6 najlepszych systemów zarządzania projektami, które poprawią produktywność Twojego zespołu

Kiedy musisz rozpocząć nowy projekt, niezależnie od tego, czy pracujesz zespołowo, czy indywidualnie, zawsze wskazane jest prawidłowe zorganizowanie wszystkich zadań w kolejności priorytetów.

W ten sposób gwarantujesz lepszą kontrolę nad tym, co każdy członek zespołu musi zrobić, zapobiegając przeoczeniu czegoś, a za wszelką cenę możesz odrzucić zły moment w obowiązkach każdej osoby.

Dlatego dzisiaj porozmawiamy o zarządzaniu projektami.

Proponowane przeze mnie rozwiązanie to narzędzie pełniące funkcje zarządzania projektami, które ułatwi Tobie i całemu Twojemu zespołowi bardziej profesjonalną realizację nowych, proponowanych zadań.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Kontynuuj czytanie tego poradnika, który przygotowałem specjalnie dla Ciebie, w którym odpowiem na wszystkie Twoje pytania, a także pokażę najlepszych menedżerów projektów, którzy istnieją dzisiaj.

Kim jest kierownik projektu?

Po przeczytaniu wstępu do tego wpisu pewnie już wiecie mniej więcej o czym mówimy, ale dzisiaj porozmawiamy głębiej o zarządzaniu projektami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, narzędzie do organizowania pracy. Dzięki efektywnemu systemowi zarządzania projektami możesz śledzić wszystkie etapy planowania, aby Twoja praca przebiegała sprawnie.

Pracując z odpowiednim oprogramowaniem, będziesz mógł organizować i przydzielać konkretne zadania każdemu członkowi zespołu, z możliwością ustalenia limitu czasowego dla każdego etapu procesu.

Jak widać, oprogramowanie do zarządzania projektami jest najlepszą opcją pod względem podziału pracy, kontroli czasu dostaw i zwiększonej produktywności, przede wszystkim jeśli, jak wspomniałem wcześniej, pracujesz z zespołem ludzi o różnych zadaniach.

Ale chociaż większość systemów została stworzona do pracy z kilkoma osobami, możesz użyć jednego z tych programów do swoich solowych projektów, ponieważ nawet jeśli pracujesz sam, pomoże ci to zwizualizować projekt na jednej stronie, tak abyś mógł zobaczyć ile czasu masz na ukończenie każdej czynności.

Dlaczego przedsiębiorca (i prawie każdy) potrzebuje systemu do zarządzania projektami?

Teraz, gdy znasz już zalety narzędzia do zarządzania projektami, możesz się zastanawiać, dlaczego powinieneś kupić system dla swojej firmy.

Nie ma lepszego sposobu, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje wątpliwości, niż pokazanie wszystkich korzyści punkt po punkcie:

1) Bardziej zwinne zarządzanie informacjami

Ponieważ profesjonalne systemy zarządzania projektami oferują panel, na którym możesz dodać wszystkie niezbędne informacje z codziennej pracy, możesz mieć wszystko w jednym miejscu, co jest bardzo cenione. Jeśli wybierzesz idealne oprogramowanie, nie będziesz musiał otwierać kilku kart lub pracować z różnymi przeglądarkami tylko po to, aby sprawdzić status swojego projektu.

W narzędziu możesz wyróżnić to, co uważasz za najważniejsze, aby uniknąć utraty istotnych informacji, które na przykład zostały wysłane przez innego użytkownika lub e-mailem.

Nie ma wątpliwości, że oprogramowanie do zarządzania projektami uratuje Ci to zadanie, ponieważ pozwoli Ci mieć wszystkie informacje na jednym ekranie, z opcjami organizacji pracy.

2) Lepsze planowanie

Jeśli nie zaplanujesz swoich działań, będziesz ślepy. Planowanie jest kluczem do sukcesu każdego projektu, nie tylko dlatego, że będziesz w stanie określić swoje cele, ale także dlatego, że będziesz w stanie określić, która osoba w zespole będzie odpowiedzialna za każde zadanie.

Jest to jedna z głównych zalet systemu do zarządzania projektami, ponieważ za pomocą kilku kliknięć uzyskasz wiele informacji.

Będziesz mógł łatwo przypisywać obowiązki swoim pracownikom i delegować zadania, z opcjami kontrolowania wszystkiego, co się dzieje.

Niektóre narzędzia oferują ograniczniki czasu, aby zapewnić, że użytkownik zostanie powiadomiony, jeśli nie zakończy zadania w wyznaczonym czasie.

