Cele mai bune 6 sisteme de management de proiect pentru a îmbunătăți productivitatea echipei tale

Când trebuie să începeți un nou proiect, fie că lucrați în echipă sau individual, este întotdeauna indicat să organizați corect toate sarcinile în ordinea priorităților.

Astfel, garantați un control mai bun asupra a ceea ce trebuie să facă fiecare membru al echipei, prevenind ca ceva să fie trecut cu vederea și puteți elimina cu orice preț timpul prost din responsabilitățile fiecărei persoane.

De aceea, astăzi, vom vorbi despre managementul proiectelor.

Soluția pe care o propun este un instrument care îndeplinește funcțiile de management de proiect, ceea ce vă va ușura pentru dvs. și întreaga echipă să desfășurați noile joburi care sunt propuse într-un mod mai profesionist.

Ești interesat să afli mai multe despre asta? Continuă să citești acest ghid pe care l-am pregătit doar pentru tine, în care îți voi răspunde la toate întrebările și, de asemenea, îți voi arăta cei mai buni manageri de proiect care există astăzi.

Ce este un manager de proiect?

După ce ați citit introducerea acestei postări, probabil că știți deja mai mult sau mai puțin despre ce vorbim, dar astăzi vom vorbi mai profund despre managementul proiectelor.

Software de management de proiect, un instrument de organizare a muncii. Cu un sistem eficient de management al proiectelor, puteți urma toate etapele planificării dvs., astfel încât munca să se deruleze fără probleme.

Dacă lucrați cu software-ul corect, veți putea organiza și atribui sarcini specifice fiecărui membru al echipei dvs., cu opțiuni pentru stabilirea unei limită de timp pentru fiecare pas al procesului.

După cum puteți vedea, un software de management de proiect este cea mai bună opțiune în ceea ce privește diviziunea muncii, controlul timpilor de livrare și creșterea productivității, în primul rând dacă, așa cum am menționat anterior, lucrați cu o echipă de oameni cu sarcini diferite.

Dar, deși majoritatea sistemelor au fost create pentru a lucra cu mai multe persoane, poți folosi unul dintre aceste programe pentru proiectele tale solo, pentru că, chiar dacă lucrezi singur, te va ajuta să vizualizezi proiectul pe o singură pagină, astfel încât să poți vedea cât timp aveți pentru a termina fiecare activitate.

De ce un antreprenor (și aproape oricine) are nevoie de un sistem de management de proiect?

Acum că cunoști beneficiile unui instrument de management de proiect, s-ar putea să te întrebi de ce ar trebui să obții un sistem pentru compania ta.

Nu există o modalitate mai bună de a răspunde la toate preocupările tale decât de a arăta toate beneficiile punct cu punct:

1) Managementul informației mai agil

Deoarece sistemele profesionale de management de proiect oferă un panou pe care poți adăuga toate informațiile necesare din munca ta zilnică, poți avea totul într-un singur loc, ceea ce este foarte apreciat. Dacă selectați software-ul perfect, nu va trebui să deschideți mai multe file sau să lucrați cu browsere diferite doar pentru a verifica starea proiectului.

În instrument, puteți evidenția ceea ce considerați cel mai important pentru a evita pierderea oricăror informații relevante care, de exemplu, au fost trimise de un alt utilizator sau prin e-mail.

Nu există nicio îndoială că un software de management de proiect vă va economisi această sarcină, deoarece vă va permite să aveți toate informațiile pe un singur ecran, cu opțiuni de organizare a fluxului de lucru.

2) O mai bună planificare

Dacă nu vă planificați acțiunile, veți fi orb. Planificarea este cheia succesului oricărui proiect, nu doar pentru că îți vei putea stabili obiectivele, ci și pentru că vei putea determina care persoană din echipă va fi responsabilă pentru fiecare sarcină.

Acesta este unul dintre principalele avantaje ale unui sistem de management de proiect, deoarece veți avea o mulțime de informații în doar câteva clicuri.

Veți putea să atribuiți responsabilități personalului dvs. și să delegați sarcini cu ușurință, cu opțiuni pentru a controla tot ceea ce se întâmplă.

Unele instrumente oferă limitatoare de timp pentru a se asigura că utilizatorul va fi anunțat dacă nu termină sarcina în timpul prevăzut.

3) Mai multă încredere pentru clienții tăi

Sistemele de management de proiect oferă de obicei o interfață grafică atractivă pentru a organiza informațiile și a revizui rapid starea sarcinilor.

