6 лучших систем управления проектами для повышения производительности вашей команды

Когда вам нужно начать новый проект, независимо от того, работаете ли вы в команде или индивидуально, всегда рекомендуется правильно организовать все задачи в порядке приоритета.

Таким образом, вы гарантируете лучший контроль над тем, что должен делать каждый член команды, предотвращая то, что что-то не упускают из виду, и вы можете любой ценой отказаться от несвоевременного выполнения обязанностей каждого человека.

Поэтому сегодня мы поговорим об управлении проектами.

Предлагаемое мной решение - это инструмент, выполняющий функции управления проектами, который упростит вам и всей вашей команде выполнение предложенных новых заданий на более профессиональном уровне.

Вам интересно узнать об этом больше? Продолжайте читать это руководство, которое я подготовил специально для вас, в котором я отвечу на все ваши вопросы, а также покажу вам лучших менеджеров проектов, существующих сегодня.

Что такое руководитель проекта?

Прочитав введение к этому посту, вы, вероятно, уже более или менее знаете, о чем мы говорим, но сегодня мы поговорим более глубоко об управлении проектами.

Программное обеспечение для управления проектами, инструмент для организации вашей работы. Благодаря эффективной системе управления проектами вы можете следить за всеми этапами своего планирования, чтобы ваша работа шла гладко.

Если вы работаете с правильным программным обеспечением, вы сможете организовать и назначить конкретные задачи каждому члену вашей команды, с возможностью установки временного лимита для каждого шага процесса.

Как видите, программное обеспечение для управления проектами - лучший вариант с точки зрения разделения труда, контроля сроков поставки и повышения производительности, в первую очередь, если, как я упоминал ранее, вы работаете с командой людей с разными задачами.

Но хотя большинство систем были созданы для работы с несколькими людьми, вы можете использовать одно из этих программ для своих сольных проектов, потому что, даже если вы работаете в одиночку, это поможет вам визуализировать проект на одной странице, чтобы вы могли видеть сколько времени у вас есть, чтобы закончить каждое действие.

Зачем предпринимателю (да и вообще любому) нужна система управления проектами?

Теперь, когда вы знаете о преимуществах инструмента управления проектами, вам может быть интересно, зачем вам покупать систему для своей компании.

Нет лучшего способа ответить на все ваши вопросы, чем по пунктам показать все преимущества:

1) Более гибкое управление информацией

Поскольку профессиональные системы управления проектами предлагают панель, на которой вы можете добавлять всю необходимую информацию о своей повседневной работе, вы можете иметь все в одном месте, что очень ценится. Если вы выберете идеальное программное обеспечение, вам не придется открывать несколько вкладок или работать с разными браузерами только для проверки статуса вашего проекта.

В этом инструменте вы можете выделить то, что считаете наиболее важным, чтобы не потерять соответствующую информацию, например, отправленную другим пользователем или по электронной почте.

Нет сомнений в том, что программное обеспечение для управления проектами избавит вас от этой задачи, поскольку оно позволит вам отображать всю информацию на одном экране с опциями для организации рабочего процесса.

2) Лучшее планирование

Если вы не планируете свои действия, вы ослепнете. Планирование является ключом к успеху любого проекта не только потому, что вы сможете ставить свои цели, но и потому, что вы сможете определить, какой человек в команде будет отвечать за каждую задачу.

Это одно из основных преимуществ системы управления проектами, так как вы получите много информации всего за несколько кликов.

Вы сможете легко распределять обязанности между своими сотрудниками и делегировать задачи, с возможностью контролировать все, что происходит.

Некоторые инструменты предлагают ограничители времени, чтобы гарантировать, что пользователь будет уведомлен, если он не завершит задачу в установленное время.

3) Больше уверенности для ваших клиентов

Системы управления проектами обычно предлагают привлекательный графический интерфейс для быстрого упорядочивания информации и просмотра статуса задач.

