5 Alat Manajemen Sumber Daya yang Harus Dimiliki

Alat manajemen sumber daya adalah bagian penting dari perangkat lunak manajemen proyek apa pun. Setiap proyek memiliki bahan, alat, peralatan, orang, atau sumber daya untuk dikelola. Tidak peduli seberapa bagus rencana proyek Anda, jika Anda tidak dapat mengelola sumber daya Anda, proyek Anda akan menderita.

Sebelum kita mengidentifikasi lima alat manajemen sumber daya yang paling penting, kita perlu mendefinisikan manajemen sumber daya dan perangkat lunak yang digunakan selama proyek untuk mengendalikannya. Kami kemudian akan menjelajahi fitur manajemen sumber daya yang Anda butuhkan dan mengapa Anda membutuhkannya.

Apa itu Manajemen Sumber Daya?

Manajemen sumber daya didefinisikan sebagai perencanaan, penjadwalan dan alokasi orang, bahan, peralatan, uang, teknologi dan hal lain yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Karena sumber daya adalah segala sesuatu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, tujuan dari setiap rencana pengelolaan sumber daya adalah mengalokasikan sumber daya untuk mencapai nilai organisasi terbesar.

Dengan kata lain, manajemen sumber daya memastikan Anda memiliki orang, alat, bahan, dll. yang tepat, pada waktu yang tepat untuk melaksanakan proyek. Sedangkan tujuan dari manajemen sumber daya adalah untuk memberikan sumber daya tersebut secara efisien untuk memenuhi persyaratan dan memberikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Tantangannya adalah bahwa sumber daya biasanya juga dibutuhkan di tempat lain dalam bisnis.

Manajemen sumber daya adalah tentang menyeimbangkan permintaan dan kapasitas untuk menjaga sumber daya tersedia sesuai kebutuhan dalam proyek. Hal ini dilakukan melalui seperangkat alat dan kemampuan transparansi dalam proses pengelolaan sumber daya. Penjadwalan, anggaran, dan penyelarasan dengan strategi perusahaan adalah bagian penting yang membentuk rencana pengelolaan sumber daya yang dijalankan dengan baik.

Tujuan dari manajemen sumber daya adalah untuk meminimalkan pemborosan dan duplikasi dan merampingkan proses otomatisasi. Ini memaksimalkan proses dan memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan pelanggan dengan cepat. Manajemen sumber daya bekerja dalam metodologi proyek apa pun, dari air terjun hingga tangkas.

Mengelola sumber daya secara efektif membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager memiliki alat manajemen sumber daya online yang memiliki fitur yang Anda perlukan untuk memaksimalkan sumber daya Anda. Dari perencanaan dan penjadwalan dengan bagan Gantt hingga mendapatkan visibilitas ke sumber daya yang tersedia, alat manajemen sumber daya kami memiliki semua yang Anda butuhkan untuk bekerja lebih efisien. Otomatisasi alur kerja membebaskan waktu bagi tim Anda, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang mendesak sambil memastikan kualitas dengan pengaturan persetujuan tugas. Status tugas tidak berubah sampai manajer yang berwenang menyetujuinya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya?

Perangkat lunak manajemen sumber daya adalah alat yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia dan nonmanusia serta jadwalnya. Ini membantu mengatur sumber daya sepanjang siklus hidup proyek dan memungkinkan manajer proyek untuk mengalokasikan sumber daya, menugaskan tim mereka ke proyek dan melacak kemajuan dan kinerja.

Ada juga perangkat lunak manajemen sumber daya yang membantu perencanaan dan manajemen kapasitas untuk memberikan sumber daya saat dibutuhkan dan memastikan bahwa sumber daya tersebut seimbang sehingga semua orang dalam tim dapat bekerja secara efisien. Alat manajemen sumber daya bekerja paling baik bila terintegrasi dengan rangkaian lengkap fitur perangkat lunak manajemen proyek yang dapat melacak data.

Idealnya, perangkat lunak manajemen sumber daya memungkinkan Anda untuk menggunakan sumber daya Anda secara maksimal tanpa membebani tim Anda. Cari perangkat lunak manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda membuat profil tim proyek dan melacak kemajuan dan beban kerja mereka. Ini juga membantu untuk memiliki lembar waktu yang aman untuk penggajian dan kalender untuk memetakan jam yang tersedia saat tugas dibuat.

5 Alat Manajemen Sumber Daya yang Harus Dimiliki

Tidak semua alat manajemen sumber daya sama. Jika Anda berada di pasar untuk alat manajemen sumber daya yang dapat menangani kebutuhan sumber daya Anda, maka Anda akan memerlukannya dengan lima alat manajemen sumber daya yang harus dimiliki ini.

1. Gantt Chart

Bagan Gantt adalah pokok dari manajemen proyek. Ini telah digunakan selama beberapa dekade sebagai alat untuk menjadwalkan dan merencanakan proyek berdasarkan garis waktu dan sangat ideal untuk metodologi yang lebih tradisional seperti air terjun. ProjectManager memiliki bagan Gantt yang kuat yang menghubungkan dependensi, memfilter jalur kritis, dan dapat menetapkan garis dasar untuk melacak varians proyek untuk membantu Anda tetap sesuai jadwal.

