Ekibinizin üretkenliğini artırmak için en iyi 6 proje yönetim sistemi

İster ekip olarak ister bireysel olarak yeni bir projeye başlamanız gerektiğinde, tüm görevleri öncelik sırasına göre doğru bir şekilde düzenlemeniz her zaman tavsiye edilir.

Bu şekilde, her bir ekip üyesinin ne yapması gerektiği üzerinde daha iyi kontrol sağlar, bir şeyin gözden kaçırılmasını önler ve her bir kişinin sorumluluklarındaki kötü zamanlamayı ne pahasına olursa olsun bertaraf edebilirsiniz.

Bu yüzden bugün proje yönetimi hakkında konuşacağız.

Önerdiğim çözüm, proje yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren, size ve tüm ekibinize önerilen yeni işleri daha profesyonel bir şekilde gerçekleştirmenizi kolaylaştıracak bir araçtır.

Bununla ilgili daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Sadece sizin için hazırladığım, tüm sorularınızı cevaplayacağım ve bugün var olan en iyi proje yöneticilerini size göstereceğim bu rehberi okumaya devam edin.

Proje yöneticisi nedir?

Bu yazının girişini okuduktan sonra, muhtemelen neden bahsettiğimizi az çok biliyorsunuzdur, ancak bugün proje yönetimi hakkında daha derinden konuşacağız.

Proje yönetimi yazılımı, işinizi organize etmek için bir araç. Etkin bir proje yönetim sistemi ile işlerinizin sorunsuz akması için planlamanızın tüm aşamalarını takip edebilirsiniz.

Doğru yazılımla çalışırsanız, sürecin her adımı için bir zaman sınırı belirleme seçenekleriyle ekibinizin her bir üyesine belirli görevler düzenleyebilir ve atayabilirsiniz.

Gördüğünüz gibi, bir proje yönetim yazılımı iş bölümü, teslimat sürelerinin kontrolü ve artan verimlilik açısından en iyi seçenektir, öncelikle, daha önce de belirttiğim gibi, farklı görevlere sahip bir ekiple çalışıyorsanız.

Ancak çoğu sistem birkaç kişiyle çalışmak için oluşturulmuş olsa da, bu yazılımlardan birini solo projeleriniz için kullanabilirsiniz, çünkü tek başınıza çalışsanız bile projeyi tek bir sayfada görselleştirmenize yardımcı olur, böylece görebilirsiniz. her aktiviteyi bitirmek için ne kadar zamanınız var.

Bir girişimci (ve hemen hemen herkes) neden bir proje yönetim sistemine ihtiyaç duyar?

Artık bir proje yönetim aracının faydalarını bildiğinize göre, şirketiniz için neden bir sistem almanız gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz.

Tüm endişelerinizi yanıtlamanın, tüm faydaları nokta nokta göstermekten daha iyi bir yolu yoktur:

1) Daha çevik bilgi yönetimi

Profesyonel proje yönetim sistemleri, günlük çalışmalarınızdan gerekli tüm bilgileri ekleyebileceğiniz bir panel sunduğundan, her şeye tek bir yerde sahip olabilirsiniz, bu çok takdir edilmektedir. Mükemmel yazılımı seçerseniz, sadece projenizin durumunu kontrol etmek için birkaç sekme açmanız veya farklı tarayıcılarla çalışmanız gerekmeyecek.

Araçta, örneğin başka bir kullanıcı tarafından veya e-posta ile gönderilen ilgili bilgileri kaybetmemek için en önemli olduğunu düşündüğünüz şeyi vurgulayabilirsiniz.

Bir proje yönetim yazılımının, iş akışınızı düzenleme seçenekleriyle birlikte tüm bilgilere tek bir ekranda sahip olmanızı sağlayacağından, sizi bu görevden kurtaracağına şüphe yoktur.

2) Daha iyi planlama

Eylemlerinizi planlamazsanız, kör olursunuz. Planlama, herhangi bir projenin başarısının anahtarıdır, yalnızca hedeflerinizi belirleyebileceğiniz için değil, aynı zamanda ekipte hangi kişinin her görevden sorumlu olacağını belirleyebileceğiniz için.

Bu, bir proje yönetim sisteminin ana avantajlarından biridir, çünkü sadece birkaç tıklamayla çok fazla bilgiye sahip olacaksınız.

Olan her şeyi kontrol etme seçenekleriyle personelinize sorumluluklar atayabilecek ve görevleri kolayca devredebileceksiniz.

Bazı araçlar, kullanıcının görevi belirtilen süre içinde bitirmemesi durumunda bilgilendirilmelerini sağlamak için zaman sınırlayıcılar sunar.

3) Müşterileriniz için daha fazla güven

Proje yönetim sistemleri genellikle bilgileri düzenlemek ve görev durumunu hızlı bir şekilde gözden geçirmek için çekici bir grafik arayüz sunar.