Это жизненно важно для компаний, предлагающих услуги аутсорсинга, поскольку клиент сможет следить за ходом проекта (вы можете поделиться с ними экраном или отправлять обновления и отчеты, чтобы подрядчик мог видеть, как идут дела. .)

Хотя сначала вы можете подумать, что было бы рискованно позволять клиентам следить за проектом в режиме реального времени, поскольку они могут начать мешать вашему рабочему процессу; очень важно поддерживать их в актуальном состоянии, чтобы они могли видеть, что вы работаете.

Я объясню: у вас будет возможность избежать тех долгих встреч, на которых вам придется объяснять, как продвигается проект по пунктам, поскольку они смогут проверить эту информацию самостоятельно.

4) Признать прибыльность проектов

Прежде чем принять новый проект, вам следует прежде всего подумать о том, сколько времени вам придется в него инвестировать. В конце концов, время стоит денег, и если вы не подсчитаете количество часов, которые вам понадобятся; вы можете потерять деньги.

Преимущество использования менеджера проекта заключается в том, что в инструменте вы можете увидеть, сколько времени вы вместе с рабочей группой провели в различных областях.

Благодаря этому вы сможете узнать, имеет ли все время, потраченное на проект, положительную рентабельность инвестиций, и определить аспекты, которые не сработали либо из-за ошибки планирования, либо из-за того, что вы просто не отправили правильный бюджет своему клиенту. .

Как я показал в этой статье, системы управления проектами - лучший вариант для планирования индивидуальной или командной работы, поскольку они позволяют вам предвидеть эти неудачи в этом отношении.

В качестве примера: представьте, что вы спланировали и перечислили все задачи проекта и делегировали обязанности каждому пользователю, а также сколько времени у них будет на выполнение задач.

Если вы знаете, сколько времени они будут уделять выполнению каждой задачи, вы будете знать общее количество часов, необходимых для завершения проекта. Обладая этой информацией, вы будете знать ежемесячную и общую стоимость вашего проекта.

Усовершенствованный инструмент может дать вам указания, чтобы вы могли решить, принять проект или отказаться от него, или даже скорректировать цену, чтобы взимать дополнительную плату за работу.

Хорошее программное обеспечение будет иметь жизненно важное значение для гарантии того, что вы будете взимать со своих клиентов справедливую цену.

6 лучших систем управления проектами для повышения вашей производительности

Теперь, когда вы знаете все преимущества, которые инструмент управления проектами может предложить для ваших будущих проектов, вам должно быть не терпится начать его использовать.

Но прежде чем вы начнете долгие поиски лучших систем, позвольте мне сказать, что я уже проделал эту работу за вас и бесплатно поделюсь этой информацией:

1) Trello

Инструмент управления проектами Trello не только поможет вам выполнить ваши рабочие проекты, но также будет работать как личный планировщик, в котором вы можете организовать свои задачи.

В дополнение к этому, это позволит вам добавлять более полные описания, под этим я подразумеваю, что вы даже можете прикрепить некоторые файлы и даты выполнения, если, как я упоминал ранее, действие должно быть выполнено в течение ограниченного периода времени.

Вы также можете разделить задачи по цвету или, если хотите, по приоритету.

Это программное обеспечение доступно для Android и iOS, а это значит, что вы можете контролировать свой проект где угодно.

2) Урожай

Система управления проектами Harvest, несомненно, лучшая альтернатива для тех, кому нужно управлять крупными проектами, то есть работой, требующей длительного времени.

Он предлагает возможность организовать все задачи в календаре, разделенном на недели, с возможностью создания ежедневных задач и установки крайнего срока для каждой из них.

Я также должен упомянуть, поскольку это может иметь значение при выборе нового программного обеспечения, так это тот факт, что этот инструмент предлагает несколько вариантов интеграции. Вы можете интегрировать его с Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana и Trello, о котором упоминалось ранее.

