5 เครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ต้องมี

เครื่องมือการจัดการทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ทุกโครงการมีวัสดุ เครื่องมือ อุปกรณ์ คนหรือทรัพยากรให้จัดการ ไม่ว่าแผนโครงการของคุณจะดีแค่ไหน ถ้าคุณจัดการทรัพยากรของคุณไม่ได้ โครงการของคุณก็จะได้รับผลกระทบไปด้วย

ก่อนที่เราจะระบุเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่สำคัญที่สุดห้าอย่าง เราต้องกำหนดการจัดการทรัพยากรและซอฟต์แวร์ที่ใช้ระหว่างโครงการเพื่อควบคุม จากนั้นเราจะสำรวจคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่คุณต้องการและเหตุผลที่คุณต้องการ

การจัดการทรัพยากรคืออะไร?

การจัดการทรัพยากรหมายถึงการวางแผน การจัดกำหนดการ และการจัดสรรคน วัสดุ อุปกรณ์ เงิน เทคโนโลยี และสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ เนื่องจากทรัพยากรคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เป้าหมายของแผนการจัดการทรัพยากรใดๆ คือการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้ได้มูลค่าสูงสุดขององค์กร

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการทรัพยากรคือการทำให้แน่ใจว่าคุณมีคน เครื่องมือ วัสดุ ฯลฯ ที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อดำเนินโครงการ ในขณะที่เป้าหมายของการจัดการทรัพยากรคือการส่งมอบทรัพยากรเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการและส่งมอบตรงเวลาและภายในงบประมาณ ความท้าทายคือทรัพยากรมักเป็นที่ต้องการในส่วนอื่นของธุรกิจ

การจัดการทรัพยากรเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการและความสามารถเพื่อให้ทรัพยากรพร้อมใช้งานตามความจำเป็นในโครงการ ทำได้โดยใช้ชุดเครื่องมือและความสามารถในการสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดการทรัพยากร การจัดกำหนดการ งบประมาณ และความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรล้วนเป็นส่วนสำคัญที่ประกอบขึ้นเป็นแผนการจัดการทรัพยากรที่ดำเนินการอย่างดี

เป้าหมายของการจัดการทรัพยากรคือเพื่อลดของเสียและความซ้ำซ้อน และปรับปรุงกระบวนการอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มกระบวนการให้สูงสุดและช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว การจัดการทรัพยากรทำงานภายในวิธีการของโครงการใดๆ ตั้งแต่น้ำตกไปจนถึงความคล่องตัว

การจัดการทรัพยากรต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ProjectManager มีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรออนไลน์ที่มีคุณลักษณะที่คุณต้องการเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากทรัพยากรของคุณ ตั้งแต่การวางแผนและการจัดกำหนดการด้วยแผนภูมิแกนต์ไปจนถึงการมองเห็นทรัพยากรที่มีอยู่ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเรามีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยเพิ่มเวลาให้กับทีมของคุณ ทำให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่งานเร่งด่วน ในขณะเดียวกันก็รับประกันคุณภาพด้วยการตั้งค่าการอนุมัติงาน สถานะของงานจะไม่เปลี่ยนแปลงจนกว่าผู้จัดการที่ได้รับอนุญาตจะอนุมัติ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ตลอดจนกำหนดการ ช่วยจัดระเบียบทรัพยากรตลอดวงจรชีวิตของโครงการ และช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดสรรทรัพยากร มอบหมายทีมให้กับโครงการ และติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ช่วยในการวางแผนความจุและการจัดการเพื่อส่งมอบทรัพยากรเมื่อจำเป็น และทำให้แน่ใจว่าทรัพยากรเหล่านั้นมีความสมดุล เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรทำงานได้ดีที่สุดเมื่อรวมเข้ากับชุดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเต็มรูปแบบที่สามารถติดตามข้อมูลได้

ตามหลักการแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณใช้ทรัพยากรได้อย่างเต็มศักยภาพโดยไม่ทำให้ทีมต้องเครียด มองหาซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณสร้างโปรไฟล์ทีมโครงการและติดตามความคืบหน้าและปริมาณงานของพวกเขา นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะมีไทม์ชีทที่ปลอดภัยสำหรับการจ่ายเงินเดือนและปฏิทินเพื่อแสดงชั่วโมงที่พร้อมใช้งานเมื่อมีการมอบหมาย

5 เครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ต้องมี

เครื่องมือการจัดการทรัพยากรบางอย่างไม่เหมือนกัน หากคุณอยู่ในตลาดสำหรับเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่สามารถรองรับความต้องการทรัพยากรของคุณได้ คุณจะต้องมีเครื่องมือที่มีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรห้าตัวนี้

1. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ มีการใช้มานานหลายทศวรรษเป็นเครื่องมือในการกำหนดเวลาและวางแผนโครงการตามไทม์ไลน์ และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับวิธีการดั้งเดิม เช่น น้ำตก ProjectManager มีแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งเชื่อมโยงการพึ่งพา กรองเส้นทางวิกฤติ และสามารถตั้งค่าเส้นฐานเพื่อติดตามความแปรปรวนของโครงการเพื่อช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้

ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเครื่องมือในการจัดการทรัพยากรบนแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบอีกด้วย คุณสามารถรวมแผนทรัพยากรและกำหนดการลงในแผนภูมิแกนต์และแผนโครงการของคุณได้ ทำให้งานของคุณอยู่ในที่เดียว ซึ่งทำให้จัดการได้ง่ายขึ้น ประเมินค่าใช้จ่ายและความพยายามตามแผนสำหรับทรัพยากรของคุณและติดตามแบบเรียลไทม์ คุณสามารถจัดกำหนดการทรัพยากร ทั้งที่เป็นมนุษย์และไม่ใช่มนุษย์ มอบหมายงาน หรือแม้แต่กำหนดเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์

