5 outils de gestion des ressources indispensables

Les outils de gestion des ressources sont une partie essentielle de tout logiciel de gestion de projet. Chaque projet a des matériaux, des outils, des équipements, des personnes ou des ressources à gérer. Quelle que soit la qualité de votre plan de projet, si vous ne pouvez pas gérer vos ressources, votre projet en souffrira.

Avant d'identifier les cinq outils de gestion des ressources les plus importants, nous devons définir la gestion des ressources et le logiciel utilisé pendant les projets pour les contrôler. Nous explorerons ensuite les fonctionnalités de gestion des ressources dont vous avez besoin et pourquoi vous en avez besoin.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources est définie comme la planification, l'ordonnancement et l'affectation des personnes, des matériaux, de l'équipement, de l'argent, de la technologie et de tout ce qui est nécessaire pour exécuter le projet. Comme les ressources sont tout ce dont vous avez besoin pour faire le travail, l'objectif de tout plan de gestion des ressources est d'allouer des ressources pour atteindre la plus grande valeur organisationnelle.

En d'autres termes, la gestion des ressources consiste à s'assurer que vous disposez des bonnes personnes, outils, matériaux, etc., au bon moment pour exécuter le projet. Alors que l'objectif de la gestion des ressources est de fournir efficacement ces ressources afin de satisfaire aux exigences et de livrer dans les délais et dans les limites du budget. Le défi est que les ressources sont généralement également demandées ailleurs dans l'entreprise.

La gestion des ressources consiste à équilibrer la demande et la capacité à maintenir les ressources disponibles selon les besoins du projet. Cela se fait grâce à un ensemble d'outils et à la capacité de transparence dans le processus de gestion des ressources. La planification, le budget et l'alignement sur la stratégie de l'entreprise sont tous des éléments essentiels qui composent un plan de gestion des ressources bien exécuté.

Les objectifs de la gestion des ressources sont de minimiser le gaspillage et la duplication et de rationaliser les processus d'automatisation. Cela maximise les processus et permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes des clients. La gestion des ressources fonctionne dans n'importe quelle méthodologie de projet, de cascade à agile.

La gestion efficace des ressources nécessite un logiciel de gestion de projet. ProjectManager dispose d'outils de gestion des ressources en ligne dotés des fonctionnalités dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de vos ressources. De la planification et de l'ordonnancement avec des diagrammes de Gantt à la visibilité sur les ressources disponibles, notre outil de gestion des ressources a tout ce dont vous avez besoin pour travailler plus efficacement. L'automatisation du flux de travail libère du temps pour votre équipe, lui permettant de se concentrer sur les tâches urgentes tout en garantissant la qualité avec les paramètres d'approbation des tâches. Le statut de la tâche ne change pas tant qu'un responsable autorisé ne l'a pas approuvée. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des ressources ?

Un logiciel de gestion des ressources est un outil utilisé pour gérer les ressources humaines et non humaines ainsi que leurs horaires. Il aide à organiser les ressources tout au long du cycle de vie du projet et permet aux chefs de projet d'allouer des ressources, d'affecter leurs équipes à des projets et de suivre les progrès et les performances.

Il existe également un logiciel de gestion des ressources qui aide à la planification et à la gestion des capacités pour fournir les ressources quand elles sont nécessaires et garantir que ces ressources sont équilibrées afin que tous les membres de l'équipe puissent travailler efficacement. Les outils de gestion des ressources fonctionnent mieux lorsqu'ils sont intégrés à une suite complète de fonctionnalités logicielles de gestion de projet capables de suivre les données.

Idéalement, un logiciel de gestion des ressources vous permet d'utiliser vos ressources à leur plein potentiel sans surcharger votre équipe. Recherchez un logiciel de gestion des ressources qui vous permet de profiler l'équipe de projet et de suivre ses progrès et sa charge de travail. Il est également utile d'avoir des feuilles de temps sécurisées pour la paie et un calendrier pour tracer les heures disponibles lorsque les affectations sont effectuées.

5 outils de gestion des ressources indispensables

Tous les outils de gestion des ressources ne sont pas identiques. Si vous êtes à la recherche d'outils de gestion des ressources capables de gérer vos besoins en ressources, vous en aurez besoin d'un avec ces cinq outils de gestion des ressources indispensables.

1. Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un incontournable de la gestion de projet. Il a été utilisé pendant des décennies comme un outil pour planifier et planifier des projets sur un calendrier et est idéal pour les méthodologies plus traditionnelles telles que la cascade. ProjectManager dispose de diagrammes de Gantt robustes qui relient les dépendances, filtrent le chemin critique et peuvent définir des lignes de base pour suivre la variance du projet afin de vous aider à respecter les délais.

Plus que cela, il existe des outils pour gérer les ressources sur le diagramme de Gantt interactif. Vous pouvez intégrer des plans de ressources et des calendriers dans le diagramme de Gantt et votre plan de projet. Cela permet de conserver votre travail au même endroit, ce qui facilite sa gestion. Estimez les coûts et les efforts prévus pour vos ressources et suivez-les en temps réel. Vous pouvez planifier des ressources, humaines et non humaines, attribuer des tâches et même déterminer le pourcentage de travail achevé.

