So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in 5 Schritten

Gantt-Diagramme gibt es schon lange, aber seit sie von analog zu digital migriert sind, hat ihre Benutzerfreundlichkeit sie zu einem festen Bestandteil des Projektmanagements gemacht.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein gestapeltes Balkendiagramm, das die Arbeitsaktivitäten eines Projekts auf einer Zeitachse organisiert, die ihre Dauer und Abhängigkeiten anzeigt und es Projektmanagern ermöglicht, sie ihren Teammitgliedern zuzuweisen. Gantt-Diagramme sind ein wichtiges Projektplanungs- und Terminierungstool.

Auf der linken Seite eines Gantt-Diagramms befindet sich eine Liste der Aufgaben, und auf der rechten Seite befindet sich die Balkendiagramm-Zeitachse, in der diese Aufgaben entsprechend ihrem Auftreten im Projekt platziert werden. Jede Aufgabe ist mit einem Start- und Enddatum versehen. Das ist die Dauer der Aufgabe. Es ist grafisch eine Linie zwischen zwei Punkten.

Dieses Layout macht es Projektmanagern leicht zu sehen, was die Aufgaben sind, wann jede von ihnen beginnt und endet und wie lange die Aufgabe dauern sollte, bis sie abgeschlossen ist. Das Gantt-Diagramm zeigt auch, wo sich Aufgaben um wie viel überschneiden, sowie die Dauer des gesamten Projekts.

Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Gantt-Diagramme sind vielseitige Projektmanagement-Tools, die verschiedenen Zwecken dienen. Sie werden verwendet, um Projekte zu planen, zu terminieren und zu überwachen. Während der Planungsphase helfen Gantt-Diagramme Projektmanagern dabei, den Projektzeitplan zu visualisieren, sodass sie definieren können, welche Ressourcen wann benötigt werden, wie die Arbeitsbelastung zugewiesen wird, und auch verstehen, was die kritischen Pfadaktivitäten eines Projekts sind.

Sobald alle Projektaktivitäten in das Gantt-Diagramm aufgenommen wurden, ist es einfacher, einen genauen Projektplan zu erstellen, um den Projektplan pünktlich auszuführen. Ein Gantt-Diagramm zeigt Ihnen also, welche Aufgaben zum Abschluss des Projekts erforderlich sind und wie lange sie dauern werden. Aber wie schafft man es, ein erfolgreiches Projekt zu planen und zu terminieren? Im Folgenden sind die fünf Schritte zum Erstellen eines Gantt-Diagramms aufgeführt.

Schritte zum Erstellen eines Gantt-Diagramms

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Wenn Sie ein traditioneller Projektmanager sein wollen, können Sie Papier und Bleistift hervorholen. Das mag eine gute Möglichkeit sein, mit der Zusammenstellung Ihres Plans zu beginnen, aber es ist nicht praktikabel, um ein Projekt mit all seinen Problemen und Änderungen zu verwalten.

Zur Vereinfachung bieten wir eine kostenlose Gantt-Diagrammvorlage an, die Ihnen eine Excel-Tabelle zum Ausfüllen der Felder zur Verfügung stellt. Aber wenn Sie Ihren Zeitplan in einer Tabelle führen, wird das ein Problem. Excel wurde entwickelt, um einfache und visuelle Zeitleisten zu erstellen, aber es ist kein Projektmanagement-Tool. Was Sie wirklich brauchen, ist eine Projektmanagement-Software mit einer Funktion zur Erstellung von Gantt-Diagrammen. Wir empfehlen, die Tabelle in unsere Online-Gantt-Diagramm-Software hochzuladen. Die Vorteile davon sind unten aufgeführt.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Excel-Gantt-Diagrammvorlage oder eine Gantt-Diagrammsoftware entscheiden, müssen Sie dennoch alle Schritte zum Sammeln aller Planungsdaten durchlaufen, die Sie zum Erstellen eines Gantt-Diagramms benötigen. Wenn Sie die folgenden fünf Schritte durchlaufen haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um weiterzulesen. Wir erklären, wie das Online-Stellen Ihres Gantt-Diagramms in unserer Software es zu einem lebendigen Dokument macht, das Ihren Zeitplan nicht nur planen, sondern Ihnen auch bei der Ausführung helfen kann.

