Czym jest produktywność w miejscu pracy?
Produktywność to jedno z tych słów, które słyszysz tak często, że zaczyna tracić na znaczeniu. Ale produktywność nie jest trendem ani tylko modnym hasłem — to sposób mierzenia wydajności pracy.
W końcu sprawne wykonywanie zadań i konsekwentna praca to sposób na sukces w biznesie.
Dlatego wiedza o produktywności w miejscu pracy jest kluczem do sukcesu. Ten przewodnik dotyczy produktywności w miejscu pracy, oprogramowania zwiększającego produktywność i produktywności zespołu.
Niektóre z kwestii związanych z wydajnością, które będziemy omawiać, obejmują następujące.
- Jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy
- Jakie rozwiązania programowe mogą pomóc w bardziej produktywnej pracy
- Jak można ograniczyć produktywność
- Sposoby na zwiększenie produktywności zespołu
- Jeśli zbyt wiele procesów stoi na przeszkodzie produktywności
Jak mierzy się wydajność w miejscu pracy?
Wydajność w miejscu pracy mierzy się tym, jak szybko i wydajnie zespół może produkować towary i usługi w określonym czasie. Jest to kluczowa miara, której ekonomiści używają do mierzenia produktywności.
Nie należy jej mylić z wydajnością pracowników, która mierzy ilość pracy, jaką dana osoba może wykonać w określonym czasie. Statystycznie śledzenie wydajności większej grupy jest dokładniejsze niż pomiar pojedynczej osoby.
Nie oznacza to, że wydajność w miejscu pracy jest regulowana ściśle dla tych, którzy pracują w biurze. Można go zastosować do tych, którzy pracują w domu, a pracownicy zdalni prawdopodobnie uznają ten przewodnik za równie pouczający jak menedżerowie.
5 strategii zwiększania produktywności w miejscu pracy
Zwiększenie produktywności w miejscu pracy zwiększa szanse na ukończenie projektów na czas i w ramach budżetu. Twój zespół podziękuje Ci za przestrzeganie tych pięciu wskazówek:
1. Śledź swoje zadania
Produktywność znika, gdy nie zwracasz na nią uwagi. Samo skupienie się na pracy nie wystarczy. Możesz stracić poczucie czasu, ugrzęznąć w drobiazgach lub możesz ukończyć swoje zadania na czas, ale bez procesu, który by tobą rządził, gdy jesteś w tyle, pracujesz na ślepo.
W tym momencie wkracza śledzenie zadań. Stworzenie systemu zarządzania zadaniami pozwala skoncentrować się na pracy, jednocześnie tworząc granice, których potrzebujesz, aby nie wypaść z harmonogramu i wyprowadzić cały projekt z toru.
2. Automatyzacja
Oczywiście podczas tworzenia planu projektu szacujesz, ile czasu zajmie każde zadanie, ale jak wiesz, najlepiej ułożone plany często gubią się. Automatyzacja daje Ci potrzebne informacje.
E-maile można na przykład zautomatyzować, aby powiadomić Cię, gdy zbliża się termin, wyciągając Cię z pracy na wystarczająco długi czas, aby zobaczyć, gdzie jesteś. Teraz możesz odpowiednio dostosować i wykonać tę pracę bez przeciągania projektu ze ścieżki.
3. Rób przerwy
Ważne jest, aby ograniczyć czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, ale równie ważne jest, abyś zrobił sobie przerwę. Kiedy brakuje Ci wsparcia biura zarządzania projektami, samozarządzanie jest kluczowe.
A co z terminami, harmonogramami? Są ważne, ale jeśli zbyt mocno się naciskasz, uderzysz w ścianę i wtedy utkniesz. Dobrze jest robić krótkie przerwy, zwłaszcza podczas wykonywania długich zadań, aby mózg i ciało mogły odpocząć. W ten sposób wracasz do pracy wypoczęty i bardziej produktywny.
4. Usuń rozpraszacze
Komputery i internet są świetne, ale technologia może również bardzo rozpraszać uwagę.
Jedną z pierwszych rzeczy, które możesz zrobić, aby poradzić sobie z osobistym zarządzaniem czasem, jest wyłączenie powiadomień. Nie te, które odnoszą się do terminów Twoich zadań, ale ciągłego pingowania Twojego komputera i telefonu. Moment, w którym otrzymujesz powiadomienie o nowym e-mailu, poście społecznościowym, a nawet staromodnym telefonie, to moment, w którym zostajesz wycofany z pracy.
