5 niezbędnych narzędzi do zarządzania zasobami

Narzędzia do zarządzania zasobami są istotną częścią każdego oprogramowania do zarządzania projektami. Każdy projekt wymaga zarządzania materiałami, narzędziami, sprzętem, ludźmi lub zasobami. Bez względu na to, jak dobry jest Twój plan projektu, jeśli nie możesz zarządzać swoimi zasobami, Twój projekt ucierpi.

Zanim zidentyfikujemy pięć najważniejszych narzędzi do zarządzania zasobami, musimy zdefiniować zarządzanie zasobami i oprogramowanie używane podczas projektów do ich kontrolowania. Następnie omówimy potrzebne funkcje zarządzania zasobami i dlaczego ich potrzebujesz.

Co to jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami definiuje się jako planowanie, harmonogramowanie i przydzielanie ludzi, materiałów, sprzętu, pieniędzy, technologii i wszystkiego, co jest niezbędne do realizacji projektu. Ponieważ zasoby to wszystko, co jest potrzebne do wykonania pracy, celem każdego planu zarządzania zasobami jest alokacja zasobów tak, aby osiągnąć jak największą wartość organizacyjną.

Innymi słowy, zarządzanie zasobami to upewnienie się, że masz odpowiednich ludzi, narzędzia, materiały itp. we właściwym czasie do realizacji projektu. Podczas gdy celem zarządzania zasobami jest skuteczne dostarczanie tych zasobów w celu spełnienia wymagań i dostarczenia na czas iw ramach budżetu. Wyzwanie polega na tym, że zasoby są zwykle poszukiwane również w innych częściach firmy.

Zarządzanie zasobami polega na równoważeniu popytu i wydajności w celu utrzymania dostępności zasobów zgodnie z potrzebami projektu. Odbywa się to za pomocą zestawu narzędzi i zdolności do przejrzystości w procesie zarządzania zasobami. Planowanie, budżet i dostosowanie do strategii firmy to kluczowe elementy, które składają się na dobrze wykonany plan zarządzania zasobami.

Celem zarządzania zasobami jest minimalizacja marnotrawstwa i duplikacji oraz usprawnienie procesów automatyzacji. Maksymalizuje to procesy i pozwala przedsiębiorstwom szybko reagować na wymagania klientów. Zarządzanie zasobami działa w ramach dowolnej metodologii projektu, od wodospadu po agile.

Efektywne zarządzanie zasobami zajmuje oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager posiada narzędzia do zarządzania zasobami online, które posiadają funkcje, których potrzebujesz, aby jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby. Od planowania i planowania za pomocą wykresów Gantta po wgląd w dostępne zasoby, nasze narzędzie do zarządzania zasobami ma wszystko, czego potrzebujesz, aby pracować wydajniej. Automatyzacja przepływu pracy uwalnia czas dla Twojego zespołu, pozwalając mu skupić się na pilnych zadaniach, zapewniając jednocześnie jakość dzięki ustawieniom zatwierdzania zadań. Status zadania nie zmienia się, dopóki upoważniony menedżer nie zatwierdzi ich. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania zasobami?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami to narzędzie używane do zarządzania zasobami ludzkimi i nieludzkimi oraz ich harmonogramami. Pomaga organizować zasoby przez cały cykl życia projektu i umożliwia kierownikom projektów przydzielanie zasobów, przypisywanie zespołów do projektów oraz śledzenie postępów i wydajności.

Dostępne jest również oprogramowanie do zarządzania zasobami, które pomaga w planowaniu i zarządzaniu wydajnością w celu dostarczania zasobów wtedy, gdy są one potrzebne i zapewnienia, że ​​zasoby te są zrównoważone, tak aby wszyscy członkowie zespołu mogli wydajnie pracować. Narzędzia do zarządzania zasobami działają najlepiej, gdy są zintegrowane z pełnym pakietem funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, które umożliwiają śledzenie danych.

W idealnym przypadku oprogramowanie do zarządzania zasobami umożliwia pełne wykorzystanie zasobów bez obciążania zespołu. Poszukaj oprogramowania do zarządzania zasobami, które umożliwia profilowanie zespołu projektowego oraz śledzenie jego postępów i obciążenia pracą. Pomocne jest również posiadanie bezpiecznych grafików płacowych i kalendarza do wykreślania dostępnych godzin, w których wykonywane są zadania.

5 niezbędnych narzędzi do zarządzania zasobami

Nie wszystkie narzędzia do zarządzania zasobami są takie same. Jeśli jesteś na rynku narzędzi do zarządzania zasobami, które mogą obsłużyć Twoje potrzeby w zakresie zasobów, będziesz potrzebować jednego z tymi pięcioma niezbędnymi narzędziami do zarządzania zasobami.

1. Wykres Gantta

Wykres Gantta jest podstawą zarządzania projektami. Jest używany od dziesięcioleci jako narzędzie do planowania i planowania projektów na osi czasu i jest idealny do bardziej tradycyjnych metod, takich jak wodospad. ProjectManager ma solidne wykresy Gantta, które łączą zależności, filtrują ścieżkę krytyczną i mogą ustawiać linie bazowe w celu śledzenia wariancji projektu, aby pomóc Ci dotrzymać harmonogramu.

