Apa itu Produktivitas Tempat Kerja?
Produktivitas adalah salah satu kata yang sering Anda dengar sehingga mulai kehilangan maknanya. Namun produktivitas bukanlah tren atau sekadar kata kunci—inilah cara Anda mengukur seberapa efisien pekerjaan diselesaikan.
Bagaimanapun, menyelesaikan tugas Anda secara efisien dan bekerja secara konsisten adalah cara Anda berhasil dalam bisnis.
Oleh karena itu, mengetahui semua yang Anda bisa tentang produktivitas di tempat kerja adalah kunci kesuksesan. Panduan ini berisi tentang produktivitas di tempat kerja, perangkat lunak produktivitas, dan produktivitas tim.
Beberapa masalah produktivitas yang akan kita bahas antara lain sebagai berikut.
- Cara meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja
- Solusi perangkat lunak apa yang dapat membantu Anda bekerja lebih produktif
- Bagaimana produktivitas dapat terhambat
- Cara untuk meningkatkan produktivitas tim Anda
- Jika terlalu banyak proses menghalangi produktivitas
Bagaimana Produktivitas Tempat Kerja Diukur?
Produktivitas tempat kerja diukur dengan seberapa cepat dan efisien sebuah tim dapat menghasilkan barang dan jasa selama periode waktu tertentu. Ini adalah metrik kunci yang digunakan para ekonom untuk mengukur produktivitas.
Seharusnya tidak bingung dengan produktivitas karyawan, yang mengukur jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan seseorang dalam jangka waktu tertentu. Secara statistik, melacak efisiensi kelompok yang lebih besar lebih akurat daripada mengukur satu orang.
Bukan berarti produktivitas di tempat kerja diatur secara ketat bagi mereka yang bekerja di kantor. Ini dapat diterapkan pada mereka yang bekerja dari rumah, dan pekerja jarak jauh cenderung menganggap panduan ini sama mencerahkannya dengan para manajer.
5 Strategi untuk Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja
Meningkatkan produktivitas di tempat kerja meningkatkan peluang Anda untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Tim Anda akan berterima kasih karena telah mengikuti lima tips ini:
1. Lacak Tugas Anda
Produktivitas keluar jendela ketika Anda tidak memperhatikannya. Hanya fokus pada pekerjaan Anda tidak akan memotongnya. Anda bisa lupa waktu, terjebak dalam hal-hal kecil atau Anda mungkin menyelesaikan tugas Anda tepat waktu, tetapi tanpa proses untuk memerintah Anda ketika Anda tertinggal Anda bekerja buta.
Di situlah pelacakan tugas berperan. Membuat sistem pengelolaan tugas memungkinkan Anda berkonsentrasi pada pekerjaan, sekaligus menciptakan batasan yang Anda perlukan agar tidak keluar dari jadwal dan membuat keseluruhan proyek keluar jalur.
2. Otomatisasi
Tentu saja, Anda memperkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas saat membuat rencana proyek Anda, tetapi seperti yang Anda ketahui, rencana terbaik sering kali tersesat. Otomatisasi memberi Anda informasi yang Anda butuhkan.
Email dapat diotomatisasi, misalnya, untuk memberi tahu Anda ketika tenggat waktu mendekat, menarik Anda keluar dari pekerjaan cukup lama untuk melihat di mana Anda berada. Sekarang Anda dapat menyesuaikannya, dan menyelesaikan pekerjaan itu tanpa menyeret proyek keluar jalur.
3. Istirahat
Penting untuk membatasi waktu yang Anda ambil untuk setiap tugas, tetapi sama pentingnya bagi Anda untuk memberi diri Anda waktu istirahat. Ketika Anda tidak memiliki dukungan dari kantor manajemen proyek, manajemen diri sangat penting.
Bagaimana dengan tenggat waktu, jadwal? Itu penting, tetapi jika Anda memaksakan diri terlalu keras, Anda akan menabrak dinding dan kemudian Anda terjebak. Ada baiknya istirahat sejenak, terutama saat mengerjakan tugas-tugas yang panjang, agar otak dan tubuh Anda mendapat kesempatan untuk beristirahat. Dengan cara ini, Anda kembali ke pekerjaan dengan segar dan lebih produktif.
4. Hapus Gangguan
Komputer dan internet sangat bagus, tetapi teknologi juga dapat menjadi pengalih perhatian yang besar.
Salah satu hal pertama yang dapat Anda lakukan untuk menangani manajemen waktu pribadi Anda adalah mematikan notifikasi. Bukan yang berhubungan dengan garis waktu tugas Anda, tetapi ping konstan dari komputer dan telepon Anda. Saat Anda diberi tahu tentang email baru, pos sosial, atau bahkan panggilan telepon kuno, adalah saat Anda ditarik dari pekerjaan Anda.
Gangguan lain bisa berupa fisik, seperti ruang kerja Anda. Apakah berantakan, bersih, di tengah lalu lintas kantor, terisolasi? Pengaturan seperti apa yang paling cocok untuk Anda? Tidak ada aturan keras dan cepat di sini, beberapa orang membutuhkan ketenangan, sementara yang lain lebih produktif di lingkungan yang sibuk. Cari tahu pekerja seperti apa Anda dan kemudian buat ruang kerja Anda mencerminkan temperamen itu.
5. Gunakan Teknologi
Teknologi tidak baik atau buruk, itu bagaimana kita menggunakannya. Meskipun dapat menjadi pengalih perhatian seperti disebutkan di atas, itu juga dapat membantu kita bekerja lebih baik. Ada banyak alat hebat yang dirancang untuk membantu kami meningkatkan produktivitas.
Ada perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat daftar tugas, yang merupakan cara untuk mengatur dan menangani pekerjaan Anda secara sistematis. Ini memberi Anda satu tempat untuk melihat pekerjaan Anda. Lebih baik lagi, Anda sering dapat memfilter daftar tugas ini untuk menyesuaikannya berdasarkan tanggal jatuh tempo atau kolom data apa pun yang Anda inginkan.
Hal-hal akan berubah, dan perubahan itu akan memengaruhi daftar tugas Anda. Itu mungkin terjadi saat Anda berada di kantor atau tidak. Namun, alat manajemen tugas mudah diperbarui, dan jika berbasis cloud, Anda dapat melakukannya di mana pun Anda berada, kapan pun waktunya.
Apa itu Perangkat Lunak Produktivitas?
Perangkat lunak produktivitas digunakan untuk mengatur pekerjaan Anda, mengumpulkan data yang dapat diakses dengan cepat, dan memfasilitasi kolaborasi dengan tim Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk memantau dan melacak apa yang Anda lakukan untuk menemukan area yang dapat ditingkatkan.
Alat produktivitas ini sering bersembunyi di depan mata. Apa yang sekarang menjadi perangkat lunak biasa, seperti pengolah kata dan aplikasi spreadsheet, dianggap biasa saja. Tetapi ketika diperkenalkan, mereka merevolusi pekerjaan kantor, meningkatkan kecepatan dan akurasi.
Alat manajemen proyek telah mengubah pengelolaan proyek menjadi lebih baik, memberikan fitur tim untuk berkolaborasi dan bekerja lebih produktif, sementara manajer dapat memantau dan melacak pekerjaan mereka. Ini berarti mereka dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk memenuhi kapasitas tim mereka dan selalu membuat mereka bekerja secara efisien.
Perangkat Lunak Produktivitas Offline vs Online
Aplikasi produktivitas tempat kerja sebagian besar dapat dipisahkan menjadi dua jenis berbeda—perangkat lunak produktivitas offline dan online. Mana yang tepat untuk Anda?
Ada pro dan kontra untuk masing-masing:
Perangkat Lunak Produktivitas Online
Perangkat lunak produktivitas online, yah, online. Ini berarti Anda dapat menggunakan alat ini di mana saja, kapan saja, yang sangat penting untuk tim terdistribusi. Ini juga berarti data yang Anda dapatkan saat pemantauan dan pelacakan dilakukan secara real-time, yang memberikan wawasan yang lebih luas dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Tidak ada instalasi dan kurva belajar dengan aplikasi produktivitas online. Anda cukup masuk, dan itu ada di sana, siap digunakan. Harganya juga biasanya lebih masuk akal. Sebagian besar aplikasi produktivitas online akan memiliki paket berlangganan berjenjang berdasarkan jumlah pengguna.
Perangkat Lunak Produktivitas Offline
Perangkat lunak produktivitas offline tidak terhubung ke internet. Itu berarti itu tidak tunduk pada kekuatan koneksi Anda. Karena hanya ada di komputer Anda, itu kurang dapat diakses oleh pihak ketiga yang tidak diinginkan, yang mungkin membuat Anda merasa lebih aman dalam melindungi data Anda. Ini juga bisa berarti Anda akan membayar lebih untuk itu. Aplikasi desktop cenderung mahal, karena mungkin memerlukan instalasi dan biaya lisensi untuk setiap terminal tempat Anda menggunakannya.
