5 обязательных инструментов управления ресурсами

Инструменты управления ресурсами являются неотъемлемой частью любого программного обеспечения для управления проектами. В каждом проекте есть материалы, инструменты, оборудование, люди или ресурсы, которыми нужно управлять. Каким бы хорошим ни был план вашего проекта, если вы не сможете управлять своими ресурсами, ваш проект пострадает.

Прежде чем мы определим пять наиболее важных инструментов управления ресурсами, нам нужно определить управление ресурсами и программное обеспечение, которое используется в проектах для управления ими. Затем мы рассмотрим функции управления ресурсами, которые вам нужны, и почему они вам нужны.

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами определяется как планирование, составление графиков и распределение людей, материалов, оборудования, денег, технологий и всего остального, необходимого для выполнения проекта. Поскольку ресурсы — это все, что вам нужно для выполнения работы, цель любого плана управления ресурсами — выделить ресурсы для достижения наибольшей организационной ценности.

Другими словами, управление ресурсами — это уверенность в том, что у вас есть нужные люди, инструменты, материалы и т. д. в нужное время для выполнения проекта. В то время как цель управления ресурсами состоит в том, чтобы эффективно доставлять эти ресурсы, чтобы удовлетворить требования и доставить вовремя и в рамках бюджета. Проблема в том, что ресурсы обычно востребованы и в других сферах бизнеса.

Управление ресурсами заключается в балансировании спроса и возможностей, чтобы поддерживать доступность ресурсов по мере необходимости в проекте. Это делается за счет набора инструментов и возможности прозрачности процесса управления ресурсами. Планирование, бюджет и согласование с корпоративной стратегией — все это критически важные части, из которых состоит хорошо выполненный план управления ресурсами.

Целями управления ресурсами являются минимизация потерь и дублирования, а также оптимизация процессов автоматизации. Это максимизирует процессы и позволяет предприятиям быстро реагировать на запросы клиентов. Управление ресурсами работает в рамках любой проектной методологии, от каскадной до гибкой.

Для эффективного управления ресурсами требуется программное обеспечение для управления проектами. В ProjectManager есть онлайн-инструменты управления ресурсами, в которых есть функции, необходимые для максимально эффективного использования ресурсов. От планирования и составления графиков с помощью диаграмм Ганта до получения информации о доступных ресурсах — в нашем инструменте управления ресурсами есть все, что вам нужно для более эффективной работы. Автоматизация рабочего процесса высвобождает время для вашей команды, позволяя им сосредоточиться на неотложных задачах, обеспечивая при этом качество с настройками утверждения задач. Статус задач не меняется, пока их не утвердит уполномоченный менеджер. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Что такое программное обеспечение для управления ресурсами?

Программное обеспечение для управления ресурсами — это инструмент, который используется для управления человеческими и нечеловеческими ресурсами, а также их расписанием. Он помогает организовать ресурсы на протяжении всего жизненного цикла проекта и позволяет руководителям проектов распределять ресурсы, назначать свои команды для проектов и отслеживать ход выполнения и производительность.

Существует также программное обеспечение для управления ресурсами, которое помогает в планировании и управлении мощностями, чтобы доставлять ресурсы, когда они необходимы, и обеспечивать их сбалансированность, чтобы каждый член команды мог работать эффективно. Инструменты управления ресурсами работают лучше всего, когда они интегрированы с полным набором функций программного обеспечения для управления проектами, которые могут отслеживать данные.

В идеале программное обеспечение для управления ресурсами позволяет вам использовать свои ресурсы в полной мере, не нагружая вашу команду. Ищите программное обеспечение для управления ресурсами, которое позволяет вам профилировать команду проекта и отслеживать их прогресс и рабочую нагрузку. Также полезно иметь безопасные табели учета рабочего времени для расчета заработной платы и календарь для планирования доступных часов, когда выполняются задания.

5 обязательных инструментов управления ресурсами

Не все инструменты управления ресурсами одинаковы. Если вы находитесь на рынке инструментов управления ресурсами, которые могут удовлетворить ваши потребности в ресурсах, вам понадобится один из этих пяти обязательных инструментов управления ресурсами.

1. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта является одним из основных инструментов управления проектами. Он использовался в течение десятилетий в качестве инструмента для планирования и планирования проектов по временной шкале и идеально подходит для более традиционных методологий, таких как водопад. ProjectManager имеет надежные диаграммы Ганта, которые связывают зависимости, фильтруют критический путь и могут устанавливать базовые уровни для отслеживания отклонений проекта, чтобы помочь вам не отставать от графика.

