Cara Membuat Gantt Chart dalam 5 Langkah

Bagan Gantt telah ada sejak lama, tetapi sejak mereka bermigrasi dari analog ke digital, kemudahan penggunaannya telah menjadikannya sebagai bahan pokok manajemen proyek.

Apa itu Gantt chart?

Bagan Gantt adalah bagan batang bertumpuk yang mengatur aktivitas kerja proyek pada garis waktu yang menunjukkan durasi, ketergantungan, dan memungkinkan manajer proyek untuk menetapkannya ke anggota tim mereka. Bagan Gantt adalah alat perencanaan dan penjadwalan proyek yang penting.

Di sebelah kiri diagram Gantt adalah daftar tugas, dan di sebelah kanan adalah garis waktu diagram batang di mana tugas-tugas tersebut ditempatkan sesuai dengan waktu terjadinya dalam proyek. Setiap tugas ditata dengan tanggal mulai dan tanggal akhir. Itu durasi tugasnya. Ini secara grafis adalah garis antara dua titik.

Tata letak ini memudahkan manajer proyek untuk melihat apa tugasnya, kapan masing-masing tugas dimulai dan berakhir, dan berapa lama tugas harus diselesaikan. Bagan Gantt juga menunjukkan di mana tugas tumpang tindih, seberapa banyak, serta durasi keseluruhan proyek.

Untuk Apa Gantt Chart Digunakan?

Bagan Gantt adalah alat manajemen proyek serbaguna yang memiliki berbagai tujuan. Mereka digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan memantau proyek. Selama tahap perencanaan, bagan Gantt membantu manajer proyek memvisualisasikan garis waktu proyek sehingga mereka dapat menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan kapan, bagaimana menetapkan beban kerja, dan juga memahami apa saja aktivitas jalur kritis suatu proyek.

Kemudian, setelah semua aktivitas proyek dimasukkan dalam bagan Gantt, akan lebih mudah untuk membuat jadwal proyek yang akurat untuk melaksanakan rencana proyek tepat waktu. Jadi, bagan Gantt menunjukkan kepada Anda tugas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Tetapi bagaimana Anda membuatnya untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek yang sukses? Berikut ini adalah lima langkah untuk membuat Gantt chart.

Langkah-Langkah Membuat Gantt Chart

Ada beberapa cara untuk membuat Gantt chart. Jika Anda ingin menjadi manajer proyek tradisional, Anda bisa mengeluarkan kertas dan pensil. Itu mungkin cara yang baik untuk mulai menyusun rencana Anda, tetapi itu tidak layak untuk mengelola proyek, dengan semua masalah dan perubahannya.

Untuk mempermudah, kami menawarkan templat bagan Gantt gratis, yang memberi Anda spreadsheet Excel untuk mengisi bidang. Tetapi jika Anda menyimpan jadwal Anda di spreadsheet, itu akan menjadi masalah. Excel dibuat untuk membuat garis waktu yang mudah dan visual, tetapi itu bukan alat manajemen proyek. Yang benar-benar Anda butuhkan adalah perangkat lunak manajemen proyek dengan fitur pembuat bagan Gantt. Sebaiknya unggah spreadsheet ke perangkat lunak bagan Gantt online kami. Manfaatnya dirinci di bawah ini.

Meskipun demikian, Anda masih harus melalui langkah-langkah mengumpulkan semua data perencanaan yang Anda perlukan untuk membuat bagan Gantt apakah Anda memilih templat bagan Gantt Excel atau perangkat lunak bagan Gantt. Setelah Anda melalui lima langkah berikut, luangkan waktu sejenak untuk membaca. Kami akan menjelaskan bagaimana menempatkan bagan Gantt Anda secara online ke dalam perangkat lunak kami menjadikannya dokumen hidup yang tidak hanya dapat merencanakan jadwal Anda, tetapi juga membantu Anda menjalankannya.

1. Buat Daftar Tugas

Sebelum Anda dapat memetakan pekerjaan, Anda harus memiliki daftarnya. Daftar tugas ini harus menyeluruh dan lengkap agar efektif. Oleh karena itu, disarankan agar Anda menggunakan struktur rincian kerja (WBS).

Alat ini, seperti namanya, memecah proyek yang lebih besar, kompleks (atau kecil, lebih sederhana) untuk membagi pekerjaan menjadi aktivitas individu. Ini dimulai dengan hasil akhir dan berjalan mundur selangkah demi selangkah untuk mendapatkan langkah-langkah penting yang diperlukan untuk mencapai akhir proyek.

Saat Anda mengumpulkan tugas, tidak ada salahnya untuk melihat kembali data historis proyek terkait untuk mendapatkan gambaran tentang durasinya. Juga, berbicara dengan orang-orang yang telah melalui proyek serupa, baik mereka di dalam atau di luar tim Anda, dapat membantu saat Anda melangkah ke langkah berikutnya.

Terkait: Template Struktur Perincian Kerja (WBS)

2. Apa Tanggal Mulai dan Akhir Tugas?

Ini adalah saat Anda mengambil tugas dan mengurutkannya di atas garis waktu proyek Anda. Ada kemungkinan dan bahkan mungkin bahwa beberapa tugas akan dilakukan pada waktu yang sama tetapi oleh anggota tim yang berbeda.

