Manajemen Krisis: Bagaimana Memimpin Selama Krisis

Terkadang memimpin tim, proyek, atau organisasi berjalan dengan baik—dan terkadang tidak. Jennifer Bridges, PMP, menunjukkan teknik manajemen krisis untuk membantu Anda memimpin dengan sukses selama bencana.

Berikut tangkapan layar papan tulis untuk referensi Anda.

Dalam Tinjauan – Manajemen Krisis: Bagaimana Memimpin Selama Krisis

Jennifer mencatat bahwa ketika Anda memimpin sebuah proyek, tim, atau organisasi, semuanya berjalan baik atau buruk. Sangat jarang mendarat di tengah. Dan tentu saja, mudah untuk memimpin ketika semuanya baik-baik saja; tetapi dalam krisis ketika arti sebenarnya dari kepemimpinan didefinisikan. Krisis adalah ujian bagi pemimpin untuk melihat apakah mereka dapat meningkatkan dan memperbaiki kesalahan tersebut. Lihat saja beberapa kutipan kepemimpinan yang paling menginspirasi, tidak satupun dari mereka tentang memimpin ketika semuanya membengkak.

Ada banyak cara yang dapat menyebabkan kesalahan dalam tim, proyek, atau organisasi, tetapi Jennifer berfokus pada jenis krisis yang umum dan bagaimana manajemen krisis yang baik dapat membantu.

Manajemen Krisis untuk Tim

Contoh krisis berikut berdampak pada tim dan manajemen beban kerja. Untuk contoh pertamanya, Jennifer ingat pernah bekerja dengan anggota tim yang sakit parah. Orang tersebut membutuhkan transplantasi tetapi harus menunggu dua tahun sampai donor ditemukan, yang kemudian membuat anggota tim cuti cacat jangka pendek. Yang lain adalah anggota tim yang memiliki kerabat dekat yang terluka dalam kecelakaan mobil. Itu membuat anggota tim menjauh dari proyek untuk menangani keadaan darurat keluarga. Dalam setiap contoh, Jennifer harus mengatasi kekurangan sumber daya proyek.

Namun krisis lain yang diingat Jennifer melibatkan kontraktor pemberontak yang membuat perubahan pada lokasi produksi tetapi sedang berlibur selama fase implementasi, yang menyebabkan segala macam masalah. (Untuk menghindari melakukan itu pada tim Anda, pelajari cara mempersiapkan liburan agar tidak ada yang salah.)

Manajemen Krisis pada Proyek

Kemudian di sisi proyek, Jennifer mengingat satu contoh di mana pasar berjalan dengan buruk. Hal itu mengakibatkan biaya pekerjaan meningkat. Dia harus melakukan beberapa pemotongan anggaran, tetapi itu juga berdampak pada sumber daya manusia. Pada proyek yang berbeda, sebuah teknologi memulai krisis lain. Itu berdampak pada ruang lingkup proyek. Tapi itu tidak semua. Proyek ini menghasilkan ratusan juta dolar di atas anggaran, dan itu juga berdampak pada ratusan orang.

Terkait: Dasar-dasar Manajemen Biaya Proyek

Kemudian Jennifer mengingat bekerja pada sebuah proyek di mana perusahaan bergabung dengan perusahaan lain yang memiliki budaya perusahaan yang sangat berbeda. Ini menciptakan banyak tekanan pada CEO, yang dapat Anda bayangkan tidak baik untuk proyek tersebut. Seperti yang Anda tahu, kendala Proyek dapat menimbulkan krisis di setiap fase proyek, jika Anda tidak hati-hati.

Menggunakan Manajemen Krisis untuk Mengatasi Krisis

Semua situasi ini tidak unik dan dapat terjadi pada siapa saja. Bagaimana Anda dapat menggunakan manajemen krisis untuk terus maju, tetap pada jadwal, menjadi produktif, menghentikan pendarahan dan menjaga tim Anda tetap fokus?

