5 instrumente obligatorii de gestionare a resurselor

Instrumentele de management al resurselor sunt o parte esențială a oricărui software de management de proiect. Fiecare proiect are materiale, instrumente, echipamente, oameni sau resurse de gestionat. Indiferent cât de bun este planul tău de proiect, dacă nu poți să-ți gestionezi resursele, proiectul tău va avea de suferit.

Înainte de a identifica cele mai importante cinci instrumente de management al resurselor, trebuie să definim managementul resurselor și software-ul care este utilizat în timpul proiectelor pentru a le controla. Vom explora apoi funcțiile de gestionare a resurselor de care aveți nevoie și de ce aveți nevoie de ele.

Ce este managementul resurselor?

Managementul resurselor este definit ca planificarea, programarea si alocarea de oameni, materiale, echipamente, bani, tehnologie si orice altceva necesar pentru executarea proiectului. Întrucât resursele sunt tot ceea ce aveți nevoie pentru a face treaba, scopul oricărui plan de management al resurselor este alocarea resurselor pentru a obține cea mai mare valoare organizațională.

Cu alte cuvinte, managementul resurselor înseamnă a vă asigura că aveți oamenii, instrumentele, materialele, etc. potriviți, la momentul potrivit pentru a executa proiectul. În timp ce scopul managementului resurselor este de a furniza eficient aceste resurse pentru a satisface cerințele și a livra la timp și în limita bugetului. Provocarea este că resursele sunt de obicei solicitate și în altă parte a afacerii.

Managementul resurselor se referă la echilibrarea cererii și a capacității de a menține resursele disponibile după cum este necesar în proiect. Acest lucru se realizează printr-un set de instrumente și capacitatea de transparență în procesul de gestionare a resurselor. Programarea, bugetul și alinierea la strategia corporativă sunt toate părțile critice care compun un plan de management al resurselor bine executat.

Obiectivele managementului resurselor sunt de a minimiza risipa și dublarea și de a eficientiza procesele de automatizare. Acest lucru maximizează procesele și permite întreprinderilor să răspundă rapid la cerințele clienților. Managementul resurselor funcționează în cadrul oricărei metodologii de proiect, de la cascadă la agil.

Gestionarea eficientă a resurselor necesită software de management de proiect. ProjectManager are instrumente online de gestionare a resurselor care au caracteristicile de care aveți nevoie pentru a profita la maximum de resursele dvs. De la planificare și programare cu diagrame Gantt până la obținerea vizibilității resurselor disponibile, instrumentul nostru de gestionare a resurselor are tot ce aveți nevoie pentru a lucra mai eficient. Automatizarea fluxului de lucru eliberează timp pentru echipa dvs., permițându-le să se concentreze pe sarcini urgente, asigurând în același timp calitatea cu setările de aprobare a sarcinilor. Starea sarcinii nu se schimbă până când un manager autorizat le aprobă. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce este software-ul de management al resurselor?

Software-ul de gestionare a resurselor este un instrument care este utilizat pentru a gestiona resursele umane și non-umane, precum și programele acestora. Ajută la organizarea resurselor de-a lungul ciclului de viață al proiectului și permite managerilor de proiect să aloce resurse, să-și atribuie echipele la proiecte și să urmărească progresul și performanța.

Există, de asemenea, un software de gestionare a resurselor care ajută la planificarea și gestionarea capacității pentru a furniza resurse atunci când sunt necesare și pentru a se asigura că aceste resurse sunt echilibrate, astfel încât toată lumea din echipă să poată lucra eficient. Instrumentele de gestionare a resurselor funcționează cel mai bine atunci când sunt integrate cu o suită completă de funcții software de management de proiect care pot urmări datele.

În mod ideal, software-ul de gestionare a resurselor vă permite să vă folosiți resursele la potențialul lor maxim, fără a vă solicita echipa. Căutați un software de gestionare a resurselor care vă permite să profilați echipa de proiect și să urmăriți progresul și volumul de lucru al acestora. De asemenea, este util să aveți foi de pontaj securizate pentru statul de plată și un calendar pentru a înregistra orele disponibile atunci când se fac sarcinile.

5 instrumente obligatorii de gestionare a resurselor

Nu toate instrumentele de gestionare a resurselor sunt la fel. Dacă sunteți în căutarea unor instrumente de gestionare a resurselor care pot face față nevoilor dvs. de resurse, atunci veți avea nevoie de unul cu aceste cinci instrumente de gestionare a resurselor obligatorii.

1. Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este un element de bază al managementului de proiect. A fost folosit de zeci de ani ca instrument de planificare și planificare a proiectelor pe o linie de timp și este ideal pentru metodologii mai tradiționale, cum ar fi cascada. ProjectManager are diagrame Gantt robuste care leagă dependențele, filtrează pentru calea critică și poate stabili linii de bază pentru a urmări variația proiectului, pentru a vă ajuta să respectați programul.

