I 6 migliori sistemi di gestione dei progetti per migliorare la produttività del tuo team

Quando si deve iniziare un nuovo progetto, sia lavorando in team che individualmente, è sempre consigliabile organizzare correttamente tutte le attività in ordine di priorità.

In questo modo, garantisci un migliore controllo su ciò che ogni membro del team deve fare, evitando che qualcosa venga trascurato e puoi scartare a tutti i costi il ​​cattivo tempismo nelle responsabilità di ogni persona.

Ecco perché, oggi, parleremo di project management.

La soluzione che propongo è uno strumento che svolge le funzioni di project management, che renderà più semplice a te e a tutto il tuo team svolgere in modo più professionale i nuovi lavori che vengono proposti.

Ti interessa saperne di più? Continua a leggere questa guida che ho preparato apposta per te, in cui risponderò a tutte le tue domande e ti mostrerò anche i migliori project manager che esistono oggi.

Che cos'è un project manager?

Dopo aver letto l'introduzione a questo post, probabilmente sapete già più o meno di cosa stiamo parlando, ma oggi parleremo più approfonditamente di project management.

Software di gestione dei progetti, uno strumento per organizzare il tuo lavoro. Con un efficace sistema di gestione dei progetti, puoi seguire tutte le fasi della tua pianificazione in modo che il tuo lavoro scorra senza intoppi.

Se lavori con il software corretto, sarai in grado di organizzare e assegnare compiti specifici a ciascun membro del tuo team, con opzioni per impostare un limite di tempo per ogni fase del processo.

Come puoi vedere, un software di gestione dei progetti è l'opzione migliore in termini di divisione del lavoro, controllo dei tempi di consegna e aumento della produttività, principalmente se, come ho detto prima, lavori con un team di persone con incarichi diversi.

Ma sebbene la maggior parte dei sistemi sia stata creata per lavorare con più persone, puoi utilizzare uno di questi software per i tuoi progetti da solista, perché, anche se lavori da solo, ti aiuterà a visualizzare il progetto su una singola pagina, in modo che tu possa vedere quanto tempo hai per finire ogni attività.

Perché un imprenditore (e quasi chiunque) ha bisogno di un sistema di gestione dei progetti?

Ora che conosci i vantaggi di uno strumento di gestione dei progetti, ti starai chiedendo perché dovresti ottenere un sistema per la tua azienda.

Non c'è modo migliore per rispondere a tutte le tue preoccupazioni che mostrare tutti i vantaggi punto per punto:

1) Gestione delle informazioni più agile

Poiché i sistemi di gestione dei progetti professionali offrono un pannello in cui puoi aggiungere tutte le informazioni necessarie dal tuo lavoro quotidiano, puoi avere tutto in un unico posto, il che è molto apprezzato. Se selezioni il software perfetto, non dovrai aprire più schede o lavorare con browser diversi solo per controllare lo stato del tuo progetto.

Nello strumento puoi evidenziare ciò che ritieni più importante per evitare di perdere qualsiasi informazione rilevante che, ad esempio, è stata inviata da un altro utente o tramite e-mail.

Non c'è dubbio che un software di gestione dei progetti ti salverà questo compito, poiché ti consentirà di avere tutte le informazioni su un'unica schermata, con opzioni per organizzare il tuo flusso di lavoro.

2) Migliore pianificazione

Se non pianifichi le tue azioni, sarai cieco. La pianificazione è la chiave per il successo di qualsiasi progetto, non solo perché sarai in grado di fissare i tuoi obiettivi, ma anche perché sarai in grado di determinare quale persona nel team sarà responsabile di ogni attività.

Questo è uno dei principali vantaggi di un sistema di gestione dei progetti, poiché avrai molte informazioni in pochi clic.

Sarai in grado di assegnare responsabilità al tuo personale e delegare facilmente le attività, con opzioni per controllare tutto ciò che sta accadendo.

Alcuni strumenti offrono limiti di tempo per garantire che l'utente venga avvisato se non completa l'attività entro il tempo stabilito.

