Les 6 meilleurs systèmes de gestion de projet pour améliorer la productivité de votre équipe

Lorsque vous devez démarrer un nouveau projet, que ce soit en équipe ou individuellement, il est toujours conseillé d'organiser correctement toutes les tâches par ordre de priorité.

De cette façon, vous garantissez un meilleur contrôle sur ce que chaque membre de l'équipe doit faire, en évitant que quelque chose ne soit négligé, et vous pouvez éliminer à tout prix le mauvais timing dans les responsabilités de chacun.

C'est pourquoi, aujourd'hui, nous parlerons de gestion de projet.

La solution que je propose est un outil qui remplit les fonctions de gestion de projet, ce qui vous permettra, ainsi qu'à toute votre équipe, de réaliser plus facilement les nouveaux travaux qui vous sont proposés de manière plus professionnelle.

Êtes-vous intéressé à en savoir plus à ce sujet? Continuez à lire ce guide que j'ai préparé juste pour vous, dans lequel je répondrai à toutes vos questions et vous montrerai également les meilleurs chefs de projet qui existent aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

Après avoir lu l'introduction de cet article, vous savez probablement déjà plus ou moins de quoi nous parlons, mais aujourd'hui nous allons parler plus en profondeur de la gestion de projet.

Un logiciel de gestion de projet, un outil pour organiser votre travail. Avec un système de gestion de projet efficace, vous pouvez suivre toutes les étapes de votre planification afin que votre travail se déroule sans heurts.

Si vous travaillez avec le bon logiciel, vous serez en mesure d'organiser et d'attribuer des tâches spécifiques à chaque membre de votre équipe, avec des options pour définir une limite de temps pour chaque étape du processus.

Comme vous pouvez le voir, un logiciel de gestion de projet est la meilleure option en termes de division du travail, de contrôle des délais de livraison et d'augmentation de la productivité, principalement si, comme je l'ai mentionné précédemment, vous travaillez avec une équipe de personnes aux missions différentes.

Mais bien que la plupart des systèmes aient été créés pour travailler à plusieurs, vous pouvez utiliser l'un de ces logiciels pour vos projets en solo, car, même si vous travaillez seul, il vous aidera à visualiser le projet sur une seule page, afin que vous puissiez voir combien de temps vous avez pour terminer chaque activité.

Pourquoi un entrepreneur (et presque tout le monde) a-t-il besoin d'un système de gestion de projet ?

Maintenant que vous connaissez les avantages d'un outil de gestion de projet, vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez vous procurer un système pour votre entreprise.

Il n'y a pas de meilleure façon de répondre à toutes vos préoccupations que de montrer tous les avantages point par point :

1) Une gestion de l'information plus agile

Étant donné que les systèmes de gestion de projet professionnels offrent un panneau sur lequel vous pouvez ajouter toutes les informations nécessaires à votre travail quotidien, vous pouvez tout avoir au même endroit, ce qui est très apprécié. Si vous sélectionnez le logiciel parfait, vous n'aurez pas à ouvrir plusieurs onglets ou à travailler avec différents navigateurs juste pour vérifier l'état de votre projet.

Dans l'outil, vous pouvez mettre en évidence ce que vous considérez comme le plus important pour éviter de perdre des informations pertinentes qui, par exemple, ont été envoyées par un autre utilisateur ou par e-mail.

Il ne fait aucun doute qu'un logiciel de gestion de projet vous évitera cette tâche, car il vous permettra d'avoir toutes les informations sur un seul écran, avec des options pour organiser votre flux de travail.

2) Une meilleure planification

Si vous ne planifiez pas vos actions, vous serez aveugle. La planification est la clé du succès de tout projet, non seulement parce que vous serez en mesure de fixer vos objectifs, mais aussi parce que vous serez en mesure de déterminer quelle personne de l'équipe sera responsable de chaque tâche.

C'est l'un des principaux avantages d'un système de gestion de projet, car vous aurez beaucoup d'informations en quelques clics.

Vous pourrez attribuer des responsabilités à votre personnel et déléguer des tâches facilement, avec des options pour contrôler tout ce qui se passe.

Certains outils proposent des limiteurs de temps pour s'assurer que l'utilisateur sera averti s'il ne termine pas la tâche dans le délai imparti.

