Jak pomyślnie zrealizować plan

Faza planowania jest podstawą, która podtrzymuje każdy projekt. Jennifer Bridges, PMP, pokazuje, jak prawidłowo wykonać plan projektu.

Oto zrzut ekranu tablicy w celach informacyjnych.

Przegląd – jak pomyślnie zrealizować plan

Execute to czasownik. Jennifer zauważyła, że ​​kiedy coś wykonujesz, oznacza to wykonanie, na przykład plan lub produkt. Wykonanie planu ma fundamentalne znaczenie w każdym projekcie. To jedno z najważniejszych działań, za które odpowiada lider, kierownik projektu lub lider zespołu.

Powiązane: 10 najważniejszych obowiązków zarządzania projektami

To powiedziawszy, podczas wykonywania planu rzadko kiedy wszystko idzie zgodnie z tym planem. Dlatego Jennifer chciała podać kilka praktycznych wskazówek, które pomogą pomyślnie zrealizować plan projektu.

Wskazówki dotyczące realizacji planu

Na początek plan. Przygotowując plan, upewnij się, że można go pomyślnie wykonać. Zaczyna się od dokładnej dokumentacji, dlaczego, kto, co, kiedy i jak. Ważne jest, aby korzystać z solidnego oprogramowania do planowania projektów, które pomoże Ci stworzyć najbardziej dokładny plan.

Dalej jest wykonanie planu. Aby to zrobić z powodzeniem wymaga również jasnej komunikacji. Muszą być aktualizacje statusu i szybka reakcja na problemy i zagrożenia pojawiające się w projekcie. Pomoże w tym wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami. Możesz skonfigurować przypomnienia, wyzwalacze, automatyzację, przepływ pracy, alerty i wszelkiego rodzaju zautomatyzowane narzędzia, aby utrzymać kontrolę nad projektem i nie pozostawać w tyle, co zepchnie Cię z właściwej drogi.

Podczas monitorowania planu, aby upewnić się, że przebiega zgodnie z planem, komunikacja powinna być podstawą do budowania sukcesu. Monitorowanie zapewnia, że ​​projekt przebiega prawidłowo, a narzędzia takie jak raporty o stanie i śledzenie problemów, zagrożeń i zmian w tym, jak to robisz.

Powiązane: Szablon raportu o stanie projektu dla programu Excel

Są też metody, które mogą pomóc. Znajomość rozbieżności w kosztach, harmonogramie, zakresie i zasobach pomaga w monitorowaniu. Ponownie, skonfigurowanie alertów zapewni również, że nic nie przebije się przez pęknięcia.

Manipulowanie ograniczeniami w celu zwiększenia kontroli

Wreszcie jest kontrola. Kontrolując plan, podejmujesz działania naprawcze, aby wrócić na właściwe tory. Jak zawsze, zaczyna się od komunikacji, raportowania statusu, identyfikacji i śledzenia problemów, zagrożeń i zmian.

Zawsze możesz pracować z różnymi ograniczeniami projektu, aby pomóc Ci wrócić na właściwe tory. Na przykład możesz wydłużyć lub skrócić harmonogram, aby poradzić sobie z ograniczeniem czasowym. Możesz także dodać lub przenieść osoby, jeśli napotkasz problem z zasobami. Jeśli są to koszty, to możesz je zmniejszyć. Być może będziesz musiał uzyskać zgodę, aby zwiększyć budżet, zdobyć więcej finansów lub współpracować z kimś. Zakres można ciąć, odraczać, dodawać itp.

Porada profesjonalisty: Wykonując plan, chcesz się upewnić, że działa. Ale czasami trafiasz na ścianę, na którą nie można się wspiąć. Jeśli utkniesz, nie skończyłeś, jeśli masz plan awaryjny. Dlatego zawsze miej plan B w szufladzie na wszelki wypadek.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja

Dziś mówimy o tym, jak skutecznie zrealizować plan. Kiedy mówimy o wykonaniu planu, tak naprawdę mówimy o wykonaniu planu lub wytworzeniu czegoś w rodzaju produktu pracy.

Realizacja planu jest jednym z najbardziej fundamentalnych działań, jakie może wykonać lider, kierownik projektu lub członek zespołu, i pamiętaj, że kiedy mówimy o projekcie, rzeczy rzadko, jeśli w ogóle, przebiegają zgodnie z planem. Tak więc podczas dzisiejszej sesji tablicy chciałbym zaoferować kilka wskazówek.

Tak więc, kiedy mówimy o wykonaniu planu, nie mówimy o wyczerpaniu się i wykonaniu planu, musimy upewnić się, że niektóre rzeczy są zrobione przed iw trakcie realizacji planu.

