6 sistem manajemen proyek terbaik untuk meningkatkan produktivitas tim Anda

Ketika Anda harus memulai proyek baru, baik bekerja sebagai tim atau individu, selalu disarankan untuk mengatur semua tugas dengan benar sesuai urutan prioritas.

Dengan cara ini, Anda menjamin kontrol yang lebih baik atas apa yang harus dilakukan setiap anggota tim, mencegah sesuatu diabaikan, dan Anda dapat membuang waktu yang salah dalam tanggung jawab setiap orang dengan segala cara.

Itu sebabnya, hari ini, kita akan berbicara tentang manajemen proyek.

Solusi yang saya usulkan adalah alat yang menjalankan fungsi manajemen proyek, yang akan memudahkan Anda dan seluruh tim Anda untuk melaksanakan pekerjaan baru yang diusulkan secara lebih profesional.

Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang itu? Lanjutkan membaca panduan ini yang saya siapkan hanya untuk Anda, di mana saya akan menjawab semua pertanyaan Anda dan juga menunjukkan kepada Anda manajer proyek terbaik yang ada saat ini.

Apa itu manajer proyek?

Setelah membaca pengantar posting ini, Anda mungkin sudah tahu sedikit banyak tentang apa yang kita bicarakan, tetapi hari ini kita akan berbicara lebih dalam tentang manajemen proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek, alat untuk mengatur pekerjaan Anda. Dengan sistem manajemen proyek yang efektif, Anda dapat mengikuti semua tahapan perencanaan Anda sehingga pekerjaan Anda akan mengalir dengan lancar.

Jika Anda bekerja dengan perangkat lunak yang benar, Anda akan dapat mengatur dan menetapkan tugas khusus untuk setiap anggota tim Anda, dengan opsi untuk menetapkan batas waktu untuk setiap langkah proses.

Seperti yang Anda lihat, perangkat lunak manajemen proyek adalah pilihan terbaik dalam hal pembagian kerja, kontrol waktu pengiriman, dan peningkatan produktivitas, terutama jika, seperti yang saya sebutkan sebelumnya, Anda bekerja dengan tim yang terdiri dari orang-orang dengan tugas yang berbeda.

Tetapi meskipun sebagian besar sistem dibuat untuk bekerja dengan beberapa orang, Anda dapat menggunakan salah satu perangkat lunak ini untuk proyek solo Anda, karena, meskipun Anda bekerja sendiri, ini akan membantu Anda memvisualisasikan proyek pada satu halaman, sehingga Anda dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikan setiap aktivitas.

Mengapa seorang pengusaha (dan hampir semua orang) membutuhkan sistem manajemen proyek?

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat alat manajemen proyek, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda harus mendapatkan sistem untuk perusahaan Anda.

Tidak ada cara yang lebih baik untuk menjawab semua kekhawatiran Anda selain menunjukkan semua manfaat poin demi poin:

1) Manajemen informasi yang lebih gesit

Karena sistem manajemen proyek profesional menawarkan panel di mana Anda dapat menambahkan semua informasi yang diperlukan dari pekerjaan sehari-hari Anda, Anda dapat memiliki semuanya di satu tempat, yang sangat dihargai. Jika Anda memilih perangkat lunak yang sempurna, Anda tidak perlu membuka beberapa tab atau bekerja dengan browser yang berbeda hanya untuk memeriksa status proyek Anda.

Di alat ini, Anda dapat menyorot apa yang Anda anggap paling penting untuk menghindari kehilangan informasi relevan yang, misalnya, dikirim oleh pengguna lain atau melalui email.

Tidak ada keraguan bahwa perangkat lunak manajemen proyek akan menyelamatkan Anda dari tugas ini, karena memungkinkan Anda untuk memiliki semua informasi di satu layar, dengan opsi untuk mengatur alur kerja Anda.

2) Perencanaan yang lebih baik

Jika Anda tidak merencanakan tindakan Anda, Anda akan buta. Perencanaan adalah kunci keberhasilan proyek apa pun, bukan hanya karena Anda akan dapat menetapkan tujuan Anda, tetapi juga karena Anda akan dapat menentukan orang mana dalam tim yang akan bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Ini adalah salah satu keuntungan utama dari sistem manajemen proyek, karena Anda akan memiliki banyak informasi hanya dalam beberapa klik.

Anda akan dapat menetapkan tanggung jawab kepada staf Anda dan mendelegasikan tugas dengan mudah, dengan opsi untuk mengontrol semua yang terjadi.

Beberapa alat menawarkan pembatas waktu untuk memastikan bahwa pengguna akan diberi tahu jika dia tidak menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan.

3) Lebih percaya diri untuk pelanggan Anda

Sistem manajemen proyek biasanya menawarkan antarmuka grafis yang menarik untuk mengatur informasi dan meninjau status tugas dengan cepat.

