Pilotstudie – Wie es funktioniert

Projekte sind riskant und Projektmanager versuchen, dieses Risiko zu reduzieren. Es gibt viele Möglichkeiten, wie sie dies tun können, von einer Risikobewertung über die Recherche historischer Daten zu ähnlichen Projekten bis hin zu einer gründlichen Planung. Probleme treten zwar in jedem Projekt unvermeidlich auf, aber je besser sie identifiziert und kontrolliert werden können, desto weniger werden sie ein Problem darstellen.

Aber was ist mit dem ganzen Projekt? Wird es funktionieren? Wird es kostengünstig sein und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abgeschlossen sein? Es gibt so viele Fragen außerhalb der Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht. Wie kann ein Projektleiter sozusagen auf Herz und Nieren prüfen, ob das Projekt überhaupt machbar ist?

Hier kommt eine Pilotstudie ins Spiel. Sie haben vielleicht gehört, dass sie als Pilotprojekt, Pilottest und sogar Pilotexperiment bezeichnet wird. Betrachten Sie es als Geschmackstest, um zu sehen, ob Sie die ganze Mahlzeit essen möchten. Für ein Projekt ist es ein kleiner Schritt, um sicherzustellen, dass sich der größere Weg lohnt.

Was ist eine Pilotstudie?

Eine Pilotstudie ist ein kleines Projekt, das dazu dient, die Durchführbarkeit, Dauer, Kosten und Risiken eines Großprojekts zu testen. Durch diese Studie können Verbesserungen vorgenommen werden, um die Leistung des größeren Projekts zu verbessern.

Die Gründe für eine Pilotstudie liegen auf der Hand. Warum Zeit, Mühe und Geld für ein Projekt verschwenden, das zum Scheitern verurteilt ist? Mit einer Pilotstudie wird deutlich, ob sich das Projekt lohnt oder nicht. Es ist eine kleine Vorabausgabe, die später einen großen Verlust einsparen kann.

Es ist auch ein großartiger Prozess, Unzulänglichkeiten im Projektdesign zu finden, deren Behebung kostspielig wäre, wenn das Projekt auf Hochtouren läuft. Diese Mängel könnten jedoch vor der Durchführung des vollständigen Projekts neu gestaltet werden und somit die Effizienz steigern, die den gesamten Prozess produktiver macht.

Die Erkenntnisse einer Pilotstudie sind von unschätzbarem Wert und den Aufwand, die Kosten und die Zeit wert. Sie können Fallstricke zeigen, die nicht offensichtlich sind, Dinge, die im Plan fehlen und mehr. All das spart auf lange Sicht Geld und ebnet den Weg für ein erfolgreicheres Ergebnis.

Wie man eine Pilotstudie durchführt

Eine Pilotstudie muss jedes Merkmal oder jede Aktivität des Projekts beinhalten. Es sollte das Projekt in Aufgaben zerlegen, die dann getestet werden. Aber dies spricht für die Durchführbarkeit des Projekts im Großen und Ganzen. Es ist auch ratsam, nach historischen Daten zu suchen, die Sie möglicherweise von anderen Unternehmen oder Organisationen erhalten, die über Fallstudien verfügen, die für die Arbeit relevant sind, mit der Sie beginnen möchten. Wenn Sie das getan haben, befolgen Sie diese sechs Schritte, um eine effektive Pilotstudie zu implementieren.

1. Ein klares Ziel haben

Ohne ein klares Ziel, einen Grund, eine Pilotstudie zu starten, kann es keinen Fokus geben. Ohne Konzentration wird Ihre Arbeit ihr Ziel nicht treffen, denn es gibt kein Ziel, das Sie treffen könnten. Bevor Sie beginnen, müssen Sie unbedingt wissen, was Sie studieren, und sich ein Projektziel setzen. Es klingt wie ein naheliegender Schritt, aber oft stolpern Projekte ohne ihn ignorant vorwärts.

Stellen Sie daher einige Fragen, um die Pilotstudie zu schärfen. Wie sieht Erfolg aus? Es könnte ein billigeres Produkt sein, oder vielleicht ist es wichtiger, Zeit zu sparen und das Produkt schneller auf den Markt zu bringen. Was auch immer das Ziel ist, klären Sie es, stellen Sie sicher, dass es klar formuliert ist, und behalten Sie es dann im Hinterkopf, während Sie durch die Pilotstudie gehen. So können Sie entscheiden, ob die Pilotstudie ein Erfolg oder Misserfolg ist.

2. Bestimmen Sie die Dauer

Im nächsten Schritt wird entschieden, wie lange die Pilotstudie dauern soll. Dies hängt davon ab, was Sie studieren, was Ihr Ziel ist und wie lange es dauern würde, die Pilotstudie durchzuführen, um eine Vorstellung von den Vor- und Nachteilen zu bekommen. Dies beinhaltet die Rüstzeit und alle anderen Nebenprozesse.