Müşteri, projenin ilerlemesini takip edebileceğinden, dış kaynak hizmetleri sunan şirketler için hayati önem taşır (ekranı onlarla paylaşabilir veya güncellemeler ve raporlar gönderebilirsiniz, böylece yüklenici işlerin nasıl gittiğini görebilir. .)

İlk başta, iş akışınıza müdahale etmeye başlayabileceklerinden, müşterilerin projeyi gerçek zamanlı olarak takip etmelerine izin vermenin riskli olacağını düşünebilirsiniz; Çalıştığınızı görebilmeleri için onları güncel tutmak çok önemlidir.

Açıklayacağım: Projenin nasıl ilerlediğini adım adım açıklamanız gereken uzun toplantılardan kaçınma fırsatına sahip olacaksınız , çünkü bu bilgileri kendi başlarına kontrol edebilecekler.

4) Projelerin karlılığını tanımak

Yeni bir projeyi kabul etmeden önce düşünmeniz gereken ilk şeylerden biri, ona ne kadar yatırım yapmanız gerektiğidir. Sonuçta, zaman paraya mal olur ve ihtiyacınız olacak saat sayısını hesaplamazsanız; para kaybedebilirsin.

Proje yöneticisi kullanmanın avantajı, araçta çalışma ekibiyle farklı alanlarda ne kadar zaman geçirdiğinizi görebilmenizdir.

Bununla, projede harcanan tüm zamanın pozitif bir yatırım getirisi olup olmadığını öğrenebilecek ve bir planlama hatası nedeniyle veya müşterinize doğru bütçeyi göndermediğiniz için işe yaramayan yönleri tanımlayabileceksiniz. .

Bu makale boyunca gösterdiğim gibi, proje yönetim sistemleri, bu konuda bu aksaklıkları öngörmenize izin verdiği için bireysel veya ekip çalışması planlamak için en iyi seçenektir.

Örnek olarak: projenin tüm görevlerini planladığınızı ve listelediğinizi ve her bir kullanıcıya sorumlulukları devrettiğinizi ve görevleri tamamlamak için ne kadar zamanları olacağını hayal edin.

Her bir görevi tamamlamak için ne kadar zaman ayıracaklarını biliyorsanız, projeyi tamamlamak için gereken toplam saati de bilirsiniz. Bu bilgilerle projenizin aylık ve toplam maliyetini bileceksiniz.

Gelişmiş bir araç, projeyi kabul edip etmemeye karar verebilmeniz ve hatta iş için daha fazla ücret talep etmek için fiyatınızı ayarlayabilmeniz için size talimatlar verebilir.

İyi bir yazılım, müşterilerinizden adil bir fiyat almanızı sağlamak için hayati önem taşır.

Verimliliğinizi artırmak için en iyi 6 proje yönetim sistemi

Artık bir proje yönetim aracının gelecekteki projeleriniz için sunabileceği tüm faydaları bildiğinize göre, birini kullanmaya başlamak için istekli olmalısınız.

Ama en iyi sistemleri bulmak için uzun bir araştırmaya başlamadan önce bu işi sizin için zaten yaptığımı ve bu bilgiyi ücretsiz olarak paylaşacağımı söyleyeyim:

1) Trello

Trello proje yönetimi aracı yalnızca iş projelerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda görevlerinizi düzenleyebileceğiniz kişisel bir planlayıcı olarak da çalışacaktır.

Buna ek olarak, daha eksiksiz açıklamalar eklemenize izin verecek, yani daha önce bahsettiğim gibi sınırlı bir süre içinde bir eylemin tamamlanması gerekiyorsa, bazı dosyalar ve son tarihler bile ekleyebilirsiniz.

Ayrıca görevleri renge göre veya tercih ederseniz önceliğe göre ayırabilirsiniz.

Bu yazılım Android ve iOS için mevcuttur, yani projenizi her yerden izleyebilirsiniz.

2) Hasat

Harvest proje yönetim sistemi, büyük projeleri yani uzun zaman alan işleri yönetmesi gerekenler için şüphesiz en iyi alternatiftir.

Günlük görevler oluşturma ve her biri için bir son tarih belirleme seçenekleriyle, tüm görevleri haftalara bölünmüş bir takvimde düzenleme imkanı sunar.

Ayrıca, yeni yazılım seçiminde fark yaratabileceğinden bahsetmem gereken bir şey de, bu aracın çeşitli entegrasyon seçenekleri sunmasıdır. Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana ve daha önce bahsedilen Trello ile entegre edebilirsiniz.

Bu güçlü proje yönetim sistemi hem Android hem de iOS için mobil cihazlar için mevcuttur ve ayrıca bilgisayarınıza ekleyebileceğiniz zamanlayıcı benzeri bir araca sahiptir.