Ini sangat penting bagi perusahaan yang menawarkan layanan outsourcing, karena klien akan dapat mengikuti kemajuan proyek (Anda dapat berbagi layar dengan mereka atau mengirim pembaruan dan laporan, sehingga kontraktor dapat melihat bagaimana keadaannya. .)

Meskipun pada awalnya, Anda mungkin berpikir akan berisiko untuk mengizinkan klien mengikuti proyek secara real-time, karena mereka dapat mulai mengganggu alur kerja Anda; penting untuk selalu memperbaruinya sehingga mereka dapat melihat bahwa Anda sedang bekerja.

Saya akan menjelaskan: Anda akan memiliki kesempatan untuk menghindari pertemuan panjang di mana Anda harus menjelaskan bagaimana proyek berkembang poin demi poin, karena mereka akan dapat memeriksa informasi ini sendiri.

4) Kenali profitabilitas proyek

Salah satu hal pertama yang harus Anda pertimbangkan sebelum menerima proyek baru adalah berapa lama Anda harus berinvestasi di dalamnya. Lagi pula, waktu membutuhkan uang, dan jika Anda tidak menghitung jumlah jam yang Anda perlukan; Anda bisa kehilangan uang.

Keuntungan menggunakan manajer proyek adalah Anda dapat melihat di alat ini berapa banyak waktu yang telah Anda habiskan bersama dengan tim kerja di berbagai bidang.

Dengan ini, Anda akan dapat mengetahui apakah semua waktu yang dihabiskan untuk proyek memiliki ROI positif dan mengidentifikasi aspek-aspek yang tidak berhasil, baik karena kesalahan perencanaan atau karena Anda tidak mengirimkan anggaran yang tepat kepada klien Anda. .

Seperti yang telah saya tunjukkan di seluruh artikel ini, sistem manajemen proyek adalah pilihan terbaik untuk merencanakan individu atau kerja tim, karena memungkinkan Anda untuk mengantisipasi kemunduran ini dalam hal ini.

Sebagai contoh: bayangkan Anda merencanakan dan membuat daftar semua tugas proyek dan mendelegasikan tanggung jawab kepada setiap pengguna dan berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk menyelesaikan tugas.

Jika Anda tahu berapa banyak waktu yang akan mereka curahkan untuk menyelesaikan setiap tugas, Anda akan tahu total jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Dengan informasi ini, Anda akan mengetahui biaya bulanan dan total proyek Anda.

Alat canggih dapat memberi Anda petunjuk sehingga Anda dapat memutuskan apakah akan menerima proyek atau menolaknya, atau bahkan menyesuaikan harga Anda untuk membebankan biaya lebih banyak untuk pekerjaan tersebut.

Sebuah perangkat lunak yang baik akan sangat penting untuk memastikan bahwa Anda akan menagih pelanggan Anda dengan harga yang wajar.

6 sistem manajemen proyek terbaik untuk meningkatkan produktivitas Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui semua manfaat yang dapat ditawarkan oleh alat manajemen proyek untuk proyek masa depan Anda, Anda harus bersemangat untuk mulai menggunakannya.

Tetapi sebelum Anda memulai pencarian panjang untuk menemukan sistem terbaik, izinkan saya mengatakan bahwa saya telah melakukan pekerjaan ini untuk Anda, dan saya akan membagikan informasi ini secara gratis:

1) Trello

Alat manajemen proyek Trello tidak hanya akan membantu Anda menyelesaikan proyek kerja Anda, tetapi juga akan berfungsi sebagai perencana pribadi tempat Anda dapat mengatur tugas Anda.

Selain itu, ini akan memungkinkan Anda untuk menambahkan deskripsi yang lebih lengkap, maksud saya Anda bahkan dapat melampirkan beberapa file dan tanggal jatuh tempo, jika, seperti yang saya sebutkan sebelumnya, suatu tindakan harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas.

Anda juga dapat memisahkan tugas berdasarkan warna, atau, jika Anda mau, berdasarkan prioritas.

Perangkat lunak ini tersedia untuk Android dan iOS, yang berarti Anda dapat memantau proyek Anda di mana saja.

2) Panen

Sistem manajemen proyek Harvest tidak diragukan lagi merupakan alternatif terbaik bagi mereka yang perlu mengelola proyek besar, yaitu pekerjaan yang memakan waktu lama.

Ini menawarkan kemungkinan untuk mengatur semua tugas dalam kalender yang dibagi menjadi beberapa minggu, dengan opsi untuk membuat tugas harian dan menetapkan tenggat waktu untuk masing-masing tugas.

Sesuatu yang juga harus saya sebutkan, karena dapat membuat perbedaan dalam memilih perangkat lunak baru, adalah kenyataan bahwa alat ini menawarkan beberapa opsi integrasi. Anda dapat mengintegrasikannya dengan Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana, dan Trello, yang terakhir disebutkan sebelumnya.