Mai mult decât atât, există instrumente pentru gestionarea resurselor pe diagrama interactivă Gantt. Puteți încorpora planuri și programe de resurse în diagrama Gantt și în planul dvs. de proiect. Acest lucru vă păstrează munca într-un singur loc, ceea ce o face mai ușor de gestionat. Estimați costurile și efortul planificat pentru resursele dvs. și urmăriți-le în timp real. Puteți programa resurse, atât umane, cât și non-umane, puteți atribui sarcini și chiar determina procentul de muncă completă.

Desigur, lucrurile se schimbă pe parcursul unui proiect. Multe diagrame Gantt sunt greu de creat și chiar mai greu de editat. Nu diagrama noastră Gantt; puteți reatribui sarcini și termene limită prin simpla glisare și plasare a acestora într-un loc nou pe cronologia dvs.

2. Foile de pontaj

Nu orice instrument de gestionare a resurselor are foi de pontaj, ceea ce înseamnă că va trebui să investiți într-un alt software sau veți introduce manual acele date, ceea ce pierde timp. În schimb, doriți instrumente de gestionare a resurselor care au foi de pontaj.

ProjectManager are foi de pontaj securizate care actualizează automat orele înregistrate ale membrilor echipei și sunt blocate odată ce sunt trimise de membrul echipei pentru a se asigura că nu există nicio modificare. Oferim mai multe vizualizări ale proiectelor, iar sarcinile pot fi actualizate din vizualizarea listă, panoul kanban și multe altele, care se reflectă automat pe foaia de pontaj.

Foile de pontaj simplifică procesul de salarizare. Acestea pot fi aprobate doar de cineva autorizat în software și îl ajută pe managerul de proiect să rămână la buget, urmărind timpul petrecut cu sarcinile atribuite. Folosiți-le pentru a vedea dacă munca rămâne în urmă și realocați resurse pentru a rezolva acest lucru.

3. Calendare de sarcină de muncă

Resursele umane sunt cele mai importante resurse ale tale. Trebuie să vă asigurați că lucrează la capacitate maximă, dar nu sunt suprasolicitați. Instrumentele de gestionare a resurselor ar trebui să vă poată arăta câte sarcini i-au fost atribuite fiecărui membru al echipei.

Graficul volumului de lucru al ProjectManager face exact asta. Este ușor să vezi dintr-o privire cine are prea multe sarcini și cine are prea puține. Le puteți realoca rapid și ușor munca direct din graficul volumului de lucru, economisind timp prețios și echilibrând echipa de proiect, astfel încât să lucreze mai productiv.

4. Tablouri de bord pentru managementul resurselor

Tablourile de bord sunt un instrument excelent pentru a monitoriza progresul și performanța resurselor dvs. Acestea oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului, care vă poate ajuta să vă gestionați resursele mai eficient. ProjectManager are un tablou de bord live care nu necesită configurare. Multe instrumente inferioare de gestionare a resurselor vă fac să configurați manual tabloul de bord.

Tabloul de bord al proiectului captează automat datele proiectului și calculează aceste informații în șase valori ale proiectului, care sunt apoi afișate în diagrame și grafice ușor de citit. Primești un raport instantaneu de stare ori de câte ori ai nevoie. Există o imagine de ansamblu asupra stării de sănătate a proiectului și puteți vedea volumul de muncă al echipei dvs. într-o diagramă cu bare. Alte valori includ timpul, costul, sarcinile și progresul.

5. Rapoarte de management al resurselor

Tablourile de bord sunt grozave, dar sunt doar un aspect al monitorizării proiectelor. De asemenea, trebuie să aprofundați datele, care este locul în care intervin rapoartele de gestionare a resurselor. Raportarea vă ajută să obțineți informații mai detaliate decât le oferă tabloul de bord și vă permite să luați decizii mai informate.

Rapoartele de proiect pot fi personalizate pentru a afișa doar informațiile pe care doriți să le vedeți, ceea ce vă ajută să gestionați resursele. Există rapoarte despre starea proiectului și a portofoliului, volumul de lucru, disponibilitatea, foile de pontaj și sarcinile. Toate rapoartele pot fi partajate într-o varietate de formate pentru a vă menține la curent părțile interesate.

Bonus: date în timp real

Unul dintre lucrurile care disting ProjectManager de restul instrumentelor de gestionare a resurselor este că al nostru este bazat pe cloud. Aceasta înseamnă că obțineți date în timp real, care informează fiecare dintre cele cinci funcții de gestionare a resurselor pe care le-am evidențiat.

Diagramele Gantt, foile de pontaj, calendarele volumului de lucru, tablourile de bord de gestionare a resurselor și instrumentele de gestionare a resurselor sunt toate alimentate cu date live. Aceasta înseamnă că vizionați întotdeauna lucrarea așa cum se întâmplă și nu un instantaneu depășit din trecut. Managerii de proiect și echipele lucrează dintr-o singură sursă de adevăr, indiferent dacă lucrează la birou, pe teren sau de la distanță.

ProjectManager este un software de gestionare a resurselor premiat care conectează toți cei din echipa de proiect cu date în timp real. Gestionați mai bine resursele umane și non-umane, luați decizii mai perspicace și mențineți echipele să lucreze la capacitate și productive fără supraalocare. Alăturați-vă echipelor de la NASA, Siemens și Nestle care folosesc deja software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.