5 herramientas de gestión de recursos imprescindibles

Las herramientas de gestión de recursos son una parte esencial de cualquier software de gestión de proyectos. Todo proyecto tiene materiales, herramientas, equipos, personas o recursos que gestionar. No importa cuán bueno sea el plan de su proyecto, si no puede administrar sus recursos, su proyecto se verá afectado.

Antes de identificar las cinco herramientas de administración de recursos más importantes, debemos definir la administración de recursos y el software que se usa durante los proyectos para controlarlos. Luego exploraremos las características de administración de recursos que necesita y por qué las necesita.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos se define como la planificación, programación y asignación de personas, materiales, equipos, dinero, tecnología y cualquier otra cosa necesaria para ejecutar el proyecto. Dado que los recursos son todo lo que necesita para realizar el trabajo, el objetivo de cualquier plan de administración de recursos es asignar los recursos para lograr el mayor valor organizacional.

En otras palabras, la gestión de recursos consiste en asegurarse de contar con las personas, las herramientas, los materiales, etc. adecuados, en el momento adecuado para ejecutar el proyecto. Si bien el objetivo de la gestión de recursos es entregar estos recursos de manera eficiente para satisfacer los requisitos y entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto. El desafío es que los recursos también suelen tener demanda en otras partes del negocio.

La gestión de recursos tiene que ver con equilibrar la demanda y la capacidad para mantener los recursos disponibles según sea necesario en el proyecto. Esto se hace a través de un conjunto de herramientas y la capacidad de transparencia en el proceso de gestión de recursos. La programación, el presupuesto y la alineación con la estrategia corporativa son partes críticas que conforman un plan de gestión de recursos bien ejecutado.

Los objetivos de la gestión de recursos son minimizar el desperdicio y la duplicación y agilizar los procesos de automatización. Esto maximiza los procesos y permite a las empresas responder rápidamente a las demandas de los clientes. La gestión de recursos funciona dentro de cualquier metodología de proyecto, desde cascada hasta ágil.

La gestión eficaz de los recursos requiere un software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene herramientas de administración de recursos en línea que tienen las funciones que necesita para aprovechar al máximo sus recursos. Desde la planificación y la programación con diagramas de Gantt hasta la obtención de visibilidad de los recursos disponibles, nuestra herramienta de administración de recursos tiene todo lo que necesita para trabajar de manera más eficiente. La automatización del flujo de trabajo libera tiempo para su equipo, lo que les permite concentrarse en tareas urgentes al tiempo que garantiza la calidad con la configuración de aprobación de tareas. El estado de la tarea no cambia hasta que un administrador autorizado las aprueba. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es el software de gestión de recursos?

El software de gestión de recursos es una herramienta que se utiliza para gestionar los recursos humanos y no humanos, así como sus horarios. Ayuda a organizar los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y permite a los administradores de proyectos asignar recursos, asignar sus equipos a los proyectos y realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento.

También hay un software de gestión de recursos que ayuda con la planificación y gestión de la capacidad para entregar recursos cuando se necesitan y garantizar que esos recursos estén equilibrados para que todos en el equipo puedan trabajar de manera eficiente. Las herramientas de gestión de recursos funcionan mejor cuando se integran con un conjunto completo de funciones de software de gestión de proyectos que pueden rastrear datos.

Idealmente, el software de administración de recursos le permite utilizar sus recursos en todo su potencial sin forzar a su equipo. Busque un software de gestión de recursos que le permita perfilar el equipo del proyecto y realizar un seguimiento de su progreso y carga de trabajo. También es útil tener hojas de tiempo seguras para la nómina y un calendario para registrar las horas disponibles cuando se realizan las asignaciones.

5 herramientas de gestión de recursos imprescindibles

No todas las herramientas de gestión de recursos son iguales. Si está en el mercado de herramientas de administración de recursos que pueden manejar sus necesidades de recursos, entonces necesitará una con estas cinco herramientas de administración de recursos imprescindibles.

1. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un elemento básico de la gestión de proyectos. Se ha utilizado durante décadas como una herramienta para programar y planificar proyectos a lo largo de un cronograma y es ideal para metodologías más tradicionales como la cascada. ProjectManager tiene diagramas de Gantt robustos que vinculan dependencias, filtran la ruta crítica y pueden establecer líneas de base para rastrear la variación del proyecto para ayudarlo a cumplir con el cronograma.

Más que eso, hay herramientas para administrar recursos en el diagrama de Gantt interactivo. Puede incorporar planes y cronogramas de recursos en el diagrama de Gantt y en su plan de proyecto. Esto mantiene su trabajo en un solo lugar, lo que lo hace más fácil de administrar. Calcule los costos y el esfuerzo planificados para sus recursos y realice un seguimiento en tiempo real. Puede programar recursos, tanto humanos como no humanos, asignar tareas e incluso determinar el porcentaje de trabajo completo.

