ระบบการจัดการโครงการที่ดีที่สุด 6 ระบบเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ

เมื่อคุณต้องเริ่มโครงการใหม่ ไม่ว่าจะทำงานเป็นทีมหรือเป็นรายบุคคล ขอแนะนำให้จัดระเบียบงานทั้งหมดให้ถูกต้องตามลำดับความสำคัญเสมอ

ด้วยวิธีนี้ คุณรับประกันว่าจะควบคุมสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องทำได้ดีขึ้น ป้องกันบางสิ่งจากการถูกมองข้าม และคุณสามารถละทิ้งช่วงเวลาที่ไม่ดีในความรับผิดชอบของแต่ละคนด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด

นั่นคือเหตุผลที่วันนี้เราจะพูดถึงการจัดการโครงการ

โซลูชันที่ฉันเสนอคือเครื่องมือที่ทำหน้าที่ในการจัดการโครงการ ซึ่งจะช่วยให้คุณและทีมงานทั้งหมดของคุณดำเนินงานใหม่ที่ได้รับการเสนออย่างมืออาชีพได้ง่ายขึ้น

คุณสนใจที่จะทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? อ่านคู่มือนี้ต่อไปซึ่งฉันเตรียมไว้สำหรับคุณโดยเฉพาะ ซึ่งฉันจะตอบคำถามของคุณทั้งหมดและแสดงผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดที่มีอยู่ในปัจจุบันให้คุณดู

ผู้จัดการโครงการคืออะไร?

หลังจากอ่านบทนำของโพสต์นี้แล้ว คุณอาจรู้อยู่แล้วว่าเรากำลังพูดถึงอะไรอยู่ไม่มากก็น้อย แต่วันนี้เราจะมาพูดถึงการจัดการโครงการอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือสำหรับการจัดระเบียบงานของคุณ ด้วยระบบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถปฏิบัติตามทุกขั้นตอนของการวางแผนเพื่อให้งานของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

หากคุณทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง คุณจะสามารถจัดระเบียบและมอบหมายงานเฉพาะให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณได้ พร้อมตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าการจำกัดเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

อย่างที่คุณเห็น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในแง่ของการแบ่งงาน การควบคุมเวลาการส่งมอบ และประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น โดยหลักแล้ว หากคุณทำงานกับทีมที่มีงานมอบหมายต่างกัน ตามที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

แต่ถึงแม้ว่าระบบส่วนใหญ่จะสร้างขึ้นเพื่อทำงานกับคนหลายคน คุณสามารถใช้หนึ่งในซอฟต์แวร์นี้สำหรับโครงการเดี่ยวของคุณได้ เพราะแม้ว่าคุณจะทำงานคนเดียว มันจะช่วยให้คุณเห็นภาพโครงการในหน้าเดียว เพื่อให้คุณมองเห็น คุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำกิจกรรมแต่ละอย่างให้เสร็จ

ทำไมผู้ประกอบการ (และเกือบทุกคน) ถึงต้องการระบบการจัดการโครงการ?

เมื่อคุณทราบประโยชน์ของเครื่องมือการจัดการโครงการแล้ว คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณควรมีระบบสำหรับบริษัทของคุณ

ไม่มีวิธีใดที่จะตอบข้อกังวลทั้งหมดของคุณได้ดีไปกว่าการแสดงผลประโยชน์ทั้งหมดทีละประเด็น:

1) การจัดการข้อมูลที่คล่องตัวมากขึ้น

เนื่องจากระบบการจัดการโครงการแบบมืออาชีพมีแผงที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจากงานประจำวันของคุณ คุณจึงสามารถมีทุกอย่างในที่เดียวซึ่งได้รับการชื่นชมอย่างมาก หากคุณเลือกซอฟต์แวร์ที่สมบูรณ์แบบ คุณจะไม่ต้องเปิดหลายแท็บหรือทำงานกับเบราว์เซอร์ต่างๆ เพื่อตรวจสอบสถานะของโครงการของคุณ