Jawabannya adalah Anda harus merencanakan. Dalam skenario anggota tim, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mengidentifikasi risiko bahkan sebelum proyek dimulai. Lakukan yang terbaik untuk mengidentifikasi risiko, buat rencana cadangan sumber daya untuk menentukan siapa yang masuk untuk mengambil kekurangan dari sumber daya yang hilang, dan selalu gunakan kecerdasan emosional Anda untuk menangani situasi dengan belas kasih, pengertian, dan kepastian.

Ketika datang ke proyek, Anda juga harus mengevaluasi risiko dan mengidentifikasi titik-titik masalah yang mungkin untuk mengetahui bagaimana Anda akan merespons kapan dan jika itu terjadi. Jika Anda memerlukan bantuan untuk memulai pelacakan risiko, coba templat daftar risiko gratis kami. Selain melacak risiko, ada baiknya membuat papan kontrol perubahan yang membuat keputusan dan persetujuan selama periode perubahan dalam proyek. Juga, kenali tim Anda dan siapa yang dapat Anda hubungi untuk masalah kreatif, numerik, struktural, atau orang.

Pro-Tip: Untuk memimpin selama krisis, Anda harus mampu mengenali krisis sebelum berdampak pada proyek. Pelajari apa tanda bahaya untuk jadwal, anggaran, kinerja, ruang lingkup, kualitas, dan risiko tata kelola.

Ambil Lebih Jauh: Kadang-kadang tidak mungkin untuk memprediksi kapan krisis akan menyerang. Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki rencana kelangsungan bisnis. Pelajari cara menjaga bisnis atau proyek Anda tetap berjalan saat terjadi bencana.

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi

Hari ini kita berbicara tentang Bagaimana Memimpin Selama Krisis. Yah, tidak masalah jika Anda memimpin tim, proyek atau organisasi, kita sering menemukan diri kita sendiri bahwa segala sesuatunya dapat berjalan dengan sangat baik, atau hal-hal dapat berada dalam krisis.

Mungkin jarang untuk menemukan diri kita di tengah-tengah itu, tetapi lebih mudah untuk memimpin ketika segala sesuatunya berjalan dengan sangat baik. Dan Anda mungkin pernah mendengar ukuran sebenarnya dari seorang pemimpin adalah bagaimana mereka memimpin selama krisis.

Jadi, hari ini yang ingin saya bicarakan adalah beberapa jenis krisis yang berbeda. Mereka bukan satu-satunya jenis krisis yang terjadi, tetapi mereka adalah yang umum.

Satu untuk anggota tim, yang lain tentang proyek. Jadi, saya ingat pada satu proyek secara khusus, kami memiliki anggota tim kunci yang siap untuk donor ginjal kepada seorang saudara perempuan, sebenarnya telah ada dalam daftar donor untuknya selama dua tahun tetapi mereka harus menunggu sampai kondisinya benar.

Jadi, tiba-tiba, kondisinya sempurna, dan mereka memanggilnya untuk donor. Jadi, dia keluar tidak hanya selama waktu untuk memberikan donasi ginjal, tetapi dia juga memiliki waktu pemulihannya sendiri, jadi dia keluar karena cacat jangka pendek.

Yang lainnya adalah kami mengalami kecelakaan tragis yang telah terjadi. Jadi, salah satu anggota tim kunci tidak hanya harus mengurus keluarganya sendiri tetapi banyak anggota keluarga.

Dan juga, kami memiliki kontraktor pemberontak yang kami sewa yang kami temukan kemudian selama akhir pekan implementasi ketika dia sedang berlibur, bahwa dia telah membuat banyak perubahan pada lokasi produksi yang tidak dimasukkan ke dalam mesin pengembangan.

Jadi, ketika kami melakukan peningkatan, itu menimpa produksi dan sistem itu mati selama tiga hari. Jadi, yang harus kami lakukan adalah, kami harus membuat beberapa perubahan dan benar-benar bekerja sama sebagai sebuah tim untuk merencanakan bagaimana mempertahankan semuanya.

Yang lainnya adalah proyek. Jadi, saya ingat satu proyek tertentu di mana pasarnya sangat buruk. Jadi, karena perubahan pasar, biaya proyek hanya meroket.

