Los 6 mejores sistemas de gestión de proyectos para mejorar la productividad de su equipo

Cuando tienes que iniciar un nuevo proyecto, ya sea trabajando en equipo o individualmente, siempre es recomendable organizar correctamente todas las tareas en orden de prioridad.

De esta forma, garantizas un mejor control sobre lo que debe hacer cada miembro del equipo, evitando que se pase por alto algo, y puedes descartar el mal momento en las responsabilidades de cada uno a toda costa.

Por eso, hoy hablaremos de gestión de proyectos.

La solución que propongo es una herramienta que realiza las funciones de gestión de proyectos, lo que te facilitará a ti y a todo tu equipo la realización de los nuevos trabajos que se proponen de una forma más profesional.

¿Estás interesado en saber más sobre eso? Continúa leyendo esta guía que preparé solo para ti, en la que daré respuesta a todas tus dudas y además te mostraré los mejores gestores de proyectos que existen en la actualidad.

¿Qué es un director de proyecto?

Después de leer la introducción a este post, probablemente ya sepas más o menos de lo que estamos hablando, pero hoy hablaremos más profundamente sobre la gestión de proyectos.

Software de gestión de proyectos, una herramienta para organizar su trabajo. Con un sistema de gestión de proyectos eficaz, puede seguir todas las etapas de su planificación para que su trabajo fluya sin problemas.

Si trabaja con el software correcto, podrá organizar y asignar tareas específicas a cada miembro de su equipo, con opciones para establecer un límite de tiempo para cada paso del proceso.

Como ves, un software de gestión de proyectos es la mejor opción en cuanto a división del trabajo, control de los tiempos de entrega y aumento de la productividad, principalmente si, como mencioné antes, trabajas con un equipo de personas con diferentes asignaciones.

Pero aunque la mayoría de los sistemas fueron creados para trabajar con varias personas, puedes usar uno de este software para tus proyectos en solitario, porque, incluso si trabajas solo, te ayudará a visualizar el proyecto en una sola página, para que puedas ver cuánto tiempo tienes para terminar cada actividad.

¿Por qué un emprendedor (y casi cualquier persona) necesita un sistema de gestión de proyectos?

Ahora que conoce los beneficios de una herramienta de gestión de proyectos, es posible que se pregunte por qué debería obtener un sistema para su empresa.

No hay mejor manera de responder a todas sus inquietudes que mostrar todos los beneficios punto por punto:

1) Gestión de la información más ágil

Dado que los sistemas de gestión de proyectos profesionales ofrecen un panel en el que puedes agregar toda la información necesaria de tu trabajo diario, puedes tener todo en un solo lugar, lo cual es muy apreciado. Si selecciona el software perfecto, no tendrá que abrir varias pestañas o trabajar con diferentes navegadores solo para verificar el estado de su proyecto.

En la herramienta puedes resaltar lo que consideres más importante para evitar perder cualquier información relevante que, por ejemplo, fue enviada por otro usuario o por correo electrónico.

No cabe duda de que un software de gestión de proyectos te ahorrará esta tarea, ya que te permitirá tener toda la información en una sola pantalla, con opciones para organizar tu flujo de trabajo.

2) Mejor planificación

Si no planifica sus acciones, quedará ciego. La planificación es clave para el éxito de cualquier proyecto, no solo porque podrás establecer tus objetivos, sino también porque podrás determinar qué persona del equipo se encargará de cada tarea.

Ésta es una de las principales ventajas de un sistema de gestión de proyectos, ya que tendrás mucha información en tan solo unos clics.

Podrás asignar responsabilidades a tu personal y delegar tareas fácilmente, con opciones para controlar todo lo que está sucediendo.

Algunas herramientas ofrecen límites de tiempo para garantizar que el usuario sea notificado si no termina la tarea dentro del tiempo estipulado.

