Cara Membuat Struktur Perincian Sumber Daya (RBS)

Ada banyak aspek untuk merencanakan sebuah proyek. Mereka cenderung berputar di sekitar tiga kendala waktu, biaya dan ruang lingkup. Salah satu orbit tersebut adalah sumber daya. Sumber daya dapat dipengaruhi oleh ketiga kendala tersebut dan oleh karena itu memerlukan metode untuk mengendalikannya—terkadang bahkan perangkat lunak manajemen sumber daya.

"Sumber daya" adalah istilah yang luas, tentu saja, dan tidak hanya berbicara tentang bahan dan peralatan yang digunakan dalam suatu proyek, tetapi juga sumber daya manusia. Faktanya, orang-orang yang membentuk tim proyek Anda dalam banyak hal adalah sumber daya yang paling penting. Bagaimanapun, merekalah yang akan menjalankan proyek dan mendampinginya dari awal hingga akhir.

Dalam manajemen proyek, struktur perincian sumber daya (RBS) adalah alat untuk membantu perencanaan dan pengendalian pekerjaan proyek. Anggap saja sebagai struktur rincian kerja (WBS) untuk sumber daya Anda, karena itulah adanya, dan itu sama berharganya. Menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya dapat membantu Anda mengatur, menjadwalkan, dan mengelola sumber daya setelah Anda membuat RBS.

Apa itu Struktur Perincian Sumber Daya?

Struktur perincian sumber daya adalah daftar sumber daya yang akan diperlukan untuk menjalankan proyek Anda. Daftar ini dipecah berdasarkan fungsi dan jenis, dan paling tidak akan mencakup orang-orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Namun, yang paling menyeluruh, itu akan mencakup apa pun yang Anda belanjakan untuk proyek tersebut, seperti orang, alat manajemen proyek, peralatan, bahan, bahkan biaya dan lisensi.

Namun, struktur perincian sumber daya lebih dari sekadar daftar: ini adalah bagan hierarkis yang digunakan untuk membantu manajer proyek mengatur sumber daya dan membuat rencana sumber daya. RBS akan menginformasikan anggaran, karena daftar sumber daya yang menyeluruh akan memudahkan untuk memperkirakan berapa biaya proyek. Ini adalah cara untuk tetap dalam anggaran daripada menghabiskan tidak menentu.

Siapa yang Membuat Struktur Perincian Sumber Daya?

Manajer proyek adalah orang dalam tim proyek yang bertanggung jawab untuk menggunakan struktur perincian sumber daya, meskipun mereka biasanya akan mencari masukan dari orang lain dalam tim. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi berapa banyak sumber daya yang mereka butuhkan, memecah proyek ke tingkat tugas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing. Ini akan menciptakan pemahaman tentang ruang lingkup proyek.

Kapan Dibuat?

Selama tahap perencanaan proyek, manajer proyek akan menggunakan RBS. Ini dapat digunakan untuk sejumlah jenis sumber daya, seperti dukungan pelanggan, ketika menentukan jenis pelanggan untuk proyek, fasilitas apa yang dibutuhkan, peralatan, perangkat lunak, dll.

Apa Manfaatnya?

Salah satu manfaat menggunakan RBS adalah membantu mengatur sumber daya dengan lebih baik dan menyelaraskan sumber daya tersebut dengan tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Ini juga memberikan referensi visual cepat tentang alokasi sumber daya dan beban kerja, serta sumber daya dan tugas individu.

Terkait: Template Perencanaan Sumber Daya Gratis

Cara Membuat Struktur Perincian Sumber Daya

Dalam hal format, RBS seperti WBS, dan memerlukan perkiraan sumber daya mana yang akan dibutuhkan untuk setiap tugas dalam proyek. Oleh karena itu, daftar tugas sangat penting untuk mengumpulkan sumber daya yang diperlukan.

Tetapi seorang manajer proyek secara alami akan mencari masukan dari berbagai sumber; ini termasuk jadwal, daftar risiko, perkiraan biaya dan proses organisasi lainnya. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk sepenuhnya mengumpulkan semua sumber daya yang akan dibutuhkan untuk menjalankan proyek.

RBS biasanya dibuat sebagai diagram pohon. Di bagian atas adalah hasil akhir proyek, di bawahnya adalah rincian sumber daya, masing-masing di cabang individu di bawah judul proyek secara keseluruhan. Cabang-cabang ini adalah jenis sumber daya, seperti situs tempat proyek berlangsung, peralatan yang digunakan, dan tim yang menjalankan proyek.

