Cara Terbaik Membuat Rencana Kerja

Sebelum Anda dapat mencapai tujuan Anda, Anda perlu merencanakan bagaimana mencapainya. Rencana kerja menciptakan jalur yang jelas menuju tujuan dan sasaran yang diinginkan. Sepanjang jalan itu akan ada sumber daya, kendala dan elemen manajemen kerja lainnya yang perlu dijelaskan dalam rencana Anda.

Tentu saja, rencana kerja tidak akan ditulis dan diprakarsai oleh satu orang. Ini adalah rencana aksi untuk tim proyek yang pada akhirnya harus diserahkan kepada anggota dewan dan pemangku kepentingan untuk disetujui. Setelah semua dikatakan dan dilakukan, Anda dapat melanjutkan membangun sisa rencana kerja Anda.

Jika Anda membangun rencana kerja Anda dalam perangkat lunak manajemen proyek, maka mudah untuk terus mengulangi rencana Anda dan melakukan perbaikan dari waktu ke waktu. Dan jika perangkat lunak itu online, maka semua orang dapat berkolaborasi secara real time dan tahu persis langkah mana yang diperlukan untuk hasil yang ideal.

Jelas sebuah rencana kerja cukup penting, jadi mari kita gali lebih dalam tentang cara membuatnya dan membuatnya disetujui.

Apa Itu Rencana Kerja Proyek?

Rencana kerja proyek adalah rencana manajemen proyek dengan nama lain. Ketika dilakukan dengan benar, rencana kerja proyek Anda akan dengan jelas mengartikulasikan dan menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan membuat tugas, pencapaian, hasil, sumber daya, persyaratan anggaran, dan garis waktu untuk menyatukan semuanya.

Ini biasanya paling cocok untuk proyek dan inisiatif besar, tetapi benar-benar dapat digunakan pada tingkat apa pun. Sebelum memulai rencana kerja Anda, pertimbangkan untuk menggunakan sasaran SMART: buat sasaran yang Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terkait dengan Waktu. Ini akan membantu Anda memulai rencana Anda dengan langkah yang benar.

Terkait: Template Rencana Kerja Gratis

Mengapa Anda Membutuhkan Rencana Kerja?

Seperti yang kami sebutkan, rencana kerja Anda akan bertindak sebagai peta jalan Anda untuk keseluruhan proyek. Tidak hanya akan membuat Anda dan tim Anda tetap teratur, tetapi juga akan memastikan bahwa Anda mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan utama, departemen terkait, pemimpin akuntabilitas/risiko yang relevan, dan banyak lagi.

Selain itu, ini membantu mengelola ekspektasi baik di tingkat pemangku kepentingan maupun di tingkat manajerial dan anggota tim—setiap orang yang memulai dengan langkah yang tepat juga memiliki peluang yang lebih baik untuk mendarat dengan langkah yang benar.

Cara Membuat Rencana Kerja

Membuat rencana kerja adalah proses yang sangat melibatkan dan membutuhkan sebanyak mungkin detail yang ditetapkan sebelum Anda mempresentasikannya kepada pemangku kepentingan. Inilah yang harus Anda fokuskan.

1. Identifikasi Nama Proyek, Tujuan dan Garis Waktu Umum

Dengan melakukan ini, Anda dapat memberi tahu pemberi persetujuan proyek Anda bahwa proyek Anda akan memakan waktu seperempat, enam bulan, atau satu tahun berdasarkan tujuan proyek, serta sisa informasi yang akan Anda isi setelah langkah ini.

Anda juga harus memberi tahu pemberi persetujuan proyek Anda tentang tujuan proyek Anda. Apakah proyek Anda akan lebih memenuhi kebutuhan pelanggan? Mungkin pesaing Anda merilis versi upgrade dari produk yang Anda miliki, dan Anda perlu meningkatkannya untuk memenuhi permintaan pasar. Apa pun tujuan akhirnya, pastikan itu dinyatakan langsung.

