Die 6 besten Projektmanagementsysteme zur Verbesserung der Produktivität Ihres Teams

Wenn Sie ein neues Projekt starten müssen, sei es im Team oder einzeln, ist es immer ratsam, alle Aufgaben richtig nach Priorität zu ordnen.

Auf diese Weise garantieren Sie eine bessere Kontrolle darüber, was jedes Teammitglied tun muss, verhindern, dass etwas übersehen wird, und Sie können das schlechte Timing in den Verantwortlichkeiten jeder Person um jeden Preis verwerfen.

Deshalb sprechen wir heute über Projektmanagement.

Die von mir vorgeschlagene Lösung ist ein Tool, das die Funktionen des Projektmanagements übernimmt, das es Ihnen und Ihrem gesamten Team erleichtert, die vorgeschlagenen neuen Aufgaben professioneller auszuführen.

Sind Sie daran interessiert, mehr darüber zu erfahren? Lesen Sie weiter diesen Leitfaden, den ich nur für Sie erstellt habe, in dem ich alle Ihre Fragen beantworte und Ihnen auch die besten Projektmanager zeige, die es heute gibt.

Was ist ein Projektmanager?

Nachdem Sie die Einleitung zu diesem Beitrag gelesen haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits mehr oder weniger, wovon wir sprechen, aber heute werden wir tiefer über Projektmanagement sprechen.

Projektmanagement-Software, ein Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit. Mit einem effektiven Projektmanagementsystem können Sie alle Phasen Ihrer Planung verfolgen, damit Ihre Arbeit reibungslos abläuft.

Wenn Sie mit der richtigen Software arbeiten, können Sie jedem Mitglied Ihres Teams bestimmte Aufgaben organisieren und zuweisen, mit der Möglichkeit, für jeden Schritt des Prozesses ein Zeitlimit festzulegen.

Wie Sie sehen, ist eine Projektmanagement-Software die beste Option in Bezug auf Arbeitsteilung, Kontrolle der Lieferzeiten und Produktivitätssteigerung, vor allem dann, wenn Sie, wie bereits erwähnt, mit einem Team von Menschen mit unterschiedlichen Aufgaben arbeiten.

Aber obwohl die meisten Systeme für die Arbeit mit mehreren Personen geschaffen wurden, können Sie eine dieser Software für Ihre Soloprojekte verwenden, denn auch wenn Sie alleine arbeiten, wird es Ihnen helfen, das Projekt auf einer einzigen Seite zu visualisieren, damit Sie es sehen können wie viel Zeit Sie für jede Aktivität haben.

Warum braucht ein Unternehmer (und fast jeder) ein Projektmanagementsystem?

Nachdem Sie nun die Vorteile eines Projektmanagement-Tools kennen, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie sich ein System für Ihr Unternehmen anschaffen sollten.

Es gibt keinen besseren Weg, all Ihre Bedenken zu beantworten, als alle Vorteile Punkt für Punkt aufzuzeigen:

1) Agileres Informationsmanagement

Da professionelle Projektmanagementsysteme ein Panel bieten, auf dem Sie alle notwendigen Informationen aus Ihrer täglichen Arbeit hinterlegen können, haben Sie alles an einem Ort, was sehr geschätzt wird. Wenn Sie die perfekte Software auswählen, müssen Sie nicht mehrere Registerkarten öffnen oder mit verschiedenen Browsern arbeiten, nur um den Status Ihres Projekts zu überprüfen.

Im Tool können Sie hervorheben, was Ihnen am wichtigsten ist, damit keine relevanten Informationen verloren gehen, die beispielsweise von einem anderen Benutzer oder per E-Mail gesendet wurden.

Es besteht kein Zweifel, dass Ihnen eine Projektmanagement-Software diese Aufgabe erspart, da Sie alle Informationen auf einem Bildschirm mit Optionen zur Organisation Ihres Workflows haben.

2) Bessere Planung

Wenn Sie Ihre Handlungen nicht planen, werden Sie blind sein. Planung ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts, nicht nur, weil Sie Ihre Ziele festlegen können, sondern auch, weil Sie bestimmen können, welche Person im Team für jede Aufgabe verantwortlich ist.

Dies ist einer der Hauptvorteile eines Projektmanagementsystems, da Sie mit wenigen Klicks viele Informationen haben.

Sie können Ihren Mitarbeitern Verantwortlichkeiten zuweisen und Aufgaben einfach delegieren, mit Optionen, um alles zu kontrollieren, was passiert.

Einige Tools bieten Zeitbegrenzer, um sicherzustellen, dass der Benutzer benachrichtigt wird, wenn er die Aufgabe nicht innerhalb der festgelegten Zeit erledigt.

3) Mehr Vertrauen für Ihre Kunden

Projektmanagementsysteme bieten normalerweise eine attraktive grafische Oberfläche, um Informationen zu organisieren und den Aufgabenstatus schnell zu überprüfen.