1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Bevor Sie die Arbeit aufzeichnen können, müssen Sie eine Liste davon haben. Diese Aufgabenliste muss gründlich und vollständig sein, um wirksam zu sein. Daher wird empfohlen, einen Projektstrukturplan (PSP) zu verwenden.

Dieses Tool zerlegt, wie der Name schon sagt, größere, komplexe (oder kleine, einfachere) Projekte, um die Arbeit in einzelne Aktivitäten aufzuteilen. Es beginnt mit dem endgültigen Ergebnis und geht Schritt für Schritt zurück, um die wesentlichen Schritte zu erhalten, die erforderlich sind, um zum Ende des Projekts zu gelangen.

Während Sie Aufgaben sammeln, schadet es nicht, auf historische Daten verwandter Projekte zurückzublicken, um eine Vorstellung von deren Dauer zu bekommen. Auch das Gespräch mit Personen, die ähnliche Projekte durchlaufen haben, sei es innerhalb oder außerhalb Ihres Teams, kann Ihnen beim Übergang zum nächsten Schritt helfen.

Verwandt: Projektstrukturplan (PSP)-Vorlage

2. Was sind die Start- und Enddaten der Aufgaben?

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Aufgaben übernehmen und sie über Ihre Projektzeitachse sequenzieren. Es ist möglich und sogar wahrscheinlich, dass einige Aufgaben gleichzeitig, aber von verschiedenen Teammitgliedern ausgeführt werden.

Wenn Sie das Startdatum festlegen, werden Ihre Aufgaben an diesem Datum auf der Zeitachse des Balkendiagramms angezeigt. Nehmen Sie dann mit dem Wissen, das Sie im letzten Schritt erworben haben, eine Zeitschätzung vor, wann die Aufgabe erledigt sein wird. Dadurch werden die beiden Punkte und der Balken zwischen ihnen erstellt, die die Zeit markieren, die für die Erledigung der Aufgabe im Laufe des gesamten Projekts benötigt wird.

Dies ist der erste Schritt zur Erstellung eines Zeitplans für das Projekt. Die Dauer Ihrer Aufgaben ist die Zeit zwischen dem Startdatum und dem Enddatum. Jetzt kochst du mit Gas. Sie haben nicht mehr nur eine Aufgabenliste, sondern eine visuelle Darstellung Ihres Projekts auf einer Zeitachse. Dies bietet auf einen Blick eine Hilfestellung für Ihren Fortschritt, sobald Sie das Projekt ausgeführt haben.

3. Meilensteine ​​hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Gantt-Diagramm Meilensteine ​​hinzu, um den Abschluss Ihrer Projektergebnisse oder Arbeitsphasen zu markieren. Während Sie jede noch so kleine Aufgabe sammeln möchten, möchten Sie das große Ganze nicht vernachlässigen. Mit Gantt-Diagrammen können Sie das Projekt in Phasen aufteilen oder markieren, wann ein großer, einzigartiger Abschnitt des Projekts abgeschlossen ist.

Meilensteine ​​in einem Projekt zu haben ist hilfreich. Es stärkt nicht nur die Moral zu sehen, dass Sie einen großen Teil des Projekts abgeschlossen haben, sondern es grenzt wichtige Ereignisse ab und wirkt wie Wegweiser auf dem Weg zu Ihrem endgültigen Ziel.

4. Aufgabenabhängigkeiten identifizieren

Während einige Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können, können andere erst gestartet werden, wenn eine andere fertig ist. Diese werden als Aufgabenabhängigkeiten bezeichnet. Wenn sie nicht identifiziert werden, können sie Engpässe im Arbeitsablauf Ihres Teams verursachen.

Es gibt vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten.

1. Von Ende zu Anfang: Die Aufgabe kann nicht beginnen, bevor sie beendet ist.
2. Start to Start: Die Aufgabe kann nicht vor der vor dem Start beginnen.
3. Von Ende zu Ende: Die Aufgabe kann nicht vor dem vor dem Ende enden.
4. Von Anfang bis Ende: Die Aufgabe kann nicht vor dem Ende enden, bevor sie beginnt.

