يجب أن يكون لديك 5 أدوات لإدارة الموارد

تعد أدوات إدارة الموارد جزءًا أساسيًا من أي برنامج لإدارة المشاريع. يحتوي كل مشروع على مواد أو أدوات أو معدات أو أشخاص أو موارد لإدارتها. بغض النظر عن مدى جودة خطة مشروعك ، إذا لم تتمكن من إدارة مواردك ، فسوف يعاني مشروعك.

قبل أن نحدد أهم خمس أدوات لإدارة الموارد ، نحتاج إلى تحديد إدارة الموارد والبرامج المستخدمة أثناء المشاريع للتحكم فيها. سنستكشف بعد ذلك ميزات إدارة الموارد التي تحتاجها ولماذا تحتاج إليها.

ما هي إدارة الموارد؟

يتم تعريف إدارة الموارد على أنها التخطيط والجدولة وتخصيص الأشخاص والمواد والمعدات والمال والتكنولوجيا وأي شيء آخر ضروري لتنفيذ المشروع. نظرًا لأن الموارد هي أي شيء تحتاجه لإنجاز المهمة ، فإن الهدف من أي خطة لإدارة الموارد هو تخصيص الموارد لتحقيق أكبر قيمة تنظيمية.

بمعنى آخر ، تعمل إدارة الموارد على التأكد من أن لديك الأشخاص والأدوات والمواد المناسبة ، وما إلى ذلك ، في الوقت المناسب لتنفيذ المشروع. في حين أن الهدف من إدارة الموارد هو تسليم هذه الموارد بكفاءة من أجل تلبية المتطلبات والتسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. التحدي هو أن الموارد عادة ما تكون مطلوبة أيضًا في مكان آخر في العمل.

تدور إدارة الموارد حول موازنة الطلب والقدرة على الحفاظ على الموارد متاحة حسب الحاجة في المشروع. يتم ذلك من خلال مجموعة من الأدوات والقدرة على الشفافية في عملية إدارة الموارد. تعد الجدولة والميزانية والمواءمة مع استراتيجية الشركة كلها أجزاء مهمة تشكل خطة إدارة موارد جيدة التنفيذ.

تتمثل أهداف إدارة الموارد في تقليل الهدر والازدواجية وتبسيط عمليات التشغيل الآلي. يؤدي هذا إلى زيادة العمليات إلى الحد الأقصى ويسمح للمؤسسات بالاستجابة بسرعة لطلبات العملاء. تعمل إدارة الموارد ضمن منهجية أي مشروع ، من الشلال إلى الرشاقة.

تتطلب إدارة الموارد بشكل فعال برامج إدارة المشاريع. يحتوي ProjectManager على أدوات إدارة الموارد عبر الإنترنت التي تحتوي على الميزات التي تحتاجها لتحقيق أقصى استفادة من مواردك. من التخطيط والجدولة باستخدام مخططات جانت إلى الحصول على رؤية للموارد المتاحة ، تحتوي أداة إدارة الموارد لدينا على كل ما تحتاجه للعمل بكفاءة أكبر. تعمل أتمتة سير العمل على توفير الوقت لفريقك ، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الملحة مع ضمان الجودة من خلال إعدادات الموافقة على المهام. لا تتغير حالة المهمة حتى يوافق عليها مدير مفوض. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو برنامج إدارة الموارد؟

برنامج إدارة الموارد هو أداة تستخدم لإدارة الموارد البشرية وغير البشرية بالإضافة إلى جداولها. يساعد في تنظيم الموارد طوال دورة حياة المشروع ويسمح لمديري المشروع بتخصيص الموارد وتعيين فرقهم للمشاريع وتتبع التقدم والأداء.

هناك أيضًا برنامج لإدارة الموارد يساعد في تخطيط السعة وإدارتها لتقديم الموارد عند الحاجة والتأكد من أن هذه الموارد متوازنة حتى يتمكن كل فرد في الفريق من العمل بكفاءة. تعمل أدوات إدارة الموارد بشكل أفضل عند دمجها مع مجموعة كاملة من ميزات برامج إدارة المشاريع التي يمكنها تتبع البيانات.

من الناحية المثالية ، يسمح لك برنامج إدارة الموارد باستخدام مواردك بأقصى إمكاناتها دون إجهاد فريقك. ابحث عن برنامج إدارة الموارد الذي يسمح لك بملف تعريف فريق المشروع وتتبع تقدمهم وعبء العمل. من المفيد أيضًا أن يكون لديك جداول زمنية آمنة لكشوف المرتبات وتقويم لتخطيط الساعات المتاحة عند إجراء التعيينات.

يجب أن يكون لديك 5 أدوات لإدارة الموارد

ليست كل أدوات إدارة الموارد هي نفسها. إذا كنت في السوق لأدوات إدارة الموارد التي يمكنها التعامل مع احتياجات الموارد الخاصة بك ، فستحتاج إلى واحدة تحتوي على أدوات إدارة الموارد الخمسة التي لا بد منها.

1. مخطط جانت

مخطط جانت هو عنصر أساسي في إدارة المشروع. لقد تم استخدامه لعقود كأداة لجدولة المشاريع والتخطيط لها عبر جدول زمني وهو مثالي للمنهجيات الأكثر تقليدية مثل الشلال. يحتوي ProjectManager على مخططات جانت القوية التي تربط التبعيات وتصفية المسار الحرج ويمكنها تعيين خطوط أساسية لتتبع تباين المشروع لمساعدتك على الالتزام بالجدول الزمني.