3) Più fiducia per i tuoi clienti

I sistemi di gestione dei progetti di solito offrono un'interfaccia grafica attraente per organizzare le informazioni e rivedere rapidamente lo stato delle attività.

Questo è fondamentale per le aziende che offrono servizi di outsourcing, in quanto il cliente potrà seguire lo stato di avanzamento del progetto (è possibile condividere lo schermo con loro o inviare aggiornamenti e report, in modo che l'appaltatore possa vedere come stanno andando le cose .)

Anche se all'inizio potresti pensare che sarebbe rischioso consentire ai clienti di seguire il progetto in tempo reale, poiché potrebbero iniziare a interferire con il tuo flusso di lavoro; è essenziale tenerli aggiornati in modo che possano vedere che stai lavorando.

Te lo spiego: avrai l'opportunità di evitare quei lunghi incontri in cui devi spiegare come sta procedendo il progetto punto per punto, in quanto potranno verificare queste informazioni da soli.

4) Riconoscere la redditività dei progetti

Una delle prime cose che dovresti considerare prima di accettare un nuovo progetto è quanto tempo dovrai investire in esso. Dopotutto, il tempo costa denaro, e se non calcoli il numero di ore che ti serviranno; potresti perdere soldi.

Il vantaggio di utilizzare un project manager è che puoi vedere nello strumento quanto tempo hai trascorso insieme al team di lavoro in diverse aree.

Con questo sarai in grado di sapere se tutto il tempo dedicato al progetto ha un ROI positivo e identificare gli aspetti che non hanno funzionato, o per un errore di pianificazione o semplicemente perché non hai inviato il budget corretto al tuo cliente .

Come ho mostrato in questo articolo, i sistemi di gestione dei progetti sono l'opzione migliore per pianificare il lavoro individuale o di squadra, in quanto consentono di anticipare queste battute d'arresto in questo senso.

Ad esempio: immagina di aver pianificato ed elencato tutte le attività del progetto e le responsabilità delegate a ciascun utente e quanto tempo avranno per completare le attività.

Se sai quanto tempo dedicheranno al completamento di ogni attività, saprai le ore totali necessarie per completare il progetto. Con queste informazioni, conoscerai il costo mensile e totale del tuo progetto.

Uno strumento avanzato può darti indicazioni in modo che tu possa decidere se accettare il progetto o rifiutarlo, o anche modificare il tuo prezzo per addebitare di più per il lavoro.

Un buon software sarà fondamentale per garantire che addebiterai ai tuoi clienti un prezzo equo.

6 migliori sistemi di gestione dei progetti per aumentare la tua produttività

Ora che conosci tutti i vantaggi che uno strumento di gestione dei progetti può offrire per i tuoi progetti futuri, dovresti essere ansioso di iniziare a utilizzarne uno.

Ma prima di iniziare una lunga ricerca per trovare i migliori sistemi, lasciami dire che ho già fatto questo lavoro per te e condividerò queste informazioni gratuitamente:

1) Trello

Lo strumento di gestione dei progetti Trello non solo ti aiuterà a realizzare i tuoi progetti di lavoro, ma funzionerà anche come un pianificatore personale in cui puoi organizzare le tue attività.

Oltre a ciò, ti permetterà di aggiungere descrizioni più complete, con ciò intendo dire che puoi anche allegare alcuni file e date di scadenza, se, come ho detto prima, un'azione deve essere completata in un periodo di tempo limitato.

Puoi anche separare le attività per colore o, se preferisci, per priorità.

Questo software è disponibile per Android e iOS, il che significa che puoi monitorare il tuo progetto ovunque.

2) Raccolto

Il sistema di gestione dei progetti Harvest è senza dubbio la migliore alternativa per chi ha bisogno di gestire grandi progetti, ovvero lavori che richiedono molto tempo.

Offre la possibilità di organizzare tutte le attività in un calendario diviso in settimane, con opzioni per creare attività quotidiane e impostare una scadenza per ognuna di esse.

Qualcosa che dovrei anche menzionare, poiché può fare la differenza quando si tratta di scegliere un nuovo software, è il fatto che questo strumento offre diverse opzioni di integrazione. Puoi integrarlo con Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana e Trello, quest'ultimo menzionato in precedenza.