Sobald diese Aufgabenabhängigkeiten identifiziert sind, erstellen Sie sie in Ihrem Gantt-Diagramm, indem Sie die zugehörigen Aufgaben verknüpfen. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind.

5. Beginnen Sie mit der Zuweisung

Sobald Sie Ihre Aufgaben, Meilensteine, Dauer und Abhängigkeiten in Ihrem Gantt-Diagramm haben, können Sie mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen. Hier geben Sie Teammitgliedern Arbeit. Sie sind nun dafür verantwortlich, das Fälligkeitsdatum der ihnen zugewiesenen Aufgaben einzuhalten.

Projektmanager können das Gantt-Diagramm verwenden, um einen Projektplan zu erstellen und als visuelle Anleitung, um den Fortschritt des Teams bei der Bearbeitung seiner Aufgaben zu verfolgen. Aber es gibt noch viel mehr, was ein Gantt-Diagramm leisten kann, wenn Sie mit einer überlegenen Projektmanagement-Software arbeiten.

So vergrößert ProjectManager Ihr Gantt-Diagramm

Unabhängig davon, ob Sie unsere Gantt-Diagrammvorlage verwendet oder lediglich eine Aufgabenliste in einer Excel- oder Google Sheets-Tabelle gesammelt haben, können Sie sie auf die nächste Ebene bringen, indem Sie das Dokument in den Gantt-Diagramm-Ersteller von ProjectManager importieren. Sie können MS Project-, CSV- oder Excel-Dateien importieren und Ihre Aufgaben werden automatisch über eine Balkendiagramm-Zeitachse verteilt.

Sie können dann auf der linken Seite des Gantt-Diagramm-Tools auswählen, welche Spalten Sie möchten. Dort können Sie Start- und Enddaten hinzufügen, Teilaufgaben identifizieren und die Dauer jeder Aktivität abschätzen. Meilensteine ​​werden durch Rautensymbole hinzugefügt und Aufgabenabhängigkeiten können verknüpft werden.

Wenn es an der Zeit ist, Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, können Sie dies direkt über unser Gantt-Diagramm-Tool tun. Dann können Teammitglieder die Gantt-Diagrammansicht als Plattform für die Zusammenarbeit verwenden, wenn sie die Aufgaben ausführen. Da ProjectManager eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software ist, können sie überall und jederzeit darauf zugreifen, was für verteilte Teams großartig ist.

Teammitglieder können auch auf Aufgabenebene Kommentare abgeben und bei Bedarf Dokumente hinzufügen. Wir haben unbegrenzten Dateispeicher, sodass sie alle erforderlichen Bilder oder Übergaben anhängen können. Wenn ein Teammitglied eine Frage an den Projektmanager oder ein anderes Projektmitglied hat, dem die Aufgabe nicht zugewiesen ist, kann es @ ihnen senden und diese Person wird per E-Mail benachrichtigt, damit sie an der Diskussion teilnehmen kann.

Einfache Bearbeitung und Automatisierung

Eine Beschwerde über Gantt-Diagramme ist, dass sie schwer zu bearbeiten sind. Aber ProjectManager macht das Ändern der Aufgabendauer, das Hinzufügen von Aufgabenabhängigkeiten und das Aktualisieren des Gantt-Diagramms so einfach wie Drag-and-Drop. Nehmen Sie einfach Ihr Start- und Enddatum und verschieben Sie es an die gewünschte Stelle. So einfach ist das.

Das Online-Gantt-Diagramm kann auch automatisiert werden, wenn sich also eine Aufgabe verzögert, werden die Daten der davon abhängigen Aufgabe angepasst, um Planungsfehler zu vermeiden. E-Mail-Benachrichtigungen können ebenfalls automatisiert werden, um Projektmanager und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, wenn Aufgaben abgeschlossen sind. ProjectManager erfüllt das Versprechen von Gantt-Diagrammen im Projektmanagement.

Welche andere Software wird verwendet, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen?