Эта мощная система управления проектами доступна для мобильных устройств как для Android, так и для iOS, а также имеет инструмент, похожий на таймер, который вы можете добавить на свой компьютер.

3) ActiveCollab

ActiveCollab - это система, которая обеспечит вам лучший пользовательский интерфейс, поскольку у вас будут все свои проекты на одном экране и вы сможете легко ими управлять.

Еще одним большим преимуществом является панель уведомлений, которую он предлагает, где вы можете оставлять комментарии и взаимодействовать с каждым участником проекта.

Наконец, он также предлагает возможность создавать счета из того же приложения.

Эта невероятная система доступна для мобильных устройств, будь то Android, iOS и настольные компьютеры с операционными системами Windows и MAC.

4) Freedcamp

Freedcamp предоставит вам множество возможностей для назначения задач, поскольку вы можете классифицировать их как общедоступные или частные, чтобы вы могли контролировать свои личные и профессиональные задачи.

Вы также можете создавать подзадачи и таким образом распределять все свои проекты более конкретным и организованным способом.

Другие факторы, которые следует учитывать, - это создание ежемесячных календарей, возможность участвовать в обсуждениях между людьми, работающими над одним проектом, контроль версий для документации и отслеживание ошибок.

Доступно для мобильных устройств, для операционных систем Android и IOS, а также для настольных компьютеров под управлением Windows.

5) Асана

Asana - это инструмент с очень дружелюбным интерфейсом, который позволяет просматривать все незавершенные задачи в каждом проекте.

У Asana есть индикатор прогресса, что означает, что вы сможете следить за прогрессом своего проекта и видеть, все ли идет хорошо, или вам придется ускорить работу.

В дополнение к этому, он также генерирует графики, поэтому вы можете увидеть, насколько заняты члены команды во время проекта.

Asana также предлагает интеграцию с несколькими приложениями, всего около 100, включая LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack и Dropbox.

Несомненно, это очень полная система управления проектами, предлагающая множество альтернатив. Это программное обеспечение доступно для устройств Android и iOS.

6) Todoist

Todoist - это самый быстрый способ запланировать все ваши задачи, как личные, так и профессиональные, с возможностью назначать подзадачи и приоритеты.

Он также предоставляет графики, на которых вы можете видеть ежедневное производство с точки зрения количества задач, и вы также можете создавать ежедневные цели или крайние сроки.

Его также можно интегрировать с различными приложениями, такими как Alexa, Dropbox, Google Calendar, zapier и IFTT.

Но нет сомнений в том, что одна из лучших особенностей todoist - совместимость с многочисленными системами. Вы можете использовать его на компьютерах, мобильных устройствах, подключаемых модулях Google, модулях электронной почты и умных часах. Это означает, что вы можете получить к нему доступ из любого места, независимо от того, какое устройство вы используете.

Заключение

Неважно, управляете ли вы командой с несколькими сотрудниками или работаете в одиночку; для создания успешных проектов вам необходимо будет правильно организовать все задачи.

Поэтому работа с инструментами управления проектами сделает вашу жизнь намного комфортнее, я имею в виду, что вы будете лучше видеть работу в целом.

Вы также можете разделить свои задачи, чтобы облегчить организацию команды, распределяя обязанности и сроки для каждого этапа проекта. Если вы выберете правильное программное обеспечение, соответствующее вашим потребностям, управлять своими задачами станет намного проще.

Работа с системой управления проектами жизненно важна для улучшения производительности и рабочего процесса вашей команды.

Итак, воспользуйтесь инструментами, которые мы видели в этом посте, чтобы оптимизировать вашу продуктивность и результаты.

Я рекомендую вам не откладывать это в сторону и начать пользоваться всеми преимуществами, которые системы управления проектами могут предложить вам в вашей следующей работе.

Еще не выбрали лучшее программное обеспечение? Сделай это прямо сейчас!

Перевод Микели.