Bien sûr, les choses changent au cours d'un projet. De nombreux diagrammes de Gantt sont difficiles à créer et encore plus difficiles à modifier. Pas notre diagramme de Gantt ; vous pouvez réaffecter des tâches et des délais en les faisant simplement glisser et en les déposant à un nouvel endroit sur votre chronologie.

2. Feuilles de temps

Tous les outils de gestion des ressources n'ont pas de feuilles de temps, ce qui signifie que vous devrez investir dans un autre logiciel ou saisir manuellement ces données, ce qui vous fera perdre du temps. Au lieu de cela, vous voulez des outils de gestion des ressources qui ont des feuilles de temps.

ProjectManager dispose de feuilles de temps sécurisées qui mettent automatiquement à jour les heures enregistrées des membres de l'équipe et sont verrouillées une fois soumises par le membre de l'équipe pour s'assurer qu'il n'y a pas de falsification. Nous proposons plusieurs vues de projet et les tâches peuvent être mises à jour à partir de la vue de liste, du tableau kanban et plus encore, qui se reflètent automatiquement sur la feuille de temps.

Les feuilles de temps rationalisent le processus de paie. Ils ne peuvent être approuvés que par une personne autorisée dans le logiciel, et ils aident le chef de projet à respecter son budget en suivant le temps passé sur les tâches assignées. Utilisez-les pour voir si le travail prend du retard et réaffectez les ressources pour y remédier.

3. Calendriers de charge de travail

Les ressources humaines sont vos ressources les plus importantes. Vous devez vous assurer qu'ils travaillent à pleine capacité mais pas surmenés. Les outils de gestion des ressources doivent pouvoir vous montrer combien de tâches chaque membre de l'équipe a été assigné.

Le tableau de charge de travail de ProjectManager fait exactement cela. Il est facile de voir d'un coup d'œil qui a trop de devoirs et qui en a trop peu. Vous pouvez rapidement et facilement réaffecter leur travail directement à partir du tableau de charge de travail, ce qui vous fait gagner un temps précieux et équilibre votre équipe de projet afin qu'elle travaille de manière plus productive.

4. Tableaux de bord de gestion des ressources

Les tableaux de bord sont un excellent outil pour surveiller la progression et les performances de vos ressources. Ils fournissent une vue d'ensemble de haut niveau du projet qui peut vous aider à gérer vos ressources plus efficacement. ProjectManager dispose d'un tableau de bord en direct qui ne nécessite aucune configuration. De nombreux outils de gestion des ressources de qualité inférieure vous obligent à configurer manuellement le tableau de bord.

Notre tableau de bord de projet capture automatiquement les données du projet et calcule ces informations en six métriques de projet, qui sont ensuite affichées dans des tableaux et des graphiques faciles à lire. Vous obtenez un rapport d'état instantané chaque fois que vous en avez besoin. Il y a un aperçu de la santé du projet et vous pouvez voir la charge de travail de votre équipe dans un graphique à barres. D'autres mesures incluent le temps, le coût, les tâches et les progrès.

5. Rapports de gestion des ressources

Les tableaux de bord sont formidables, mais ils ne sont qu'un aspect du suivi de projet. Vous devez également approfondir les données, c'est là que les rapports de gestion des ressources entrent en jeu. Les rapports vous aident à obtenir des informations plus détaillées que celles fournies par le tableau de bord, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées.

Les rapports de projet peuvent être personnalisés pour n'afficher que les informations que vous souhaitez voir, ce qui facilite la gestion des ressources. Il existe des rapports sur l'état du projet et du portefeuille, la charge de travail, la disponibilité, les feuilles de temps et les tâches. Tous les rapports peuvent être partagés dans une variété de formats pour tenir vos parties prenantes informées.

Bonus : données en temps réel

L'une des choses qui distinguent ProjectManager du reste des outils de gestion des ressources est que le nôtre est basé sur le cloud. Cela signifie que vous obtenez des données en temps réel, qui informent chacune des cinq fonctionnalités de gestion des ressources indispensables que nous avons mises en lumière.

Les diagrammes de Gantt, les feuilles de temps, les calendriers de charge de travail, les tableaux de bord de gestion des ressources et les outils de gestion des ressources sont tous alimentés par des données en direct. Cela signifie que vous visualisez toujours le travail tel qu'il se produit et non un instantané obsolète du passé. Les chefs de projet et les équipes travaillent à partir d'une seule source de vérité, qu'ils travaillent au bureau, sur le terrain ou à distance.

ProjectManager est un logiciel de gestion des ressources primé qui connecte tous les membres de l'équipe de projet avec des données en temps réel. Gérez mieux les ressources humaines et non humaines, prenez des décisions plus éclairées et maintenez les équipes travaillant à pleine capacité et productives sans surallocation. Rejoignez les équipes de la NASA, de Siemens et de Nestlé qui utilisent déjà notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.