5 Blocker der Teamproduktivität und wie man sie überwindet

Teamproduktivität ist eine der wichtigsten Zutaten im Geschäft, und es liegt in der Verantwortung aller, auf Kurs zu bleiben. Ohne Produktivität können Projekte hinter Fristen zurückbleiben, was dazu führt, dass Teams mit den Folgen fertig werden müssen. Diese Probleme können durch das Fehlen eines Projektmanagementbüros, das einen reibungslosen Ablauf gewährleistet, noch verschärft werden.

Ein ablenkender Arbeitsplatz kann Sie viel mehr kosten als die Teamproduktivität – er kann Unternehmen Milliarden an Umsatzverlusten kosten. Laut einer Umfrage von Salary.com und America Online verbringen Angestellte durchschnittlich 1,86 Stunden pro Acht-Stunden-Arbeitstag mit etwas anderem als ihrem Job, was US-Arbeitgebern jedes Jahr schätzungsweise 544 Milliarden Dollar an verlorener Produktivität kostet.

Wenn die Produktivität in Ihrem Team ein Problem darstellt, überlegen Sie sich die vielen potenziellen Blockaden und wie Sie sie beheben können.

1. Technologieprobleme

Technologie sollte den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit effizienter und effektiver zu erledigen, und sie nicht erschweren. Eine neue Studie ergab jedoch, dass die Technologie tatsächlich Letzteres tut. Laut dem Workplace Distraction Report 2018 von Udemy gaben 33 Prozent der befragten Mitarbeiter an, dass Technologie- und Konnektivitätsprobleme die häufigsten Ablenkungen und Produktivitätseinbußen am Arbeitsplatz seien.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder über effektive Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit verfügen, die ihnen tatsächlich helfen können, ihre Arbeit gut zu erledigen, sowie über die Ressourcen, um diese Tools zu erlernen und zu nutzen. Um festzustellen, ob Technologie ein Produktivitätsblocker für Ihr Team ist, können Sie ganz einfach nachfragen.

Versenden Sie eine Umfrage, um herauszufinden, was hilft und was schadet, und nehmen Sie dann Anpassungen auf der Grundlage der erhaltenen Informationen vor. Es kann leicht sein, sich von wichtigen Problemen ablenken zu lassen und diese alltäglichen Zeitfresser zu vergessen, die Ihre Produktivität kosten könnten.

2. Schlechte Zusammenarbeit

Wenn die Teamproduktivität leidet, müssen Sie möglicherweise den Großteil der Arbeit übernehmen oder die Lücke für andere schließen. Auch wenn sich dies einfach wie ein Teil Ihres Jobs anfühlen mag, muss es das nicht sein.

Bei der Arbeit im Team ist es wichtig, dass die Arbeitsbelastung auf die Teammitglieder verteilt ist, damit Projekte reibungslos voranschreiten können. Bogdan Carstoiu, CEO von Hubgets, sagt: „Das Projektmanagement erfordert viel Aufwand für die beteiligten Teamleiter. Alles alleine zu bewältigen, kann schnell überfordern, besonders wenn das Projekt auf eine schwierige Stelle trifft. Wenn Sie es kooperativ gestalten, indem Sie andere in den Prozess einbeziehen, können Verantwortlichkeiten geteilt und der Arbeitsaufwand aufgeteilt werden.“

Zusammenarbeit lindert Ihre Produktivitätskämpfe und ermöglicht es Ihnen, eine bessere Führungskraft zu sein. Indem Sie dies in die Kultur Ihres Teams einbetten, können Sie sicherstellen, dass Projekte auf Kurs bleiben, Budgetüberschreitungen und verärgerte Führungskräfte auf höherer Ebene vermeiden.

Carstoiu fährt fort: „Teamleiter, die sich mit Teamzusammenarbeit befassen, liefern mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich und mit besseren Ergebnissen. Durch die Bündelung ihrer Kräfte können Projektmanager Herausforderungen viel leichter begegnen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die besten Mitarbeiter für das Projekt haben.“

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3. Unnötige Meetings

Meetings sind vorteilhaft für die Kommunikation, aber sie sind auch zu großen Produktivitätsblockern für Unternehmen auf der ganzen Welt geworden. In einer Umfrage unter 182 Führungskräften verschiedener Branchen:

• 65 Prozent gaben an, dass Meetings sie davon abhalten, ihre Arbeit abzuschließen
• 71 Prozent glauben, dass Meetings sowohl unproduktiv als auch ineffizient sind
• 64 Prozent sagen, dass Meetings ihr tiefes Nachdenken unterbrechen
• 62 Prozent glauben, dass Meetings das Team nicht wirklich näher zusammenbringen

Es kann eine Herausforderung sein, ein Gleichgewicht zwischen unproduktiven Meetings und der Sicherstellung der Zusammenarbeit und Vernetzung des Teams zu finden. Verwenden Sie diese einfachen Tipps, um das Beste aus beiden herauszuholen:

• Investieren Sie in Collaboration-Software, die es Teammitgliedern ermöglicht, über ihren Fortschritt im Hinblick auf Fristen und Ziele zu berichten, ohne sich zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Ort treffen zu müssen.
• Ermutigen Sie die Teammitglieder, „off-limit“-Fokuszeiten in ihren Kalendern einzuplanen, damit sie den ganzen Tag über ablenkungsfreie Zeiten für wichtige Aufgaben einplanen können. Zeitblockierungen können dabei helfen, diese Zeitpläne einzuhalten.
• Legen Sie für jedes Meeting ein Zeitlimit fest. Wenn das Meeting vorbei ist, dürfen die Teilnehmer gehen. So bleiben alle auf Kurs.

