Cara Menjalankan Rapat Perencanaan (Termasuk Daftar Periksa)

Rapat—mungkin terlalu banyak. Rapat terkadang diadakan untuk membahas kapan harus bertemu: rasanya tidak masuk akal. Namun, pertemuan bukanlah artefak yang tidak berguna dari masa lalu bisnis. Mereka adalah sarana komunikasi yang penting. Itulah mengapa rapat perencanaan dalam manajemen proyek adalah kunci untuk memulai proyek yang sukses.

Seperti pertemuan apa pun, ada pedoman yang harus diikuti. Harus ada agenda, dan hanya orang-orang yang perlu hadir yang harus hadir. Jika tidak, ya, itulah mengapa rapat mendapatkan nama yang buruk. Semakin siap Anda, semakin produktif rapat dan semakin efisien perencanaan proyek Anda.

Itulah sebabnya kami membagi rapat perencanaan yang baik menjadi item inti yang harus Anda sertakan agar rapat dan bermanfaat. Kami bahkan menyertakan daftar periksa yang dapat Anda gunakan untuk memastikan Anda tidak mengabaikan apa pun dalam rapat Anda.

Apa Tujuan Rapat Perencanaan?

Alasan yang jelas untuk mengadakan rapat perencanaan adalah untuk membuat rencana dan mendapatkan dukungan dari tim. Ini adalah langkah pertama dalam mengembangkan rencana dan membutuhkan jawaban atas pertanyaan tertentu, seperti bagaimana kita mencapai tujuan ini? Apa yang sudah kita ketahui tentangnya? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk apa?

Ketika rapat perencanaan selesai, harus ada beberapa hasil, seperti garis besar rencana yang telah dibuat sketsa dengan cepat setelah menjawab pertanyaan di atas. Juga harus ada kejelasan tentang siapa yang akan melakukan apa dalam proyek.

Tidak ada salahnya jika Anda dapat mulai mengidentifikasi dependensi, sumber daya apa yang Anda perlukan dan yang belum Anda miliki. Plus, Anda akan memiliki pertanyaan yang perlu dijawab atau memerlukan penyelidikan dan penelitian lebih lanjut.

Pemahaman umum tentang apa ruang lingkup rencana juga harus ditetapkan. Setiap orang yang hadir harus memiliki gagasan yang baik tentang rencana tersebut. Dapatkan umpan balik untuk memastikan parameter tersebut jelas dalam rapat perencanaan dan, jika tidak, dorong pertanyaan dari kelompok sampai selesai. Ini termasuk bagaimana individu akan berkoordinasi dengan orang lain dalam tim.

Elemen Kunci dari Rapat Perencanaan

Rapat perencanaan hanya sebaik bagian-bagiannya. Bagian-bagian itulah yang harus Anda persiapkan bahkan sebelum mengadakan rapat. Anda ingin memiliki semua bebek Anda berturut-turut, sehingga untuk berbicara, sehingga pertemuan berlangsung tanpa hambatan dan rencana dan tanggung jawab tim diuraikan dengan baik. Oleh karena itu, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda telah membahas setiap item di bawah ini.

Visi, Sasaran & Tujuan

Sebelum Anda dapat memiliki rencana, Anda harus memiliki target. Dengan kata lain, apa tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai. Untuk mengetahuinya, Anda perlu bertanya pada diri sendiri pertanyaan sederhana namun penting, seperti apa yang Anda coba lakukan dan masalah apa yang ingin Anda pecahkan?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan menentukan visi, yang merupakan pedoman penting untuk diikuti ketika mengimplementasikan rencana. Ini juga akan memberi para pemangku kepentingan dan anggota tim jalan untuk bergabung ke proyek. Ini mengarah pada pembuatan kasus bisnis, menyelaraskan proyek dengan tujuan bisnis organisasi secara keseluruhan dan mengidentifikasi manfaat proyek.

Faktor Keberhasilan Kritis

Setelah Anda memiliki visi, sasaran, dan sasaran, Anda harus memenuhi syarat visi, sasaran, dan sasaran itu. Apa artinya?

Menurut D. Ronald Daniel, yang pertama kali mengembangkan konsep tersebut, “terbatasnya jumlah area di mana hasilnya, jika memuaskan, akan memastikan kinerja kompetitif yang sukses bagi organisasi. Mereka adalah beberapa area utama di mana segala sesuatunya harus berjalan dengan benar agar bisnis dapat berkembang. Jika hasil di area ini tidak memadai, upaya organisasi untuk periode tersebut akan kurang dari yang diinginkan.”

Dengan kata lain, hal-hal apa saja yang tidak boleh gagal Anda lakukan. Komponen dasar rencana Anda ini harus didefinisikan dan jelas bagi semua orang. Ini termasuk hasil untuk proyek, anggaran dan jadwal yang disepakati, dll.

Memiliki faktor penentu keberhasilan berarti Anda dapat memprioritaskan tidak hanya proses perencanaan tetapi juga pelaksanaan proyek. Anda akan tahu siapa pemimpinnya, di mana menempatkan sumber daya Anda, dan bagaimana menyesuaikan rencana Anda untuk memastikan faktor-faktor penentu keberhasilan itu selalu terjaga.