2. Masukkan Rencana Kerja Anda ke dalam Konteks

Tulis pendahuluan dan latar belakang untuk menjelaskan dengan lebih baik mengapa Anda membutuhkan proyek ini terjadi dan apa yang membuat Anda mempertimbangkan untuk mencoba memenuhi tujuan akhir itu sejak awal. Menciptakan konteks dan menetapkan masalah membantu menjelaskan mengapa Anda membutuhkan solusi. Ini akan membantu memfasilitasi manajemen kerja yang baik dan menyeluruh.

3. Tetapkan Tujuan dan Sasaran Anda

Sasaran Anda mungkin terdengar seperti tujuan Anda, tetapi sedikit lebih spesifik karena lebih berorientasi jangka panjang — yaitu, tim Anda belajar lebih banyak tentang proses peluncuran perbaikan bug atau cara merespons lebih langsung ke pelanggan/ umpan balik pasar.

Demikian pula, tujuan proyek Anda harus dapat diukur. Misalnya, tujuan proyek ini setelah peluncuran adalah untuk menciptakan peningkatan xx% pelanggan aktif bulanan, atau sejumlah dolar tertentu dalam pendapatan yang dihasilkan.

Sebaiknya gunakan tujuan SMART Anda di sini. Bangun apa yang spesifik, apa yang terukur, apa yang bisa dicapai, apa yang relevan dan apa yang bisa dilakukan dalam kerangka waktu proyek.

Terkait: Panduan Struktur Perincian Kerja (WBS)

4. Tentukan dan Koordinasikan Sumber Daya Anda

Saat Anda menentukan dan mengoordinasikan sumber daya Anda, pastikan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa anggaran yang akan digunakan untuk proyek ini?
• Dari departemen mana anggaran akan dialokasikan?
• Siapa yang Anda butuhkan di tim?
• Alat perencanaan proyek mana (seperti pelacakan waktu, kolaborasi tim, alat manajemen proyek) yang diperlukan untuk merampingkan proyek?

5. Pahami Batasan Anda

Dan terutama mempertimbangkan tiga kendala waktu, anggaran, dan sumber daya. Karena pada titik ini, Anda telah mencantumkan ketiganya di langkah sebelumnya, kini Anda dapat mempertimbangkan risiko yang mungkin menghambat proses tersebut.

Mungkin beberapa anggota tim Anda mengambil beberapa hari sakit selama periode waktu ini; mungkin tugas tak terduga harus dijalankan; mungkin beberapa alat Anda mogok yang membutuhkan lebih banyak uang yang ditarik dari anggaran. Apa pun kendala Anda, pertimbangkan apa pun yang mungkin terasa seperti risiko yang dapat menyebabkan kendala besar, yang dapat memengaruhi penyelesaian hasil atau bahkan tujuan dan sasaran proyek Anda.

6. Diskusikan Risiko dan Akuntabilitas

Risiko perlu dinilai dari sebanyak mungkin sudut. Pertimbangkan cuti berbayar, waktu liburan yang telah diperoleh staf, dan hari libur perusahaan. Pertimbangkan kecelakaan aneh yang mungkin memengaruhi anggaran atau garis waktu Anda secara langsung. Dan kemudian menunjuk seseorang untuk mengambil alih jika lingkungan menjadi menguntungkan bagi risiko tersebut menjadi kenyataan. Ciptakan rasa tanggung jawab sehingga semua anggota tim dapat memiliki andil yang terukur dalam keberhasilan hasil proyek untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan.

Tutupi tidak hanya dasar-dasarnya, tetapi setiap detail dalam rencana kerja proyek Anda dengan sisir bergigi halus. Dengan setiap pertanyaan potensial atau tanda bahaya yang sudah tercakup, Anda akan bisa mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan dan memulai proyek Anda dengan harapan yang tepat.

