Der beste Weg, um einen Arbeitsplan zu erstellen

Bevor Sie Ihre Ziele erreichen können, müssen Sie planen, wie Sie sie erreichen. Ein Arbeitsplan schafft einen klaren Weg zu diesen gewünschten Zielen und Zielsetzungen. Auf diesem Weg befinden sich Ressourcen, Einschränkungen und andere Elemente des Arbeitsmanagements, die in Ihrem Plan beschrieben werden müssen.

Natürlich wird der Arbeitsplan nicht von einer einzelnen Person geschrieben und initiiert. Es ist ein Aktionsplan für ein Projektteam, der schließlich den Vorstandsmitgliedern und Interessenvertretern zur Genehmigung vorgelegt werden sollte. Sobald alles gesagt und getan ist, können Sie den Rest Ihres Arbeitsplans ausarbeiten.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan in einer Projektmanagementsoftware erstellen, ist es einfach, Ihren Plan weiter zu iterieren und im Laufe der Zeit Verbesserungen vorzunehmen. Und wenn diese Software online ist, können alle in Echtzeit zusammenarbeiten und wissen genau, welche Schritte für ein optimales Ergebnis erforderlich sind.

Natürlich ist ein Arbeitsplan ziemlich wichtig, also lassen Sie uns genauer untersuchen, wie man einen erstellt und genehmigt bekommt.

Was ist ein Projektarbeitsplan?

Ein Projektarbeitsplan ist ein Projektmanagementplan mit einem anderen Namen. Bei richtiger Ausführung wird Ihr Projektarbeitsplan die Schritte, die zum Erreichen der Ziele und Ziele eines Projekts erforderlich sind, klar artikulieren und skizzieren, indem Aufgaben, Meilensteine, Ergebnisse, Ressourcen, Budgetanforderungen und ein Zeitplan integriert werden, um alles miteinander zu verweben.

Es ist normalerweise am besten für große Projekte und Initiativen geeignet, kann aber wirklich auf jeder Ebene verwendet werden. Bevor Sie mit Ihrem Arbeitsplan beginnen, ziehen Sie die Verwendung von SMART-Zielen in Betracht: Erstellen Sie Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbezogen sind. Dies sollte Ihnen helfen, Ihren Plan auf dem richtigen Fuß zu beginnen.

Verwandte: Kostenlose Arbeitsplanvorlage

Warum brauchen Sie einen Arbeitsplan?

Wie bereits erwähnt, dient Ihr Arbeitsplan als Fahrplan für das gesamte Projekt. Es hält Sie und Ihr Team nicht nur organisiert, sondern stellt auch sicher, dass Sie Unterstützung von wichtigen Stakeholdern, verwandten Abteilungen, relevanten Verantwortungs-/Risikoverantwortlichen und mehr erhalten.

Darüber hinaus hilft es, die Erwartungen sowohl auf der Ebene der Stakeholder als auch auf der Ebene des Managements und der Teammitglieder zu managen – jeder, der auf dem richtigen Fuß beginnt, hat eine bessere Chance, auch auf dem richtigen Fuß zu landen.

So erstellen Sie einen Arbeitsplan

Das Erstellen eines Arbeitsplans ist ein sehr aufwendiger Prozess und erfordert so viele festgelegte Details wie möglich, bevor Sie ihn den Stakeholdern präsentieren. Hier ist, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

1. Identifizieren Sie den Projektnamen, den Zweck und den allgemeinen Zeitplan

Auf diese Weise können Sie Ihren Projektgenehmigern mitteilen, dass Ihr Projekt je nach Zweck des Projekts ein Quartal, sechs Monate oder ein Jahr dauern wird, sowie die restlichen Informationen, die Sie nach diesem Schritt ausfüllen.

Sie sollten Ihrem Projektgenehmiger auch den Zweck Ihres Projekts mitteilen. Soll Ihr Projekt die Kundenbedürfnisse besser erfüllen? Vielleicht hat Ihr Konkurrent eine aktualisierte Version eines Produkts herausgebracht, das Sie haben, und Sie müssen skalieren, um die Marktanforderungen zu erfüllen. Was auch immer das ultimative Ziel ist, stellen Sie sicher, dass es sofort angegeben wird.