3) Większe zaufanie dla Twoich klientów

Systemy zarządzania projektami zazwyczaj oferują atrakcyjny interfejs graficzny do organizowania informacji i szybkiego przeglądania stanu zadań.

Ma to kluczowe znaczenie dla firm oferujących usługi outsourcingowe, ponieważ klient będzie mógł śledzić postępy w realizacji projektu (możesz udostępnić mu ekran lub przesłać aktualizacje i raporty, dzięki czemu wykonawca będzie mógł zobaczyć, jak się sprawy mają .)

Chociaż na początku możesz pomyśleć, że zezwalanie klientom na śledzenie projektu w czasie rzeczywistym byłoby ryzykowne, ponieważ mogliby zacząć ingerować w przepływ pracy; ważne jest, aby je aktualizować, aby mogli zobaczyć, że pracujesz.

Wyjaśnię: będziecie mieli okazję uniknąć tych długich spotkań, w których musicie tłumaczyć punkt po punkcie, jak przebiega projekt, bo oni będą mogli sami sprawdzić te informacje.

4) Rozpoznaj opłacalność projektów

Jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś rozważyć przed przyjęciem nowego projektu, jest to, jak długo będziesz musiał w niego zainwestować. W końcu czas kosztuje, a jeśli nie obliczysz, ile godzin będziesz potrzebować; możesz stracić pieniądze.

Zaletą korzystania z kierownika projektu jest to, że możesz zobaczyć w narzędziu, ile czasu spędziłeś razem z zespołem roboczym w różnych obszarach.

Dzięki temu będziesz mógł wiedzieć, czy cały czas spędzony nad projektem ma dodatni zwrot z inwestycji i zidentyfikować aspekty, które nie zadziałały, czy to z powodu błędu w planowaniu, czy po prostu dlatego, że nie wysłałeś prawidłowego budżetu do swojego klienta .

Jak pokazałem w tym artykule, systemy zarządzania projektami są najlepszą opcją do planowania pracy indywidualnej lub zespołowej, ponieważ pozwalają przewidzieć te niepowodzenia w tym zakresie.

Jako przykład: wyobraź sobie, że zaplanowałeś i wymieniłeś wszystkie zadania projektu i delegowane obowiązki każdemu użytkownikowi oraz ile czasu będą mieli na wykonanie zadań.

Jeśli wiesz, ile czasu poświęcą na wykonanie każdego zadania, poznasz całkowitą liczbę godzin potrzebnych do wykonania projektu. Dzięki tym informacjom poznasz miesięczny i całkowity koszt swojego projektu.

Zaawansowane narzędzie może udzielić wskazówek, dzięki którym możesz zdecydować, czy zaakceptować projekt, czy go odrzucić, a nawet dostosować cenę, aby naliczyć więcej za pracę.

Dobre oprogramowanie będzie niezbędne, aby zapewnić klientom uczciwą cenę.

6 najlepszych systemów zarządzania projektami, które zwiększą Twoją produktywność

Teraz, gdy znasz już wszystkie korzyści, jakie narzędzie do zarządzania projektami może zaoferować dla Twoich przyszłych projektów, powinieneś zacząć z niego korzystać.

Ale zanim zaczniesz długie poszukiwania najlepszych systemów, powiem, że wykonałem już dla Ciebie tę pracę, a tą informacją podzielę się za darmo:

1) Trello

Narzędzie do zarządzania projektami Trello nie tylko pomoże Ci w realizacji projektów roboczych, ale będzie również działać jako osobisty planista, w którym możesz organizować swoje zadania.

Poza tym pozwoli to na dodawanie pełniejszych opisów, przez to rozumiem, że możesz nawet dołączyć niektóre pliki i terminy, jeśli, jak wspomniałem wcześniej, akcja musi zostać wykonana w ograniczonym czasie.

Możesz także rozdzielić zadania według koloru lub, jeśli wolisz, według priorytetu.

To oprogramowanie jest dostępne na Androida i iOS, co oznacza, że ​​możesz monitorować swój projekt w dowolnym miejscu.

2) Żniwa

System zarządzania projektami Harvest to bez wątpienia najlepsza alternatywa dla tych, którzy potrzebują zarządzać dużymi projektami, czyli pracami, które zajmują dużo czasu.

Daje możliwość uporządkowania wszystkich zadań w kalendarzu podzielonym na tygodnie, z możliwością tworzenia codziennych zadań i wyznaczania terminu dla każdego z nich.