Acest lucru este vital pentru companiile care oferă servicii de outsourcing, deoarece clientul va putea urmări progresul proiectului (puteți partaja ecranul cu ei sau trimite actualizări și rapoarte, astfel încât antreprenorul să poată vedea cum merg lucrurile. .)

Deși la început, ați putea crede că ar fi riscant să le permiteți clienților să urmărească proiectul în timp real, deoarece ar putea începe să interfereze cu fluxul dvs. de lucru; este esențial să-i ții la zi, astfel încât să vadă că lucrezi.

Îți explic: vei avea ocazia să eviți acele întâlniri lungi în care trebuie să explici punct cu punct cum progresează proiectul, deoarece aceștia vor putea verifica singuri aceste informații.

4) Recunoașteți rentabilitatea proiectelor

Unul dintre primele lucruri pe care ar trebui să le iei în considerare înainte de a accepta un nou proiect este cât timp va trebui să investești în el. La urma urmei, timpul costă bani, iar dacă nu calculezi numărul de ore de care vei avea nevoie; ai putea pierde bani.

Avantajul folosirii unui manager de proiect este că puteți vedea în instrument cât timp ați petrecut împreună cu echipa de lucru în diferite domenii.

Cu aceasta, vei putea ști dacă tot timpul petrecut pe proiect are un ROI pozitiv și vei putea identifica aspecte care nu au funcționat, fie din cauza unei erori de planificare, fie pentru că pur și simplu nu ai trimis clientului tău bugetul corect .

După cum am arătat pe parcursul acestui articol, sistemele de management de proiect sunt cea mai bună opțiune pentru planificarea muncii individuale sau în echipă, deoarece vă permit să anticipați aceste eșecuri în acest sens.

Ca exemplu: imaginați-vă că ați planificat și enumerat toate sarcinile proiectului și ați delegat responsabilități fiecărui utilizator și cât timp va avea pentru a finaliza sarcinile.

Dacă știți cât timp vor dedica pentru îndeplinirea fiecărei sarcini, veți ști numărul total de ore necesare pentru a finaliza proiectul. Cu aceste informații, vei cunoaște costul lunar și total al proiectului tău.

Un instrument avansat vă poate oferi indicații, astfel încât să puteți decide dacă să acceptați proiectul sau să-l refuzați sau chiar să vă ajustați prețul pentru a percepe mai mult pentru lucrare.

Un software bun va fi vital pentru a vă asigura că veți percepe clienții dvs. un preț corect.

6 cele mai bune sisteme de management de proiect pentru a vă crește productivitatea

Acum că știți toate beneficiile pe care un instrument de management de proiect le poate oferi pentru proiectele dvs. viitoare, ar trebui să fiți nerăbdători să începeți să utilizați unul.

Dar înainte de a începe o căutare lungă pentru a găsi cele mai bune sisteme, permiteți-mi să spun că am făcut deja această treabă pentru dvs. și voi împărtăși aceste informații gratuit:

1) Trello

Instrumentul de management al proiectelor Trello nu numai că vă va ajuta să vă îndepliniți proiectele de lucru, ci va funcționa și ca un planificator personal în care vă puteți organiza sarcinile.

În plus, vă va permite să adăugați descrieri mai complete, prin asta vreau să spun că puteți chiar atașa niște fișiere și date scadente, dacă, așa cum am menționat mai devreme, o acțiune trebuie finalizată într-o perioadă limitată de timp.

De asemenea, puteți separa sarcinile după culoare sau, dacă preferați, după prioritate.

Acest software este disponibil pentru Android și iOS, ceea ce înseamnă că vă puteți monitoriza proiectul oriunde.

2) Recolta

Sistemul de management al proiectelor Harvest este, fără îndoială, cea mai bună alternativă pentru cei care au nevoie să gestioneze proiecte mari, adică joburi care durează mult timp.

Oferă posibilitatea de a organiza toate sarcinile într-un calendar împărțit pe săptămâni, cu opțiuni de a crea sarcini zilnice și de a stabili un termen limită pentru fiecare dintre ele.

Ceva pe care ar trebui să mai menționez, deoarece poate face diferența atunci când vine vorba de alegerea unui software nou, este faptul că acest instrument oferă mai multe opțiuni de integrare. Îl puteți integra cu Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana și Trello, acesta din urmă menționat mai devreme.

