Comment créer une structure de répartition des ressources (RBS)

La planification d'un projet comporte de nombreux aspects. Elles tendent à s'articuler autour de la triple contrainte de temps, de coût et d'envergure. L'une de ces orbites est celle des ressources. Les ressources peuvent être affectées par ces trois contraintes et nécessitent donc une méthode pour les contrôler, parfois même un logiciel de gestion des ressources.

« Ressources » est un terme large, bien sûr, et concerne non seulement les matériaux et l'équipement utilisés dans un projet, mais aussi les ressources humaines. En fait, les personnes qui composent votre équipe de projet sont à bien des égards la ressource la plus importante. Ce sont eux, après tout, qui exécuteront le projet et le suivront du début à la fin.

En gestion de projet, la structure de répartition des ressources (RBS) est un outil d'aide à la planification et au contrôle du travail du projet. Considérez-le comme une structure de répartition du travail (WBS) pour vos ressources, car c'est ce qu'il est, et c'est tout aussi précieux. L'utilisation d'un logiciel de planification des ressources peut vous aider à organiser, planifier et gérer vos ressources après avoir créé votre RBS.

Qu'est-ce qu'une structure de répartition des ressources ?

Une structure de répartition des ressources est une liste des ressources qui seront nécessaires pour exécuter votre projet. La liste est ventilée par fonction et par type, et couvrira au moins les personnes nécessaires pour mener à bien un projet. Cependant, dans sa forme la plus approfondie, il inclura tout ce pour quoi vous dépensez de l'argent pour le projet, comme les personnes, les outils de gestion de projet, l'équipement, les matériaux, même les frais et les licences.

Cependant, une structure de répartition des ressources est plus qu'une simple liste : c'est un diagramme hiérarchique qui est utilisé pour aider les chefs de projet à organiser les ressources et à créer un plan de ressources. Un RBS informera le budget, car une liste complète des ressources facilitera l'estimation du coût d'un projet. C'est un moyen de respecter le budget plutôt que de dépenser de façon erratique.

Qui fait une structure de répartition des ressources ?

Un chef de projet est la personne de l'équipe de projet qui est responsable de l'utilisation de la structure de répartition des ressources, bien qu'il sollicite généralement l'avis d'autres membres de l'équipe. Cela leur permet d'identifier le nombre de ressources dont ils ont besoin, en décomposant le projet au niveau des tâches et les ressources nécessaires pour chacune. Cela créera une compréhension de la portée du projet.

Quand est-il fabriqué ?

C'est lors de la phase de planification d'un projet que le chef de projet utilisera un RBS. Il peut être utilisé pour n'importe quel nombre de types de ressources, tels que le support client, lors de la détermination du type de client pour le projet, des installations nécessaires, de l'équipement, des outils logiciels, etc.

Quels sont ses avantages ?

L'un des avantages de l'utilisation d'un RBS est qu'il aide à mieux organiser les ressources et aligne clairement ces ressources sur les buts et objectifs généraux de l'organisation. Il fournit également une référence visuelle rapide sur l'allocation des ressources et la charge de travail, ainsi que sur les ressources et les affectations individuelles.

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Comment créer une structure de répartition des ressources

En termes de format, le RBS est comme le WBS et nécessite une estimation des ressources qui seront nécessaires pour chaque tâche du projet. Par conséquent, la liste des tâches est essentielle pour collecter les ressources nécessaires.

Mais un chef de projet recherchera naturellement les contributions d'une grande variété de sources ; ceux-ci comprennent le calendrier, le registre des risques, les estimations de coûts et d'autres processus organisationnels. Cela permet à un chef de projet de rassembler pleinement toutes les ressources qui seront nécessaires pour exécuter le projet.

Le RBS est généralement créé sous forme d'arborescence. En haut se trouve le livrable final du projet, sous lequel se trouve la répartition des ressources, chacune dans une branche individuelle sous l'en-tête global du projet. Ces branches sont les types de ressources, tels que le site où se déroule le projet, l'équipement utilisé et l'équipe qui exécute le projet.

Une feuille de calcul peut également être utilisée pour créer une répartition horizontale des ressources. Il commencera par le numéro de ressource sur la gauche et se déplacera sur la feuille de calcul pour détailler les catégories et types de ressources, la quantité et les notes.

Exemple de structure de répartition des ressources

Afin d'avoir une vision différente de ce qu'est un RBS, examinons un exemple simple et concret. Nous construisons un pont. Il y a un site, naturellement, que le pont traversera. Mais de gros morceaux du pont seront construits ailleurs puis assemblés sur place.

Par conséquent, nous avons l'installation où se déroule la fabrication, mais aussi des salles de réunion et de conférence. Il y aura également un département d'ingénierie où les plans sont élaborés et un bureau de fortune sur place pour le contremaître de la construction et les ouvriers.

Vient ensuite notre liste d'équipements. Cela comprendra de l'équipement lourd, comme des tracteurs, des grues, des rétrocaveuses, des excavatrices et de l'équipement léger, comme des soudeuses, des tours d'éclairage, des outils portatifs et des brouettes.

Le logiciel est une autre ressource qui sera principalement utilisée pendant la phase de conception, mais il y aura probablement un logiciel de gestion des ressources pour faciliter la planification, le suivi et l'établissement de rapports sur le projet dans son ensemble.

Enfin, mais peut-être le plus important, vous voudrez détailler vos ressources humaines. Pour la construction de ponts, cela inclura les concepteurs, les ingénieurs, l'équipe de construction.

Il s'agit d'une version simplifiée d'un RBS, mais elle sert à donner de la chair à l'idée et à lui donner vie d'une manière qu'une définition abstraite ne pourrait pas. Si vous êtes plutôt un apprenant de type visuel, nous avons construit une illustration pour éclairer davantage l'idée.

Chef de projet et gestion des ressources

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Cartographiez vos ressources sur le diagramme de Gantt

La première étape pour faire un RBS est de comprendre les tâches requises pour un projet réussi. Les diagrammes de Gantt en ligne cartographient les tâches en phases, créent des dépendances et planifient les ressources sur une chronologie de projet. Cela vous aide à comprendre exactement quelles ressources vous devez identifier dans votre structure de répartition des ressources.

Une fois identifiées, les tâches peuvent être attribuées à partir de la vue Gantt, ainsi que la possibilité de voir le nombre d'heures que chaque membre de l'équipe a passé à travailler sur cette tâche. Vous pouvez voir en un coup d'œil si les membres de l'équipe sont surutilisés ou sous-utilisés pour maintenir l'équilibre de vos ressources.

Suivez le travail de votre équipe

Grâce à nos outils de gestion d'équipe, vous pouvez identifier vos ressources humaines et catégoriser les équipes ainsi que les fournitures et le matériel. Les taux horaires des membres de l'équipe sont visibles sur l'ensemble du logiciel et au fur et à mesure que les équipes consignent leurs heures, le coût réel est calculé et comparé au coût prévu. Cela permet aux chefs de projet de contrôler les coûts et de respecter leurs budgets.

Le logiciel basé sur le cloud offre une gestion des ressources en temps réel

Parce que nous sommes un logiciel basé sur le cloud, vous obtenez les données les plus récentes sur notre tableau de bord en temps réel pour vous aider à planifier des projets, planifier des ressources, équilibrer la charge de travail et réaffecter les tâches selon les besoins. Nous offrons une transparence sur vos ressources en temps réel pendant l'exécution du projet pour vous aider à les suivre avec précision.

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