แน่นอน สิ่งต่างๆ เปลี่ยนไปตามโครงการ แผนภูมิแกนต์จำนวนมากสร้างยากและแก้ไขได้ยากกว่า ไม่ใช่แผนภูมิแกนต์ของเรา คุณสามารถมอบหมายงานและกำหนดเวลาใหม่ได้โดยการลากและวางไปยังตำแหน่งใหม่ในไทม์ไลน์ของคุณ

2. ตารางเวลา

ไม่ใช่ทุกเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่มีไทม์ชีท ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องลงทุนในซอฟต์แวร์อื่น ไม่เช่นนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลนั้นด้วยตนเอง ซึ่งจะทำให้เสียเวลา คุณต้องการเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่มีแผ่นเวลาแทน

ProjectManager มีไทม์ชีทที่ปลอดภัยซึ่งจะอัปเดตชั่วโมงที่บันทึกไว้ของสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติและจะถูกล็อคเมื่อสมาชิกในทีมส่งเข้ามาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการปลอมแปลง เรามีมุมมองโครงการหลายแบบและสามารถอัปเดตงานได้จากมุมมองรายการ กระดานคัมบัง และอื่นๆ ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในแผ่นเวลาโดยอัตโนมัติ

Timesheets ทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนคล่องตัว พวกเขาสามารถได้รับการอนุมัติโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตในซอฟต์แวร์เท่านั้น และพวกเขาช่วยให้ผู้จัดการโครงการอยู่ในงบประมาณด้วยการติดตามเวลาที่ใช้ในงานที่ได้รับมอบหมาย ใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อดูว่างานล้มเหลวหรือไม่ และจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อแก้ไขปัญหานี้

3. ปฏิทินภาระงาน

ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของคุณ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานอย่างเต็มความสามารถ แต่ไม่ทำงานหนักเกินไป เครื่องมือการจัดการทรัพยากรควรสามารถแสดงจำนวนงานที่สมาชิกในทีมแต่ละคนได้รับมอบหมาย

แผนภูมิปริมาณงานของ ProjectManager ทำเช่นนั้น ง่ายต่อการดูว่าใครมีงานมากเกินไปและใครมีน้อยเกินไป คุณสามารถจัดสรรงานใหม่ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากแผนผังปริมาณงาน ประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณและสร้างสมดุลให้กับทีมโครงการของคุณ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

4. แดชบอร์ดการจัดการทรัพยากร

แดชบอร์ดเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทรัพยากรของคุณ พวกเขาให้ภาพรวมระดับสูงของโครงการที่สามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบสดที่ไม่ต้องตั้งค่า เครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ด้อยกว่าจำนวนมากทำให้คุณตั้งค่าแดชบอร์ดด้วยตนเอง

แดชบอร์ดโครงการของเราจะบันทึกข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติและคำนวณข้อมูลนั้นเป็นตัวชี้วัดโครงการหกตัว ซึ่งจะแสดงเป็นแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย คุณจะได้รับรายงานสถานะทันทีเมื่อคุณต้องการ มีภาพรวมของความสมบูรณ์ของโครงการ และคุณสามารถดูปริมาณงานของทีมของคุณในแผนภูมิแท่ง ตัวชี้วัดอื่นๆ ได้แก่ เวลา ต้นทุน งาน และความคืบหน้า

5. รายงานการจัดการทรัพยากร

แดชบอร์ดนั้นยอดเยี่ยม แต่เป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของการตรวจสอบโครงการ คุณต้องเจาะลึกข้อมูลด้วย ซึ่งเป็นที่ที่รายงานการจัดการทรัพยากรเข้ามา การรายงานช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่มีรายละเอียดมากกว่าที่แดชบอร์ดให้ไว้ และช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

รายงานโครงการสามารถปรับแต่งให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู ซึ่งช่วยจัดการทรัพยากร มีรายงานเกี่ยวกับสถานะโครงการและพอร์ตโฟลิโอ ปริมาณงาน ความพร้อมใช้งาน ไทม์ชีท และงานต่างๆ รายงานทั้งหมดสามารถแชร์ในหลากหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้รับการอัปเดต

โบนัส: ข้อมูลตามเวลาจริง

สิ่งหนึ่งที่ทำให้ ProjectManager แตกต่างจากเครื่องมือการจัดการทรัพยากรอื่นๆ คือเครื่องมือของเราทำงานบนคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะแจ้งคุณลักษณะการจัดการทรัพยากรทั้งห้าที่ต้องมีที่เราได้ให้ความสำคัญ

แผนภูมิแกนต์ ไทม์ชีท ปฏิทินปริมาณงาน แดชบอร์ดการจัดการทรัพยากร และเครื่องมือการจัดการทรัพยากรล้วนเป็นข้อมูลสด นั่นหมายความว่าคุณกำลังดูงานอยู่เสมอและไม่ใช่สแนปชอตที่ล้าสมัยจากอดีต ผู้จัดการโครงการและทีมงานกำลังทำงานจากแหล่งเดียว ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในสำนักงาน นอกสถานที่ หรือจากระยะไกล

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทุกคนในทีมโครงการด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ จัดการทรัพยากรมนุษย์และที่ไม่ใช่มนุษย์ได้ดียิ่งขึ้น ตัดสินใจอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น และทำให้ทีมทำงานอย่างเต็มความสามารถและมีประสิทธิผลโดยไม่ต้องจัดสรรมากเกินไป เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี