5 Strumenti indispensabili per la gestione delle risorse

Gli strumenti di gestione delle risorse sono una parte essenziale di qualsiasi software di gestione dei progetti. Ogni progetto ha materiali, strumenti, attrezzature, persone o risorse da gestire. Non importa quanto sia buono il tuo piano di progetto, se non riesci a gestire le tue risorse, il tuo progetto ne risentirà.

Prima di identificare i cinque strumenti di gestione delle risorse più importanti, è necessario definire la gestione delle risorse e il software utilizzato durante i progetti per controllarli. Esploreremo quindi le funzionalità di gestione delle risorse di cui hai bisogno e perché ne hai bisogno.

Che cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è definita come la pianificazione, programmazione e allocazione di persone, materiali, attrezzature, denaro, tecnologia e quant'altro necessario per eseguire il progetto. Poiché le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per portare a termine il lavoro, l'obiettivo di qualsiasi piano di gestione delle risorse è allocare le risorse per ottenere il massimo valore organizzativo.

In altre parole, la gestione delle risorse si assicura di avere le persone, gli strumenti, i materiali, ecc. giusti, al momento giusto per eseguire il progetto. Mentre l'obiettivo della gestione delle risorse è fornire in modo efficiente queste risorse al fine di soddisfare i requisiti e fornire in tempo e nel rispetto del budget. La sfida è che le risorse sono solitamente richieste anche in altre parti dell'azienda.

La gestione delle risorse consiste nel bilanciare la domanda e la capacità di mantenere le risorse disponibili secondo necessità nel progetto. Ciò avviene attraverso una serie di strumenti e la capacità di trasparenza nel processo di gestione delle risorse. La pianificazione, il budget e l'allineamento con la strategia aziendale sono tutte parti critiche che costituiscono un piano di gestione delle risorse ben eseguito.

Gli obiettivi della gestione delle risorse sono ridurre al minimo gli sprechi e le duplicazioni e ottimizzare i processi di automazione. Ciò massimizza i processi e consente alle aziende di rispondere rapidamente alle richieste dei clienti. La gestione delle risorse funziona all'interno di qualsiasi metodologia di progetto, dalla cascata all'agile.

Gestire le risorse in modo efficace richiede un software di gestione dei progetti. ProjectManager dispone di strumenti di gestione delle risorse online con le funzionalità necessarie per ottenere il massimo dalle tue risorse. Dalla pianificazione e programmazione con i diagrammi di Gantt all'acquisizione di visibilità sulle risorse disponibili, il nostro strumento di gestione delle risorse ha tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare in modo più efficiente. L'automazione del flusso di lavoro libera tempo per il tuo team, consentendo loro di concentrarsi su attività urgenti garantendo al contempo la qualità con le impostazioni di approvazione delle attività. Lo stato dell'attività non cambia finché un manager autorizzato non le approva. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Che cos'è un software di gestione delle risorse?

Il software di gestione delle risorse è uno strumento utilizzato per gestire le risorse umane e non umane, nonché le relative pianificazioni. Aiuta a organizzare le risorse durante tutto il ciclo di vita del progetto e consente ai project manager di allocare risorse, assegnare i propri team ai progetti e tenere traccia dei progressi e delle prestazioni.

C'è anche un software di gestione delle risorse che assiste con la pianificazione e la gestione della capacità per fornire le risorse quando sono necessarie e garantire che tali risorse siano bilanciate in modo che tutti i membri del team possano lavorare in modo efficiente. Gli strumenti di gestione delle risorse funzionano al meglio se integrati con una suite completa di funzionalità del software di gestione dei progetti in grado di tenere traccia dei dati.

Idealmente, il software di gestione delle risorse ti consente di utilizzare le tue risorse al massimo delle loro potenzialità senza affaticare il tuo team. Cerca un software di gestione delle risorse che ti permetta di profilare il team di progetto e tenerne traccia dei progressi e del carico di lavoro. È anche utile disporre di schede attività sicure per le buste paga e un calendario per tracciare le ore disponibili quando vengono effettuati gli incarichi.

5 Strumenti indispensabili per la gestione delle risorse

Non tutti gli strumenti di gestione delle risorse sono uguali. Se sei alla ricerca di strumenti di gestione delle risorse in grado di gestire le tue esigenze di risorse, allora ne avrai bisogno con questi cinque strumenti indispensabili per la gestione delle risorse.

1. Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è un punto fermo della gestione dei progetti. È stato utilizzato per decenni come strumento per pianificare e pianificare progetti su una sequenza temporale ed è ideale per metodologie più tradizionali come la cascata. ProjectManager dispone di solidi diagrammi di Gantt che collegano le dipendenze, filtrano il percorso critico e possono impostare linee di base per tenere traccia della varianza del progetto per aiutarti a rispettare la pianificazione.

