5 técnicas de gestión de proyectos que todo PM debe conocer

El mundo de la gestión de proyectos es muy amplio. Cubre muchas industrias y requiere una variedad de habilidades. Pero el hilo común que une esta diversa disciplina son las técnicas que los gerentes de proyecto usan para hacer el trabajo.

Las técnicas de gestión de proyectos hacen que la planificación y la gestión de proyectos sean más fáciles y eficaces. Se pueden aplicar a cualquier proyecto, independientemente del campo o la industria. Y si se usan junto con el software de administración de proyectos, ayudan a ahorrar tiempo y reducir costos.

Hay muchas técnicas de gestión de proyectos para elegir. Aquí hay cinco de los mejores que todo gerente de proyecto debe saber para controlar sus proyectos y guiarlos hacia fines exitosos.

1. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Los proyectos grandes y pequeños pueden parecer abrumadores a primera vista. Hay mucho que hacer. La idea de simplemente saltar y aprender a nadar es cómo los proyectos se ahogan en tiempo y costos perdidos. Como sabe cualquier gerente de proyecto experimentado, primero se debe planificar todo antes de ponerlo en acción.

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una forma de organizar el trabajo en partes más pequeñas y manejables. De acuerdo con el Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK), WBS es una "descomposición jerárquica orientada a la entrega del trabajo que debe ejecutar el equipo".

Lo que eso significa es que la WBS es una representación gráfica de cada tarea en el proyecto. En la parte superior está el producto final con una línea que baja por la página hasta un recuadro (o recuadros) que representan las tareas más grandes que conducen a ese proyecto completo. Luego, cada uno de estos cuadros se adjunta con líneas que pasan por debajo de tareas más pequeñas.

Divide y conquistaras

El uso de una estructura de desglose del trabajo le permite dividir el alcance del proyecto en partes más pequeñas en las que el equipo del proyecto puede trabajar. A medida que los niveles descienden más en la EDT, hay más definición y detalle. Esto proporciona una especie de mapa de tareas para el proyecto.

La WBS es creada por todo el equipo que identifica los principales entregables y luego los subdivide en subentregables cada vez más pequeños. Este proceso continúa hasta que el equipo llega a un punto en el que se puede realizar la tarea, quién obtendrá esa asignación.

Una WBS define y organiza un proyecto, pero también se puede utilizar para desglosar más que solo tareas. Los presupuestos se pueden calcular en base al cronograma de desglose e incluso los riesgos cuando una sucursal no está bien definida. Comience con una plantilla WBS gratuita.

2. Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es otra técnica visual de administración de proyectos, pero esta tiene aún más aplicaciones para un administrador de proyectos. Hacer un diagrama de Gantt es una técnica, pero se puede combinar con una herramienta de diagrama de Gantt para que esa técnica sea mucho más fácil de ejecutar.

Los diagramas de Gantt pueden ayudar con algo más que planificar y programar tareas en uno o varios proyectos. También puede planificar y programar proyectos completos, planificar en sprints e hitos, programar el trabajo de los equipos y comparar los cronogramas planificados con los reales en su proyecto.

Si está utilizando el diagrama de Gantt en línea en ProjectManager, tiene la libertad de ajustar los cronogramas según sea necesario e incluso vincular tareas dependientes, simplemente haciendo clic y arrastrando. Las dependencias de tareas se usan cuando hay tareas que no se pueden iniciar hasta que se complete otra. Se pueden vincular en ProjectManager, de modo que no haya tiempo de inactividad ni bloqueo de los miembros del equipo.

Cada tarea ahora se puede asignar a miembros individuales del equipo y los gerentes de proyecto pueden automatizar las notificaciones sobre los próximos plazos para mantener el proyecto en marcha. Cuando el equipo actualiza su estado, esa información se refleja instantáneamente en ProjectManager, por lo que todos están siempre en la misma página.

3. PERFECTO

PERT es un acrónimo que significa técnica de revisión y evaluación de programas. Es una técnica de gestión de proyectos para ayudar con las estimaciones de tiempo. La programación es fundamental para completar un proyecto a tiempo, obviamente, pero también dentro del presupuesto establecido. Cuanto más tiempo trabajes, más pagarás.

Entonces, ¿cómo funciona PERT? Maneja las probabilidades usando muchos métodos estadísticos simples. PERT desglosa las tareas en actividades detalladas mediante el uso de la WBS discutida anteriormente, luego las agrega a un diagrama de Gantt para identificar aquellas actividades que son interdependientes. A partir de esos datos, crea un mapa ilustrativo de la red de actividades y sus interdependencias.

Relacionado: diagrama de Gantt frente a diagrama PERT frente a diagrama de red

En el mapa, un nodo representa un evento y las actividades están representadas por flechas dibujadas de un evento a otro según su orden. A partir de esto, se calcula el tiempo más temprano (TE) y el tiempo más tardío (TL) para cada actividad, así como el tiempo de holgura para cada actividad.

