Os 6 melhores sistemas de gerenciamento de projetos para melhorar a produtividade de sua equipe

Quando for necessário iniciar um novo projeto, seja em equipe ou individualmente, é sempre aconselhável organizar corretamente todas as tarefas em ordem de prioridade.

Dessa forma, você garante um maior controle sobre o que cada membro da equipe deve fazer, evitando que algo seja esquecido, e pode descartar a todo custo o mau momento nas responsabilidades de cada um.

Por isso, hoje vamos falar sobre gerenciamento de projetos.

A solução que proponho é uma ferramenta que desempenha funções de gestão de projetos, o que facilitará para você e toda a sua equipe a execução dos novos trabalhos que se propõem de forma mais profissional.

Você está interessado em saber mais sobre isso? Continue lendo este guia que preparei só para você, no qual responderei todas as suas dúvidas e também mostrarei os melhores gerentes de projetos que existem hoje.

O que é um gerente de projeto?

Depois de ler a introdução deste post, você provavelmente já sabe mais ou menos do que estamos falando, mas hoje falaremos mais a fundo sobre gerenciamento de projetos.

Software de gerenciamento de projetos, uma ferramenta para organizar seu trabalho. Com um sistema de gerenciamento de projetos eficaz, você pode acompanhar todas as etapas do seu planejamento para que o seu trabalho flua sem problemas.

Trabalhando com o software correto, você poderá organizar e atribuir tarefas específicas a cada membro de sua equipe, com opções para definir um limite de tempo para cada etapa do processo.

Como você pode ver, um software de gerenciamento de projetos é a melhor opção em termos de divisão de trabalho, controle de prazos de entrega e aumento de produtividade, principalmente se, como mencionei antes, você trabalha com uma equipe de pessoas com atribuições diferentes.

Mas embora a maioria dos sistemas tenham sido criados para trabalhar com várias pessoas, você pode usar um desses softwares para seus projetos solo, pois, mesmo que trabalhe sozinho, ele o ajudará a visualizar o projeto em uma única página, para que você possa ver quanto tempo você tem para terminar cada atividade.

Por que um empresário (e quase qualquer pessoa) precisa de um sistema de gerenciamento de projetos?

Agora que você conhece os benefícios de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, pode estar se perguntando por que deveria adquirir um sistema para sua empresa.

Não há melhor maneira de responder a todas as suas preocupações do que mostrar todos os benefícios ponto a ponto:

1) Gerenciamento de informações mais ágil

Visto que os sistemas profissionais de gerenciamento de projetos oferecem um painel no qual você pode adicionar todas as informações necessárias do seu trabalho diário, você pode ter tudo em um só lugar, o que é muito apreciado. Se você selecionar o software perfeito, não terá que abrir várias abas ou trabalhar com diferentes navegadores apenas para verificar o status do seu projeto.

Na ferramenta, você pode destacar o que considera mais importante para não perder alguma informação relevante que, por exemplo, foi enviada por outro usuário ou por e-mail.

Não há dúvidas de que um software de gerenciamento de projetos irá lhe poupar essa tarefa, pois permitirá que você tenha todas as informações em uma tela, com opções para organizar o seu fluxo de trabalho.

2) Melhor planejamento

Se você não planejar suas ações, ficará cego. O planejamento é a chave para o sucesso de qualquer projeto, não só porque você poderá definir seus objetivos, mas também porque poderá determinar qual pessoa da equipe será responsável por cada tarefa.

Esta é uma das principais vantagens de um sistema de gerenciamento de projetos, pois você terá muitas informações em apenas alguns cliques.

Você poderá atribuir responsabilidades a sua equipe e delegar tarefas facilmente, com opções para controlar tudo o que está acontecendo.

Algumas ferramentas oferecem limitadores de tempo para garantir que o usuário seja notificado caso não conclua a tarefa no tempo estipulado.