Lebih dari itu, ada alat untuk mengelola sumber daya di bagan Gantt interaktif. Anda dapat memasukkan rencana dan jadwal sumber daya ke dalam bagan Gantt dan rencana proyek Anda. Ini membuat pekerjaan Anda tetap di satu tempat, yang membuatnya lebih mudah untuk dikelola. Perkirakan biaya dan upaya yang direncanakan untuk sumber daya Anda dan lacak secara real time. Anda dapat menjadwalkan sumber daya, baik manusia maupun nonmanusia, menetapkan tugas, dan bahkan menentukan persentase pekerjaan yang selesai.

Tentu saja, banyak hal berubah selama proyek berlangsung. Banyak bagan Gantt sulit dibuat dan bahkan lebih sulit untuk diedit. Bukan bagan Gantt kami; Anda dapat menetapkan kembali tugas dan tenggat waktu hanya dengan menyeret dan menjatuhkannya ke tempat baru di linimasa Anda.

2. Timesheet

Tidak semua alat manajemen sumber daya memiliki lembar waktu, yang berarti Anda harus berinvestasi di perangkat lunak lain atau Anda akan memasukkan data itu secara manual, yang membuang waktu. Sebagai gantinya, Anda menginginkan alat manajemen sumber daya yang memiliki lembar waktu.

ProjectManager memiliki lembar waktu aman yang secara otomatis memperbarui jam log anggota tim dan dikunci setelah dikirimkan oleh anggota tim untuk memastikan tidak ada gangguan. Kami menawarkan beberapa tampilan proyek dan tugas dapat diperbarui dari tampilan daftar, papan kanban, dan lainnya, yang secara otomatis tercermin pada lembar waktu.

Timesheet menyederhanakan proses penggajian. Mereka hanya dapat disetujui oleh seseorang yang berwenang dalam perangkat lunak, dan mereka membantu manajer proyek tetap pada anggaran dengan melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas yang diberikan. Gunakan mereka untuk melihat apakah pekerjaan tertinggal dan realokasi sumber daya untuk mengatasi ini.

3. Kalender Beban Kerja

Sumber daya manusia adalah sumber daya Anda yang paling penting. Anda perlu memastikan bahwa mereka bekerja sesuai kapasitas tetapi tidak terlalu banyak bekerja. Alat manajemen sumber daya harus dapat menunjukkan kepada Anda berapa banyak tugas yang telah diberikan kepada setiap anggota tim.

Bagan beban kerja ProjectManager melakukan hal itu. Sangat mudah untuk melihat sekilas siapa yang memiliki terlalu banyak tugas dan siapa yang memiliki terlalu sedikit. Anda dapat dengan cepat dan mudah mengalokasikan kembali pekerjaan mereka langsung dari bagan beban kerja, menghemat waktu Anda yang berharga dan menyeimbangkan tim proyek Anda sehingga mereka bekerja lebih produktif.

4. Dasbor Manajemen Sumber Daya

Dasbor adalah alat yang hebat untuk memantau kemajuan dan kinerja sumber daya Anda. Mereka memberikan gambaran tingkat tinggi dari proyek yang dapat membantu Anda mengelola sumber daya Anda secara lebih efektif. ProjectManager memiliki dasbor langsung yang tidak memerlukan penyiapan. Banyak alat manajemen sumber daya yang lebih rendah membuat Anda mengatur dasbor secara manual.

Dasbor proyek kami secara otomatis menangkap data proyek dan menghitung informasi tersebut ke dalam enam metrik proyek, yang kemudian ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Anda mendapatkan laporan status instan kapan pun Anda membutuhkannya. Ada ikhtisar tentang kesehatan proyek dan Anda dapat melihat beban kerja tim Anda dalam diagram batang. Metrik lainnya termasuk waktu, biaya, tugas dan kemajuan.

5. Laporan Manajemen Sumber Daya

Dasbor memang bagus, tetapi itu hanya satu aspek dari pemantauan proyek. Anda juga perlu masuk lebih dalam ke data, di situlah laporan manajemen sumber daya masuk. Pelaporan membantu Anda mendapatkan informasi yang lebih detail daripada yang disediakan dasbor dan memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih tepat.

Laporan proyek dapat dikustomisasi untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat, yang membantu mengelola sumber daya. Ada laporan tentang status proyek dan portofolio, beban kerja, ketersediaan, lembar waktu, dan tugas. Semua laporan dapat dibagikan dalam berbagai format agar pemangku kepentingan Anda tetap diperbarui.

Bonus: Data Waktu Nyata

Salah satu hal yang membedakan ProjectManager dari alat manajemen sumber daya lainnya adalah alat kami berbasis cloud. Itu berarti Anda mendapatkan data waktu nyata, yang menginformasikan masing-masing dari lima fitur manajemen sumber daya yang harus dimiliki yang telah kami soroti.

Bagan Gantt, lembar waktu, kalender beban kerja, dasbor manajemen sumber daya, dan alat manajemen sumber daya semuanya diberi data langsung. Itu berarti Anda selalu melihat pekerjaan saat itu terjadi dan bukan cuplikan masa lalu dari masa lalu. Manajer proyek dan tim bekerja dari satu sumber kebenaran apakah mereka bekerja di kantor, di lapangan, atau dari jarak jauh.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen sumber daya pemenang penghargaan yang menghubungkan semua orang di tim proyek dengan data waktu nyata. Kelola sumber daya manusia dan nonmanusia dengan lebih baik, buat keputusan yang lebih berwawasan, dan pertahankan tim bekerja pada kapasitas dan produktif tanpa alokasi berlebihan. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang telah menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.