Saat Anda menentukan tanggal mulainya, tugas Anda akan muncul di garis waktu diagram batang pada tanggal tersebut. Kemudian dengan pengetahuan yang Anda peroleh di langkah terakhir, buatlah perkiraan waktu kapan tugas itu akan selesai. Ini menciptakan dua titik dan bilah di antara keduanya, menandai waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas selama keseluruhan proyek.

Ini adalah langkah pertama menuju pembuatan jadwal untuk proyek. Durasi tugas Anda adalah waktu antara tanggal mulai dan tanggal akhir. Sekarang Anda sedang memasak dengan gas. Anda tidak lagi hanya memiliki daftar tugas, tetapi representasi visual dari proyek Anda yang diletakkan di atas garis waktu. Ini memberikan bantuan sekilas untuk kemajuan Anda setelah Anda menjalankan proyek.

3. Tambahkan Tonggak

Tambahkan tonggak ke bagan Gantt Anda untuk menandai selesainya kiriman proyek atau fase kerja Anda. Meskipun Anda ingin mengumpulkan setiap tugas, sekecil apa pun, Anda tidak ingin mengabaikan gambaran besarnya. Bagan Gantt memungkinkan Anda untuk memecah proyek menjadi beberapa fase atau menandai saat bagian unik yang besar dari proyek selesai.

Memiliki tonggak dalam sebuah proyek sangat membantu. Ini tidak hanya meningkatkan moral untuk melihat bahwa Anda telah menyelesaikan sebagian besar proyek, tetapi juga menggambarkan peristiwa-peristiwa penting, bertindak seperti rambu-rambu pada rute ke tujuan akhir Anda.

4. Identifikasi Ketergantungan Tugas

Sementara beberapa tugas dapat dieksekusi pada saat yang sama, yang lain tidak dapat dimulai sampai yang lain selesai. Ini disebut dependensi tugas. Jika mereka tidak diidentifikasi, mereka dapat membuat kemacetan dalam alur kerja tim Anda.

Ada empat jenis dependensi tugas.

1. Finish to Start: Tugas tidak dapat dimulai sampai tugas sebelum selesai.
2. Mulai untuk Memulai: Tugas tidak dapat dimulai hingga tugas sebelum dimulai.
3. Finish to Finish: Tugas tidak dapat berakhir sebelum tugas sebelum berakhir.
4. Mulai hingga Selesai: Tugas tidak dapat berakhir sebelum tugas sebelum dimulai.

Setelah dependensi tugas ini diidentifikasi, buatlah di bagan Gantt Anda dengan menautkan tugas terkait. Dengan begitu Anda akan dapat dengan mudah melihat tugas mana yang bergantung satu sama lain.

5. Mulai Menugaskan

Setelah Anda memiliki tugas, pencapaian, durasi, dan ketergantungan pada bagan Gantt Anda, Anda dapat mulai menetapkan tugas. Di sinilah Anda memberikan pekerjaan kepada anggota tim. Mereka sekarang bertanggung jawab untuk memenuhi tanggal jatuh tempo tugas yang ditugaskan kepada mereka.

Manajer proyek dapat menggunakan bagan Gantt untuk membuat jadwal proyek dan sebagai panduan visual untuk melacak kemajuan tim saat mengerjakan tugas mereka. Tetapi masih banyak lagi yang dapat dilakukan bagan Gantt jika Anda bekerja dengan perangkat lunak manajemen proyek yang unggul.

Bagaimana ProjectManager Memperbesar Gantt Chart Anda

Baik Anda telah menggunakan templat bagan Gantt kami atau hanya mengumpulkan daftar tugas dalam spreadsheet Excel atau Google Spreadsheet, Anda dapat membawanya ke tingkat berikutnya dengan mengimpor dokumen ke pembuat bagan ProjectManager Gantt. Anda dapat mengimpor file MS Project, CSV atau Excel dan tugas Anda tersebar di garis waktu diagram batang secara otomatis.

Anda kemudian dapat memilih dan memilih kolom mana yang Anda inginkan di sisi kiri alat bagan Gantt. Di sana, Anda dapat menambahkan tanggal mulai dan berakhir, mengidentifikasi subtugas, dan memperkirakan durasi setiap aktivitas. Tonggak sejarah ditambahkan dengan simbol berlian dan dependensi tugas dapat dihubungkan.

Ketika tiba saatnya untuk menetapkan tugas kepada anggota tim Anda, Anda dapat melakukannya langsung dari alat bagan Gantt kami. Kemudian anggota tim dapat menggunakan tampilan bagan Gantt sebagai platform kolaboratif saat mereka menjalankan tugas. Karena ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud, mereka dapat mengaksesnya di mana saja dan kapan saja, yang sangat bagus untuk tim terdistribusi.

