Jak napisać e-mail uzupełniający (+12 przykładów i szablonów)

Mówią, że skrzypiące koło smaruje.

Ale skrzypiące koło może być również denerwujące i spowodować wyrzucenie całego wózka.

Tłumaczenie: ważne jest, w jaki sposób piszesz kolejne e-maile.

W tym poście pokażę ci, jak napisać e-mail uzupełniający dla prawie każdego scenariusza, a następnie udostępnię szablony kopiowania i wklejania wraz z przykładami.

Spis treści

• Jak napisać e-mail uzupełniający
• Szablon e-maila uzupełniającego z zapytaniem
• Szablon e-maila uzupełniającego do pobrania treści
• Szablon e-maila uzupełniającego do wiadomości e-mail z odnajdywaniem
• Kontynuacja wyceny lub propozycji
• Szablon e-maila uzupełniającego fakturę
• Poproś o szablon e-maila uzupełniającego
• Szablon kolejnej wiadomości e-mail dotyczącej sieci
• Szablon e-maila uzupełniającego rozmowę kwalifikacyjną
• E-mail uzupełniający po braku odpowiedzi
• Dalsze słowa i wyrażenia w wiadomości e-mail

Jak napisać e-mail uzupełniający

Istnieją różne rodzaje dalszych wiadomości e-mail, więc niektóre z tych wskazówek będą miały zastosowanie, a inne nie. I nie zapomnij o ogólnych najlepszych praktykach w zakresie copywritingu w wiadomościach e-mail, które mają zastosowanie w tym przypadku — w szczególności zwięźle.

Być specyficznym

Jeśli kontynuujesz rozmowę kwalifikacyjną, wprowadzenie lub spotkanie, spersonalizuj to, dołączając coś konkretnego, o którym wspomniała osoba — najlepiej coś, co możesz powiedzieć, co miało dla niej szczególne znaczenie. Może to pomóc polepszyć ich pamięć, jednocześnie pokazując, że słuchasz uważnie.

Bądź szczery

Tak, kolejne e-maile są dość przewidywalne i schematyczne. Ale to nie znaczy, że nie możesz być szczery w swojej komunikacji. Nie używaj ogólnych, pustych komunikatów. Właściwie zastanów się nad konkretną rzeczą, o której chcesz wspomnieć, aby pobudzić ich pamięć. A jeśli to pozwala, zachowaj ton konwersacyjny, jeśli możesz. Łatwiej jest to czytać i pisać, a osoba nie będzie czuła się zobowiązana do używania w odpowiedzi formalnego tonu.

Dołącz oryginalną wiadomość

Jeśli śledzisz poprzednią wiadomość e-mail, nie zmuszaj odbiorcy do wyszukania oryginalnej wiadomości e-mail i nie przepisuj wiadomości e-mail. Odpowiedz wszystkim na swój e-mail, a następnie usuń siebie z listy odbiorców, aby osoba mogła mieć cały kontekst, którego potrzebuje.

Ponadto, jeśli oryginalna wiadomość e-mail zawierała załącznik, załącz go ponownie.

Poproś jedno jasne pytanie

Mając powyższe na uwadze, nie zmuszaj ich do ponownego przeczytania oryginalnej wiadomości e-mail. Sprowadź to do jasnego pytania, na przykład: „Wystarczy odpowiedzieć na prośbę w moim e-mailu poniżej. Czy myślisz, że będziesz w stanie podać te dane dla zakresu dat od 25 kwietnia do 31 maja?”

Nawet jeśli oryginalna wiadomość e-mail zawierała więcej niż jedno żądanie lub punkt danych, żądanie czegoś prostego lub mniejszego może zwiększyć Twoje szanse na odpowiedź.

Szablon e-maila uzupełniającego z zapytaniem

Wyślij tego typu wiadomość e-mail do osoby, która skontaktowała się z Twoją firmą, na przykład za pomocą ogólnego formularza zapytania w Twojej witrynie. Jeśli zostawili numer telefonu, najpierw zadzwoń do nich, aby zostawić wiadomość głosową, a następnie wyślij wiadomość e-mail taką jak ta.

Przykład

Oto przykładowy e-mail uzupełniający z zapytaniem przy użyciu powyższego szablonu:

Szablon e-maila uzupełniającego do pobrania treści

Oczywiście formularz kontaktowy w Twojej witrynie to tylko jeden z wielu sposobów na generowanie leadów dla Twojej firmy. Pobieranie treści to kolejny duży problem. Idealnie byłoby mieć szereg kolejnych magnesów prowadzących, aby pomóc im poruszać się przez lejek, takich jak:

• wpis na blogu lub drugi ebook
• zaproszenie na wydarzenie
• studium przypadku
• bezpłatny okres próbny lub konsultacja

Te e-maile mogą być albo serią kropelkową, w której wysyłasz każdy z nich o określonej godzinie, wszystkie w ustalonym czasie, albo serią pielęgnacyjną, w której każda oferta i termin wysłania e-maila zależą od wcześniejszego działania potencjalnego klienta.