4. Método de la ruta crítica (CPM)

El método de la ruta crítica (CPM) es la piedra angular de las técnicas de gestión de proyectos. CPM requiere que construya un modelo de proyecto que incluya una lista de todas las tareas o una WBS, la duración para completar cada una de esas tareas, qué dependencias, si las hay, vinculan las tareas y los puntos finales, como hitos y entregables, para el proyecto.

Con esta información, puede calcular la ruta más larga desde las tareas planificadas hasta su finalización, incluida la hora más temprana y más tardía en que estas tareas pueden comenzar y finalizar sin afectar el cronograma del proyecto. Ahora sabe qué tareas son críticas para el proyecto y cuáles tienen flotación o pueden retrasarse sin alargar el cronograma del proyecto.

Por lo tanto, como técnica de gestión de proyectos, CPM es una secuencia de tareas que suman la duración total más larga, ya sea que haya flotación (ya sea flotación libre, que es una tarea dependiente o flotación total, con el proyecto general) o no. Con esta información, puede calcular el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto.

No todas las herramientas de gestión de proyectos pueden filtrar la ruta crítica automáticamente. Tienes que hacer los cálculos tú mismo. Pero ProjectManager encuentra la ruta crítica con un clic en nuestra vista de Gantt, ahorrándole un tiempo valioso. Una vez que haya planificado su horario, establezca la línea de base en el Gantt. Esto le permite comparar su progreso real con el esfuerzo planificado, lo que le ayuda a mantenerse al día.

Critical Path mejora la priorización y la toma de decisiones

CPM es realmente un algoritmo utilizado para ayudar con la toma de decisiones. Al tomar datos específicos (hora de inicio, duración, hora de finalización), determina qué actividades son las más importantes o críticas para el éxito del proyecto.

En cuanto a hacer frente a las contingencias, que siempre están a la vuelta de la esquina en cualquier proyecto, CPM tiene algo que se llama seguimiento rápido. Este es un proceso de ejecutar múltiples tareas en la ruta crítica en paralelo. Lo que esto hace es reducir el tiempo total del proyecto. Esto solo funciona si la tarea no es dependiente. Pero requiere más recursos y puede afectar la calidad.

En general, CPM ayuda a reducir los retrasos al optimizar el trabajo a lo largo de la ruta crítica. También puede visualizar las dependencias, lo que permite priorizar las tareas. CPM mejora la organización al desglosar los entregables en secuencias. Aumenta la eficiencia y ayuda a calcular la flotación para distribuir mejor los recursos.

5. Kanbán

Kanban se utiliza en la fabricación ajustada y parece una serie de tarjetas en un tablero, que se utiliza para visualizar el flujo de trabajo.

Kanban se puede utilizar como una técnica de gestión de proyectos para ayudar a monitorear y administrar proyectos poniendo énfasis en la entrega continua sin colocar demasiada carga en el equipo. Kanban ayuda al equipo del proyecto a trabajar juntos de manera más eficiente.

El software de gestión de proyectos lleva kanban al siguiente nivel. ProjectManager tiene una vista de tablero que se sincroniza con todas sus otras vistas de proyectos, lo que permite que los equipos trabajen como quieran. Todas las actualizaciones se reflejan en toda la herramienta. A los equipos les encanta cómo pueden administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints. Los gerentes obtienen la transparencia que desean para ver posibles bloqueos y reasignar recursos rápidamente para que la producción avance sin problemas.

El tablero del proyecto ayuda a los miembros del equipo a visualizar lo que deben hacer hoy, viendo su tarea en el contexto más amplio de los demás. Esto limita la cantidad de trabajo en curso (WIP) y equilibra el flujo de trabajo para evitar sobrecargar al equipo. Debido a que se pueden priorizar las tarjetas en el tablero, se mejora el flujo de trabajo. Una vez que se realiza una tarea, la tarjeta se mueve a la siguiente columna y el miembro del equipo comienza en la tarjeta que se encuentra en la parte superior de su columna de tareas pendientes.

Esta técnica de gestión de proyectos fomenta un entorno colaborativo continuo y permite que el equipo juegue y mejore el flujo de trabajo. Kanban es especialmente adecuado para proyectos ágiles, pero se puede aplicar a cualquier proyecto y lo adoptan más pensadores visuales.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene características que mejoran las técnicas de gestión de proyectos y las integra con un panel en tiempo real para monitorear e informar sobre el progreso. Los diagramas de Gantt en línea pueden cargar WBS y otros MS Project u hojas de cálculo para brindarle un mayor control. Mientras que nuestros tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo y ayudan a los equipos a colaborar y trabajar juntos de manera más eficiente. Pruébelo gratis tomando esta prueba gratuita de 30 días.