ในเครื่องมือ คุณสามารถเน้นย้ำสิ่งที่คุณถือว่าสำคัญที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ถูกส่งโดยผู้ใช้รายอื่นหรือทางอีเมล

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยคุณประหยัดงานนี้ เนื่องจากจะช่วยให้คุณมีข้อมูลทั้งหมดบนหน้าจอเดียว พร้อมตัวเลือกในการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของคุณ

2) การวางแผนที่ดีขึ้น

ถ้าคุณไม่วางแผนการกระทำของคุณ คุณจะตาบอด การวางแผนเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการใดๆ ไม่เพียงเพราะคุณจะสามารถกำหนดเป้าหมายได้ แต่ยังเป็นเพราะคุณจะสามารถกำหนดได้ว่าบุคคลใดในทีมจะรับผิดชอบงานแต่ละงาน

นี่เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของระบบการจัดการโครงการ เนื่องจากคุณจะมีข้อมูลมากมายในไม่กี่คลิก

คุณจะสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานและมอบหมายงานได้อย่างง่ายดาย พร้อมตัวเลือกในการควบคุมทุกสิ่งที่เกิดขึ้น

เครื่องมือบางอย่างมีตัวจำกัดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้จะได้รับแจ้งหากเขาทำงานไม่เสร็จภายในเวลาที่กำหนด

3) เพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้าของคุณ

ระบบการจัดการโครงการมักจะมีส่วนต่อประสานกราฟิกที่น่าสนใจเพื่อจัดระเบียบข้อมูลและตรวจทานสถานะงานอย่างรวดเร็ว

นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่ให้บริการเอาท์ซอร์ส เนื่องจากลูกค้าจะสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการได้ (คุณสามารถแชร์หน้าจอกับพวกเขาหรือส่งการอัปเดตและรายงานเพื่อให้ผู้รับเหมาสามารถดูว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไร .)

แม้ว่าในตอนแรก คุณอาจคิดว่ามันมีความเสี่ยงที่จะให้ลูกค้าติดตามโครงการแบบเรียลไทม์ เนื่องจากพวกเขาอาจเริ่มรบกวนเวิร์กโฟลว์ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องคอยอัปเดตอยู่เสมอเพื่อให้พวกเขาเห็นว่าคุณกำลังทำงานอยู่

ฉันจะอธิบาย: คุณจะมีโอกาสหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยาวนานซึ่งคุณต้องอธิบายว่าโครงการมีความคืบหน้าไปทีละจุดอย่างไร เนื่องจากพวกเขาจะสามารถตรวจสอบข้อมูลนี้ได้ด้วยตนเอง

4) ตระหนักถึงความสามารถในการทำกำไรของโครงการ

สิ่งแรกที่คุณควรพิจารณาก่อนยอมรับโครงการใหม่คือระยะเวลาที่คุณจะต้องลงทุนในโครงการนี้ ท้ายที่สุด เวลาก็ใช้เงิน และถ้าคุณไม่คำนวณจำนวนชั่วโมงที่คุณต้องการ คุณอาจสูญเสียเงิน

ข้อดีของการใช้ผู้จัดการโครงการคือ คุณสามารถเห็นในเครื่องมือว่าคุณใช้เวลาร่วมกับทีมงานในด้านต่างๆ นานเท่าใด

ด้วยสิ่งนี้ คุณจะสามารถทราบได้ว่าเวลาทั้งหมดที่ใช้ในโครงการมี ROI ในเชิงบวกหรือไม่ และระบุด้านที่ไม่ได้ผล อันเนื่องมาจากข้อผิดพลาดในการวางแผนหรือเพราะคุณเพียงแค่ไม่ได้ส่งงบประมาณที่ถูกต้องให้กับลูกค้าของคุณ .

