te zmiany, kto zatwierdza zakres, harmonogram, budżet.

Chcemy również poznać członków naszego zespołu, chcemy wiedzieć, do kogo możemy zadzwonić, jeśli potrzebujemy kreatywnych, innowacyjnych rozwiązań. Kim są kreatywni myśliciele? Kim są nasi budowniczowie relacji? Kto może nam pomóc w tworzeniu strategicznych relacji, do których możemy się zwrócić?

Kim są ludzie, którzy mogą analizować różne scenariusze i analizę kosztów i korzyści? A kim są ludzie znający struktury, którzy mogą wprowadzić ramy i procesy, gdy coś się zmieni?

Ale to są niektóre rzeczy, na które wpływa kryzys, a jeśli potrzebujesz narzędzia z dodatkowymi zasobami, które pomogą Ci skutecznie przewodzić, zarejestruj się teraz w naszym oprogramowaniu w ProjectManager.