Coś, o czym również powinienem wspomnieć, ponieważ może to mieć znaczenie przy wyborze nowego oprogramowania, to fakt, że narzędzie to oferuje kilka opcji integracji. Możesz zintegrować go z Google Chrome, GitHub, basecamp, Asaną i Trello, o którym wspomniano wcześniej.

Ten potężny system zarządzania projektami jest dostępny na urządzenia mobilne, zarówno na Androida, jak i iOS, a także posiada narzędzie przypominające zegar, które możesz dodać do swojego komputera.

3) Aktywna współpraca

ActiveCollab to system, który zapewni Ci lepsze wrażenia użytkownika, ponieważ będziesz mieć wszystkie swoje projekty na jednym ekranie i będziesz mógł łatwo nimi zarządzać.

Kolejną wielką zaletą jest panel powiadomień, który oferuje, w którym możesz zostawiać komentarze i wchodzić w interakcje z każdym członkiem projektu.

Wreszcie oferuje również opcję tworzenia faktur z tej samej aplikacji.

Ten niesamowity system jest dostępny na urządzenia mobilne, czy to Android, iOS i komputery stacjonarne z systemami operacyjnymi Windows i MAC.

4) Uwolniony obóz

Freedcamp daje wiele możliwości przydzielania zadań, ponieważ możesz je sklasyfikować jako publiczne lub prywatne, dzięki czemu możesz mieć kontrolę nad swoimi osobistymi i zawodowymi zadaniami.

Możesz także tworzyć podzadania, a tym samym dystrybuować wszystkie swoje projekty w bardziej szczegółowy i zorganizowany sposób.

Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, to tworzenie kalendarzy miesięcznych, możliwość zaangażowania się w dyskusje między osobami w tym samym projekcie, kontrola wersji dokumentacji i śledzenie błędów.

Dostępne dla urządzeń mobilnych, systemów operacyjnych Android i IOS oraz komputerów stacjonarnych z systemem Windows.

5) Asany

Asana to narzędzie z bardzo przyjaznym interfejsem, który pozwala na podgląd wszystkich oczekujących zadań w każdym projekcie.

Asana ma wskaźnik postępu, co oznacza, że ​​będziesz mógł śledzić postępy swojego projektu i sprawdzać, czy wszystko idzie dobrze, czy też będziesz musiał przyspieszyć pracę.

Oprócz tego generuje również wykresy, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak zajęci byli członkowie zespołu podczas projektu.

Asana oferuje również integrację z kilkoma aplikacjami, łącznie około 100, w tym LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack i Dropbox.

Niewątpliwie bardzo kompletny system zarządzania projektami, oferujący wiele alternatyw. To oprogramowanie jest dostępne na urządzenia z systemem Android i iOS.

6) Todoist

Todoist to najszybszy sposób na zaplanowanie wszystkich zadań, zarówno osobistych, jak i zawodowych, z możliwością przypisania podzadań i priorytetów.

Udostępnia również wykresy, na których masz podgląd dziennej produkcji pod względem ilości zadań, a także możesz tworzyć dzienne cele lub terminy.

Może być również zintegrowany z różnymi aplikacjami, takimi jak Alexa, Dropbox, kalendarz Google, zapier, IFTT.

Nie ma jednak wątpliwości, że jedną z najlepszych cech todoist jest kompatybilność z wieloma systemami. Możesz go używać na komputerach, urządzeniach mobilnych, wtyczkach Google, wtyczkach poczty e-mail i smartwatchach. Oznacza to, że możesz uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, niezależnie od używanego urządzenia.

Wniosek

Nie ma znaczenia, czy zarządzasz zespołem z wieloma współpracownikami, czy pracujesz sam; aby stworzyć udane projekty, będziesz musiał poprawnie zorganizować wszystkie zadania.

Dlatego praca z narzędziami do zarządzania projektami sprawi, że Twoje życie stanie się znacznie wygodniejsze, przez co ogólnie będziesz miał lepszy widok na pracę.

Możesz także podzielić swoje zadania, aby ułatwić organizację zespołu, przypisując obowiązki i terminy na każdym etapie projektu. Jeśli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie do swoich potrzeb, zarządzanie zadaniami stanie się znacznie prostsze.

Praca z systemem zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla poprawy wydajności i przepływu pracy zespołu.

Skorzystaj z narzędzi, które widzieliśmy w tym poście, aby zoptymalizować swoją produktywność i wyniki.

Moją radą jest, abyś nie odkładał tego na bok i zaczął wykorzystywać wszystko, co systemy zarządzania projektami mogą ci zaoferować w następnych pracach.

Nie wybrałeś jeszcze najlepszego oprogramowania? Zrób to teraz!

Przetłumaczone przez Micheli.