5 ferramentas de gerenciamento de recursos obrigatórias

As ferramentas de gerenciamento de recursos são uma parte essencial de qualquer software de gerenciamento de projetos. Todo projeto tem materiais, ferramentas, equipamentos, pessoas ou recursos para gerenciar. Não importa quão bom seja seu plano de projeto, se você não puder gerenciar seus recursos, seu projeto sofrerá.

Antes de identificarmos as cinco ferramentas de gerenciamento de recursos mais importantes, precisamos definir o gerenciamento de recursos e o software usado durante os projetos para controlá-los. Em seguida, exploraremos os recursos de gerenciamento de recursos de que você precisa e por que você precisa deles.

O que é gerenciamento de recursos?

A gestão de recursos é definida como o planejamento, programação e alocação de pessoas, materiais, equipamentos, dinheiro, tecnologia e tudo o mais necessário para executar o projeto. Como os recursos são tudo o que você precisa para realizar o trabalho, o objetivo de qualquer plano de gerenciamento de recursos é alocar recursos para alcançar o maior valor organizacional.

Em outras palavras, o gerenciamento de recursos é garantir que você tenha as pessoas, ferramentas, materiais, etc. certos no momento certo para executar o projeto. Enquanto o objetivo do gerenciamento de recursos é entregar esses recursos com eficiência para satisfazer os requisitos e entregar no prazo e dentro do orçamento. O desafio é que os recursos geralmente também são demandados em outras partes do negócio.

O gerenciamento de recursos tem tudo a ver com equilibrar a demanda e a capacidade para manter os recursos disponíveis conforme necessário no projeto. Isso é feito por meio de um conjunto de ferramentas e da capacidade de transparência no processo de gestão de recursos. Agendamento, orçamento e alinhamento com a estratégia corporativa são partes críticas que compõem um plano de gerenciamento de recursos bem executado.

Os objetivos do gerenciamento de recursos são minimizar o desperdício e a duplicação e agilizar os processos de automação. Isso maximiza os processos e permite que as empresas respondam rapidamente às demandas dos clientes. O gerenciamento de recursos funciona em qualquer metodologia de projeto, de cascata a ágil.

Gerenciar recursos de forma eficaz requer software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager possui ferramentas de gerenciamento de recursos online que possuem os recursos de que você precisa para aproveitar ao máximo seus recursos. Desde o planejamento e agendamento com gráficos de Gantt até a obtenção de visibilidade dos recursos disponíveis, nossa ferramenta de gerenciamento de recursos tem tudo o que você precisa para trabalhar com mais eficiência. A automação do fluxo de trabalho libera tempo para sua equipe, permitindo que eles se concentrem em tarefas urgentes, garantindo a qualidade com as configurações de aprovação de tarefas. O status da tarefa não muda até que um gerente autorizado a aprove. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que é um software de gerenciamento de recursos?

O software de gerenciamento de recursos é uma ferramenta usada para gerenciar recursos humanos e não humanos, bem como seus cronogramas. Ele ajuda a organizar os recursos ao longo do ciclo de vida do projeto e permite que os gerentes de projeto aloquem recursos, atribuam suas equipes aos projetos e acompanhem o progresso e o desempenho.

Há também um software de gerenciamento de recursos que auxilia no planejamento e gerenciamento de capacidade para fornecer recursos quando necessário e garantir que esses recursos sejam equilibrados para que todos na equipe possam trabalhar com eficiência. As ferramentas de gerenciamento de recursos funcionam melhor quando integradas a um conjunto completo de recursos de software de gerenciamento de projetos que podem rastrear dados.

Idealmente, o software de gerenciamento de recursos permite que você use seus recursos em todo o seu potencial sem sobrecarregar sua equipe. Procure um software de gerenciamento de recursos que permita traçar o perfil da equipe do projeto e acompanhar seu progresso e carga de trabalho. Também é útil ter planilhas de horas seguras para folha de pagamento e um calendário para registrar as horas disponíveis quando as atribuições são feitas.

5 ferramentas de gerenciamento de recursos obrigatórias

Nem todas as ferramentas de gerenciamento de recursos são iguais. Se você está no mercado de ferramentas de gerenciamento de recursos que podem lidar com suas necessidades de recursos, precisará de uma com essas cinco ferramentas de gerenciamento de recursos obrigatórias.

1. Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um elemento básico do gerenciamento de projetos. Ele é usado há décadas como uma ferramenta para agendar e planejar projetos ao longo de um cronograma e é ideal para metodologias mais tradicionais, como cascata. O ProjectManager possui gráficos de Gantt robustos que vinculam dependências, filtram o caminho crítico e podem definir linhas de base para rastrear a variação do projeto para ajudá-lo a cumprir o cronograma.