Dies ist für Unternehmen, die Outsourcing-Dienste anbieten, von entscheidender Bedeutung, da der Kunde den Fortschritt des Projekts verfolgen kann (Sie können den Bildschirm mit ihnen teilen oder Updates und Berichte senden, damit der Auftragnehmer sehen kann, wie die Dinge laufen .)

Obwohl Sie zunächst vielleicht denken, dass es riskant wäre, Kunden zu erlauben, das Projekt in Echtzeit zu verfolgen, da sie Ihren Arbeitsablauf stören könnten. Es ist wichtig, sie auf dem neuesten Stand zu halten, damit sie sehen können, dass Sie arbeiten.

Ich erkläre es Ihnen : Sie haben die Möglichkeit, die langen Meetings zu vermeiden, in denen Sie Punkt für Punkt erklären müssen, wie das Projekt voranschreitet, da sie diese Informationen selbst überprüfen können.

4) Erkennen Sie die Rentabilität von Projekten

Eines der ersten Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie ein neues Projekt annehmen, ist, wie lange Sie darin investieren müssen. Denn Zeit kostet Geld, und wenn man die benötigte Stundenzahl nicht einkalkuliert; Sie könnten Geld verlieren.

Der Vorteil bei der Verwendung eines Projektmanagers besteht darin, dass Sie im Tool sehen können, wie viel Zeit Sie gemeinsam mit dem Arbeitsteam in verschiedenen Bereichen verbracht haben.

Auf diese Weise können Sie feststellen, ob die gesamte für das Projekt aufgewendete Zeit einen positiven ROI hat und Aspekte identifizieren, die nicht funktioniert haben, entweder aufgrund eines Planungsfehlers oder weil Sie Ihrem Kunden einfach nicht das richtige Budget gesendet haben .

Wie ich in diesem Artikel gezeigt habe, sind Projektmanagementsysteme die beste Option für die Planung von Einzel- oder Teamarbeit, da Sie diese Rückschläge in dieser Hinsicht antizipieren können.

Als Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Aufgaben des Projekts geplant und aufgelistet und die Verantwortlichkeiten an jeden Benutzer delegiert und wie viel Zeit er für die Erledigung der Aufgaben haben wird.

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit sie für die Erledigung jeder Aufgabe aufwenden werden, kennen Sie die Gesamtstunden, die für den Abschluss des Projekts benötigt werden. Mit diesen Informationen kennen Sie die monatlichen und die Gesamtkosten Ihres Projekts.

Ein erweitertes Tool kann Ihnen Anweisungen geben, damit Sie entscheiden können, ob Sie das Projekt annehmen oder ablehnen, oder sogar Ihren Preis anpassen, um mehr für die Arbeit zu verlangen.

Eine gute Software ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden einen fairen Preis berechnen.

6 beste Projektmanagementsysteme zur Steigerung Ihrer Produktivität

Jetzt, da Sie alle Vorteile kennen, die ein Projektmanagement-Tool für Ihre zukünftigen Projekte bieten kann, sollten Sie sofort damit beginnen, eines zu verwenden.

Aber bevor Sie eine lange Suche beginnen, um die besten Systeme zu finden, lassen Sie mich sagen, dass ich diese Arbeit bereits für Sie erledigt habe und diese Informationen kostenlos weitergeben werde:

1) Trello

Das Trello-Projektmanagement-Tool hilft Ihnen nicht nur bei der Durchführung Ihrer Arbeitsprojekte, sondern fungiert auch als persönlicher Planer, in dem Sie Ihre Aufgaben organisieren können.

Darüber hinaus können Sie vollständigere Beschreibungen hinzufügen, dh Sie können sogar einige Dateien und Fälligkeitsdaten anhängen, wenn, wie bereits erwähnt, eine Aktion in einem begrenzten Zeitraum abgeschlossen werden muss.

Sie können Aufgaben auch nach Farbe oder, wenn Sie es vorziehen, nach Priorität trennen.

Diese Software ist für Android und iOS verfügbar, sodass Sie Ihr Projekt überall überwachen können.

2) Ernte

Das Harvest-Projektmanagementsystem ist zweifellos die beste Alternative für diejenigen, die große Projekte verwalten müssen, dh Jobs, die lange dauern.

Es bietet die Möglichkeit, alle Aufgaben in einem in Wochen unterteilten Kalender zu organisieren, mit der Möglichkeit, tägliche Aufgaben zu erstellen und für jede einzelne eine Frist festzulegen.

Was ich auch erwähnen sollte, da es bei der Auswahl einer neuen Software einen Unterschied machen kann, ist die Tatsache, dass dieses Tool mehrere Integrationsmöglichkeiten bietet. Sie können es in Google Chrome, GitHub, Basecamp, Asana und Trello integrieren, letzteres bereits erwähnt.