Jadi, yang terjadi adalah kami harus masuk dan mulai memotong biaya, tetapi tidak hanya biaya, itu juga berdampak pada sejumlah besar sumber daya manusia di proyek kami.

Dan kemudian, yang lain, teknologi baru, perangkat lunak baru yang kami implementasikan, sangat baru sehingga kami harus terus mengubah cakupannya. Saya ingat sepanjang waktu tim dalam mode penguncian karena ruang lingkup telah berubah.

Jadi, kami harus merencanakan ulang semuanya dan karena itu, sekali lagi, itu tidak hanya berdampak pada proyek, tetapi juga melebihi anggaran $500 juta yang berdampak pada beberapa pekerjaan dari 200 dan 300 orang.

Dan kemudian satu lagi adalah di mana dua perusahaan bergabung bersama dengan dua jenis budaya yang berbeda di perusahaan. Sehingga menimbulkan banyak tekanan bagi CEO dari perusahaan yang akan dimerger namun bukan pemain yang dominan.

Tidak hanya berdampak padanya, dan dia menjadi gila karena semua tekanan yang berbeda, tetapi juga menambah banyak tekanan pada semua anggota tim dalam organisasi.

Jadi apa yang kita lakukan? Bagaimana kita memperhitungkan itu? Inilah beberapa pertanyaan yang perlu kita pikirkan. Bagaimana kita melewati hal-hal yang berbeda dari krisis ini dan bagaimana kita terus maju? Bagaimana kita menghentikan pendarahan ketika keadaan menjadi sangat buruk?

Dan bagaimana Anda menjaga tim Anda tetap fokus selama krisis ini? Nah, satu hal yang ingin kita lakukan adalah merencanakan ke depan. Terkadang kita bisa… ada hal-hal yang tidak diketahui yang bisa kita rencanakan. Kita bisa memikirkan, apa yang terjadi jika, Anda tahu, sesuatu terjadi pada beberapa anggota tim kita? Apa yang terjadi ketika, Anda tahu, biaya atau ruang lingkup berubah?

Anda tahu, bagaimanapun juga, kita perlu merencanakannya. Tapi bagaimana dengan hal-hal yang tidak diketahui yang tidak diketahui dengan merger yang muncul tiba-tiba atau donor ginjal muncul, seperti, bagaimana Anda merencanakannya?

Jadi, dalam kasus anggota tim, kita perlu mengidentifikasi skenario yang mungkin terjadi. Kita perlu membuat rencana cadangan sumber daya, kita perlu tahu siapa yang akan turun tangan dan kita juga harus bisa menggunakan kecerdasan emosional selama periode waktu ini. Kita perlu menggunakan belas kasih, pengertian, dan keyakinan tidak hanya kepada orang-orang yang terkena dampak secara langsung tetapi juga kepada anggota tim.

Dan kemudian di proyek ini, kita perlu mengidentifikasi skenario. Sangat umum bahwa biaya dan ruang lingkup terpengaruh. Biasanya tidak umum bahwa mungkin akan ada merger atau akuisisi, tetapi Anda ingin membuat papan kontrol perubahan dan rencana kontrol perubahan Anda. Kita perlu tahu siapa yang menyetujui perubahan ini, siapa yang menyetujui ruang lingkup, jadwal, anggaran.

Kami juga ingin tahu anggota tim kami, kami ingin tahu siapa yang dapat kami hubungi jika kami membutuhkan, seperti, solusi kreatif dan inovatif. Siapa pemikir kreatif? Siapa pembangun hubungan kita? Siapa yang dapat membantu kami menciptakan hubungan strategis yang dapat kami hubungi?

Siapa sajakah orang-orang yang dapat menganalisis berbagai skenario dan analisis biaya-manfaat? Dan siapa orang-orang yang mengetahui struktur yang dapat menempatkan kerangka kerja dan proses pada tempatnya ketika segala sesuatunya berubah?

Tetapi ini adalah beberapa hal yang terpengaruh selama krisis, dan jika Anda memerlukan alat dengan sumber daya tambahan yang dapat membantu Anda memimpin secara efektif, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.