2. Setzen Sie Ihren Arbeitsplan in Kontext

Schreiben Sie eine Einführung und einen Hintergrund, um besser zu skizzieren, warum Sie dieses Projekt durchführen müssen und was Sie dazu bewogen hat, überhaupt zu versuchen, dieses ultimative Ziel zu erreichen. Das Erstellen von Kontext und das Feststellen des Problems helfen zu erklären, warum Sie die Lösung brauchen. Dies wird dazu beitragen, ein gutes, umfassendes Arbeitsmanagement zu erleichtern.

3. Legen Sie Ihre Ziele und Zielsetzungen fest

Ihre Ziele mögen nach Ihrem Zweck klingen, aber sie sind etwas spezifischer, da sie langfristiger ausgerichtet sind – dh Ihr Team hat mehr über den Prozess der Einführung einer Fehlerbehebung gelernt oder wie man direkter auf Kundenanfragen reagiert. Markt-Feedback.

Ebenso sollten Ihre Projektziele messbar sein. Beispielsweise ist das Ziel dieses Projekts nach dem Start, eine Steigerung von xx % der aktiven monatlichen Abonnenten oder einen bestimmten Dollarbetrag an generierten Einnahmen zu erzielen.

Verwenden Sie hier am besten Ihre SMART-Ziele. Bauen Sie aus, was spezifisch ist, was messbar ist, was erreichbar ist, was relevant ist und was innerhalb des Projektzeitrahmens getan werden kann.

Siehe auch: Work Breakdown Structure (WBS) Guide

4. Definieren und koordinieren Sie Ihre Ressourcen

Wenn Sie Ihre Ressourcen definieren und koordinieren, stellen Sie sich unbedingt die folgenden Fragen:

• Wie viel des Budgets fließt in dieses Projekt?
• Von welcher Abteilung wird das Budget zugewiesen?
• Wen brauchen Sie im Team?
• Welche Projektplanungstools (wie Zeiterfassung, Teamzusammenarbeit, Projektmanagementtools) werden benötigt, um das Projekt zu rationalisieren?

5. Verstehen Sie Ihre Einschränkungen

Und bedenken Sie insbesondere die dreifache Beschränkung von Zeit, Budget und Ressourcen. Da Sie an dieser Stelle bereits alle drei in den vorherigen Schritten aufgelistet haben, können Sie jetzt Risiken berücksichtigen, die diese Prozesse behindern könnten.

Vielleicht sind einige Ihrer Teammitglieder in dieser Zeit ein paar Tage krank; vielleicht müssen unerwartete Aufgaben ausgeführt werden; Vielleicht stürzen einige Ihrer Tools ab, die mehr Geld aus dem Budget ziehen müssen. Was auch immer Ihre Einschränkungen sein mögen, berücksichtigen Sie alles, was sich wie ein Risiko anfühlt, das zu einer vollständigen Einschränkung führen kann, die sich auf die Fertigstellung der Ergebnisse oder sogar auf die Ziele und Ziele Ihres Projekts auswirken kann.

6. Diskutieren Sie Risiken und Verantwortlichkeiten

Risiken müssen aus möglichst vielen Ecken bewertet werden. Berücksichtigen Sie bezahlte Freizeit, Urlaubszeit, die Mitarbeiter angesammelt haben, und Betriebsferien. Berücksichtigen Sie alle ungewöhnlichen Unfälle, die sich direkt auf Ihr Budget oder Ihren Zeitplan auswirken könnten. Und dann ernennen Sie jemanden, der die Verantwortung übernimmt, falls das Umfeld günstig wird, damit diese Risiken Wirklichkeit werden. Schaffen Sie ein Gefühl der Verantwortlichkeit, damit alle Teammitglieder einen messbaren Anteil am erfolgreichen Ergebnis des Projekts haben können, um die Möglichkeit von Fehlern zu minimieren.

Decken Sie nicht nur die Grundlagen, sondern jedes Detail in Ihrem Projektarbeitsplan mit einem feinen Kamm ab. Da jede potenzielle Frage oder Warnmeldung bereits abgedeckt ist, können Sie sich von den Beteiligten absegnen lassen und Ihr Projekt mit den richtigen Erwartungen im Hinterkopf beginnen.