أكثر من ذلك ، هناك أدوات لإدارة الموارد على مخطط جانت التفاعلي. يمكنك دمج خطط الموارد والجداول في مخطط جانت وخطة المشروع. هذا يبقي عملك في مكان واحد ، مما يسهل إدارته. تقدير التكاليف والجهود المخططة لمواردك وتتبعها في الوقت الفعلي. يمكنك جدولة الموارد ، البشرية وغير البشرية ، وتعيين المهام وحتى تحديد النسبة المئوية للعمل الكامل.

بالطبع ، تتغير الأمور على مدار المشروع. يصعب إنشاء العديد من مخططات جانت بل ويصعب تحريرها. ليس لدينا مخطط جانت. يمكنك إعادة تعيين المهام والمواعيد النهائية ببساطة عن طريق سحبها وإفلاتها في مكان جديد في مخططك الزمني.

2. الجداول الزمنية

لا تحتوي كل أداة لإدارة الموارد على جداول زمنية ، مما يعني أنك ستحتاج إلى الاستثمار في برنامج آخر أو أنك ستدخل هذه البيانات يدويًا ، مما يضيع الوقت. بدلاً من ذلك ، تريد أدوات إدارة الموارد التي تحتوي على جداول زمنية.

يحتوي ProjectManager على جداول زمنية آمنة تعمل تلقائيًا على تحديث ساعات تسجيل أعضاء الفريق ويتم قفلها بمجرد إرسالها من قبل عضو الفريق لضمان عدم التلاعب. نحن نقدم طرق عرض متعددة للمشروع ويمكن تحديث المهام من عرض القائمة ولوحة كانبان والمزيد ، والتي تنعكس تلقائيًا على الجدول الزمني.

تعمل الجداول الزمنية على تبسيط عملية كشوف المرتبات. لا يمكن الموافقة عليها إلا من قبل شخص مخول في البرنامج ، وهي تساعد مدير المشروع على البقاء في حدود الميزانية من خلال تتبع الوقت الذي يقضيه في المهام المعينة. استخدمها لمعرفة ما إذا كان العمل يتخلف عن الركب وأعد تخصيص الموارد لمعالجة هذا الأمر.

3. تقويمات حجم العمل

الموارد البشرية هي أهم مواردك. تحتاج إلى التأكد من أنهم يعملون بكامل طاقتهم ولكن ليسوا مرهقين. يجب أن تكون أدوات إدارة الموارد قادرة على إظهار عدد المهام التي تم تعيينها لكل عضو في الفريق.

مخطط عبء العمل في ProjectManager يفعل ذلك بالضبط. من السهل أن ترى بنظرة واحدة من لديه عدد كبير جدًا من المهام ومن لديه عدد قليل جدًا من المهام. يمكنك إعادة تخصيص عملهم بسرعة وسهولة من مخطط عبء العمل مباشرةً ، مما يوفر لك وقتًا ثمينًا ويوازن فريق مشروعك حتى يعملوا بشكل أكثر إنتاجية.

4. لوحات إدارة الموارد

تعد لوحات المعلومات أداة رائعة لمراقبة تقدم مواردك وأدائها. إنها توفر نظرة عامة عالية المستوى على المشروع يمكن أن تساعدك في إدارة مواردك بشكل أكثر فعالية. يحتوي ProjectManager على لوحة تحكم مباشرة لا تتطلب أي إعداد. تجعلك العديد من أدوات إدارة الموارد الرديئة تقوم بإعداد لوحة المعلومات يدويًا.

تلتقط لوحة معلومات المشروع تلقائيًا بيانات المشروع وتحسب هذه المعلومات في ستة مقاييس للمشروع ، والتي يتم عرضها بعد ذلك في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. تحصل على تقرير حالة فوري متى احتجت إلى تقرير. هناك نظرة عامة على صحة المشروع ويمكنك رؤية عبء العمل لفريقك في مخطط شريطي. تشمل المقاييس الأخرى الوقت والتكلفة والمهام والتقدم.

5. تقارير إدارة الموارد

تعد لوحات المعلومات رائعة ، لكنها مجرد جانب واحد من جوانب مراقبة المشروع. تحتاج أيضًا إلى التعمق في البيانات ، حيث تأتي تقارير إدارة الموارد. يساعدك إعداد التقارير في الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً مما توفره لوحة المعلومات وهذا يسمح لك باتخاذ قرارات أكثر استنارة.

يمكن تخصيص تقارير المشروع لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط ، مما يساعد في إدارة الموارد. هناك تقارير عن حالة المشروع والحافظة ، وعبء العمل ، والتوافر ، والجداول الزمنية والمهام. يمكن مشاركة جميع التقارير بتنسيقات متنوعة لإبقاء المساهمين محدثين.

المكافأة: بيانات الوقت الفعلي

أحد الأشياء التي تميز ProjectManager عن باقي أدوات إدارة الموارد هو أن أدواتنا تعتمد على السحابة. هذا يعني أنك تحصل على بيانات في الوقت الفعلي ، والتي تُعلم كل من ميزات إدارة الموارد الخمس التي لا بد من امتلاكها والتي أبرزناها.

يتم تغذية كل من مخططات جانت والجداول الزمنية وتقويمات حمل العمل ولوحات معلومات إدارة الموارد وأدوات إدارة الموارد ببيانات مباشرة. هذا يعني أنك تشاهد العمل دائمًا كما يحدث وليس لقطة قديمة من الماضي. يعمل مديرو وفرق المشروع من مصدر واحد للحقيقة سواء كانوا يعملون في المكتب أو في الميدان أو عن بُعد.

ProjectManager هو برنامج إدارة موارد حائز على جوائز يربط كل فرد في فريق المشروع ببيانات في الوقت الفعلي. قم بإدارة الموارد البشرية وغير البشرية بشكل أفضل ، واتخذ قرارات أكثر ثاقبة وحافظ على عمل الفرق بكفاءة وإنتاجية دون الحاجة إلى توزيع مكثف. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا بالفعل لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.