Inne elementy rozpraszające uwagę mogą mieć charakter fizyczny, na przykład miejsce pracy. Czy jest zagracony, czysty, w środku ruchu biurowego, odizolowany? W jakim otoczeniu najlepiej pracujesz? Nie ma tu sztywnych i szybkich zasad, niektórzy ludzie potrzebują ciszy, podczas gdy inni są bardziej produktywni w ruchliwych środowiskach. Dowiedz się, jakim jesteś pracownikiem, a następnie spraw, aby Twoje miejsce pracy odzwierciedlało ten temperament.
5. Użyj technologii
Technologia nie jest ani dobra, ani zła, tak ją wykorzystujemy. Chociaż może to rozpraszać, jak wspomniano powyżej, może również pomóc nam lepiej pracować. Istnieje wiele wspaniałych narzędzi, które mają pomóc nam zwiększyć produktywność.
Istnieje oprogramowanie umożliwiające tworzenie list zadań, które są sposobem na uporządkowanie i systematyczne adresowanie pracy. Dzięki temu masz jedno miejsce do przeglądania swojej pracy. Co więcej, często możesz filtrować te listy zadań, aby dostosować je według terminu lub dowolnej kolumny danych.
Rzeczy się zmienią, a te zmiany wpłyną na twoją listę zadań. To może się zdarzyć, gdy jesteś w biurze, czy nie. Narzędzia do zarządzania zadaniami są jednak łatwe do zaktualizowania, a jeśli działają w chmurze, możesz to zrobić gdziekolwiek jesteś, niezależnie od pory dnia.
Co to jest oprogramowanie zwiększające wydajność?
Oprogramowanie zwiększające produktywność służy do organizowania pracy, szybkiego gromadzenia danych i ułatwiania współpracy z zespołem. Umożliwia również monitorowanie i śledzenie tego, co robisz, aby znaleźć obszary, które można poprawić.
Te narzędzia produktywności często chowają się na widoku. To, co jest obecnie powszechnym oprogramowaniem, takim jak edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne, jest brane za pewnik. Jednak po wprowadzeniu zrewolucjonizowały pracę biurową, poprawiając szybkość i dokładność.
Narzędzia do zarządzania projektami zmieniły zarządzanie projektem na lepsze, zapewniając zespołom funkcje umożliwiające współpracę i wydajniejszą pracę, a menedżerowie mogą monitorować i śledzić swoją pracę. Oznacza to, że mogą realokować zasoby, aby sprostać możliwościom swojego zespołu i zawsze pracować wydajnie.
Oprogramowanie zwiększające produktywność offline i online
Aplikacje zwiększające produktywność w miejscu pracy można w dużej mierze podzielić na dwa różne typy — oprogramowanie zwiększające produktywność offline i online. Który do ciebie pasuje?
Dla każdego są plusy i minusy:
Oprogramowanie zwiększające produktywność online
Oprogramowanie zwiększające produktywność online jest, cóż, online. Oznacza to, że możesz korzystać z narzędzia w dowolnym miejscu i czasie, co ma kluczowe znaczenie dla zespołów rozproszonych. Oznacza to również, że dane, które otrzymujesz podczas monitorowania i śledzenia, odbywają się w czasie rzeczywistym, co zapewnia lepszy wgląd i lepsze podejmowanie decyzji.
Nie ma instalacji i mniej krzywej uczenia się dzięki aplikacji zwiększającej produktywność online. Wystarczy się zalogować i gotowe do użycia. Ceny są również zwykle bardziej rozsądne. Większość aplikacji zwiększających produktywność online będzie miała wielopoziomowy plan subskrypcji oparty na liczbie użytkowników.
Oprogramowanie do pracy w trybie offline
Oprogramowanie zwiększające produktywność offline nie jest połączone z Internetem. Oznacza to, że nie zależy od mocy twojego połączenia. Ponieważ znajduje się tylko na Twoim komputerze, jest mniej dostępny dla niechcianych stron trzecich, co może sprawić, że poczujesz się bezpieczniej w ochronie swoich danych. Może to również oznaczać, że zapłacisz za to więcej. Aplikacje komputerowe są zazwyczaj drogie, ponieważ mogą wymagać instalacji i opłaty licencyjnej za każdy terminal, na którym ich używasz.