Denken Sie daran, dass Ihr Arbeitsplan der Aktionsplan ist, der Ihr Projekt leitet. Je mehr Details Sie also über Einschränkungen und potenzielle Risiken haben, desto besser wird Ihr Team seine Aufgaben erfüllen, um Ergebnisse zu erzielen und die Ziele und Ziele zu erreichen.

Arbeitsplan-Vorlage

Unsere Arbeitsplanvorlage kann Ihnen dabei helfen, die oben erläuterten Schritte zu dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorlage ständig überwachen und aktualisieren, wenn sich Änderungen in Ihrem Planungsprozess ergeben.

Tools, die Sie benötigen, um einen Arbeitsplan zu erstellen

Um einen Arbeitsplan zu erstellen, sollten Sie mit einem Projektstrukturplan beginnen, um alle Arbeiten zu identifizieren, die zum Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind. Basierend auf den Erkenntnissen aus Ihrem PSP können Sie dann einen Zeitplan erstellen, um Aufgaben, Ergebnisse, ihre Abhängigkeiten, Meilensteine, welche Aufgabe welcher Abteilung und welchem ​​Teammitglied zugewiesen ist, wie viele Genehmigungsebenen für jede Aufgabe gelten , etc.

An diesem Punkt werden viele Projektmanager Gantt-Diagramme verwenden, um ihre Zeitleisten in einem Wasserfallmuster zu sortieren. Wenn das Projekt klein genug oder sinnvoll ist, verwenden viele Projektmanager Tools, die ihnen helfen, Aufgaben und Ergebnisse in einer einfachen Aufgabenliste zu sortieren.

Unsere Gantt-Diagramme beispielsweise helfen Ihnen dabei, eine visuelle Darstellung Ihrer Projektaufgaben im Zeitverlauf zu erstellen. Sie können leicht das Startdatum des Projekts sehen, was jede Projektaufgabe ist, wem sie zugewiesen ist, wie lange jede Aufgabe voraussichtlich dauern wird, sowie das Abschlussdatum für das Projekt als Ganzes.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Gantt-Diagramme und andere Projektplanungstools Ihnen helfen können, den perfekten Arbeitsplan zu erstellen, sehen Sie sich das kurze Video unten an. Wir zeigen Ihnen schnell alle Möglichkeiten, wie Projektplanungssoftware Ihre Planung, Ausführung und Berichterstattung verbessern kann – damit Sie diesen Arbeitsplan mit Zuversicht erstellen können.

ProjectManager kann Ihnen bei Ihrem Arbeitsplan helfen

Es ist keine leichte Aufgabe, jedes Detail eines Projekts zu sortieren – von der Verwaltung Ihres Teams bis hin zur Verwaltung Ihrer Stakeholder. Es erfordert ein empfindliches Gleichgewicht zwischen dem Verständnis Ihres Projektzeitplans, den Aufgaben, die den Projektumfang ausmachen, potenziellen Risiken, dem Ausgleich eines Budgets und der Zuweisung von Ressourcen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie all dies tun, während Sie die ultimativen Bedürfnisse der Kunden und die Projektziele und -vorgaben im Auge behalten.

Eine Arbeitsplanvorlage kann Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu organisieren, aber um Ihren Aktionsplan zu erstellen und auszuführen, benötigen Sie eine dynamische Projektmanagement-Software, die Sie während der Planungs-, Ausführungs- und Überwachungsphasen unterstützt.

Mit ProjectManager können Sie mit unseren cloudbasierten Gantt-Diagrammen Ihren gesamten Projektzeitplan planen, Aufgaben zuweisen, Abhängigkeiten erstellen und alles nachverfolgen. Darüber hinaus verfügen wir über Team-Collaboration-Funktionen, die es Ihren Mitarbeitern und Managern ermöglichen, Aufgaben zu kommentieren, erforderliche Dateien anzuhängen und unabhängig von ihrem Standort miteinander zu interagieren.

ProjectManager verfügt auch über Tools zur Ressourcenverwaltung, mit denen Sie die geleisteten Arbeitsstunden in Ihrem Team ausgleichen können. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihre Zeit, Werkzeuge und Ressourcen in jedem Fall ausgeglichen sind.

Erstellen Sie einen Arbeitsplan und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir geben dir Deckung. Mit ProjectManager erhalten Sie Zugriff auf eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Ihren Arbeitsplan von Meilenstein zu Meilenstein besser verfolgen können. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion mit ProjectManager .