3. Erstellen Sie eine Studiengruppe

Die Gruppe, die das Produkt oder die Technologie testet, ist wichtig. Sie stellen Ihnen die Daten zur Verfügung, die Sie benötigen, um eine Entscheidung zu treffen, ob Sie fortfahren oder einige Funktionen überarbeiten möchten. Daher muss die Gruppe groß genug sein, um nutzbare Daten bereitzustellen, aber nicht so groß, dass sie unhandlich wird. In der Regel liegt die Gruppengröße zwischen 10 und 20 Personen. Dies müssen Personen sein, die den Umgang mit der Technologie verstehen und dies regelmäßig tun.

4. Haben Sie einen Onboarding-Plan

Dieser Schritt ist nicht nur für die Studiengruppe von entscheidender Bedeutung, sondern wird auch später im Projekt beim Durchlaufen des QA-Prozesses von großem Nutzen sein. Sie haben bereits eine Reihe von Anweisungen, die Sie zum Testen in Ihrem Team verteilen können. Sie sollten Schulungen und Ressourcen zur Verfügung haben, um Benutzern in der Studie zu helfen. Wenn das Produkt oder die Technologie marktreif ist, haben Sie eine Reihe von Benutzern, die damit vertraut sind, was bei der groß angelegten Einführung des Produkts oder der Technologie hilft.

5. Feedback einholen

Das klingt wie ein Kinderspiel. Was nützt eine Pilotstudie, wenn Sie kein Feedback bekommen? Aber manchmal sind es die offensichtlichsten Schritte, die im Durcheinander verloren gehen. Vernachlässigen Sie diese nicht.

Bei der Pilotstudie handelt es sich um eine Trial-and-Error-Berichterstattung, Sie möchten also zurückhören, ob es funktioniert hat oder nicht. Dadurch erhalten Sie die notwendigen Informationen, um Probleme vor einer groß angelegten Einführung zu beheben und zu lösen.

Die Pilotstudiengruppe sollte während des gesamten Prozesses, nicht nur am Ende, reichlich Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch erhalten. Wenn die Pilotstudie abgeschlossen ist, können Sie formellere Methoden zur Datenerhebung anwenden, wie z. B. Gruppendiskussionen, Umfragen und Selbsteinschätzungen.

6. Adressprobleme

Der Sinn der gesamten Pilotstudie besteht darin, eine Liste von Herausforderungen zu haben, die bewältigt werden müssen. Der letzte Schritt in diesem Prozess besteht also darin, an allen Schluckaufen oder Unebenheiten auf dem Weg zur Markteinführung zu arbeiten, die Sie entdeckt haben, und sie zu lösen, bevor Sie das Produkt oder die Technologie veröffentlichen.

Denken Sie daran, dass Sie möchten, dass die Vorteile Ihres Projekts die Kosten, die Zeit und den Aufwand überwiegen, die für die Implementierung erforderlich sind. Dies ist ein grundlegendes Return-on-Investment-Denken und wird der letzte Faktor bei der Entscheidung über die Machbarkeit des zukünftigen Projekts sein.

Wie ProjectManager einer Pilotstudie hilft

Eine Pilotstudie ist ein Projekt. Wie wir bereits geschrieben haben, unterscheidet es sich nur in seiner Größe. Daher ist eine Projektmanagement-Software der Schlüssel zu einer guten Planung und Umsetzung. Mit ProjectManager können Sie alle Phasen der Pilotstudie auf einem Kanban-Board planen. Jeder Schritt ist eine Spaltenüberschrift und die Aufgaben sind Karten, die sich horizontal darüber bewegen.

Mit unseren Mehrfachansichten können Sie das Projekt weiter verfolgen, indem Sie zur Gantt-Ansicht wechseln, in der alle Aufgaben auf einer Projektzeitachse angeordnet sind. Das Startdatum und das Enddatum werden durch Punkte auf der Zeitachse dargestellt, die durch einen Balken verbunden sind, um die Dauer der Aufgabe darzustellen. Abhängige Aufgaben können verknüpft werden und alle Aufgaben können dem Verantwortlichen für die Ausführung zugewiesen werden.

Gleichzeitig erhalten Projektmanager die gewünschte Transparenz in allen Aspekten des Projekts. Unser Dashboard erhält aktuelle Daten und fasst diese Zahlen zusammen, um sie in farbenfrohen Grafiken und Diagrammen anzuzeigen. Sechs Projektmetriken werden nachverfolgt, z. B. Aufgabenfortschritt, Zustand und Abweichung.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die den reibungslosen Ablauf von Projekten in jeder Phase von der Initiierung bis zum Abschluss gewährleistet. Projektmanager erhalten die Tools, die sie benötigen, um den Fortschritt besser zu planen, zu verfolgen und darüber zu berichten, während Teams kollaborative Funktionen erhalten, die sie produktiver machen. Probieren Sie ProjectManager bei Ihrem nächsten Projekt mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.