ตามที่ฉันได้แสดงให้เห็นในบทความนี้ ระบบการจัดการโครงการเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการวางแผนรายบุคคลหรือการทำงานเป็นทีม เนื่องจากระบบเหล่านี้ช่วยให้คุณคาดการณ์ถึงความพ่ายแพ้ในเรื่องนี้ได้

ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าคุณวางแผนและระบุงานทั้งหมดของโครงการและความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้กับผู้ใช้แต่ละราย และเวลาที่พวกเขาจะต้องทำงานให้เสร็จ

ถ้าคุณรู้ว่าพวกเขาจะอุทิศเวลาให้กับแต่ละงานมากน้อยเพียงใด คุณจะรู้จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะทราบค่าใช้จ่ายรายเดือนและค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการของคุณ

เครื่องมือขั้นสูงสามารถให้คำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะยอมรับโครงการหรือปฏิเสธโครงการ หรือแม้กระทั่งปรับราคาของคุณเพื่อเรียกเก็บเงินเพิ่มสำหรับงาน

ซอฟต์แวร์ที่ดีมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในราคายุติธรรม

6 ระบบการจัดการโครงการที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ

เมื่อคุณทราบถึงประโยชน์ทั้งหมดที่เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถนำเสนอสำหรับโครงการในอนาคตของคุณแล้ว คุณควรกระตือรือร้นที่จะเริ่มใช้งาน

แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มค้นหาระบบที่ดีที่สุดเป็นเวลานาน ให้ฉันบอกว่าฉันได้ทำงานนี้ให้คุณแล้ว และฉันจะแบ่งปันข้อมูลนี้ฟรี:

1) Trello

เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ Trello ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำโปรเจกต์งานของคุณสำเร็จเท่านั้น แต่ยังทำงานเป็นนักวางแผนส่วนบุคคลด้วย ซึ่งคุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณได้

นอกจากนั้น มันยังช่วยให้คุณเพิ่มคำอธิบายที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยที่ฉันหมายความว่าคุณสามารถแนบไฟล์บางไฟล์และวันครบกำหนดได้ หากการดำเนินการต้องเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่จำกัดดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

คุณยังสามารถแยกงานตามสีหรือตามลำดับความสำคัญได้หากต้องการ

ซอฟต์แวร์นี้พร้อมใช้งานสำหรับ Android และ iOS ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตรวจสอบโครงการของคุณได้ทุกที่

2) เก็บเกี่ยว

ระบบการจัดการโครงการของ Harvest เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการจัดการโครงการขนาดใหญ่อย่างไม่ต้องสงสัย นั่นคืองานที่ใช้เวลานาน

เสนอความเป็นไปได้ในการจัดระเบียบงานทั้งหมดในปฏิทินโดยแบ่งเป็นสัปดาห์ พร้อมตัวเลือกในการสร้างงานประจำวันและกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละรายการ

สิ่งที่ฉันควรพูดถึงด้วย เนื่องจากสามารถสร้างความแตกต่างในการเลือกซอฟต์แวร์ใหม่ได้ คือความจริงที่ว่าเครื่องมือนี้มีตัวเลือกการผสานการทำงานหลายอย่าง คุณสามารถรวมเข้ากับ Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana และ Trello ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

ระบบการจัดการโปรเจ็กต์อันทรงพลังนี้ใช้ได้กับอุปกรณ์พกพา ทั้งสำหรับ Android และ iOS และยังมีเครื่องมือที่คล้ายกับตัวจับเวลาที่คุณสามารถเพิ่มลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้

3) ActiveCollab

ActiveCollab เป็นระบบที่จะมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้นให้กับคุณ เนื่องจากคุณจะมีโครงการทั้งหมดของคุณบนหน้าจอเดียวและจะสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

ข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือแผงการแจ้งเตือนที่มีให้ ซึ่งคุณสามารถแสดงความคิดเห็นและโต้ตอบกับสมาชิกแต่ละคนของโครงการได้

สุดท้ายนี้ยังมีตัวเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้จากแอปพลิเคชันเดียวกัน

ระบบที่เหลือเชื่อนี้พร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์พกพา ไม่ว่าจะเป็น Android, iOS และเดสก์ท็อปที่มีระบบปฏิบัติการ Windows และ MAC