4. Mangelnde Organisation

Nichts ist frustrierender und zeitaufwändiger, als alte E-Mails oder Computerlaufwerke nach wichtigen Dokumenten zu durchsuchen. Ihr Team sollte schnell und einfach auf Ordner und häufig verwendete Dokumente zugreifen können.

Cloudbasierte Ablagesysteme wie Box oder Google Drive sind entscheidend für die Organisation von Dokumenten. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Namenskonvention für Dokumente und Ordner einfach und unkompliziert ist. Es ist großartig, einen Ordner finden zu können, aber wenn Sie nicht erkennen können, was es ist, verlieren Sie den Wert, ihn finden zu können.

Befähigen Sie Ihr Team, einen für sie funktionierenden Prozess zu entwickeln und ihn dann gemeinsam umzusetzen. Dies ermutigt sie, die Verantwortung für die Organisation zu übernehmen, da sie wahrscheinlich diejenigen sind, die am häufigsten zu Ordnern hinzufügen und auf Dokumente zugreifen. Als Führungskraft nimmt Ihnen das eine zusätzliche Sache ab, sodass Sie sich auch darauf konzentrieren können, so produktiv wie möglich zu sein.

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5. Nicht genug Training

Schulungen haben sich als wirksames Mittel zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz erwiesen. Laut der zuvor erwähnten Studie von Udemy stimmen 70 Prozent der Befragten zu, dass Training Menschen dabei helfen kann, Ablenkungen besser auszublenden und sich zu konzentrieren.

Die richtige Schulung gibt Ihren Mitarbeitern nicht nur die Werkzeuge, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, sondern hilft auch, Vertrauen aufzubauen, was sie wiederum produktiver macht. Wenn Sie in Schulungen für Ihr Team investieren, sollten Sie den Blended-Learning-Stil in Betracht ziehen, der eine Mischung aus Online- und Offline-Lernen umfasst. Lisa Burke, Expertin für Talentakquise, erklärt in einem Artikel für Develop Intelligence:

„Die Methodik wurde zuerst in Unterrichtsumgebungen verwendet, um differenziertes Lernen zu ermöglichen, hat aber in den letzten Jahren im Unternehmenssektor viel an Boden gewonnen, da die Prinzipien auf den Schulungsbedarf von Unternehmen weithin anwendbar sind. Es wird sich in allen Branchen zur Trainingsmethode der Wahl entwickeln.“

Diese Art von Schulung ermöglicht es Mitarbeitern, in dem für sie am besten geeigneten Format zu lernen, sei es persönlich oder individuell mit Online-Kursen. Mit der Online-Komponente können Mitarbeiter auch am produktivsten sein und ihre Lernmodule so absolvieren, wie es die Zeit erlaubt, anstatt zu viel Zeit mit persönlichem Lernen zu verbringen.

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Um am effektivsten zu sein, finden Sie heraus, wo Mitarbeiter die meisten Schulungen in Bezug auf Produktivität gebrauchen könnten, und entwickeln Sie dann den Kurs für diese Bedürfnisse. Sie können dies selbst tun oder einen Berater damit beauftragen. Wenn Sie am Ende den ROI abgeschlossener Projekte mit dem Betrag in Verbindung bringen können, der für die Weiterbildung Ihres Teams ausgegeben wird, wird der Wert offensichtlich sein.

Überwinden Sie Ihre Produktivitätsblocker

Im Projektmanagement ist Produktivität entscheidend. Verwenden Sie diese Ideen, um herauszufinden, was Ihr Team bremst und wie Sie sich verbessern können, um das Budget einzuhalten und Fristen einzuhalten. Möglicherweise haben Sie es mit einer Mischung von Problemen zu tun – aber sobald Sie sie identifiziert haben, können Sie daran arbeiten, sie zu beheben und ein produktiveres Team zu werden.

Denken Sie daran, dass es wichtig ist, mit gutem Beispiel voranzugehen. Halten Sie nicht einfach ein Meeting ab und skizzieren Sie alle Möglichkeiten, wie Ihr Team das Ziel verfehlt. Setzen Sie diese Übungen in Ihren Alltag um. Lassen Sie alle anderen sehen, wie produktiv Sie sind, und versuchen Sie, Ihnen nachzueifern. Das zu praktizieren, was Sie predigen, ist der erste Schritt, um eine transformative Führungskraft zu werden, was vielleicht der effektivste Führungsstil für die Teamproduktivität ist.

Gibt es ein Tool, das die meisten dieser Produktivitätstipps umsetzen kann? Ja. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, die die Zusammenarbeit durch Online-Aufgabenlisten, Kanban-Boards und Gantt-Diagramme fördert. Teammitglieder können über Chat und andere Kanäle kommunizieren und Projektdateien in der Cloud an einem zugänglichen Ort speichern. Sehen Sie, wie unsere Software die Produktivität Ihres Teams steigern kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.