Acest sistem puternic de management al proiectelor este disponibil pentru dispozitivele mobile, atât pentru Android, cât și pentru iOS și are, de asemenea, un instrument asemănător unui cronometru pe care îl puteți adăuga pe computer.

3) ActiveCollab

ActiveCollab este sistemul care vă va oferi o experiență de utilizator mai bună, deoarece veți avea toate proiectele pe un singur ecran și le veți putea gestiona cu ușurință.

Un alt mare avantaj este panoul de notificări pe care îl oferă, unde poți lăsa comentarii și interacționa cu fiecare membru al proiectului.

În sfârșit, oferă și o opțiune de a crea facturi din aceeași aplicație.

Acest sistem incredibil este disponibil pentru dispozitivele mobile, fie că este Android, iOS și desktop-uri cu sisteme de operare Windows și MAC.

4) Freedcamp

Freedcamp vă va oferi multe posibilități de atribuire a sarcinilor, deoarece le puteți clasifica ca publice sau private, astfel încât să puteți avea control asupra sarcinilor personale și profesionale.

De asemenea, puteți crea subsarcini și, astfel, vă distribuiți toate proiectele într-un mod mai specific și organizat.

Alți factori de luat în considerare ar fi crearea de calendare lunare, opțiunea de a se angaja în discuții între oameni din același proiect, controlul versiunilor pentru documentare și urmărirea erorilor.

Disponibil pentru dispozitive mobile, pentru sistemele de operare Android și IOS și pentru desktop-uri care rulează Windows.

5) Asana

Asana este un instrument cu o interfață foarte prietenoasă, care vă permite să vizualizați toate sarcinile în așteptare din fiecare proiect.

Asana are un indicator de progres, ceea ce înseamnă că vei putea urmări progresul proiectului tău și vei vedea dacă lucrurile merg bine sau dacă va trebui să grăbești munca.

În plus, generează și grafice, astfel încât să puteți vedea cât de ocupați au fost membrii echipei în timpul proiectului.

Asana oferă și integrare cu mai multe aplicații, aproximativ 100 în total, inclusiv LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack și Dropbox.

Fără îndoială, un sistem de management al proiectelor foarte complet, oferind multe alternative. Acest software este disponibil pentru dispozitivele Android și iOS.

6) Todoist

Todoist este cea mai rapidă modalitate de a vă programa toate sarcinile, atât personale, cât și profesionale, cu opțiunea de a atribui subsarcini și priorități.

De asemenea, oferă grafice, în care aveți o vedere asupra producției zilnice în ceea ce privește numărul de sarcini și vă puteți crea, de asemenea, obiective zilnice sau termene limită.

De asemenea, poate fi integrat cu diverse aplicații, cum ar fi Alexa, Dropbox, Google calendar, zapier și IFTT.

Dar nu există nicio îndoială că una dintre cele mai bune caracteristici ale todoist este compatibilitatea cu numeroase sisteme. Îl puteți folosi pe computere, dispozitive mobile, plug-in-uri Google, plug-in-uri de e-mail și ceasuri inteligente. Aceasta înseamnă că îl puteți accesa de oriunde, indiferent de dispozitivul pe care îl utilizați.

Concluzie

Nu contează dacă conduci o echipă cu mai mulți colaboratori sau lucrezi singur; pentru a crea proiecte de succes, va trebui să organizați corect toate sarcinile.

De aceea, lucrul cu instrumente de management de proiect îți va face viața mult mai confortabilă, prin asta vreau să spun că vei avea o vedere mai bună asupra muncii în general.

De asemenea, vă puteți subdiviza sarcinile pentru a facilita organizarea echipei, atribuind responsabilități și termene limită pentru fiecare etapă a proiectului. Dacă selectați software-ul corect pentru nevoile dvs., gestionarea sarcinilor dvs. va deveni mult mai ușoară.

Lucrul cu un sistem de management de proiect este vital pentru a îmbunătăți performanța și fluxul de lucru al echipei tale.

Așadar, profitați de instrumentele pe care le-am văzut în această postare pentru a vă optimiza productivitatea și rezultatele.

Recomandarea mea este să nu continuați să lăsați acest lucru deoparte și să începeți să profitați de tot ceea ce vă pot oferi sistemele de management de proiect în următoarele locuri de muncă.

Nu ai ales încă cel mai bun software? Fă-o chiar acum!

Traducere de Micheli.