3) Mais confiança para seus clientes

Os sistemas de gerenciamento de projetos geralmente oferecem uma interface gráfica atraente para organizar informações e revisar o status da tarefa rapidamente.

Isso é fundamental para as empresas que oferecem serviços de terceirização, pois o cliente poderá acompanhar o andamento do projeto (você pode compartilhar a tela com eles ou enviar atualizações e relatórios, para que o contratante possa ver como estão as coisas .)

Embora, a princípio, você possa pensar que seria arriscado permitir que os clientes acompanhassem o projeto em tempo real, pois eles poderiam começar a interferir no seu fluxo de trabalho; é essencial mantê-los atualizados para que vejam que você está trabalhando.

Explico: você terá a oportunidade de evitar aquelas longas reuniões em que terá que explicar como está o andamento do projeto ponto a ponto, pois eles poderão verificar essas informações por conta própria.

4) Reconhecer a rentabilidade dos projetos

Uma das primeiras coisas que você deve considerar antes de aceitar um novo projeto é quanto tempo terá para investir nele. Afinal, tempo custa dinheiro e se você não calcular o número de horas de que precisará; você pode perder dinheiro.

A vantagem de usar um gerente de projetos é que você pode ver na ferramenta quanto tempo passou junto com a equipe de trabalho nas diferentes áreas.

Com isso, você poderá saber se todo o tempo gasto no projeto tem um ROI positivo e identificar aspectos que não funcionaram, seja por um erro de planejamento ou porque você simplesmente não enviou o orçamento correto para o seu cliente .

Como mostrei ao longo deste artigo, os sistemas de gerenciamento de projetos são a melhor opção para o planejamento individual ou em equipe, pois permitem antecipar esses contratempos a esse respeito.

Como exemplo: imagine que você planejou e listou todas as tarefas do projeto e delegou responsabilidades a cada usuário e quanto tempo eles terão para concluir as tarefas.

Se você souber quanto tempo eles dedicarão para concluir cada tarefa, saberá o total de horas necessárias para concluir o projeto. Com essas informações, você saberá o custo mensal e total do seu projeto.

Uma ferramenta avançada pode lhe dar orientações para que você decida se aceita ou recusa o projeto, ou ainda ajusta o preço para cobrar mais pela obra.

Um bom software será vital para garantir que cobrará de seus clientes um preço justo.

6 melhores sistemas de gerenciamento de projetos para aumentar sua produtividade

Agora que você sabe todos os benefícios que uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode oferecer para seus projetos futuros, deve estar ansioso para começar a usar uma.

Mas antes de iniciar uma longa busca para encontrar os melhores sistemas, deixe-me dizer que já fiz este trabalho para você e vou compartilhar esta informação gratuitamente:

1) Trello

A ferramenta de gerenciamento de projetos Trello não só o ajudará a realizar seus projetos de trabalho, mas também funcionará como um planejador pessoal no qual você poderá organizar suas tarefas.

Além disso, permitirá que você adicione descrições mais completas, com isso quero dizer que você pode até anexar alguns arquivos e datas de vencimento, se, como mencionei anteriormente, uma ação deve ser concluída em um período de tempo limitado.

Você também pode separar as tarefas por cor ou, se preferir, por prioridade.

Este software está disponível para Android e iOS, o que significa que você pode monitorar seu projeto em qualquer lugar.

2) Colheita

O sistema de gerenciamento de projetos Harvest é, sem dúvida, a melhor alternativa para quem precisa gerenciar grandes projetos, ou seja, trabalhos que demoram muito.

Oferece a possibilidade de organizar todas as tarefas em um calendário dividido em semanas, com opções para criar tarefas diárias e definir um prazo para cada uma delas.

Algo que também devo mencionar, pois pode fazer a diferença na hora de escolher um novo software, é o fato dessa ferramenta oferecer várias opções de integração. Você pode integrá-lo com Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana e Trello, este último mencionado anteriormente.

