La meilleure façon de faire un plan de travail

Avant de pouvoir atteindre vos objectifs, vous devez planifier comment les atteindre. Un plan de travail crée une voie claire vers les buts et objectifs souhaités. Le long de ce chemin, il y aura des ressources, des contraintes et d'autres éléments de gestion du travail qui doivent être décrits dans votre plan.

Bien sûr, le plan de travail ne sera pas écrit et initié par une seule personne. Il s'agit d'un plan d'action pour une équipe de projet qui devrait éventuellement être soumis aux membres du conseil d'administration et aux parties prenantes pour approbation. Une fois que tout est dit et fait, vous pouvez continuer à élaborer le reste de votre plan de travail.

Si vous créez votre plan de travail dans un logiciel de gestion de projet, il est facile de continuer à itérer sur votre plan et à apporter des améliorations au fil du temps. Et si ce logiciel est en ligne, alors tout le monde peut collaborer en temps réel et savoir exactement quelles étapes sont nécessaires pour un résultat idéal.

De toute évidence, un plan de travail est assez important, alors approfondissons la façon d'en créer un et de le faire approuver.

Qu'est-ce qu'un plan de travail de projet ?

Un plan de travail de projet est un plan de gestion de projet sous un autre nom. Lorsqu'il est fait correctement, le plan de travail de votre projet articulera et décrira clairement les étapes nécessaires pour atteindre les buts et objectifs d'un projet en intégrant des tâches, des jalons, des livrables, des ressources, des exigences budgétaires et un calendrier pour tisser le tout.

Il est généralement mieux adapté aux grands projets et initiatives, mais peut vraiment être utilisé à n'importe quel niveau. Avant de commencer votre plan de travail, envisagez d'utiliser des objectifs SMART : créez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et liés au temps. Cela devrait vous aider à démarrer votre plan du bon pied.

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Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de travail ?

Comme nous l'avons mentionné, votre plan de travail servira de feuille de route pour l'ensemble du projet. Non seulement cela vous permettra, à vous et à votre équipe, d'être organisés, mais cela garantira également que vous obtenez l'adhésion des principales parties prenantes, des départements concernés, des responsables de la responsabilité/des risques concernés, et plus encore.

De plus, cela aide à gérer les attentes tant au niveau des parties prenantes qu'au niveau de la direction et des membres de l'équipe - tous ceux qui partent du bon pied ont également de meilleures chances d'atterrir du bon pied.

Comment faire un plan de travail

La création d'un plan de travail est un processus très complexe et nécessite autant de détails établis que possible avant de le présenter aux parties prenantes. Voici ce sur quoi vous devrez vous concentrer.

1. Identifier le nom du projet, le but et le calendrier général

En faisant cela, vous pouvez dire à vos approbateurs de projet que votre projet prendra un trimestre, six mois ou un an compte tenu de l'objectif du projet, ainsi que le reste des informations que vous remplirez après cette étape.

Vous devez également indiquer à votre approbateur de projet le but de votre projet. Votre projet sera-t-il de mieux répondre aux besoins des clients ? Peut-être que votre concurrent a publié une version améliorée d'un produit que vous possédez et que vous devez évoluer pour répondre aux demandes du marché. Quel que soit l'objectif ultime, assurez-vous qu'il est énoncé dès le départ.

2. Mettez votre plan de travail en contexte

Rédigez une introduction et un historique pour mieux expliquer pourquoi vous avez besoin que ce projet se réalise et ce qui vous a poussé à envisager d'atteindre cet objectif ultime en premier lieu. Créer un contexte et établir le problème aide à expliquer pourquoi vous avez besoin de la solution. Cela facilitera une bonne gestion globale du travail.

3. Établissez vos buts et objectifs

Vos objectifs peuvent ressembler à votre objectif, mais ils sont un peu plus spécifiques en ce sens qu'ils sont plus orientés à long terme - c'est-à-dire que votre équipe en a appris davantage sur le processus de lancement d'un correctif de bogue ou sur la façon de répondre plus directement au client/ rétroaction du marché.

De même, les objectifs de votre projet doivent être mesurables. Par exemple, l'objectif de ce projet après le lancement est de créer une augmentation de xx % d'abonnés mensuels actifs, ou un certain montant en dollars de revenus générés.

Il est préférable d'utiliser vos objectifs SMART ici. Construisez ce qui est spécifique, ce qui est mesurable, ce qui est réalisable, ce qui est pertinent et ce qui peut être fait dans le cadre du projet.

Connexe: Guide de la structure de répartition du travail (WBS)

4. Définissez et coordonnez vos ressources

Lorsque vous définissez et coordonnez vos ressources, assurez-vous de répondre aux questions suivantes :

• Quelle part du budget ira à ce projet ?
• À partir de quel département le budget sera-t-il alloué ?
• De qui avez-vous besoin dans l'équipe ?
• Quels outils de planification de projet (comme le suivi du temps, la collaboration d'équipe, les outils de gestion de projet) seront nécessaires pour rationaliser le projet ?

5. Comprendre vos contraintes

Et surtout considérez la triple contrainte de temps, de budget et de ressources. Parce qu'à ce stade, vous avez déjà répertorié les trois dans les étapes précédentes, vous pouvez maintenant prendre en compte les risques qui pourraient entraver ces processus.

