5 bloqueurs de productivité d'équipe et comment les surmonter

La productivité de l'équipe est l'un des ingrédients les plus importants dans les affaires, et il est de la responsabilité de chacun de rester sur la bonne voie. Sans productivité, les projets peuvent prendre du retard sur les délais, laissant les équipes se démener pour faire face aux conséquences. Ces problèmes peuvent être encore exacerbés par l'absence d'un bureau de gestion de projet pour assurer le bon déroulement des choses.

Un lieu de travail distrayant peut vous coûter beaucoup plus cher que la productivité de l'équipe - il peut coûter aux entreprises des milliards en perte de revenus. Selon une enquête réalisée par Salary.com et America Online, les employés consacrent en moyenne 1,86 heure par journée de travail de huit heures à autre chose que leur travail, ce qui coûte aux employeurs américains environ 544 milliards de dollars en perte de productivité chaque année.

Si la productivité est un problème dans votre équipe, considérez les nombreux bloqueurs potentiels et comment vous pouvez les résoudre.

1. Problèmes technologiques

La technologie devrait aider les employés à être plus efficients et efficaces dans leur travail, et non le rendre plus difficile. Une nouvelle étude, cependant, a révélé que la technologie fait en fait ce dernier. Selon Udemy's, 2018 Workplace Distraction Report, 33 % des employés interrogés ont déclaré que les problèmes de technologie et de connectivité étaient les distractions les plus courantes et les ventouses de la productivité sur le lieu de travail.

Assurez-vous que les membres de votre équipe disposent d'outils efficaces de gestion de projet et de collaboration qui peuvent réellement les aider à bien faire leur travail, ainsi que des ressources pour apprendre et exploiter ces outils. Un moyen simple de déterminer si la technologie est un obstacle à la productivité de votre équipe est de demander.

Envoyez un sondage pour vérifier ce qui aide et ce qui fait mal, puis faites des ajustements en fonction des informations que vous obtenez. Il peut être facile de se laisser distraire par des problèmes de haut niveau et d'oublier ces chronophages quotidiens qui pourraient vous coûter de la productivité.

2. Mauvaise collaboration

Lorsque la productivité de l'équipe en souffre, vous devrez peut-être assumer la majorité du travail ou prendre le relais pour les autres. Bien que cela puisse sembler faire partie de votre travail, cela n'a pas à l'être.

Lorsque vous travaillez en équipe, il est important que la charge de travail soit équilibrée entre les membres de l'équipe, afin que les projets puissent progresser en douceur. Bogdan Carstoiu, PDG de Hubgets, déclare : « La gestion de projet demande beaucoup d'efforts aux chefs d'équipe impliqués. Tout gérer par vous-même peut rapidement devenir écrasant, surtout lorsque le projet se heurte à un point difficile. Lorsque vous le rendez collaboratif en impliquant d'autres personnes dans le processus, les responsabilités peuvent être partagées et la quantité de travail peut être divisée. »

La collaboration atténue vos problèmes de productivité, vous permettant d'être un meilleur leader. En inculquant cela dans la culture de votre équipe, vous pouvez vous assurer que les projets restent sur la bonne voie, en évitant les dépassements de budget et la colère des dirigeants de haut niveau.

Carstoiu poursuit : « Les chefs d'équipe engagés dans une collaboration d'équipe sont plus susceptibles de livrer à temps et avec de meilleurs résultats. En unissant leurs forces, les chefs de projet peuvent relever les défis beaucoup plus facilement, tout en s'assurant qu'ils disposent de la meilleure main-d'œuvre travaillant sur le projet. »

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3. Réunions inutiles

Les réunions sont bénéfiques pour la communication, mais elles sont également devenues des obstacles majeurs à la productivité des entreprises du monde entier. Dans une enquête menée auprès de 182 cadres supérieurs de divers secteurs :

• 65 % ont déclaré que les réunions les empêchaient de terminer le travail
• 71 % pensent que les réunions sont à la fois improductives et inefficaces
• 64 % disent que les réunions interrompent leur réflexion profonde
• 62 % pensent que les réunions ne rapprochent pas réellement l'équipe

Trouver un équilibre entre des réunions improductives et s'assurer que l'équipe collabore et se connecte peut être difficile. Utilisez ces conseils simples pour tirer le meilleur parti des deux :

• Investissez dans un logiciel de collaboration qui permet aux membres de l'équipe de rendre compte de leur progression vers les délais et les objectifs sans avoir à se rencontrer à un moment et à un endroit précis.
• Encouragez les membres de l'équipe à programmer des moments de concentration "hors limites" sur leurs calendriers afin qu'ils puissent consacrer des moments sans distraction tout au long de la journée pour accomplir des tâches importantes. Le blocage du temps peut aider à maintenir ces horaires.
• Fixez une limite de temps pour chaque réunion. Si la réunion se prolonge, les participants sont autorisés à partir. Cela maintient tout le monde sur la bonne voie.