Questo potente sistema di gestione dei progetti è disponibile per dispositivi mobili, sia per Android che per iOS, e ha anche uno strumento simile a un timer che puoi aggiungere al tuo computer.

3) Collaborazione attiva

ActiveCollab è il sistema che ti fornirà una migliore esperienza utente poiché avrai tutti i tuoi progetti in un'unica schermata e sarai in grado di gestirli facilmente.

Un altro grande vantaggio è il pannello di notifica che offre, dove puoi lasciare commenti e interagire con ogni membro del progetto.

Infine, offre anche un'opzione per creare fatture dalla stessa applicazione.

Questo incredibile sistema è disponibile per dispositivi mobili, siano essi Android, iOS e desktop con sistemi operativi Windows e MAC.

4) Freedcamp

Freedcamp ti darà molte possibilità per assegnare compiti, poiché puoi classificarli come pubblici o privati ​​in modo da poter avere il controllo dei tuoi compiti personali e professionali.

Puoi anche creare sottoattività e quindi distribuire tutti i tuoi progetti in modo più specifico e organizzato.

Altri fattori da considerare sarebbero la creazione di calendari mensili, la possibilità di impegnarsi in discussioni tra le persone sullo stesso progetto, il controllo della versione per la documentazione e il monitoraggio degli errori.

Disponibile per dispositivi mobili, per sistemi operativi Android e IOS e per desktop che eseguono Windows.

5) Asana

Asana è uno strumento con un'interfaccia molto amichevole, che ti consente di visualizzare tutte le attività in sospeso in ogni progetto.

Asana ha un indicatore di avanzamento, il che significa che sarai in grado di seguire lo stato di avanzamento del tuo progetto e vedere se le cose stanno andando bene o se dovrai accelerare il lavoro.

Oltre a ciò, genera anche grafici, così puoi vedere quanto sono stati impegnati i membri del team durante il progetto.

Asana offre anche l'integrazione con diverse applicazioni, circa 100 in totale, tra cui LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack e Dropbox.

Indubbiamente, un sistema di gestione dei progetti molto completo, che offre molte alternative. Questo software è disponibile per dispositivi Android e iOS.

6) Todoist

Todoist è il modo più veloce per programmare tutte le tue attività, sia personali che professionali, con l'opzione di assegnare attività secondarie e priorità.

Fornisce anche grafici, in cui hai una visione della produzione giornaliera in termini di numero di attività, e puoi anche creare obiettivi o scadenze giornalieri.

Può anche essere integrato con varie applicazioni, come Alexa, Dropbox, Google Calendar, zapier e IFTT.

Ma non c'è dubbio che una delle migliori caratteristiche di todoist sia la compatibilità con numerosi sistemi. Puoi utilizzarlo su computer, dispositivi mobili, plug-in di Google, plug-in di posta elettronica e smartwatch. Ciò significa che puoi accedervi da qualsiasi luogo, indipendentemente dal dispositivo che stai utilizzando.

Conclusione

Non importa se gestisci un team con più collaboratori o lavori da solo; per creare progetti di successo, dovrai organizzare correttamente tutte le attività.

Ecco perché lavorare con strumenti di project management renderà la tua vita molto più confortevole, con ciò intendo dire che avrai una visione migliore del lavoro in generale.

Puoi anche suddividere i tuoi compiti per facilitare l'organizzazione del team, assegnando responsabilità e scadenze per ogni fase del progetto. Se selezioni il software corretto per le tue esigenze, la gestione delle tue attività diventerà molto più semplice.

Lavorare con un sistema di gestione dei progetti è fondamentale per migliorare le prestazioni e il flusso di lavoro del tuo team.

Quindi, approfitta degli strumenti che abbiamo visto in questo post per ottimizzare la tua produttività e i tuoi risultati.

La mia raccomandazione è che tu non continui a mettere da parte questo e inizi a sfruttare tutto ciò che i sistemi di gestione dei progetti possono offrirti nei tuoi prossimi lavori.

Non hai ancora scelto il miglior software? Fallo subito!

Tradotto da Micheli.