Spreadsheet juga dapat digunakan untuk membuat perincian sumber daya secara horizontal. Ini akan dimulai dengan nomor sumber daya di sebelah kiri dan bergerak melintasi spreadsheet untuk merinci kategori dan jenis sumber daya, jumlah dan catatan.

Contoh Struktur Perincian Sumber Daya

Untuk mendapatkan pandangan berbeda tentang apa itu RBS, mari kita lihat contoh kehidupan nyata yang sederhana. Kami sedang membuat jembatan. Ada situs, tentu saja, yang akan dilintasi jembatan. Tapi potongan besar jembatan akan dibangun di tempat lain dan kemudian dirakit di lokasi.

Oleh karena itu, kami memiliki fasilitas tempat pembuatan berlangsung, tetapi juga ruang pertemuan dan konferensi. Juga akan ada departemen teknik di mana rencana dibuat dan kantor darurat di tempat untuk mandor dan pekerja konstruksi.

Berikutnya adalah daftar peralatan kami. Itu akan mencakup alat berat, seperti traktor, crane, backhoe, ekskavator, dan peralatan ringan, seperti tukang las, menara ringan, alat genggam dan gerobak dorong.

Perangkat lunak adalah sumber daya lain yang sebagian besar akan digunakan selama fase desain, tetapi kemungkinan akan ada perangkat lunak manajemen sumber daya untuk memfasilitasi perencanaan, pemantauan, dan pelaporan proyek secara lebih besar.

Terakhir, tetapi mungkin yang paling penting, Anda ingin merinci sumber daya manusia Anda. Untuk pembangunan jembatan ini akan mencakup desainer, insinyur, kru konstruksi.

Ini adalah versi sederhana dari RBS, tetapi ini berfungsi untuk memberi sedikit daging pada ide dan menghidupkannya dengan cara yang tidak mungkin dilakukan oleh definisi abstrak. Jika Anda lebih merupakan pembelajar tipe visual, kami telah membuat ilustrasi untuk lebih memperjelas ide tersebut.

Manajer Proyek dan Manajemen Sumber Daya

Memecah sumber daya Anda hanyalah awal dari pengelolaan sumber daya dalam proyek Anda. ProjectManager membantu Anda mengontrol lebih lanjut sumber daya dalam proyek Anda dengan perangkat lunak manajemen sumber daya kami untuk lebih membantu mengelola waktu dan uang.

Petakan Sumber Daya Anda di Gantt Chart

Langkah pertama untuk membuat RBS adalah memahami tugas yang diperlukan untuk proyek yang sukses. Bagan Gantt online memetakan tugas ke dalam fase, membuat dependensi, dan menjadwalkan sumber daya di seluruh garis waktu proyek. Ini membantu Anda memahami dengan tepat sumber daya mana yang perlu Anda identifikasi dalam struktur perincian sumber daya Anda.

Setelah diidentifikasi, tugas dapat ditetapkan dari tampilan Gantt, serta dapat melihat jumlah jam yang dihabiskan setiap anggota tim untuk mengerjakan tugas tersebut. Anda dapat melihat sekilas jika anggota tim dialokasikan secara keseluruhan atau kurang dialokasikan untuk menjaga keseimbangan sumber daya Anda.

Lacak Pekerjaan Tim Anda

Dengan alat manajemen tim kami, Anda dapat mengidentifikasi sumber daya manusia Anda dan mengkategorikan tim serta persediaan dan peralatan. Tarif per jam anggota tim terlihat di seluruh perangkat lunak dan saat tim mencatat jam kerja mereka, biaya sebenarnya dihitung dan dibandingkan dengan biaya yang direncanakan. Ini membuat manajer proyek mengendalikan biaya dan sejalan dengan anggaran mereka.

Perangkat Lunak Berbasis Cloud Menawarkan Manajemen Sumber Daya Real-Time

Karena kami adalah perangkat lunak berbasis cloud, Anda mendapatkan data terkini di dasbor waktu nyata kami untuk membantu Anda merencanakan proyek, menjadwalkan sumber daya, menyeimbangkan beban kerja, dan menetapkan ulang tugas sesuai kebutuhan. Kami memberikan transparansi ke sumber daya Anda secara real time selama pelaksanaan proyek untuk membantu Anda melacaknya dengan akurat.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengontrol setiap aspek sumber daya dan proyek Anda. Dari perencanaan hingga pemantauan dan pelaporan, kami memiliki fitur yang diinginkan oleh manajer proyek dan platform kolaboratif yang memberi tim otonomi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih produktif. Lihat bagaimana ini dapat membantu Anda dengan mengambil uji coba 30 hari gratis ini.