Sistem manajemen proyek yang kuat ini tersedia untuk perangkat seluler, baik untuk Android dan iOS, dan juga memiliki alat seperti pengatur waktu yang dapat Anda tambahkan ke komputer Anda.

3) Kolaborasi Aktif

ActiveCollab adalah sistem yang akan memberi Anda pengalaman pengguna yang lebih baik karena Anda akan memiliki semua proyek Anda di satu layar dan akan dapat mengelolanya dengan mudah.

Keuntungan besar lainnya adalah panel notifikasi yang ditawarkannya, di mana Anda dapat meninggalkan komentar dan berinteraksi dengan setiap anggota proyek.

Terakhir, ia juga menawarkan opsi untuk membuat faktur dari aplikasi yang sama.

Sistem luar biasa ini tersedia untuk perangkat seluler, baik itu Android, iOS, dan desktop dengan sistem operasi Windows dan MAC.

4) Freedcamp

Freedcamp akan memberi Anda banyak kemungkinan untuk menetapkan tugas, karena Anda dapat mengklasifikasikannya sebagai publik atau pribadi sehingga Anda dapat mengontrol tugas pribadi dan profesional Anda.

Anda juga dapat membuat subtugas, dan dengan demikian mendistribusikan semua proyek Anda dengan cara yang lebih spesifik dan terorganisir.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah membuat kalender bulanan, opsi untuk terlibat dalam diskusi antara orang-orang di proyek yang sama, kontrol versi untuk dokumentasi, dan pelacakan kesalahan.

Tersedia untuk perangkat seluler, untuk sistem operasi Android dan iOS, dan untuk desktop yang menjalankan windows.

5) asana

Asana adalah alat dengan antarmuka yang sangat ramah, yang memungkinkan Anda melihat semua tugas yang tertunda di setiap proyek.

Asana memiliki indikator kemajuan, yang berarti Anda akan dapat mengikuti kemajuan proyek Anda dan melihat apakah semuanya berjalan dengan baik atau apakah Anda harus mempercepat pekerjaan.

Selain itu, ini juga menghasilkan grafik, sehingga Anda dapat melihat seberapa sibuk anggota tim selama proyek.

Asana juga menawarkan integrasi dengan beberapa aplikasi, sekitar 100 total, termasuk LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack dan Dropbox.

Tidak diragukan lagi, sistem manajemen proyek yang sangat lengkap, menawarkan banyak alternatif. Perangkat lunak ini tersedia untuk perangkat Android dan iOS.

6) Todoist

Todoist adalah cara tercepat untuk menjadwalkan semua tugas Anda, baik pribadi maupun profesional, dengan opsi untuk menetapkan subtugas dan prioritas.

Ini juga menyediakan grafik, di mana Anda memiliki pandangan produksi harian dalam hal jumlah tugas, dan Anda juga dapat membuat tujuan harian atau tenggat waktu.

Bisa juga terintegrasi dengan berbagai aplikasi, seperti Alexa, Dropbox, Google calendar, zapier, dan IFTT.

Tetapi tidak diragukan lagi bahwa salah satu fitur terbaik dari todoist adalah kompatibilitasnya dengan banyak sistem. Anda dapat menggunakannya di komputer, perangkat seluler, plugin Google, plugin email, dan jam tangan pintar. Ini berarti Anda dapat mengaksesnya dari mana saja, terlepas dari perangkat yang Anda gunakan.

Kesimpulan

Tidak masalah jika Anda mengelola tim dengan banyak kolaborator atau bekerja sendiri; untuk membuat proyek yang sukses, Anda perlu mengatur semua tugas dengan benar.

Itulah sebabnya bekerja dengan alat manajemen proyek akan membuat hidup Anda jauh lebih nyaman, maksud saya Anda akan memiliki pandangan yang lebih baik tentang pekerjaan secara umum.

Anda juga dapat membagi tugas Anda untuk memfasilitasi organisasi tim, menetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu untuk setiap tahap proyek. Jika Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk kebutuhan Anda, mengelola tugas Anda akan menjadi jauh lebih mudah.

Bekerja dengan sistem manajemen proyek sangat penting untuk meningkatkan kinerja dan alur kerja tim Anda.

Jadi, manfaatkan alat yang kami lihat di posting ini untuk mengoptimalkan produktivitas dan hasil Anda.

Rekomendasi saya adalah Anda tidak terus mengesampingkan ini dan mulai mengambil keuntungan dari semua yang dapat ditawarkan sistem manajemen proyek kepada Anda dalam pekerjaan Anda berikutnya.

Belum memilih software terbaik? Lakukan sekarang juga!

Diterjemahkan oleh Micheli.