3) Plus de confiance pour vos clients

Les systèmes de gestion de projet offrent généralement une interface graphique attrayante pour organiser les informations et revoir rapidement l'état des tâches.

Ceci est vital pour les entreprises qui proposent des services d'externalisation, car le client pourra suivre l'avancement du projet (vous pouvez partager l'écran avec eux ou envoyer des mises à jour et des rapports, afin que l'entrepreneur puisse voir comment les choses se passent .)

Bien qu'au début, vous puissiez penser qu'il serait risqué de permettre aux clients de suivre le projet en temps réel, car ils pourraient commencer à interférer avec votre flux de travail ; il est essentiel de les tenir à jour afin qu'ils puissent voir que vous travaillez.

Je vous explique : vous aurez l'occasion d'éviter ces longues réunions où vous devrez expliquer point par point comment le projet avance, car ils pourront vérifier eux-mêmes cette information.

4) Reconnaître la rentabilité des projets

L'une des premières choses que vous devriez considérer avant d'accepter un nouveau projet est de savoir combien de temps vous devrez investir dans celui-ci. Après tout, le temps coûte de l'argent, et si vous ne calculez pas le nombre d'heures dont vous aurez besoin ; vous pourriez perdre de l'argent.

L'avantage d'utiliser un chef de projet est que vous pouvez voir dans l'outil combien de temps vous avez passé avec l'équipe de travail dans différents domaines.

Avec cela, vous pourrez savoir si tout le temps passé sur le projet a un retour sur investissement positif et identifier les aspects qui n'ont pas fonctionné, soit en raison d'une erreur de planification, soit parce que vous n'avez tout simplement pas envoyé le bon budget à votre client .

Comme je l'ai montré tout au long de cet article, les systèmes de gestion de projet sont la meilleure option pour planifier le travail individuel ou en équipe, car ils vous permettent d'anticiper ces revers à cet égard.

Par exemple : imaginez que vous ayez planifié et répertorié toutes les tâches du projet et délégué les responsabilités à chaque utilisateur et combien de temps ils auront pour accomplir les tâches.

Si vous savez combien de temps ils consacreront à la réalisation de chaque tâche, vous connaîtrez le nombre total d'heures nécessaires à la réalisation du projet. Grâce à ces informations, vous connaîtrez le coût mensuel et total de votre projet.

Un outil avancé peut vous donner des indications pour que vous puissiez décider d'accepter ou de refuser le projet, ou même d'ajuster votre prix pour facturer plus cher le travail.

Un bon logiciel sera essentiel pour garantir que vous facturerez à vos clients un prix équitable.

6 meilleurs systèmes de gestion de projet pour augmenter votre productivité

Maintenant que vous connaissez tous les avantages qu'un outil de gestion de projet peut offrir pour vos futurs projets, vous devriez être impatient de commencer à en utiliser un.

Mais avant de vous lancer dans une longue recherche pour trouver les meilleurs systèmes, laissez-moi vous dire que j'ai déjà fait ce travail pour vous, et je partagerai cette information gratuitement :

1) Trello

L'outil de gestion de projet Trello vous aidera non seulement à accomplir vos projets de travail, mais il fonctionnera également comme un planificateur personnel dans lequel vous pourrez organiser vos tâches.

En plus de cela, cela vous permettra d'ajouter des descriptions plus complètes, j'entends par là que vous pouvez même joindre des fichiers et des dates d'échéance, si, comme je l'ai mentionné plus tôt, une action doit être réalisée dans un délai limité.

Vous pouvez également séparer les tâches par couleur ou, si vous préférez, par priorité.

Ce logiciel est disponible pour Android et iOS, ce qui signifie que vous pouvez surveiller votre projet n'importe où.

2) Récolte

Le système de gestion de projet Harvest est sans aucun doute la meilleure alternative pour ceux qui doivent gérer de grands projets, c'est-à-dire des travaux qui prennent beaucoup de temps.

Il offre la possibilité d'organiser toutes les tâches dans un calendrier divisé en semaines, avec des options pour créer des tâches quotidiennes et fixer une échéance pour chacune d'entre elles.

Quelque chose que je dois également mentionner, car cela peut faire la différence dans le choix d'un nouveau logiciel, c'est le fait que cet outil offre plusieurs options d'intégration. Vous pouvez l'intégrer à Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana et Trello, ce dernier mentionné précédemment.