3) Aktif İşbirliği

ActiveCollab, tüm projelerinizi tek bir ekranda göreceğiniz ve kolayca yönetebileceğiniz için size daha iyi bir kullanıcı deneyimi sağlayacak sistemdir.

Bir diğer büyük avantajı ise, yorum bırakabileceğiniz ve projenin her bir üyesiyle etkileşime geçebileceğiniz bildirim panelidir.

Son olarak, aynı uygulamadan fatura oluşturma seçeneği de sunar.

Bu inanılmaz sistem, Android, iOS ve Windows ve MAC işletim sistemlerine sahip masaüstü bilgisayarlar gibi mobil cihazlar için kullanılabilir.

4) Özgür Kamp

Freedcamp, kişisel ve profesyonel görevlerinizi kontrol edebilmeniz için görevleri genel veya özel olarak sınıflandırabileceğiniz için size görev atamak için birçok olanak sağlayacaktır.

Ayrıca alt görevler oluşturabilir ve böylece tüm projelerinizi daha spesifik ve organize bir şekilde dağıtabilirsiniz.

Göz önünde bulundurulması gereken diğer faktörler, aylık takvimler oluşturmak, aynı projedeki kişiler arasında tartışmalara katılma seçeneği, dokümantasyon için sürüm kontrolü ve hata takibi olabilir.

Mobil cihazlar, Android ve IOS işletim sistemleri ve Windows çalıştıran masaüstleri için kullanılabilir.

5) Asana

Asana, her projede bekleyen tüm görevleri görüntülemenize olanak tanıyan, çok kolay bir arayüze sahip bir araçtır.

Asana'nın bir ilerleme göstergesi vardır; bu, projenizin ilerlemesini takip edebileceğiniz ve işlerin yolunda gidip gitmediğini veya işi hızlandırmanız gerekip gerekmediğini görebileceğiniz anlamına gelir.

Buna ek olarak, ekip üyelerinin proje sırasında ne kadar meşgul olduklarını görebilmeniz için grafikler de oluşturur.

Asana ayrıca LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack ve Dropbox dahil olmak üzere toplamda yaklaşık 100 olmak üzere çeşitli uygulamalarla entegrasyon sunar.

Kuşkusuz birçok alternatif sunan çok eksiksiz bir proje yönetim sistemi. Bu yazılım Android ve iOS cihazlar için kullanılabilir.

6) Todoist

Todoist, alt görevler ve öncelikler atama seçeneğiyle hem kişisel hem de profesyonel tüm görevlerinizi planlamanın en hızlı yoludur.

Ayrıca, görev sayısı açısından günlük üretimi görebileceğiniz ve ayrıca günlük hedefler veya son tarihler oluşturabileceğiniz grafikler sağlar.

Ayrıca Alexa, Dropbox, Google takvimi, zapier ve IFTT gibi çeşitli uygulamalarla da entegre edilebilir.

Ancak hiç şüphe yok ki todoist'in en iyi özelliklerinden biri çok sayıda sistemle uyumlu olmasıdır. Bilgisayarlarda, mobil cihazlarda, Google eklentilerinde, e-posta eklentilerinde ve akıllı saatlerde kullanabilirsiniz. Bu, kullandığınız cihazdan bağımsız olarak her yerden erişebileceğiniz anlamına gelir.

Çözüm

Birden fazla ortak çalışanla bir ekibi yönetiyor olmanız veya tek başınıza çalışıyor olmanız fark etmez; başarılı projeler oluşturmak için tüm görevleri doğru bir şekilde düzenlemeniz gerekecek.

Bu nedenle proje yönetim araçları ile çalışmak hayatınızı çok daha konforlu hale getirecek, yani genel olarak yapılan işe daha iyi bakacaksınız.

Ayrıca, projenin her aşaması için sorumluluklar ve son tarihler atayarak ekibin organizasyonunu kolaylaştırmak için görevlerinizi alt bölümlere ayırabilirsiniz. İhtiyaçlarınız için doğru yazılımı seçerseniz, görevlerinizi yönetmek çok daha kolay hale gelecektir.

Bir proje yönetim sistemiyle çalışmak, ekibinizin performansını ve iş akışını iyileştirmek için hayati önem taşır.

Bu nedenle, üretkenliğinizi ve sonuçlarınızı optimize etmek için bu gönderide gördüğümüz araçlardan yararlanın.

Benim tavsiyem, bunu bir kenara bırakıp proje yönetim sistemlerinin sonraki işlerinizde size sunabileceği tüm avantajlardan yararlanmaya başlamamanızdır.

Henüz en iyi yazılımı seçmediniz mi? Bunu hemen yap!

Micheli tarafından tercüme edilmiştir.