Inoltre, ci sono strumenti per gestire le risorse sul diagramma di Gantt interattivo. Puoi incorporare piani e pianificazioni delle risorse nel diagramma di Gantt e nel tuo piano di progetto. Ciò mantiene il tuo lavoro in un unico posto, il che lo rende più facile da gestire. Stima i costi e gli sforzi pianificati per le tue risorse e monitorali in tempo reale. Puoi pianificare risorse, sia umane che non umane, assegnare compiti e persino determinare la percentuale di lavoro completo.

Naturalmente, le cose cambiano nel corso di un progetto. Molti diagrammi di Gantt sono difficili da creare e ancora più difficili da modificare. Non il nostro diagramma di Gantt; puoi riassegnare compiti e scadenze semplicemente trascinandoli e rilasciandoli in una nuova posizione sulla tua sequenza temporale.

2. Schede attività

Non tutti gli strumenti di gestione delle risorse hanno schede attività, il che significa che dovrai investire in un altro software o inserirai manualmente quei dati, il che fa perdere tempo. Invece, vuoi strumenti di gestione delle risorse con schede attività.

ProjectManager dispone di schede attività sicure che aggiornano automaticamente le ore registrate dei membri del team e vengono bloccate una volta inviate dal membro del team per garantire che non vi siano manomissioni. Offriamo più viste del progetto e le attività possono essere aggiornate dalla vista elenco, dalla bacheca kanban e altro, che si riflettono automaticamente sulla scheda attività.

I fogli presenze semplificano il processo di gestione delle retribuzioni. Possono essere approvati solo da qualcuno autorizzato nel software e aiutano il project manager a rispettare il budget monitorando il tempo speso per le attività assegnate. Usali per vedere se il lavoro è in ritardo e riassegna le risorse per affrontare questo problema.

3. Calendari del carico di lavoro

Le risorse umane sono le tue risorse più importanti. Devi assicurarti che stiano lavorando a pieno regime ma non oberati di lavoro. Gli strumenti di gestione delle risorse dovrebbero essere in grado di mostrarti quante attività sono state assegnate a ciascun membro del team.

Il diagramma del carico di lavoro di ProjectManager fa proprio questo. È facile vedere a colpo d'occhio chi ha troppi incarichi e chi ne ha troppo pochi. Puoi riallocare rapidamente e facilmente il loro lavoro direttamente dal diagramma del carico di lavoro, risparmiando tempo prezioso e bilanciando il tuo team di progetto in modo che lavorino in modo più produttivo.

4. Dashboard di gestione delle risorse

I dashboard sono un ottimo strumento per monitorare i progressi e le prestazioni delle tue risorse. Forniscono una panoramica di alto livello del progetto che può aiutarti a gestire le tue risorse in modo più efficace. ProjectManager ha una dashboard live che non richiede alcuna configurazione. Molti strumenti di gestione delle risorse inferiori ti fanno configurare manualmente la dashboard.

La nostra dashboard del progetto acquisisce automaticamente i dati del progetto e calcola tali informazioni in sei metriche del progetto, che vengono quindi visualizzate in grafici e grafici di facile lettura. Ottieni un rapporto di stato istantaneo ogni volta che ne hai bisogno. C'è una panoramica dello stato di salute del progetto e puoi vedere il carico di lavoro del tuo team in un grafico a barre. Altre metriche includono tempo, costi, attività e progressi.

5. Rapporti sulla gestione delle risorse

I dashboard sono fantastici, ma sono solo un aspetto del monitoraggio del progetto. È inoltre necessario approfondire i dati, ed è qui che entrano in gioco i report sulla gestione delle risorse. I report consentono di ottenere informazioni più dettagliate rispetto a quelle fornite dal dashboard e ciò consente di prendere decisioni più informate.

I report di progetto possono essere personalizzati per mostrare solo le informazioni che vuoi vedere, il che aiuta a gestire le risorse. Sono disponibili rapporti sullo stato del progetto e del portfolio, sul carico di lavoro, sulla disponibilità, sulle schede attività e sulle attività. Tutti i report possono essere condivisi in una varietà di formati per mantenere aggiornati i tuoi stakeholder.

Bonus: dati in tempo reale

Una delle cose che distingue ProjectManager dal resto degli strumenti di gestione delle risorse è che il nostro è basato su cloud. Ciò significa che stai ricevendo dati in tempo reale, che informano ciascuna delle cinque funzionalità di gestione delle risorse indispensabili che abbiamo messo in evidenza.

Diagrammi di Gantt, schede attività, calendari del carico di lavoro, dashboard di gestione delle risorse e strumenti di gestione delle risorse sono tutti alimentati con dati in tempo reale. Ciò significa che stai sempre visualizzando il lavoro mentre accade e non un'istantanea non aggiornata del passato. I project manager e i team stanno lavorando da un'unica fonte di verità, sia che lavorino in ufficio, sul campo o in remoto.

ProjectManager è un premiato software di gestione delle risorse che connette tutti i membri del team di progetto con dati in tempo reale. Gestisci meglio le risorse umane e non umane, prendi decisioni più approfondite e mantieni i team a lavorare a pieno regime e produttivi senza sovraccarichi. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che già utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.