Deus ex Machina: cómo la automatización de ventas puede cambiar la forma en que vende

Si a menudo se encuentra copiando y pegando los mismos correos electrónicos o dedicando horas a programar en lugar de cerrar acuerdos, es una señal de que necesita automatizar sus procesos de trabajo. Cuanta más energía gaste en tareas minúsculas y sin importancia, menos invertirá en lograr sus objetivos de ventas. Cambiemos eso.

Aproximadamente un tercio de todas las tareas de ventas se pueden automatizar, según McKinsey. Incluso si trabaja de forma independiente o tiene un equipo pequeño, puede y debe automatizar acciones repetitivas y que consumen mucho tiempo, especialmente si planea ampliar su negocio. Establezca una base para el crecimiento eliminando las tareas poco inspiradoras de su lista de tareas pendientes y asignando sus recursos correctamente. Hablemos sobre el software de automatización de ventas y las razones para comenzar a usarlo.

¿Qué es la automatización del proceso de ventas?

La automatización de ventas significa confiar en software dedicado para automatizar tareas y procesos administrativos monótonos en lugar de realizarlos manualmente. Ayuda a los representantes de ventas a concentrarse en vender y asegurarse de que no haya seguimientos olvidados, mensajes sin respuesta, clientes abandonados, etc.

Para dejarlo claro, no existe una categoría única de herramientas para la automatización del proceso de ventas. Nutrir clientes potenciales y convertirlos es un proceso complejo, y necesita diferentes herramientas de automatización en cada etapa del mismo:

• prospección;
• comunicación;
• calificación de clientes potenciales;
• enrutamiento de clientes potenciales;
• crianza de plomo;
• facturación;
• firma de acuerdos;
• analítica;
• pronóstico.

El uso de la automatización es una forma inteligente de trabajar que ahorra tiempo. No solo usted y los miembros de su equipo garantizan la claridad de los datos de sus prospectos y clientes, sino que también facilitan su propio trabajo y se aseguran de que nada importante se escape a su vista.

No es necesario que llene su kit de herramientas por completo de inmediato. En las primeras etapas, es suficiente integrar dos o tres herramientas para ver la diferencia. Muchas herramientas y plataformas de automatización de ventas le brindan una experiencia de incorporación fluida, por lo que incorporarlas a su flujo de trabajo no interrumpirá sus procesos y ritmo en curso. Hay suficientes opciones en el mercado, no solo para grandes empresas sino también para pequeñas empresas y emprendedores.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de ventas?

Las empresas que incorporan automatización de alto nivel en sus procesos de ventas generan alrededor de un 16% más de clientes potenciales en comparación con aquellas que tienen poca o ninguna automatización. Los primeros en adoptar la automatización de ventas informan constantemente aumentos en el tiempo de atención al cliente, una mayor satisfacción del cliente, aumentos de la eficiencia de hasta un 15% y un potencial de aumento de las ventas de hasta un 10%.

El objetivo de usar software en lugar de confiar en las propias manos y la memoria es que la entrada manual de datos conduce inevitablemente a errores humanos, sin mencionar la pérdida de tiempo. Además, es mucho más fácil controlar los procesos visualmente una vez que se presentan en un solo panel y no se encuentran dispersos en varias hojas de cálculo y notas.

Hay algunos puntos más a considerar:

1. Las automatizaciones lo ayudan a asegurarse de que se atienda a sus clientes potenciales y que los representantes de ventas sigan los estándares y los scripts de su empresa con facilidad.
2. La automatización de ventas no es solo para grandes jugadores. Cuanto más pequeño sea su equipo, más recursos necesitará reservar para llamadas y ventas reales.
3. Al mantener la productividad de su equipo, puede cerrar más acuerdos sin contratar agentes adicionales o trabajar más horas.

La automatización no significa que deba sacrificar su enfoque personal. En todo caso, podrá prestar aún más atención a las necesidades de sus clientes potenciales y clientes porque no se verá sobrecargado por tareas secundarias como la mensajería de ida y vuelta.

¿Cuál es la diferencia entre la automatización del marketing y la automatización de las ventas?

No es un problema del huevo y la gallina, la diferencia es bastante notable desde el principio. La automatización de marketing genera clientes potenciales y la automatización de ventas le ayuda a cerrar tratos. Por lo tanto, debe contar con la automatización de marketing para poder automatizar sus ventas.

Para ver la diferencia más claramente, comparemos los objetivos que persigue con cada tipo de automatización.