Por supuesto, las cosas cambian en el transcurso de un proyecto. Muchos diagramas de Gantt son difíciles de crear y aún más difíciles de editar. No nuestro diagrama de Gantt; puede reasignar tareas y plazos simplemente arrastrándolos y soltándolos en un nuevo lugar en su línea de tiempo.

2. Hojas de tiempo

No todas las herramientas de administración de recursos tienen hojas de tiempo, lo que significa que deberá invertir en otro software o ingresará manualmente esos datos, lo que es una pérdida de tiempo. En su lugar, desea herramientas de administración de recursos que tengan hojas de tiempo.

ProjectManager tiene hojas de tiempo seguras que actualizan automáticamente las horas registradas de los miembros del equipo y se bloquean una vez que el miembro del equipo las envía para garantizar que no haya manipulación. Ofrecemos múltiples vistas de proyectos y las tareas se pueden actualizar desde la vista de lista, el tablero kanban y más, que se reflejan automáticamente en la hoja de tiempo.

Las hojas de tiempo agilizan el proceso de nómina. Solo pueden ser aprobados por alguien autorizado en el software y ayudan al administrador del proyecto a mantenerse dentro del presupuesto mediante el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas asignadas. Úselos para ver si el trabajo se está quedando atrás y reasignar recursos para abordar esto.

3. Calendarios de carga de trabajo

Los recursos humanos son sus recursos más importantes. Debe asegurarse de que estén trabajando a su máxima capacidad, pero sin exceso de trabajo. Las herramientas de administración de recursos deberían poder mostrarle cuántas tareas se le han asignado a cada miembro del equipo.

El gráfico de carga de trabajo de ProjectManager hace precisamente eso. Es fácil ver de un vistazo quién tiene demasiadas tareas y quién tiene muy pocas. Puede reasignar rápida y fácilmente su trabajo directamente desde el gráfico de carga de trabajo, ahorrándole un tiempo valioso y equilibrando su equipo de proyecto para que trabaje de manera más productiva.

4. Tableros de administración de recursos

Los paneles son una excelente herramienta para monitorear el progreso y el rendimiento de sus recursos. Proporcionan una descripción general de alto nivel del proyecto que puede ayudarlo a administrar sus recursos de manera más efectiva. ProjectManager tiene un tablero en vivo que no requiere configuración. Muchas herramientas de administración de recursos inferiores le obligan a configurar manualmente el tablero.

Nuestro tablero de proyectos captura automáticamente los datos del proyecto y calcula esa información en seis métricas del proyecto, que luego se muestran en cuadros y gráficos fáciles de leer. Obtiene un informe de estado instantáneo siempre que lo necesite. Hay una descripción general del estado del proyecto y puede ver la carga de trabajo de su equipo en un gráfico de barras. Otras métricas incluyen tiempo, costo, tareas y progreso.

5. Informes de gestión de recursos

Los tableros son geniales, pero son solo un aspecto del monitoreo del proyecto. También necesita profundizar en los datos, que es donde entran en juego los informes de administración de recursos. Los informes lo ayudan a obtener información más detallada que la que proporciona el tablero y eso le permite tomar decisiones más informadas.

Los informes de proyectos se pueden personalizar para mostrar solo la información que desea ver, lo que ayuda a administrar los recursos. Hay informes sobre el estado del proyecto y la cartera, la carga de trabajo, la disponibilidad, las hojas de tiempo y las tareas. Todos los informes se pueden compartir en una variedad de formatos para mantener actualizadas a las partes interesadas.

Bonificación: datos en tiempo real

Una de las cosas que distingue a ProjectManager del resto de herramientas de gestión de recursos es que la nuestra está basada en la nube. Eso significa que está obteniendo datos en tiempo real, que informan cada una de las cinco funciones de administración de recursos imprescindibles que hemos destacado.

Los diagramas de Gantt, las hojas de tiempo, los calendarios de carga de trabajo, los paneles de administración de recursos y las herramientas de administración de recursos se alimentan con datos en vivo. Eso significa que siempre está viendo el trabajo tal como sucede y no como una instantánea desactualizada del pasado. Los gerentes de proyecto y los equipos trabajan desde una fuente de verdad, ya sea que trabajen en la oficina, en el campo o de forma remota.

ProjectManager es un software de gestión de recursos galardonado que conecta a todos los miembros del equipo del proyecto con datos en tiempo real. Administre mejor los recursos humanos y no humanos, tome decisiones más perspicaces y mantenga los equipos trabajando a plena capacidad y productivos sin sobreasignación. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que ya utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.