Peut-être que certains membres de votre équipe prennent quelques jours de maladie pendant cette période ; peut-être que des tâches inattendues doivent être exécutées ; peut-être que certains de vos outils se bloquent et nécessitent plus d'argent tiré du budget. Quelles que soient vos contraintes, tenez compte de tout ce qui peut sembler être un risque pouvant conduire à une contrainte à part entière, pouvant affecter la réalisation des livrables ou même les buts et objectifs de votre projet.

6. Discuter des risques et de la responsabilité

Les risques doivent être évalués à partir d'autant de coins que possible. Tenez compte des congés payés, des vacances accumulées par le personnel et des jours fériés de l'entreprise. Tenez compte de tout accident anormal qui pourrait affecter directement votre budget ou votre calendrier. Et puis nommer quelqu'un pour prendre en charge au cas où l'environnement devient favorable pour que ces risques deviennent réalité. Créez un sentiment de responsabilité afin que tous les membres de l'équipe puissent avoir un intérêt mesurable dans le succès du projet afin de minimiser les risques d'erreur.

Couvrez non seulement les bases, mais tous les détails du plan de travail de votre projet avec un peigne fin. Avec chaque question potentielle ou drapeau rouge déjà couvert, vous serez en mesure d'obtenir l'approbation des parties prenantes et de démarrer votre projet avec les bonnes attentes à l'esprit.

N'oubliez pas que votre plan de travail est le plan d'action qui guidera votre projet, donc plus vous aurez de détails sur les contraintes et les risques potentiels, mieux votre équipe exécutera ses tâches pour produire les livrables et atteindre les buts et objectifs.

Modèle de plan de travail

Notre modèle de plan de travail peut vous aider à documenter les étapes expliquées ci-dessus. Assurez-vous de surveiller constamment votre modèle et de le mettre à jour au fur et à mesure que des changements surviennent dans votre processus de planification.

Outils dont vous avez besoin pour faire un plan de travail

Pour créer un plan de travail, vous devez commencer par une structure de répartition du travail pour identifier tout le travail requis pour mener à bien votre projet. Ensuite, sur la base des résultats de votre WBS, vous pourrez créer un calendrier pour marquer les tâches, les livrables, leurs dépendances, les jalons, quelle tâche est attribuée à quel département et membre de l'équipe, combien de niveaux d'approbation sont sur chaque tâche , etc.

À ce stade, de nombreux chefs de projet utiliseront des diagrammes de Gantt pour trier leurs échéanciers en cascade. Si le projet est suffisamment petit ou s'il a du sens, de nombreux chefs de projet utiliseront des outils qui les aideront à trier les tâches et les livrables dans une simple liste de tâches.

Nos diagrammes de Gantt, par exemple, vous aident à créer une vue visuelle des tâches de votre projet au fil du temps. Vous pouvez facilement voir la date de début du projet, la nature de chaque tâche du projet, à qui elle est attribuée, la durée prévue de chaque tâche, ainsi que la date d'achèvement du projet dans son ensemble.

Pour en savoir plus sur la façon dont les diagrammes de Gantt et les autres outils de planification de projet peuvent vous aider à élaborer le plan de travail parfait, regardez la courte vidéo ci-dessous. Nous vous montrerons rapidement toutes les façons dont un logiciel de planification de projet peut améliorer votre planification, votre exécution et vos rapports, afin que vous puissiez élaborer ce plan de travail en toute confiance.

ProjectManager peut vous aider avec votre plan de travail

Trier chaque détail d'un projet n'est pas une tâche facile, de la gestion de votre équipe à la gestion de vos parties prenantes. Cela nécessite un équilibre délicat entre la compréhension du calendrier de votre projet, les tâches qui composent la portée du projet, les risques potentiels, l'équilibrage d'un budget et l'allocation des ressources. Sans oublier de faire tout cela tout en gardant à l'esprit les besoins ultimes des clients et les buts et objectifs du projet.

Un modèle de plan de travail peut vous aider à organiser vos pensées, mais pour créer votre plan d'action et l'exécuter, vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de projet dynamique pour vous aider tout au long des phases de planification, d'exécution et de suivi.

Avec ProjectManager, nos diagrammes de Gantt basés sur le cloud vous permettent de planifier l'intégralité de la chronologie de votre projet, d'attribuer des tâches, de créer des dépendances et de tout suivre. De plus, nous avons des fonctionnalités de collaboration d'équipe qui permettent à votre personnel et à vos responsables de commenter les tâches, de joindre les fichiers nécessaires et d'interagir les uns avec les autres, où qu'ils se trouvent.

ProjectManager propose également des outils de gestion des ressources qui vous permettent d'équilibrer les heures travaillées au sein de votre équipe. Cela permet de s'assurer que votre temps, vos outils et vos ressources sont équilibrés quoi qu'il arrive.

Vous créez un plan de travail et vous ne savez pas par où commencer ? Nous avons ce qu'il vous faut. Avec ProjectManager , vous aurez accès à un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à mieux suivre votre plan de travail d'étape en étape. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 30 jours avec ProjectManager .