Co więcej, istnieją narzędzia do zarządzania zasobami na interaktywnym wykresie Gantta. Plany i harmonogramy zasobów można włączyć do wykresu Gantta i planu projektu. Dzięki temu Twoja praca jest w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie. Oszacuj planowane koszty i nakład pracy dla swoich zasobów i śledź je w czasie rzeczywistym. Możesz planować zasoby, zarówno ludzkie, jak i nieludzkie, przydzielać zadania, a nawet określać procent wykonanej pracy.

Oczywiście w trakcie projektu wszystko się zmienia. Wiele wykresów Gantta jest trudnych do stworzenia i jeszcze trudniejszych do edycji. Nie nasz wykres Gantta; możesz zmienić przypisanie zadań i terminów, po prostu przeciągając je i upuszczając w nowe miejsce na osi czasu.

2. Karty czasu pracy

Nie każde narzędzie do zarządzania zasobami ma arkusze czasu pracy, co oznacza, że ​​będziesz musiał zainwestować w inne oprogramowanie lub będziesz ręcznie wprowadzać te dane, co marnuje czas. Zamiast tego potrzebujesz narzędzi do zarządzania zasobami, które mają grafików.

ProjectManager posiada bezpieczne karty czasu pracy, które automatycznie aktualizują godziny pracy członków zespołu i są blokowane po przesłaniu przez członka zespołu, aby zapewnić brak manipulacji. Oferujemy wiele widoków projektów i zadań, które można aktualizować z widoku listy, tablicy kanban i innych, co automatycznie odzwierciedla grafik.

Ewidencja czasu pracy usprawnia proces rozliczania wynagrodzeń. Mogą być zatwierdzane tylko przez osobę upoważnioną w oprogramowaniu i pomagają kierownikowi projektu zachować budżet, śledząc czas spędzony na przydzielonych zadaniach. Skorzystaj z nich, aby sprawdzić, czy praca się opóźnia, i przenieś zasoby, aby rozwiązać ten problem.

3. Kalendarze zadań

Zasoby ludzkie to Twoje najważniejsze zasoby. Musisz upewnić się, że pracują na pełnych obrotach, ale nie są przepracowani. Narzędzia do zarządzania zasobami powinny być w stanie pokazać, ile zadań przydzielono każdemu członkowi zespołu.

Wykres obciążenia ProjectManagera właśnie to robi. Na pierwszy rzut oka widać, kto ma za dużo zadań, a kto za mało. Możesz szybko i łatwo przenosić ich pracę bezpośrednio z wykresu obciążenia, oszczędzając cenny czas i równoważąc zespół projektowy, aby pracować wydajniej.

4. Pulpity zarządzania zasobami

Pulpity nawigacyjne to doskonałe narzędzie do monitorowania postępów i wydajności Twoich zasobów. Zapewniają ogólny przegląd projektu, który może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami. ProjectManager posiada pulpit nawigacyjny na żywo, który nie wymaga konfiguracji. Wiele gorszych narzędzi do zarządzania zasobami wymaga ręcznego konfigurowania pulpitu nawigacyjnego.

Nasz pulpit nawigacyjny projektu automatycznie przechwytuje dane projektu i przelicza te informacje na sześć wskaźników projektu, które są następnie wyświetlane w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. Otrzymasz natychmiastowy raport o stanie, kiedy tylko go potrzebujesz. Dostępny jest przegląd stanu projektu i możesz zobaczyć obciążenie pracą swojego zespołu na wykresie słupkowym. Inne metryki obejmują czas, koszt, zadania i postęp.

5. Raporty z zarządzania zasobami

Pulpity nawigacyjne są świetne, ale to tylko jeden aspekt monitorowania projektu. Musisz także zagłębić się w dane, czyli tam, gdzie pojawiają się raporty dotyczące zarządzania zasobami. Raportowanie pomaga uzyskać bardziej szczegółowe informacje niż zapewnia pulpit nawigacyjny i umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Raporty projektu można dostosować, aby wyświetlały tylko te informacje, które chcesz zobaczyć, co ułatwia zarządzanie zasobami. Dostępne są raporty dotyczące stanu projektów i portfela, obciążenia pracą, dostępności, grafików i zadań. Wszystkie raporty można udostępniać w różnych formatach, aby informować interesariuszy na bieżąco.

Bonus: dane w czasie rzeczywistym

Jedną z rzeczy, które odróżniają ProjectManager od innych narzędzi do zarządzania zasobami, jest to, że nasze narzędzie jest oparte na chmurze. Oznacza to, że otrzymujesz dane w czasie rzeczywistym, które informują o każdej z pięciu wyróżnionych przez nas funkcji zarządzania zasobami.

Wykresy Gantta, arkusze czasu pracy, kalendarze obciążeń, pulpity nawigacyjne zarządzania zasobami i narzędzia do zarządzania zasobami są zasilane danymi na żywo. Oznacza to, że zawsze widzisz pracę na bieżąco, a nie przestarzałą migawkę z przeszłości. Kierownicy projektów i zespoły pracują z jednego źródła prawdy, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, w terenie, czy zdalnie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania zasobami, które łączy wszystkich członków zespołu projektowego z danymi w czasie rzeczywistym. Lepiej zarządzaj zasobami ludzkimi i nieludzkimi, podejmuj bardziej wnikliwe decyzje i utrzymuj zespoły pracujące na pełnych obrotach i produktywności bez nadmiernej alokacji. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, które już korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.