En realidad, hay un poco de superposición entre esos dos. Los representantes de ventas también usan herramientas de prospección para limitar su enfoque y encontrar clientes potenciales calificados para ventas, y los especialistas en marketing también educan a su audiencia sobre su oferta. Tanto los especialistas en marketing como los representantes de ventas necesitan un sistema CRM y una solución de automatización de correo electrónico para el mantenimiento de registros y la comunicación. Tenga en cuenta que tener todo en un solo lugar facilita aún más el proceso.

Tipos y ejemplos de herramientas de automatización de ventas

En cada etapa del proceso de ventas, siempre hay espacio para implementar un software de automatización de ventas. Vayamos paso a paso y echemos un vistazo a las herramientas específicas que puede utilizar para resolver varios problemas y reducir el tiempo dedicado a tediosas tareas manuales.

Prospección y divulgación

El marketing no siempre está perfectamente alineado con las ventas; a veces, los representantes de ventas necesitan buscar prospectos calificados por su cuenta, y puede ser una tarea abrumadora cuando se hace manualmente. ¡Imagínese desplazarse por miles de perfiles y sitios web de LinkedIn todo el día mientras trata de encontrar la dirección de correo electrónico de un cliente potencial!

Mientras tanto, se puede lograr con un clic.

Usted y su equipo pueden usar una de las siguientes herramientas para identificar prospectos, comunicarse con ellos, convertirlos exitosamente en prospectos y, luego, en clientes devotos:

Snov.io es un buscador rápido de correo electrónico. Puede encontrar contactos precisos si solo conoce el nombre de su cliente potencial, el nombre de la empresa para la que trabaja o el dominio de su empresa.

Lusha es una plataforma para encontrar contactos personales y profesionales para el compromiso B2B. Puede utilizar filtros como la industria y el área geográfica para obtener los datos de contacto más relevantes. Lusha comprende una base de datos de perfiles comerciales de 100 millones. Puede buscar, clasificar y comunicarse con prospectos en LinkedIn, Gmail o cualquier sitio B2B.

Mattermark le ayuda a encontrar las empresas e inversores de más rápido crecimiento del mundo. Mattermark funciona con aprendizaje automático, rastreadores web, fuentes primarias y procesamiento de lenguaje natural. Con sus elaborados filtros de búsqueda, puede encontrar tomadores de decisiones directos y monitorear el crecimiento de su empresa objetivo para elegir el momento perfecto para su argumento de venta.

LinkedIn Sales Navigator es una herramienta de ventas para encontrar clientes potenciales en LinkedIn y llevar a cabo un alcance personalizado. La búsqueda avanzada le permite encontrar las oportunidades más relevantes sin invertir demasiado tiempo en ella. También puede probar las recomendaciones de clientes potenciales para que los algoritmos hagan el trabajo.

Gestión de relaciones con el cliente

CRM juega un papel clave en la automatización del proceso de ventas porque le permite almacenar, administrar y actualizar su información de clientes potenciales y clientes para que esté siempre a su alcance. También es una solución integral para la comunicación con prospectos y clientes: los sistemas CRM generalmente ofrecen integraciones fluidas con otras herramientas y aplicaciones.

La principal preocupación de cualquier software CRM suele ser su precio. Pero lo más probable es que no necesite una solución empresarial voluminosa, por lo que puede comenzar con una solución CRM asequible de SendPulse creada pensando en los propietarios de pequeñas y medianas empresas.

Tener un sistema CRM puede mejorar drásticamente su eficiencia al permitirle:

• cree su propia lista estructurada de clientes;
• lanzar campañas de correo electrónico automatizadas basadas en acciones específicas de los clientes;
• tener el control de sus interacciones con los clientes a medida que pasan de una etapa a la siguiente;
• analizar la efectividad de cada etapa de su canal de ventas;
• asignar tratos a los miembros del equipo más calificados;
• rastrear el estado de sus acuerdos de un vistazo;
• ver el número total de ofertas y el costo total de sus ofertas;
• configurar alertas para notificar a su equipo cuando llegue un nuevo trato;
• ver inmediatamente de dónde vienen sus clientes y cuáles son sus necesidades;
• Póngase en contacto con sus clientes potenciales a través de correo electrónico o chat en Facebook Messenger, Telegram o WhatsApp.

Todo esto es posible gracias a la opción de ampliar las características de nuestro sistema CRM con otros productos SendPulse. Se puede acceder a ellos desde el mismo panel de control y pertenecen a un ecosistema de producto único, por lo que no necesitará hacer malabares con muchas bolas a la vez manteniendo docenas de aplicaciones diferentes ejecutándose simultáneamente.

Automatización de correo electrónico

El correo electrónico es esencial, y no solo para los especialistas en marketing. Los vendedores también lo utilizan activamente para fomentar las oportunidades de venta y mantener conexiones mediante el envío de recordatorios y anuncios. Pero hay un problema: los representantes de ventas envían en promedio alrededor de 35 correos electrónicos al día y pasan alrededor del 30% de su tiempo de trabajo escribiéndolos. Esto significa que una herramienta tan útil se convierte rápidamente en devoradora de tiempo. Afortunadamente, todos los vendedores pueden minimizar sus pérdidas de tiempo y hacer que sus conversaciones sean significativas automatizando los flujos de comunicación repetitivos.

Puede probar nuestra solución de automatización de correo electrónico para enviar correos electrónicos personalizados exactamente cuando deben enviarse, independientemente de lo ocupado que esté. No tiene código y puede usar plantillas personalizables para que sus mensajes se vean profesionales y de marca.

Está repleto de funciones útiles para ayudarlo a:

1. Cree flujos automatizados activados por eventos específicos y permítales nutrir a sus contactos paso a paso, guiándolos a través de su embudo.
2. Segmente su audiencia y comuníquese a nivel personal, sin una pizca de enfoque genérico.
3. Administre sus listas de correo y conversaciones desde su teléfono.
4. Reenvíe automáticamente correos electrónicos no leídos con líneas de asunto ajustadas.
5. Distribuya los niveles de acceso dentro de su equipo.

Los seguimientos constituyen una gran parte de cualquier comunicación de ventas típica, pero enviarlos manualmente no produce los mejores resultados. Las estadísticas nos muestran de manera convincente que enviar uno o dos correos electrónicos no es suficiente , pero muchos vendedores se dan por vencidos después de enviar uno o simplemente lo olvidan. Una vez más, ahí es donde debería intervenir la automatización de ventas.

Nuestro creador de formularios de suscripción también forma parte de nuestra solución de automatización de correo electrónico. Los formularios son excelentes para capturar clientes potenciales, pero también puede usarlos para calificar clientes potenciales y preparar las ofertas más relevantes.

Gestión y planificación de tareas

Muchas empresas se han cambiado permanentemente al trabajo remoto y no tienen planes de volver a la oficina. Sin embargo, trabajar desde casa también puede significar un caos, especialmente para los representantes de ventas que constantemente tienen mucho en su plato y, a menudo, se conectan con los miembros de su equipo y colegas de otros departamentos.

Ya hemos mencionado CRM, pero los vendedores también necesitan herramientas de productividad para mantenerse al día y administrar sus tareas con facilidad. Si bien Google Calendar es bueno para planificar reuniones, sus funciones son bastante limitadas y su diseño no es del agrado de todos, por lo que tiene sentido buscar software adicional.

Por ejemplo, algunas aplicaciones le permiten configurar recordatorios basados ​​en la ubicación.

Probablemente conozca Trello y Slack, pero hay muchas más aplicaciones para aumentar su productividad personal. Si aún cubre su pared con notas adhesivas, le recomendamos que pruebe una de las siguientes herramientas:

Todoist: una de las herramientas de productividad más populares para uso personal y profesional. Le proporciona una vista extremadamente detallada pero unificada de los próximos eventos, proyectos y tareas. Cree, delegue y priorice tareas en segundos y bríndeles un contexto enriquecido agregando archivos y comentarios. Otra característica importante: puedes visualizar tu progreso y agregar tareas por correo electrónico con solo reenviarlas a Todoist.

Any.do es una potente aplicación para la planificación personal y profesional. Le ayuda a organizar y asignar tareas, listas y recordatorios sin esfuerzo y sin clics adicionales. Puede realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del día. La aplicación tiene un diseño galardonado y es ideal para equipos e individuos.

Remember The Milk es otra aplicación intuitiva no exigente para organizar el trabajo y la vida. Se sincroniza sin problemas en todos sus dispositivos, incluido su Apple Watch. Tiene algunas características especiales: puede decirle a Siri que complete tareas y preguntar qué debe entregar en un día específico, así como recibir recordatorios a través del medio que elija.

Planificación

Todos sabemos muy bien lo difícil que es organizar una reunión cuando ambas partes están ocupadas. Los mensajes de ida y vuelta se vuelven especialmente agotadores. Puede devorar horas de tu tiempo porque cada vez que la sugerencia te hace abandonar tu trabajo y sumergirte en tu calendario. Este enfoque de la vieja escuela para la programación no es de ninguna manera compatible con un ritmo de vida moderno.

Afortunadamente, existen suficientes herramientas de programación en el mercado para superar eso y reclamar tu libertad.

Puede programar sus reuniones y llamadas de una manera inteligente enviando un enlace de programación y dejando que sus clientes potenciales elijan una cita que se ajuste a su horario. Es mucho más sencillo y natural que pasar todos los días posibles por teléfono y enviar docenas de correos electrónicos innecesarios. Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudar:

Calendly es una herramienta de referencia para programar y reprogramar reuniones de todo tipo. Puede enseñarle a Calendly sus preferencias de disponibilidad y él hará el resto. Simplemente envíe a los clientes su enlace de Calendly o introdúzcalo en su sitio web. En el momento en que su interlocutor elija un horario, la cita se agregará automáticamente a su calendario. También puede configurar recordatorios, registros y seguimientos personalizados.

Demodesk es una herramienta de programación más orientada a las ventas que también lo ayuda a centralizar sus activos de contenido, automatizar el enrutamiento de clientes potenciales y crear experiencias de reuniones fluidas. Las características adicionales incluyen grabación de llamadas, seguimiento y análisis de reuniones. Demodesk se integra con su CRM, calendario y otras aplicaciones.

SavvyCal hace que la programación sea más simple y más humana. Puede utilizar el modo "superposición" para calcular la disponibilidad mutua en un instante y organizar llamadas y reuniones con un solo clic. Los enlaces personalizados le ayudarán a crear la impresión correcta. SavvyCal también le permite realizar cambios en varios tipos de reuniones simultáneamente y establecer límites para la cantidad de reuniones que se pueden reservar por día.

Automatización de contratos

Las reuniones en persona están pasando de moda y la pandemia de coronavirus no es la única culpable. De alguna manera, muchos vendedores todavía pasan mucho tiempo obteniendo una firma física de sus clientes cuando se puede hacer fácilmente en línea.

Hay una solución fácil: comience a utilizar el software de automatización de ventas para la generación de contratos y firmas en línea.

Puede probar una de estas herramientas en las que confían miles de empresas:

Juro le permite generar contratos desde su CRM, configurar un proceso de aprobación interno sencillo, colaborar con sus clientes potenciales sin esfuerzo y firmar contratos de forma electrónica de forma segura utilizando una sola aplicación. Juro también le ayuda a identificar los cuellos de botella y deshacerse de ellos para acelerar los procesos de venta.

HelloSign es otra herramienta de firma electrónica que le permite ahorrar tiempo y le ayuda a optimizar su flujo de trabajo y garantizar la integridad de los datos. Configure plantillas de contrato, envíe recordatorios automáticamente a los clientes potenciales que aún no hayan firmado y permítales iniciar sesión directamente en Gmail, Google Apps u otras aplicaciones.

Análisis de argumentos de venta

Puede utilizar el poder de la inteligencia artificial para analizar sus llamadas de ventas y llenar los vacíos agregando más emoción, eliminando palabras de relleno o haciendo más pausas para que sus clientes potenciales expliquen sus dudas con más detalle. Este tipo de software de automatización de ventas analiza las señales emocionales en un discurso y mensajes grabados y lo ayuda a interpretarlos.

El uso de estas herramientas dedicadas impulsadas por la inteligencia artificial es la mejor manera de comprender cómo les suena a otras personas y evitar que lo perciban como demasiado agitado o estresado:

Gong es una plataforma para capturar interacciones con prospectos y clientes, comprenderlos y brindar información detallada. Gong promete a sus usuarios una reducción significativa en la duración de su ciclo de ventas y mayores tasas de ganancias.

Talkdesk lo ayuda a comprender la intención del cliente y mejorar el desempeño de los representantes de ventas brindándoles una guía inteligente. Talkdesk for Sales identifica puntos clave de conversación, como menciones de la competencia, objeciones comunes y más. Puede convertir esos datos en oportunidades de entrenamiento para aumentar la eficiencia de su equipo.

Haz que todo tu equipo sea más eficaz

Como ve ahora, las herramientas de automatización de ventas de ninguna manera hacen que sus comunicaciones sean anónimas. De hecho, solo te ayudan a personalizarlos y a centrarte en lo que mejor haces: vender. También elimina errores porque siempre puede verificar todo y realizar cambios en tiempo real.

Por ejemplo, con el software de automatización de correo electrónico, puede enviarse su secuencia de mensajes automatizada a usted mismo primero para ver si todo se muestra correctamente. También puede realizar pruebas divididas de sus campañas para pulir su diseño, encontrar el tono correcto y, como resultado, aumentar sus tasas de apertura. ¡Pruébelo y olvídese de dedicar su tiempo a tareas rutinarias que no son de venta!