Oto ogólny szablon, według którego możesz modelować:

Przykład

Korzystając z tego szablonu, oto przykład e-maila uzupełniającego do pobrania treści:

Szablon e-maila uzupełniającego do wiadomości e-mail z odnajdywaniem

Skorzystaj z tego e-maila uzupełniającego po odbyciu wstępnej lub wstępnej rozmowy telefonicznej z potencjalnym klientem.

Przykład

Oto przykład wiadomości e-mail uzupełniającej w przypadku połączenia w celu wykrycia przy użyciu powyższego szablonu:

Wykrywanie wiadomości e-mail uzupełniającej z elementami działań

Ten e-mail dotyczy tej samej sytuacji, co powyżej, ale zawiera bardziej szczegółowe informacje.

Kontynuacja wyceny lub propozycji

Wyślij ten e-mail uzupełniający, jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi na wycenę lub propozycję biznesową. W zależności od modelu biznesowego i numeru e-maila uzupełniającego możesz zaoferować demonstrację i/lub udostępnić studium przypadku lub zasób.

Wiersz tematu: [Twoja firma] x [Klient] kontynuacja

Cześć [Imię],

Nie otrzymałem od Ciebie odpowiedzi po przesłaniu cytatu, więc pomyślałem, że się zamelduję.

• Dołączyłem go ponownie na wypadek, gdyby oryginał zgubił się w cyberprzestrzeni.
• To studium przypadku podobnego klienta może okazać się pomocne.
• Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, z przyjemnością omówię je z Tobą przez e-mail lub telefon.

Czekamy na wiadomość od Ciebie!

[Nazwa]

Przykład

Oto, jak ten szablon może wyglądać:

Oto inne podejście. Możesz szybko podsumować przesłaną wycenę i/lub zakończyć pytaniem.

Szablon e-maila uzupełniającego fakturę

Nikt nie chce wysyłać tego e-maila, ale tak się dzieje. Szczególnie dla firm B2B, gdy masz zaangażowane działy finansowe. Oto prosty sposób na sprawdzenie nieopłaconej faktury.

Przykład

Oto przykład wiadomości e-mail z potwierdzeniem wystawienia faktury przy użyciu powyższego szablonu:

Poproś o szablon e-maila uzupełniającego

Użyj tego e-maila, aby śledzić prośbę, którą wysłałeś komuś, niezależnie od tego, czy dotyczy to firmy o wysokim autorytecie domeny, proszącej o link zwrotny, czy współpracownika proszącego o informacje.

Przykład

Oto przykład e-maila uzupełniającego z prośbą opartą na powyższym szablonie:

Szablon kolejnej wiadomości e-mail dotyczącej sieci

Budowanie relacji w Twojej niszy to jedna z najważniejszych rzeczy do zrobienia dla Twojej firmy. Użyj tego e-maila, jeśli chcesz utrwalić połączenie, które z kimś nawiązałeś. Mamy tu również wiele szablonów sieciowych wiadomości e-mail.

Przykład

Oto przykład sieciowej wiadomości e-mail uzupełniającej przy użyciu powyższego szablonu:

E-mail uzupełniający do sieci, aby kontynuować rozmowę

Załóżmy, że spotkałeś kogoś, z kim chciałbyś nawiązać relację lub spotkać się na kawę. Użyj tego szablonu wiadomości e-mail.

Szablon e-maila uzupełniającego rozmowę kwalifikacyjną

To najbardziej drażliwy z kolejnych e-maili. Ważne jest, aby zachować tutaj dość formalny ton. Nie robota, ale formalność. Użyj czegoś takiego:

Przykład

Oto przykładowy e-mail uzupełniający rozmowę kwalifikacyjną z wykorzystaniem powyższego szablonu:

E-mail uzupełniający po braku odpowiedzi

Prawdopodobnie najlepiej jest tutaj unikać pytań otwartych. Jeśli osoba nie odpowiedziała, albo nie ma czasu, albo nie jest wystarczająco zainteresowana.

A oto taki, który sprawia, że ​​odbiorca może bardzo łatwo odpowiedzieć:

Przykład

W oparciu o pierwszy szablon, oto przykład kolejnej wiadomości e-mail po braku odpowiedzi:

Dalsze słowa i wyrażenia w wiadomości e-mail

Zakończę kilkoma słowami i wyrażeniami, których możesz użyć w kolejnych wiadomościach e-mail. Niektóre warunki będą bardziej dotyczyć e-maili B2B, więc jeśli prowadzisz firmę B2C, weź to, co ma zastosowanie, i zostaw resztę.

• myślałem, że będę
• Chciałbym
• piszę do
• wracam do
• Kręcić z powrotem
• Napisz do ciebie!
• Wyślij przyjazne przypomnienie
• Resurface
• Przenieś ten e-mail na górę swojej skrzynki odbiorczej
• Zameldować się
• Podstawa dotykowa
• Włącz swój radar
• Kręcić z powrotem
• Przypominać
• Ponowna wizyta
• Wrzuć to na górę swojej skrzynki odbiorczej
• delikatnie przypomnij