4. Manque d'organisation

Il n'y a rien de plus frustrant et fastidieux que de rechercher dans d'anciens e-mails ou des lecteurs d'ordinateur des documents importants. Votre équipe doit pouvoir accéder rapidement et facilement aux dossiers et aux documents couramment utilisés.

Les systèmes de classement basés sur le cloud, comme Box ou Google Drive, sont essentiels pour organiser les documents. Allez encore plus loin en vous assurant que votre convention de dénomination pour les documents et les dossiers est simple et directe. Être capable de trouver un dossier est formidable, mais si vous ne pouvez pas dire de quoi il s'agit, vous perdez la valeur de pouvoir le trouver.

Donnez à votre équipe les moyens de développer un processus qui fonctionne pour eux, puis de le mettre en œuvre ensemble. Cela les encourage à s'approprier l'organisation, car ce sont probablement eux qui ajoutent le plus aux dossiers et accèdent le plus aux documents. En tant que leader, cela enlève une chose supplémentaire à votre assiette, vous pouvez donc également vous concentrer sur le fait d'être aussi productif que possible.

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5. Pas assez de formation

La formation s'est avérée être un moyen efficace d'augmenter la productivité au travail. Selon l'étude d'Udemy mentionnée précédemment, 70 % des personnes interrogées conviennent que la formation peut aider les gens à mieux bloquer les distractions et à se concentrer.

Non seulement une formation appropriée donne à vos employés les outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, mais elle contribue également à renforcer la confiance, ce qui les rend plus productifs. Lorsque vous investissez dans la formation de votre équipe, envisagez le style d'apprentissage mixte, qui comprend un mélange d'apprentissage en ligne et hors ligne. Lisa Burke, l'experte en acquisition de talents, explique dans un article pour Develop Intelligence :

"La méthodologie a d'abord été utilisée dans des environnements de classe pour fournir un apprentissage différentiel, mais elle a gagné beaucoup de terrain dans le secteur des entreprises au cours des dernières années, car les principes sont largement applicables aux besoins de formation des entreprises. Il est appelé à devenir la méthode de formation de choix dans toutes les industries. »

Ce type de formation permet aux employés d'apprendre dans le format qui leur convient le mieux, que ce soit en personne ou individuellement, avec des cours en ligne. Avec la composante en ligne, les employés peuvent également être plus productifs, en suivant leurs modules d'apprentissage selon le temps dont ils disposent, plutôt que de consacrer trop de temps à l'apprentissage en personne.

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Pour être le plus efficace, découvrez où les employés pourraient utiliser le plus de formation en matière de productivité, puis développez le cours pour ces besoins. Vous pouvez le faire vous-même ou engager un consultant pour le faire à votre place. En fin de compte, si vous pouvez lier le retour sur investissement des projets achevés au montant dépensé pour améliorer les compétences de votre équipe, la valeur sera évidente.

Surmontez vos bloqueurs de productivité

En gestion de projet, la productivité est essentielle. Utilisez ces idées pour comprendre ce qui ralentit votre équipe et comment vous pouvez vous améliorer pour respecter votre budget et respecter les délais. Vous pouvez être confronté à un mélange de problèmes, mais une fois identifiés, vous pouvez travailler pour les résoudre et devenir une équipe plus productive.

N'oubliez pas qu'il est essentiel de montrer l'exemple. Ne vous contentez pas d'avoir une réunion et de décrire toutes les façons dont votre équipe rate la cible. Mettez en œuvre ces pratiques dans votre routine quotidienne. Laissez tout le monde voir à quel point vous êtes productif et cherchez à vous imiter. Pratiquer ce que vous prêchez est la première étape pour devenir un leader transformationnel, qui est peut-être le style de leadership le plus efficace pour la productivité de l'équipe.

Existe-t-il un outil capable de mettre en œuvre la plupart de ces conseils de productivité ? Oui. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui favorise la collaboration via des listes de tâches en ligne, des tableaux kanban et des diagrammes de Gantt. Les membres de l'équipe peuvent dialoguer via le chat et d'autres canaux, et stocker les fichiers de projet dans le cloud dans un emplacement accessible. Découvrez comment notre logiciel peut améliorer la productivité de votre équipe en prenant cet essai gratuit de 30 jours.