Quando l'inimmaginabile è realtà: una checklist aziendale per il COVID-19

Abbiamo un debito di gratitudine verso i medici, gli epidemiologi e gli specialisti in malattie infettive che hanno condiviso informazioni su come proteggere noi stessi, i nostri vicini e le nostre comunità durante la pandemia di COVID-19.

Se siamo disposti a chiedere consiglio, è là fuori. Quando si tratta di affari, è un'altra storia. La trasmissione delle dichiarazioni di ricovero sul posto, la chiusura delle scuole e la sospensione non essenziale dell'attività rendono chiaro che le operazioni devono cambiare, ma il modo in cui tutto è molto confuso.

Il Center for Disease Control afferma nella sua guida su COVID-19: “La mancanza di pianificazione della continuità può comportare una cascata di fallimenti poiché i datori di lavoro tentano di affrontare le sfide del COVID-19 con risorse insufficienti e lavoratori che potrebbero non essere adeguatamente formati per i lavori che potrebbe dover esibirsi in condizioni di pandemia”.

Stiamo scoprendo a livello globale che molte aziende non erano preparate per una pandemia. " E adesso?" è una domanda che molti di noi stanno borbottando sottovoce.

Esaminiamo tutto insieme ed esaminiamo gli elementi richiesti di una checklist aziendale per COVID-19.

Fattibilità nell'era dell'incertezza: il lavoro da casa richiede adattamento

Il primo fatto duro è che non possiamo più lavorare negli spazi che facevamo prima del COVID-19.

Ogni auto sulla strada e ogni pendolare sul treno rappresenta una responsabilità, sia per la diffusione del virus che per potenziali lesioni che richiederebbero l'attenzione dei soccorritori e degli operatori sanitari necessari in prima linea per combattere questa pandemia.

"L'unico modo per tornare a un'economia stabile e ripristinare la nostra libertà è porre fine alla diffusione epidemica di Covid-19. Abbiamo bisogno di uno sforzo enorme per compensare le difficoltà di questi sforzi e i costi di salute pubblica che impongono, poiché le misure che stiamo adottando sono più che economiche". L'ex commissario della FDA, il dottor Scott Gottlieb.

Sembra che nel prossimo futuro lavoreremo dalle nostre case. Ci saranno compromessi finanziari per dipendenti e datori di lavoro.

Sebbene sembri che questo sia temporaneo, le azioni che intraprendi per la tua attività dovrebbero essere eseguite con una fattibilità per la permanenza. Questo è un ottimo momento per trovare un partner, se non ne hai già uno, per aiutarti con le esigenze di comunicazione, poiché Internet è appena diventato lo strumento aziendale più importante disponibile.

"Puoi pensare a una VPN come quasi a una strategia del castello e del fossato in cui tutti i dipendenti e tutti i segreti del business sono nel castello e i cattivi sono tenuti fuori attraverso il fossato", ha detto Prince di Cloudflare.

Il giorno in cui il presidente Trump ha dichiarato la pandemia un'emergenza nazionale, il traffico Internet è aumentato del 20%. NPR riporta che l'uso della VPN è aumentato del 53% negli Stati Uniti la scorsa settimana e più che raddoppiato in Italia, secondo il provider AtlasVPN.

Dalle comunicazioni alla VPN: una checklist aziendale per COVID-19

Ecco un elenco di controllo aziendale per COVID-19 a cui fare riferimento mentre ti destreggi tra il mantenimento della tua attività e la riconfigurazione di tutto.

Logistica della comunicazione:

Il tuo attuale sistema telefonico avvisa i chiamanti di uno scenario di lavoro a distanza?
Le persone devono fidarsi di poterti raggiungere.

I tuoi messaggi vocali possono essere inoltrati alla posta elettronica?
Anche durante una pandemia, le persone si aspettano che tu le risponda rapidamente.

Come gestirai le teleconferenze con il tuo team e i tuoi clienti?
Capire i dettagli prima di avere un pubblico è inestimabile.

Tutti i membri del tuo team hanno un segnale Internet affidabile a casa?
Supportare il tuo team e i tuoi profitti richiedono che la connettività sia stabile.

Infrastruttura aziendale:

Il tuo protocollo standard può essere mantenuto nella nuova configurazione?
Non essere colto alla sprovvista due volte: risolvi i problemi di come le cose potrebbero fallire e affrontalo.

E una VPN?
La tua squadra si sta sparpagliando in diverse aree; i tuoi dati hanno bisogno di protezione.

Sei configurato per l'archiviazione su cloud?
L'aggiunta di più siti di lavoro aumenta il rischio di perdita di dati, sii proattivo.

I programmi per computer utilizzati al lavoro saranno accessibili a casa?
Non fare supposizioni quando si tratta delle basi, testare, valutare e testare di nuovo.

Le apparecchiature devono andare a casa: laptop, desktop, stampanti, apparecchiature fotografiche, sedie, file?
La responsabilità dell'azienda è garantire che il personale abbia ciò di cui ha bisogno per lavorare.

L'attrezzatura è assicurata per il trasporto?
Legge di Murphy. Fai la chiamata.

Hai bisogno di ulteriori assicuratori ?
Non sappiamo cosa non sappiamo, consulta gli esperti.

Le persone hanno forniture per ufficio di base?
Il mio regno per un post-it in questo momento. Pianificare in anticipo.

Marketing:

Hai comunicato il nuovo piano ai tuoi clienti?
Nessuno vuole l'interruzione del servizio: comunica prima che ti venga chiesto e crea più fiducia.

Come sostituirai le riunioni di persona?
Rassicura le persone con cui lavori che il tuo servizio e la tua relazione prospereranno.

Hai contattato partner e fornitori per verificare i loro piani?
Anticipa ciò di cui potresti aver bisogno, fai il check-in prima di aver bisogno di cose.

Risorse umane:

Qual è la strategia per i check-in?
Gli esseri umani hanno creato il termine FOMO, le risorse umane possono sviluppare sistemi per evitarlo.

Ci sono sistemazioni che puoi fare per i dipendenti che sono stati colpiti personalmente?
Il capitale umano è la nostra più grande risorsa: i benefici a lungo termine della compassione non possono essere sottovalutati.

Offrirai supporto per la salute mentale?
È probabile che le persone vengano messe alla prova in innumerevoli modi; offrire una guida è un investimento per l'intera organizzazione.

Riesci ad articolare le aspettative sulle prestazioni?
Lavorare da remoto non significa lavorare in modo impersonale. Pianifica l'interazione.

Come loderai il personale?
Dobbiamo mantenere ciò che ci rende umani: lavoro di squadra, collaborazione, obiettivi e lodi.

Lo sconvolgimento ci mette alla prova tutti. Le realtà del COVID-19 continueranno ad avere un impatto sul modo in cui operiamo. Concentrarsi sulle cose di cui abbiamo bisogno per funzionare ogni giorno può essere stabilizzante.

Stai leggendo questo articolo perché sei investito nello stabilire il percorso da seguire. Fidati dell'istinto che ti fa muovere, appoggiati alle risorse intorno a te e senti lo slancio della tua concentrazione, ricostruendo le basi sotto di te.

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