Ce puissant système de gestion de projet est disponible pour les appareils mobiles, à la fois pour Android et iOS, et il dispose également d'un outil de type minuterie que vous pouvez ajouter à votre ordinateur.

3) ActiveCollab

ActiveCollab est le système qui vous offrira une meilleure expérience utilisateur puisque vous aurez tous vos projets sur un seul écran et pourrez les gérer facilement.

Un autre grand avantage est le panneau de notification qu'il propose, où vous pouvez laisser des commentaires et interagir avec chaque membre du projet.

Enfin, il offre également une option pour créer des factures à partir de la même application.

Ce système incroyable est disponible pour les appareils mobiles, que ce soit Android, iOS et les ordinateurs de bureau avec les systèmes d'exploitation Windows et MAC.

4) Freecamp

Freedcamp vous offrira de nombreuses possibilités d'attribution de tâches, car vous pourrez les classer en public ou en privé afin que vous puissiez avoir le contrôle de vos tâches personnelles et professionnelles.

Vous pouvez également créer des sous-tâches, et ainsi répartir tous vos projets de manière plus spécifique et organisée.

D'autres facteurs à considérer seraient la création de calendriers mensuels, la possibilité d'engager des discussions entre des personnes sur le même projet, le contrôle de version pour la documentation et le suivi des erreurs.

Disponible pour les appareils mobiles, pour les systèmes d'exploitation Android et IOS, et pour les ordinateurs de bureau qui exécutent Windows.

5) Asana

Asana est un outil avec une interface très conviviale, qui vous permet de visualiser toutes les tâches en attente dans chaque projet.

Asana dispose d'un indicateur d'avancement, ce qui signifie que vous pourrez suivre l'avancement de votre projet et voir si les choses se passent bien ou si vous devrez accélérer le travail.

En plus de cela, il génère également des graphiques, afin que vous puissiez voir à quel point les membres de l'équipe étaient occupés pendant le projet.

Asana propose également une intégration avec plusieurs applications, environ 100 au total, dont LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack et Dropbox.

Sans aucun doute, un système de gestion de projet très complet, offrant de nombreuses alternatives. Ce logiciel est disponible pour les appareils Android et iOS.

6) Todo

Todoist est le moyen le plus rapide de planifier toutes vos tâches, tant personnelles que professionnelles, avec la possibilité d'attribuer des sous-tâches et des priorités.

Il fournit également des graphiques, dans lesquels vous avez une vue de la production quotidienne en termes de nombre de tâches, et vous pouvez également créer des objectifs ou des délais quotidiens.

Il peut également être intégré à diverses applications, telles que Alexa, Dropbox, Google Calendar, Zapier et IFTT.

Mais il ne fait aucun doute que l'une des meilleures fonctionnalités de todoist est la compatibilité avec de nombreux systèmes. Vous pouvez l'utiliser sur des ordinateurs, des appareils mobiles, des plug-ins Google, des plug-ins de messagerie et des montres connectées. Cela signifie que vous pouvez y accéder de n'importe où, quel que soit l'appareil que vous utilisez.

Conclusion

Peu importe que vous gériez une équipe avec plusieurs collaborateurs ou que vous travailliez seul ; pour créer des projets réussis, vous devrez organiser toutes les tâches correctement.

C'est pourquoi travailler avec des outils de gestion de projet vous rendra la vie beaucoup plus confortable, j'entends par là que vous aurez une meilleure vision du travail en général.

Vous pouvez également subdiviser vos tâches pour faciliter l'organisation de l'équipe, en attribuant des responsabilités et des délais pour chaque étape du projet. Si vous sélectionnez le logiciel adapté à vos besoins, la gestion de vos tâches deviendra beaucoup plus facile.

Travailler avec un système de gestion de projet est essentiel pour améliorer les performances et le flux de travail de votre équipe.

Alors, profitez des outils que nous avons vus dans cet article pour optimiser votre productivité et vos résultats.

Ma recommandation est de ne pas continuer à mettre cela de côté et de commencer à profiter de tout ce que les systèmes de gestion de projet peuvent vous offrir dans vos prochains emplois.

Vous n'avez pas encore choisi le meilleur logiciel ? Fais le maintenant!

Traduit par Micheli.