3) Más confianza para sus clientes

Los sistemas de gestión de proyectos suelen ofrecer una interfaz gráfica atractiva para organizar la información y revisar el estado de las tareas rápidamente.

Esto es vital para las empresas que ofrecen servicios de outsourcing, ya que el cliente podrá seguir el avance del proyecto (puede compartir la pantalla con ellos o enviar actualizaciones e informes, para que el contratista pueda ver cómo van las cosas. .)

Aunque al principio, podría pensar que sería arriesgado permitir que los clientes siguieran el proyecto en tiempo real, ya que podrían empezar a interferir con su flujo de trabajo; es fundamental mantenerlos actualizados para que puedan ver que estás trabajando.

Te lo explico: tendrás la oportunidad de evitar esas largas reuniones en las que tienes que explicar cómo va avanzando el proyecto punto a punto, ya que ellos mismos podrán comprobar esta información.

4) Reconocer la rentabilidad de los proyectos

Una de las primeras cosas que debes considerar antes de aceptar un nuevo proyecto es cuánto tiempo tendrás que invertir en él. Después de todo, el tiempo cuesta dinero, y si no calcula la cantidad de horas que necesitará; podrías perder dinero.

La ventaja de utilizar un jefe de proyecto es que puedes ver en la herramienta cuánto tiempo has pasado junto con el equipo de trabajo en diferentes áreas.

Con esto podrás saber si todo el tiempo invertido en el proyecto tiene un ROI positivo e identificar aspectos que no funcionaron, ya sea por un error de planificación o porque simplemente no enviaste el presupuesto correcto a tu cliente. .

Como he mostrado a lo largo de este artículo, los sistemas de gestión de proyectos son la mejor opción para planificar el trabajo individual o en equipo, ya que permiten anticipar estos contratiempos en este sentido.

Como ejemplo: imagine que planificó y enumeró todas las tareas del proyecto y delegó responsabilidades a cada usuario y cuánto tiempo tendrá para completar las tareas.

Si sabe cuánto tiempo dedicarán a completar cada tarea, sabrá el total de horas necesarias para completar el proyecto. Con esta información, conocerá el costo mensual y total de su proyecto.

Una herramienta avanzada puede darle instrucciones para que pueda decidir si acepta el proyecto o lo rechaza, o incluso ajustar su precio para cobrar más por el trabajo.

Un buen software será vital para garantizar que cobrará a sus clientes un precio justo.

Los 6 mejores sistemas de gestión de proyectos para aumentar su productividad

Ahora que conoce todos los beneficios que una herramienta de gestión de proyectos puede ofrecer para sus proyectos futuros, debería estar ansioso por comenzar a usar una.

Pero antes de comenzar una larga búsqueda para encontrar los mejores sistemas, déjeme decirle que ya hice este trabajo por usted y compartiré esta información de forma gratuita:

1) Trello

La herramienta de gestión de proyectos de Trello no solo te ayudará a realizar tus proyectos de trabajo, sino que también funcionará como un planificador personal en el que podrás organizar tus tareas.

Además de eso, te permitirá agregar descripciones más completas, con eso quiero decir que incluso puedes adjuntar algunos archivos y fechas de vencimiento, si, como mencioné anteriormente, una acción debe completarse en un período de tiempo limitado.

También puede separar las tareas por color o, si lo prefiere, por prioridad.

Este software está disponible para Android e iOS, lo que significa que puede monitorear su proyecto en cualquier lugar.

2) Cosecha

El sistema de gestión de proyectos de Harvest es sin duda la mejor alternativa para quienes necesitan gestionar grandes proyectos, es decir, trabajos que llevan mucho tiempo.

Ofrece la posibilidad de organizar todas las tareas en un calendario dividido en semanas, con opciones para crear tareas diarias y establecer un plazo para cada una de ellas.

Algo que también debo mencionar, ya que puede marcar la diferencia a la hora de elegir un nuevo software, es el hecho de que esta herramienta ofrece varias opciones de integración. Puede integrarlo con Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana y Trello, este último mencionado anteriormente.