Este poderoso sistema de gerenciamento de projetos está disponível para dispositivos móveis, tanto para Android quanto para iOS, e também possui uma ferramenta tipo cronômetro que você pode adicionar ao seu computador.

3) ActiveCollab

ActiveCollab é o sistema que lhe proporcionará uma melhor experiência de usuário já que terá todos os seus projetos em uma tela e poderá administrá-los facilmente.

Outra grande vantagem é o painel de notificação que oferece, onde você pode deixar comentários e interagir com cada um dos integrantes do projeto.

Por fim, também oferece a opção de criar notas fiscais a partir do mesmo aplicativo.

Este incrível sistema está disponível para dispositivos móveis, seja Android, iOS e desktops com sistemas operacionais Windows e MAC.

4) Freedcamp

O Freedcamp dá-lhe muitas possibilidades de atribuição de tarefas, já que pode classificá-las em públicas ou privadas para que possa ter o controlo das suas tarefas pessoais e profissionais.

Você também pode criar subtarefas e, assim, distribuir todos os seus projetos de uma forma mais específica e organizada.

Outros fatores a serem considerados seriam a criação de calendários mensais, a opção de se envolver em discussões entre pessoas no mesmo projeto, controle de versão para documentação e rastreamento de erros.

Disponível para dispositivos móveis, para sistemas operacionais Android e IOS e para desktops que executam windows.

5) Asana

Asana é uma ferramenta com uma interface muito amigável, que permite visualizar todas as tarefas pendentes em cada projeto.

O Asana tem um indicador de progresso, o que significa que você poderá acompanhar o andamento do seu projeto e ver se as coisas estão indo bem ou se terá que acelerar o trabalho.

Além disso, também gera gráficos, para que você possa ver o quão ocupados os membros da equipe estiveram durante o projeto.

O Asana também oferece integração com vários aplicativos, cerca de 100 no total, incluindo LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack e Dropbox.

Sem dúvida, um sistema de gerenciamento de projetos muito completo, oferecendo muitas alternativas. Este software está disponível para dispositivos Android e iOS.

6) Todoist

Todoist é a maneira mais rápida de agendar todas as suas tarefas, tanto pessoais quanto profissionais, com a opção de atribuir subtarefas e prioridades.

Também fornece gráficos, nos quais você tem uma visão da produção diária em termos de quantidade de tarefas, e também pode criar metas diárias ou prazos.

Também pode ser integrado a vários aplicativos, como Alexa, Dropbox, Google calendar, zapier e IFTT.

Mas não há dúvida de que uma das melhores características do todoist é a compatibilidade com vários sistemas. Você pode usá-lo em computadores, dispositivos móveis, plug-ins do Google, plug-ins de e-mail e smartwatches. Isso significa que você pode acessá-lo de qualquer lugar, independentemente do dispositivo que estiver usando.

Conclusão

Não importa se você está gerenciando uma equipe com vários colaboradores ou trabalhando sozinho; para criar projetos de sucesso, você precisará organizar todas as tarefas corretamente.

É por isso que trabalhar com ferramentas de gerenciamento de projetos deixará sua vida muito mais confortável, com isso quero dizer que você terá uma visão melhor do trabalho em geral.

Você também pode subdividir suas tarefas para facilitar a organização da equipe, atribuindo responsabilidades e prazos para cada etapa do projeto. Se você selecionar o software correto para suas necessidades, gerenciar suas tarefas se tornará muito mais fácil.

Trabalhar com um sistema de gerenciamento de projetos é vital para melhorar o desempenho e o fluxo de trabalho de sua equipe.

Portanto, aproveite as ferramentas que vimos neste post para otimizar sua produtividade e resultados.

Minha recomendação é que você não continue deixando isso de lado e comece a aproveitar tudo o que os sistemas de gerenciamento de projetos podem lhe oferecer em seus próximos empregos.

Ainda não escolheu o melhor software? Faça isso agora mesmo!

Traduzido por Micheli.