Anggota tim juga dapat berkomentar di tingkat tugas, menambahkan dokumen sesuai kebutuhan. Kami memiliki penyimpanan file tak terbatas, sehingga mereka dapat melampirkan gambar atau handoff apa pun yang diperlukan. Jika anggota tim memiliki pertanyaan untuk manajer proyek atau anggota proyek lain yang tidak diberi tugas, mereka dapat @ mereka dan orang tersebut akan diberi tahu melalui email, sehingga mereka dapat bergabung dalam diskusi.

Pengeditan & Otomatisasi Mudah

Satu keluhan tentang bagan Gantt adalah sulit untuk diedit. Tapi ProjectManager membuat perubahan durasi tugas, menambahkan dependensi tugas dan memperbarui bagan Gantt semudah drag-and-drop. Ambil saja tanggal mulai dan tanggal akhir Anda dan pindahkan ke tempat yang Anda inginkan. Semudah itu.

Bagan Gantt online juga dapat diotomatisasi, jadi jika tugas tertunda, tanggal tugas yang bergantung padanya akan disesuaikan untuk menghindari kesalahan penjadwalan. Notifikasi email juga dapat diotomatisasi agar manajer proyek dan anggota tim tetap diperbarui saat tugas selesai. ProjectManager memenuhi janji Gantt charts dalam manajemen proyek.

Apa Perangkat Lunak Lain yang Digunakan untuk Membuat Gantt Chart?

Saat ini, manajer proyek memiliki akses ke berbagai templat bagan Gantt, alat bagan Gantt, dan perangkat lunak manajemen proyek. Ini adalah pilihan yang paling umum.

Microsoft Excel

Anda dapat membuat bagan Gantt dasar dengan spreadsheet Excel dan bagan batang. Berikut adalah beberapa pro dan kontra menggunakan Excel untuk membuat bagan Gantt:

Kelebihan:

• Ini adalah solusi murah jika Anda memiliki lisensi Microsoft Office.
• Anggota tim Anda mungkin sudah familiar dengan Microsoft Excel.
• Ada template Excel Gantt chart yang dapat Anda gunakan di seluruh web.

Kontra:

• Microsoft Excel bukanlah perangkat lunak manajemen proyek, sehingga tidak memiliki fitur pelengkap lainnya seperti pelacakan waktu, manajemen beban kerja, manajemen tugas, dll.
• Ini adalah dokumen statis yang perlu diperbarui secara manual dan tidak memiliki fitur penting seperti mengidentifikasi jalur kritis, menugaskan tugas ke anggota tim, mengidentifikasi dependensi tugas, antara lain.
• Setiap anggota tim yang ingin melihat bagan Gantt perlu mengunduh file Excel, satu untuk setiap pembaruan.

Proyek Microsoft

Microsoft Project, atau proyek MS, adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat bagan Gantt yang lebih baik daripada spreadsheet Excel. Namun memiliki keterbatasan juga.

Kelebihan:

• Ini memiliki fitur manajemen proyek lain selain pembuat bagan Gantt.
• Bagan Gantt proyek Microsoft lebih mudah diperbarui daripada bagan Gantt Excel.
• Grafik Gantt proyek MS memiliki lebih banyak fitur daripada grafik Gantt Excel.

Kontra:

• Ini adalah perangkat lunak manajemen proyek yang mahal dan sulit digunakan.
• Ini bukan alat bagan Gantt berbasis cloud, jadi Anda harus menginstalnya di komputer setiap anggota tim.
• Tidak berfungsi di komputer Mac.

Google Spreadsheet

Bagan Gantt Google Sheets membagikan beberapa pro dan kontra yang telah kami diskusikan di atas.

Kelebihan:

• Ini adalah alat online yang memfasilitasi kolaborasi tim dan berbagi file.
• Ini memiliki antarmuka pengguna yang ramah, dan mudah digunakan.
• Memungkinkan Anda membuat bagan Gantt dasar dengan spreadsheet dan bagan batangnya.

Kontra:

• Google Sheets bukan alat manajemen proyek sehingga tidak memiliki fitur pelengkap lainnya seperti pelacakan waktu, manajemen beban kerja, manajemen tugas, dll.
• Sama seperti Excel, itu hanya memungkinkan Anda untuk membuat bagan Gantt sederhana yang tidak memiliki fitur penting seperti mengidentifikasi jalur kritis, menetapkan tugas ke anggota tim, mengidentifikasi dependensi tugas, antara lain.

Seperti yang Anda lihat, meskipun ini adalah cara paling umum untuk membuat bagan Gantt, itu bukanlah solusi ideal yang dibutuhkan manajer proyek. ProjectManager memiliki fitur manajemen proyek yang tepat yang tidak hanya memungkinkan Anda membuat bagan Gantt, tetapi juga mengelola proyek Anda dari awal hingga akhir.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud. Pembuat bagan Gantt online kami memberi manajer proyek alat untuk mengontrol jadwal, menautkan dependensi tugas, dan melacak kemajuan dengan pelaporan terintegrasi. Anggota tim mendapatkan platform kolaboratif untuk bekerja lebih produktif. Itu hanya satu aspek dari perangkat lunak kami, yang juga memiliki tampilan kanban, kalender, dan daftar. Lihat bagaimana kami dapat membantu Anda mengelola proyek berikutnya dengan memanfaatkan uji coba gratis kami selama 30 hari.