Heute haben Projektmanager Zugriff auf verschiedene Gantt-Diagrammvorlagen, Gantt-Diagramm-Tools und Projektmanagement-Software. Dies sind die häufigsten Optionen.

Microsoft Excel

Sie können ein einfaches Gantt-Diagramm mit Excel-Tabellen und Balkendiagrammen erstellen. Hier sind einige Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel zum Erstellen eines Gantt-Diagramms:

Vorteile:

• Es ist eine kostengünstige Lösung, wenn Sie eine Microsoft Office-Lizenz haben.
• Ihre Teammitglieder sind wahrscheinlich mit Microsoft Excel vertraut.
• Es gibt Excel-Vorlagen für Gantt-Diagramme, die Sie im gesamten Web verwenden können.

Nachteile:

• Microsoft Excel ist keine Projektmanagementsoftware und verfügt daher nicht über andere ergänzende Funktionen wie Zeiterfassung, Arbeitsbelastungsverwaltung, Aufgabenverwaltung usw.
• Es ist ein statisches Dokument, das manuell aktualisiert werden muss und dem wichtige Funktionen fehlen, wie unter anderem das Identifizieren des kritischen Pfads, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, das Identifizieren von Aufgabenabhängigkeiten.
• Jedes Teammitglied, das das Gantt-Diagramm sehen möchte, muss eine Excel-Datei herunterladen, eine für jedes Update.

Microsoft Projekt

Microsoft Project oder MS Project ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie bessere Gantt-Diagramme als Excel-Tabellen erstellen können. Es hat jedoch auch Einschränkungen.

Vorteile:

• Neben dem Gantt-Diagramm-Ersteller verfügt es über weitere Projektmanagement-Funktionen.
• Microsoft-Projekt-Gantt-Diagramme sind einfacher zu aktualisieren als Excel-Gantt-Diagramme.
• MS-Projekt-Gantt-Diagramme haben mehr Funktionen als Excel-Gantt-Diagramme.

Nachteile:

• Es ist eine teure und schwer zu bedienende Projektmanagement-Software.
• Es ist kein Cloud-basiertes Gantt-Diagramm-Tool, daher müssen Sie es auf dem Computer jedes Teammitglieds installieren.
• Funktioniert nicht auf Mac-Computern.

Google Tabellen

Google Sheets Gantt-Diagramme teilen einige der Vor- und Nachteile, die wir oben besprochen haben.

Vorteile:

• Es ist ein Online-Tool, das die Zusammenarbeit im Team und die gemeinsame Nutzung von Dateien erleichtert.
• Es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und ist einfach zu bedienen.
• Ermöglicht es Ihnen, einfache Gantt-Diagramme mit seiner Tabellenkalkulation und Balkendiagrammen zu erstellen.

Nachteile:

• Google Sheets ist kein Projektmanagement-Tool und verfügt daher nicht über andere ergänzende Funktionen wie Zeiterfassung, Workload-Management, Aufgabenverwaltung usw.
• Genau wie Excel können Sie damit nur ein einfaches Gantt-Diagramm erstellen, dem wichtige Funktionen wie das Identifizieren des kritischen Pfads, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder und das Identifizieren von Aufgabenabhängigkeiten fehlen.

Wie Sie sehen können, sind dies zwar die gebräuchlichsten Methoden zum Erstellen eines Gantt-Diagramms, aber nicht die ideale Lösung, die Projektmanager benötigen. ProjectManager verfügt über die richtigen Projektmanagementfunktionen, mit denen Sie nicht nur Gantt-Diagramme erstellen, sondern auch Ihre Projekte von Anfang bis Ende verwalten können.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software. Unser Online-Gantt-Diagramm-Ersteller gibt Projektmanagern die Tools, um den Zeitplan zu kontrollieren, Aufgabenabhängigkeiten zu verknüpfen und den Fortschritt mit integrierten Berichten zu verfolgen. Teammitglieder erhalten eine kollaborative Plattform, um produktiver zu arbeiten. Das ist nur ein Aspekt unserer Software, die auch über Kanban-, Kalender- und Listenansichten verfügt. Erfahren Sie, wie wir Ihnen bei der Verwaltung Ihres nächsten Projekts helfen können, indem Sie unsere kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.