Mais do que isso, existem ferramentas para gerenciar recursos no gráfico de Gantt interativo. Você pode incorporar planos de recursos e cronogramas ao gráfico de Gantt e ao seu plano de projeto. Isso mantém seu trabalho em um só lugar, o que facilita o gerenciamento. Estime os custos e esforços planejados para seus recursos e acompanhe-os em tempo real. Você pode agendar recursos, humanos e não humanos, atribuir tarefas e até determinar a porcentagem de trabalho completo.

É claro que as coisas mudam ao longo de um projeto. Muitos gráficos de Gantt são difíceis de criar e ainda mais difíceis de editar. Não é nosso gráfico de Gantt; você pode reatribuir tarefas e prazos simplesmente arrastando e soltando-os em um novo local em sua linha do tempo.

2. Quadros de Horários

Nem toda ferramenta de gerenciamento de recursos possui planilhas de horas, o que significa que você precisará investir em outro software ou inserirá esses dados manualmente, o que desperdiça tempo. Em vez disso, você deseja ferramentas de gerenciamento de recursos que tenham planilhas de horas.

O ProjectManager tem planilhas de horas seguras que atualizam automaticamente as horas registradas dos membros da equipe e são bloqueadas uma vez enviadas pelo membro da equipe para garantir que não haja adulteração. Oferecemos várias visualizações de projetos e as tarefas podem ser atualizadas a partir da visualização de lista, quadro kanban e muito mais, que refletem automaticamente no quadro de horários.

As planilhas de horas agilizam o processo de folha de pagamento. Eles só podem ser aprovados por alguém autorizado no software e ajudam o gerente de projeto a manter o orçamento, rastreando o tempo gasto em tarefas atribuídas. Use-os para ver se o trabalho está ficando para trás e realoque recursos para resolver isso.

3. Calendários de carga de trabalho

Os recursos humanos são os seus recursos mais importantes. Você precisa ter certeza de que eles estão trabalhando em sua capacidade, mas não sobrecarregados. As ferramentas de gerenciamento de recursos devem ser capazes de mostrar quantas tarefas cada membro da equipe recebeu.

O gráfico de carga de trabalho do ProjectManager faz exatamente isso. É fácil ver de relance quem tem muitas atribuições e quem tem poucas. Você pode realocar o trabalho deles com rapidez e facilidade diretamente do gráfico de carga de trabalho, economizando tempo valioso e equilibrando sua equipe de projeto para que eles trabalhem de forma mais produtiva.

4. Painéis de gerenciamento de recursos

Os painéis são uma ótima ferramenta para monitorar o progresso e o desempenho de seus recursos. Eles fornecem uma visão geral de alto nível do projeto que pode ajudá-lo a gerenciar seus recursos com mais eficiência. O ProjectManager tem um painel dinâmico que não requer configuração. Muitas ferramentas de gerenciamento de recursos inferiores fazem com que você configure manualmente o painel.

Nosso painel de projeto captura automaticamente os dados do projeto e calcula essas informações em seis métricas do projeto, que são exibidas em tabelas e gráficos fáceis de ler. Você recebe um relatório de status instantâneo sempre que precisar. Há uma visão geral da integridade do projeto e você pode ver a carga de trabalho de sua equipe em um gráfico de barras. Outras métricas incluem tempo, custo, tarefas e progresso.

5. Relatórios de Gerenciamento de Recursos

Os painéis são ótimos, mas são apenas um aspecto do monitoramento do projeto. Você também precisa se aprofundar nos dados, que é onde entram os relatórios de gerenciamento de recursos. Os relatórios ajudam a obter informações mais detalhadas do que o painel fornece e permitem que você tome decisões mais informadas.

Os relatórios do projeto podem ser personalizados para mostrar apenas as informações que você deseja ver, o que ajuda a gerenciar os recursos. Há relatórios sobre o status do projeto e portfólio, carga de trabalho, disponibilidade, planilhas de horas e tarefas. Todos os relatórios podem ser compartilhados em vários formatos para manter seus stakeholders atualizados.

Bônus: dados em tempo real

Uma das coisas que distinguem o ProjectManager do resto das ferramentas de gerenciamento de recursos é que a nossa é baseada em nuvem. Isso significa que você está obtendo dados em tempo real, que informam cada um dos cinco recursos obrigatórios de gerenciamento de recursos que destacamos.

Gráficos de Gantt, planilhas de horas, calendários de carga de trabalho, painéis de gerenciamento de recursos e ferramentas de gerenciamento de recursos são todos alimentados com dados ao vivo. Isso significa que você está sempre vendo o trabalho como ele acontece e não um instantâneo desatualizado do passado. Os gerentes de projeto e as equipes estão trabalhando a partir de uma fonte de verdade, seja no escritório, em campo ou remotamente.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de recursos premiado que conecta todos na equipe do projeto com dados em tempo real. Gerencie melhor os recursos humanos e não humanos, tome decisões mais perspicazes e mantenha as equipes trabalhando com capacidade e produtividade sem superalocação. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que já usam nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.