Porozmawiajmy więc o wskazówkach, które chcemy zaoferować przy planowaniu. Chcemy być pewni, że przygotowujemy plan, który można z powodzeniem zrealizować. Chcemy też porozmawiać o pomyślnym wykonaniu planu, jakie są te rzeczy, które musimy zrobić.

A potem, kiedy monitorujemy, mówimy o monitorowaniu planu, aby upewnić się, że idzie zgodnie z planem. A następnie controlling to kontrolowanie w celu wykonania działań naprawczych, aby przywrócić plan na właściwe tory. Więc spójrzmy.

Więc kiedy mówimy o planowaniu, chcemy mieć pewność, że dokumentujemy plan. Chcemy uwzględnić, dlaczego robimy ten plan? Dlaczego to takie ważne? Kto będzie robił co, kiedy i jak?

Następnie, kiedy już to udokumentujemy, chcemy to wziąć i przekazać wszystkim, którzy muszą to wiedzieć. Członkowie zespołu, interesariusze, może nawet zarząd, a nawet nasi partnerzy handlowi. Chcemy uwzględnić, kto i jak powiadamiać, gdy coś nie idzie we właściwy sposób.

Chcemy również regularnie aktualizować ten plan, aby mieć pewność, że gdy coś się zmieni, zostanie on zaktualizowany.

Tak więc, kiedy mówimy o realizacji planu, chcemy również mieć pewność, że stale komunikujemy status, wszelkie problemy, które widzimy, wszelkie ryzyka, które możemy przewidzieć, a na które musimy się przygotować.

Chcemy również korzystać z narzędzi, ponieważ chcemy skonfigurować przypomnienia, aby ludzie wiedzieli, kiedy nadejdą terminy. Chcemy również móc skonfigurować wyzwalacze, aby… były oparte na działaniu.

Na przykład, jeśli wystąpi jedna akcja, wyzwala inną akcję w przepływie pracy. Chcemy również skonfigurować automatyzacje, przepływy pracy i ponownie alerty.

Tak więc, kiedy monitorujemy plan, ponownie sprawdzamy, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Chcemy więc ponownie przekazać status, aby wszyscy wiedzieli, że wszystko jest na dobrej drodze lub może się zdarzyć, że coś się spóźni.

Chcemy również zgłaszać wszelkie nowe problemy, zagrożenia lub wszelkie możliwe prośby o zmiany. My też znowu chcemy używać narzędzi. A kiedy monitorujemy, chcemy użyć tych narzędzi, aby wskazać, jaka jest wariancja. Jaka jest wariancja harmonogramu? Czy wyprzedzamy harmonogram? Czy jesteśmy spóźnieni?

Chcemy również przyjrzeć się kosztom i budżetom. Czy przekroczyliśmy budżet? Czy nie mamy budżetu? Chcemy też spojrzeć na zakres, czy to na dobrej drodze? Czy dodaliśmy zakres? Czy musimy trochę wyjąć? A także zasoby. Czy mamy dość? Czy musimy uzupełniać? A potem także alerty.

Ale kiedy mówimy o monitorze, niektórzy popełniają błąd polegający na monitorowaniu. Widzą więc te rzeczy, ale nie podejmują działań naprawczych. Więc to kontrolująca część jest równie ważna, a te dwie rzeczy naprawdę współpracują ze sobą ręka w rękę.

Więc kiedy mówimy o kontrolingu, znowu chcemy komunikować stan wszelkich problemów, ryzyka i zmian, ale są to również rzeczy, którym chcemy się przyjrzeć. Chcemy kontrolować czas. Czy musimy przedłużyć harmonogram? Czy musimy skrócić harmonogram? Zasoby, czy musimy dodawać zasoby? Czy musimy je przenieść, czy też musimy pozwolić niektórym odejść?

A potem, zgodnie z kosztem, który chcemy sprawdzić, czy musimy go zmniejszyć? Czy musimy zwiększyć budżet? W niektórych przypadkach może być konieczne sfinansowanie nowego kosztu, może zajść potrzeba ustalenia planu płatności lub możemy również rozważyć współpracę z innym partnerem strategicznym i ustalić udział w przychodach, który może odciążyć część kosztów, ale być w stanie dzielić część dochodów.

I znowu, patrząc na zakres, czy wycinamy część zakresu? Czy odkładamy to może na później? Czy musimy dodać zakres, czy musimy podzielić go na etapy?

Jak więc widzisz, jest o wiele więcej niż tylko wykonanie planu. Więc jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci pomyślnie zrealizować Twój plan, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.