Ingatlah bahwa rencana kerja Anda adalah rencana tindakan yang akan memandu proyek Anda, jadi semakin banyak detail yang Anda miliki tentang kendala dan potensi risiko, semakin baik tim Anda akan melakukan tugas mereka untuk menghasilkan hasil dan mencapai tujuan dan sasaran.

Template Rencana Kerja

Template rencana kerja kami dapat membantu Anda mendokumentasikan langkah-langkah yang dijelaskan di atas. Pastikan untuk terus memantau template Anda dan memperbaruinya saat terjadi perubahan dalam proses perencanaan Anda.

Alat yang Anda Butuhkan untuk Membuat Rencana Kerja

Untuk membuat rencana kerja, Anda harus mulai dengan struktur rincian kerja untuk mengidentifikasi semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Kemudian berdasarkan temuan dari WBS Anda, Anda akan dapat membuat garis waktu untuk menandai tugas, kiriman, dependensinya, pencapaian, tugas mana yang ditugaskan ke departemen dan anggota tim mana, berapa tingkat persetujuan pada setiap tugas , dll.

Pada titik ini, banyak manajer proyek akan menggunakan bagan Gantt untuk menyortir garis waktu mereka dalam pola air terjun. Jika proyek cukup kecil atau masuk akal, banyak manajer proyek akan menggunakan alat yang membantu mereka memilah tugas dan hasil dalam daftar tugas sederhana.

Bagan Gantt kami, misalnya, membantu Anda membuat tampilan visual tugas proyek Anda dari waktu ke waktu. Anda dapat dengan mudah melihat tanggal mulai proyek, apa tugas setiap proyek, siapa yang ditugaskan, berapa lama setiap tugas diharapkan, serta tanggal penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Gantt chart dan alat perencanaan proyek lainnya yang dapat membantu Anda membuat rencana kerja yang sempurna, tonton video singkat di bawah ini. Kami akan segera menunjukkan kepada Anda semua cara agar perangkat lunak perencanaan proyek dapat meningkatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan Anda—sehingga Anda dapat membuat rencana kerja itu dengan percaya diri.

ProjectManager Dapat Membantu Anda dengan Rencana Kerja Anda

Menyortir setiap detail proyek bukanlah tugas yang mudah—mulai dari mengelola tim Anda hingga mengelola pemangku kepentingan Anda. Hal ini membutuhkan keseimbangan pemahaman proyek timeline Anda, tugas-tugas yang membentuk ruang lingkup proyek, potensi risiko, menyeimbangkan anggaran dan mengalokasikan sumber daya. Belum lagi, melakukan semua ini sambil tetap mengingat kebutuhan utama pelanggan dan tujuan serta sasaran proyek.

Templat rencana kerja dapat membantu Anda mengatur pemikiran Anda, tetapi untuk membuat rencana tindakan dan menjalankannya, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang dinamis untuk membantu Anda selama fase perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan.

Dengan ProjectManager, bagan Gantt berbasis cloud kami memungkinkan Anda menjadwalkan seluruh linimasa proyek, menetapkan tugas, membuat dependensi, dan melacak semuanya. Selain itu, kami memiliki fitur kolaborasi tim yang memungkinkan staf dan manajer Anda mengomentari tugas, melampirkan file yang diperlukan, dan berinteraksi satu sama lain di mana pun mereka berada.

ProjectManager juga dilengkapi alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda menyeimbangkan jam kerja di seluruh tim Anda. Ini membantu memastikan bahwa waktu, alat, dan sumber daya Anda seimbang, apa pun yang terjadi.

Membuat rencana kerja dan tidak tahu harus mulai dari mana? Kami membantu Anda. Dengan ProjectManager , Anda akan mendapatkan akses ke perangkat lunak berbasis cloud yang membantu Anda melacak rencana kerja Anda dengan lebih baik dari tonggak ke tonggak sejarah. Mulai uji coba gratis 30 hari Anda dengan ProjectManager hari ini.