Indikator Kinerja Utama

Indikator kinerja utama atau KPI adalah sesuatu yang memiliki nilai terukur. Ini menunjukkan seberapa efektif sebuah proyek bekerja untuk memenuhi tujuan bisnis utamanya. Ini adalah cara untuk mengevaluasi keberhasilan, tetapi untuk melakukannya, Anda harus terlebih dahulu menentukan KPI untuk proyek tersebut.

Oleh karena itu, rapat perencanaan harus membahas KPI proyek dan, lebih khusus lagi, apa yang menjadi tanggung jawab setiap orang di tim proyek untuk mencapai KPI tersebut. Tanpa menetapkan target untuk dicapai dan menjelaskan hal itu kepada tim, serta peran mereka dalam mencapai target itu, kemungkinan kecil proyek akan berhasil. Inilah sebabnya mengapa ini adalah bagian penting dari pertemuan perencanaan.

Masalah kunci

Lalu ada isu-isu kunci: hal-hal yang paling mendesak yang harus segera ditangani. Sebelum melanjutkan proyek atau bahkan perencanaan, ada kemungkinan hambatan yang harus diselesaikan. Ini adalah waktu di mana mereka diidentifikasi, dan keputusan dibuat mengenai resolusi dan siapa yang akan memimpin tuduhan itu.

Terkait: Template Pelacakan Masalah Gratis untuk Excel

Mencapai poin-poin ini akan memberikan garis besar dasar untuk pertemuan perencanaan satu hari. Tentu saja, Anda dapat dan mungkin perlu memiliki lebih banyak waktu untuk perencanaan, tetapi itu akan lebih bergantung pada ukuran tim Anda daripada proyeknya. Terlepas dari seberapa besar atau kecil tim Anda, untuk membuat rapat perencanaan lebih produktif, Anda harus menyertakan mereka sebelum rapat dan mendapatkan ide dan komentar mereka.

ProjectManager Mengubah Rapat Perencanaan Menjadi Rencana

Anda telah bertemu, Anda telah menentukan proyek dan sekarang tibalah pembuatan rencana nyata untuk memasukkan semua yang telah Anda bicarakan. Di situlah ProjectManager dapat membantu. ProjectManager adalah perangkat lunak perencanaan proyek online yang dapat membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek dari awal hingga akhir.

Impor Mudah

Anda memiliki visi, tujuan, dan sasaran, tetapi bagaimana Anda memecahnya menjadi langkah-langkah yang akan mengarah pada hasil akhir proyek? Nah, untuk memulainya, gunakan struktur rincian kerja, yang akan membantu Anda mengerjakan kembali dari akhir proyek hingga semua tugas yang diperlukan untuk mencapainya. Ini pada dasarnya membuat daftar tugas yang kemudian dapat diunggah ke ProjectManager dan akan dibuka sebagai proyek baru.

Tetapkan Ketergantungan, Tenggat Waktu & Milestones

Tidak semua tugas dapat diselesaikan sekaligus, beberapa tidak dapat dimulai sampai yang lain selesai, jadi Anda perlu mengaturnya. ProjectManager menyederhanakan proses ini. Tambahkan durasi tugas dan isi garis waktu pada alat bagan Gantt Anda.

Sekarang Anda dapat menautkan tugas yang bergantung, menetapkan pencapaian untuk memecah proyek menjadi beberapa fase, dan bahkan mulai menugaskan semua anggota tim dari Gantt.

Alat Manajemen Tugas untuk Mengelola Pekerjaan

Setelah anggota tim diundang ke ProjectManager, mereka dapat diberi tugas. Tugas dapat memiliki arahan dari manajer, daftar tugas dan menyertakan lampiran file dan gambar tanpa batas. Tapi itu baru permulaan.

Orang yang berbeda yang mengerjakan proyek bekerja dengan cara yang berbeda, itulah sebabnya ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek. Anggota tim mungkin lebih suka daftar tugas atau bahkan tampilan kalender.

Namun, begitu mereka mulai menjalankan tugas, mungkin sulit untuk fokus pada prioritas dan mengontrol alur kerja. Tampilan kanban membuat anggota tim hanya mengerjakan pekerjaan yang memiliki sumber daya dan kapasitas untuk diselesaikan. Manajer mendapatkan transparansi ke dalam siklus produksi juga.

Tentu saja, anggota tim paling produktif saat mereka bekerja bersama, itulah sebabnya ProjectManager mendorong kolaborasi. Tugas dapat dikomentari dan anggota tim lain yang tidak ditugaskan untuk tugas tersebut dapat ditandai dan dibawa ke dalam percakapan.

Lacak & Laporkan Rencana

Manajer ingin melacak kemajuan tim dan dapat melakukan ini pada tingkat tinggi dengan dasbor waktu nyata atau masuk jauh ke dalam data dengan pelaporan sekali klik. ProjectManager adalah alat yang sempurna untuk mengubah rencana menjadi kenyataan dan harus ada dalam agenda setiap rapat perencanaan.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membantu merencanakan proyek Anda dan kemudian menjalankannya. Berbagai tampilan proyek menjadikannya alat yang fleksibel untuk semua orang di tim mulai dari manajer hingga tim dan pemangku kepentingan, yang menyukai pelaporan yang jelas dan mudah. Coba ProjectManager saat berikutnya Anda merencanakan proyek dengan uji coba gratis selama 30 hari ini.