Este poderoso sistema de gestión de proyectos está disponible para dispositivos móviles, tanto para Android como para iOS, y también tiene una herramienta similar a un temporizador que puede agregar a su computadora.

3) ActiveCollab

ActiveCollab es el sistema que te proporcionará una mejor experiencia de usuario ya que tendrás todos tus proyectos en una sola pantalla y podrás gestionarlos fácilmente.

Otra gran ventaja es el panel de notificaciones que ofrece, donde puedes dejar comentarios e interactuar con cada miembro del proyecto.

Finalmente, también ofrece una opción para crear facturas desde la misma aplicación.

Este increíble sistema está disponible para dispositivos móviles, ya sea Android, iOS y computadoras de escritorio con sistemas operativos Windows y MAC.

4) Campamento libre

Freedcamp te dará muchas posibilidades de asignación de tareas, ya que podrás clasificarlas en públicas o privadas para que puedas tener el control de tus tareas personales y profesionales.

También puedes crear subtareas, y así distribuir todos tus proyectos de una forma más específica y organizada.

Otros factores a considerar serían la creación de calendarios mensuales, la opción de participar en discusiones entre personas sobre el mismo proyecto, el control de versiones para la documentación y el seguimiento de errores.

Disponible para dispositivos móviles, para los sistemas operativos Android e IOS y para equipos de escritorio que ejecutan Windows.

5) Asana

Asana es una herramienta con una interfaz muy amigable, que te permite ver todas las tareas pendientes en cada proyecto.

Asana tiene un indicador de progreso, lo que significa que podrás seguir el progreso de tu proyecto y ver si las cosas van bien o si tendrás que acelerar el trabajo.

Además de eso, también genera gráficos, para que pueda ver qué tan ocupados estuvieron los miembros del equipo durante el proyecto.

Asana también ofrece integración con varias aplicaciones, alrededor de 100 en total, incluidos LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack y Dropbox.

Sin duda, un sistema de gestión de proyectos muy completo, que ofrece muchas alternativas. Este software está disponible para dispositivos Android e iOS.

6) Todoist

Todoist es la forma más rápida de programar todas tus tareas, tanto personales como profesionales, con la opción de asignar subtareas y prioridades.

También proporciona gráficos, en los que tiene una vista de la producción diaria en términos de la cantidad de tareas, y también puede crear metas o plazos diarios.

También se puede integrar con varias aplicaciones, como Alexa, Dropbox, calendario de Google, zapier e IFTT.

Pero no hay duda de que una de las mejores características de todoist es la compatibilidad con numerosos sistemas. Puede usarlo en computadoras, dispositivos móviles, complementos de Google, complementos de correo electrónico y relojes inteligentes. Esto significa que puede acceder a él desde cualquier lugar, independientemente del dispositivo que esté utilizando.

Conclusión

No importa si está administrando un equipo con varios colaboradores o si trabaja solo; para crear proyectos exitosos, deberá organizar todas las tareas correctamente.

Es por eso que trabajar con herramientas de gestión de proyectos te hará la vida mucho más cómoda, con eso me refiero a que tendrás una mejor visión del trabajo en general.

También puedes subdividir tus tareas para facilitar la organización del equipo, asignando responsabilidades y plazos para cada etapa del proyecto. Si selecciona el software correcto para sus necesidades, administrar sus tareas será mucho más fácil.

Trabajar con un sistema de gestión de proyectos es vital para mejorar el rendimiento y el flujo de trabajo de su equipo.

Entonces, aproveche las herramientas que vimos en esta publicación para optimizar su productividad y resultados.

Mi recomendación es que no sigas dejando esto de lado y empieces a aprovechar todo lo que los sistemas de gestión de proyectos pueden ofrecerte en tus próximos trabajos.

¿Aún no has elegido el mejor software? ¡Hazlo ahora!

Traducido por Micheli.