4) Freedcamp

Freedcamp จะทำให้คุณมีโอกาสมากมายในการมอบหมายงาน เนื่องจากคุณสามารถจัดประเภทงานเป็นแบบสาธารณะหรือแบบส่วนตัว เพื่อให้คุณสามารถควบคุมงานส่วนตัวและงานอาชีพของคุณได้

คุณยังสามารถสร้างงานย่อย และกระจายโครงการทั้งหมดของคุณด้วยวิธีที่เฉพาะเจาะจงและเป็นระเบียบมากขึ้น

ปัจจัยอื่นๆ ที่ควรพิจารณาคือการสร้างปฏิทินรายเดือน ตัวเลือกในการอภิปรายระหว่างบุคคลในโครงการเดียวกัน การควบคุมเวอร์ชันสำหรับเอกสารประกอบ และการติดตามข้อผิดพลาด

ใช้ได้กับอุปกรณ์พกพา สำหรับระบบปฏิบัติการ Android และ IOS และสำหรับเดสก์ท็อปที่ใช้ Windows

5) อาสนะ

Asana เป็นเครื่องมือที่มีอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรมาก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดูงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดในแต่ละโครงการ

อาสนะมีตัวบ่งชี้ความคืบหน้า ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณและดูว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นไปด้วยดีหรือว่าคุณจะต้องเร่งงานให้เร็วขึ้น

นอกจากนั้น มันยังสร้างกราฟด้วย คุณจึงสามารถดูได้ว่าสมาชิกในทีมยุ่งแค่ไหนในระหว่างโครงการ

Asana ยังเสนอการผสานรวมกับแอปพลิเคชันต่างๆ รวมประมาณ 100 รายการ รวมถึง LinkedIn, Gmail, Google docs, Slack และ Dropbox

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบการจัดการโครงการที่สมบูรณ์มาก มีทางเลือกมากมาย ซอฟต์แวร์นี้พร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์ Android และ iOS

6) Todoist

Todoist เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจัดกำหนดการงานทั้งหมดของคุณ ทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพ พร้อมตัวเลือกในการมอบหมายงานย่อยและลำดับความสำคัญ

นอกจากนี้ยังมีกราฟ ซึ่งคุณสามารถดูการผลิตรายวันในแง่ของจำนวนงาน และคุณยังสามารถสร้างเป้าหมายรายวันหรือกำหนดเวลาได้อีกด้วย

นอกจากนี้ยังสามารถรวมเข้ากับแอพพลิเคชั่นต่างๆ เช่น Alexa, Dropbox, Google ปฏิทิน, zapier และ IFTT

แต่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าหนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ todoist คือความเข้ากันได้กับระบบต่างๆ มากมาย คุณสามารถใช้บนคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์เคลื่อนที่ ปลั๊กอินของ Google ปลั๊กอินอีเมล และสมาร์ทวอทช์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม

บทสรุป

ไม่สำคัญว่าคุณจะจัดการทีมที่มีผู้ทำงานร่วมกันหลายคนหรือทำงานคนเดียว ในการสร้างโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณจะต้องจัดระเบียบงานทั้งหมดให้ถูกต้อง

นั่นคือเหตุผลที่การทำงานกับเครื่องมือการจัดการโครงการจะทำให้ชีวิตของคุณสะดวกสบายมากขึ้น โดยที่ฉันหมายความว่าคุณจะมีมุมมองที่ดีขึ้นเกี่ยวกับงานโดยทั่วไป

คุณยังสามารถแบ่งย่อยงานของคุณเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดระเบียบของทีม กำหนดความรับผิดชอบและกำหนดเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการ หากคุณเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ การจัดการงานของคุณจะง่ายขึ้นมาก

การทำงานกับระบบการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพและเวิร์กโฟลว์ของทีม

ดังนั้น ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่เราเห็นในโพสต์นี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของคุณ

คำแนะนำของฉันคือคุณอย่าทิ้งสิ่งนี้ต่อไปและเริ่มใช้ประโยชน์จากระบบการจัดการโครงการทั้งหมดที่สามารถนำเสนอในงานต่อไปของคุณได้

ยังไม่ได้เลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด? ทำทันที!

แปลโดย มิเชล.