Dieses leistungsstarke Projektmanagementsystem ist für mobile Geräte sowohl für Android als auch für iOS verfügbar und verfügt auch über ein Timer-ähnliches Tool, das Sie Ihrem Computer hinzufügen können.

3) ActiveCollab

ActiveCollab ist das System, das Ihnen eine bessere Benutzererfahrung bietet, da Sie alle Ihre Projekte auf einem Bildschirm haben und sie einfach verwalten können.

Ein weiterer großer Vorteil ist das Benachrichtigungsfeld, in dem Sie Kommentare hinterlassen und mit jedem Mitglied des Projekts interagieren können.

Schließlich bietet es auch die Möglichkeit, Rechnungen aus derselben Anwendung zu erstellen.

Dieses unglaubliche System ist für mobile Geräte verfügbar, sei es Android, iOS und Desktops mit Windows- und MAC-Betriebssystemen.

4) Freedcamp

Freedcamp bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Aufgaben zuzuweisen, da Sie diese als öffentlich oder privat klassifizieren können, damit Sie die Kontrolle über Ihre persönlichen und beruflichen Aufgaben haben.

Sie können auch Teilaufgaben erstellen und so alle Ihre Projekte gezielter und organisierter verteilen.

Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind die Erstellung von Monatskalendern, die Möglichkeit, Diskussionen zwischen Personen desselben Projekts zu führen, die Versionskontrolle für die Dokumentation und die Fehlerverfolgung.

Verfügbar für mobile Geräte, für Android- und IOS-Betriebssysteme und für Desktops, auf denen Windows ausgeführt wird.

5) Asana

Asana ist ein Tool mit einer sehr benutzerfreundlichen Oberfläche, mit der Sie alle anstehenden Aufgaben in jedem Projekt anzeigen können.

Asana hat eine Fortschrittsanzeige, was bedeutet, dass Sie den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen und sehen können, ob die Dinge gut laufen oder ob Sie die Arbeit beschleunigen müssen.

Darüber hinaus generiert es auch Grafiken, damit Sie sehen können, wie beschäftigt die Teammitglieder während des Projekts waren.

Asana bietet auch die Integration mit mehreren Anwendungen, insgesamt etwa 100, darunter LinkedIn, Gmail, Google Docs, Slack und Dropbox.

Zweifellos ein sehr komplettes Projektmanagementsystem, das viele Alternativen bietet. Diese Software ist für Android- und iOS-Geräte verfügbar.

6) Todoist

Todoist ist der schnellste Weg, um alle deine persönlichen und beruflichen Aufgaben zu planen, mit der Option, Teilaufgaben und Prioritäten zuzuweisen.

Es bietet auch Grafiken, in denen Sie die tägliche Produktion in Bezug auf die Anzahl der Aufgaben einsehen und auch Tagesziele oder Fristen erstellen können.

Es kann auch in verschiedene Anwendungen wie Alexa, Dropbox, Google Kalender, Zapier und IFTT integriert werden.

Aber es besteht kein Zweifel, dass eine der besten Eigenschaften von Todoist die Kompatibilität mit zahlreichen Systemen ist. Sie können es auf Computern, Mobilgeräten, Google-Plug-Ins, E-Mail-Plug-Ins und Smartwatches verwenden. Das bedeutet, dass Sie von überall darauf zugreifen können, unabhängig vom verwendeten Gerät.

Abschluss

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Team mit mehreren Mitarbeitern verwalten oder alleine arbeiten; Um erfolgreiche Projekte zu erstellen, müssen Sie alle Aufgaben richtig organisieren.

Deshalb wird die Arbeit mit Projektmanagement-Tools Ihr Leben viel angenehmer machen, das heißt, Sie haben einen besseren Überblick über die Arbeit im Allgemeinen.

Sie können Ihre Aufgaben auch unterteilen, um die Organisation des Teams zu erleichtern, indem Sie Verantwortlichkeiten und Fristen für jede Projektphase zuweisen. Wenn Sie die richtige Software für Ihre Anforderungen auswählen, wird die Verwaltung Ihrer Aufgaben viel einfacher.

Die Arbeit mit einem Projektmanagementsystem ist entscheidend für die Verbesserung der Leistung und des Arbeitsablaufs Ihres Teams.

Nutzen Sie also die Tools, die wir in diesem Beitrag gesehen haben, um Ihre Produktivität und Ergebnisse zu optimieren.

Meine Empfehlung ist, dass Sie dies nicht weiter beiseite legen und bei Ihren nächsten Jobs alles nutzen, was Ihnen Projektmanagementsysteme bieten können.

Sie haben sich noch nicht für die beste Software entschieden? Mach es jetzt!

Übersetzt von Michel.