Более того, на интерактивной диаграмме Ганта есть инструменты для управления ресурсами. Вы можете включать планы ресурсов и расписания в диаграмму Ганта и план проекта. Это держит вашу работу в одном месте, что упрощает управление. Оцените запланированные затраты и усилия для ваших ресурсов и отслеживайте их в режиме реального времени. Вы можете планировать ресурсы, как человеческие, так и нечеловеческие, назначать задачи и даже определять процент выполнения работы.

Конечно, в ходе проекта все меняется. Многие диаграммы Ганта сложно создавать и еще сложнее редактировать. Не наша диаграмма Ганта; вы можете переназначать задачи и сроки, просто перетаскивая их в новое место на временной шкале.

2. Табель учета рабочего времени

Не у каждого инструмента управления ресурсами есть табели учета рабочего времени, а это означает, что вам придется инвестировать в другое программное обеспечение или вам придется вручную вводить эти данные, что приводит к пустой трате времени. Вместо этого вам нужны инструменты управления ресурсами, в которых есть расписания.

ProjectManager имеет безопасные табели учета рабочего времени, которые автоматически обновляют зарегистрированные часы членов команды и блокируются после отправки членом команды, чтобы гарантировать отсутствие несанкционированного доступа. Мы предлагаем несколько представлений проектов, и задачи можно обновлять из представления списка, доски канбан и т. д., что автоматически отражается в расписании.

Табели учета рабочего времени упрощают процесс расчета заработной платы. Их может утвердить только кто-то, авторизованный в программном обеспечении, и они помогают менеджеру проекта не выходить за рамки бюджета, отслеживая время, затраченное на выполнение поставленных задач. Используйте их, чтобы увидеть, не отстает ли работа, и перераспределите ресурсы для решения этой проблемы.

3. Календари рабочей нагрузки

Человеческие ресурсы — ваши самые важные ресурсы. Вы должны убедиться, что они работают на полную мощность, но не переутомляются. Инструменты управления ресурсами должны показывать вам, сколько задач было назначено каждому члену команды.

Диаграмма рабочей нагрузки ProjectManager делает именно это. С первого взгляда легко увидеть, у кого слишком много заданий, а у кого слишком мало. Вы можете быстро и легко перераспределить их работу прямо из диаграммы рабочей нагрузки, сэкономив свое драгоценное время и сбалансировав свою проектную команду, чтобы они работали более продуктивно.

4. Панели управления ресурсами

Информационные панели — отличный инструмент для отслеживания прогресса и производительности ваших ресурсов. Они предоставляют общий обзор проекта, который может помочь вам более эффективно управлять своими ресурсами. ProjectManager имеет живую информационную панель, не требующую настройки. Многие некачественные инструменты управления ресурсами заставляют вас вручную настраивать панель инструментов.

Наша информационная панель проекта автоматически собирает данные проекта и вычисляет эту информацию по шести показателям проекта, которые затем отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Вы получаете мгновенный отчет о состоянии всякий раз, когда он вам нужен. Там есть обзор состояния проекта, и вы можете увидеть рабочую нагрузку вашей команды в виде гистограммы. Другие показатели включают время, стоимость, задачи и прогресс.

5. Отчеты об управлении ресурсами

Инструментальные панели — это прекрасно, но это только один из аспектов мониторинга проекта. Вам также необходимо более глубоко изучить данные, и именно здесь появляются отчеты об управлении ресурсами. Отчеты помогают вам получать более подробную информацию, чем предоставляет панель мониторинга, и это позволяет вам принимать более обоснованные решения.

Отчеты по проектам можно настроить таким образом, чтобы отображалась только та информация, которую вы хотите видеть, что помогает управлять ресурсами. Есть отчеты о статусе проектов и портфелей, загруженности, доступности, расписаниях и задачах. Все отчеты могут быть опубликованы в различных форматах, чтобы держать ваших заинтересованных лиц в курсе событий.

Бонус: данные в реальном времени

Одна из вещей, которая отличает ProjectManager от остальных инструментов управления ресурсами, заключается в том, что наш инструмент основан на облаке. Это означает, что вы получаете данные в режиме реального времени, которые информируют о каждой из пяти обязательных функций управления ресурсами, которые мы выделили.

Диаграммы Ганта, табели учета рабочего времени, календари рабочей нагрузки, информационные панели управления ресурсами и инструменты управления ресурсами — все это подается в режиме реального времени. Это означает, что вы всегда видите работу такой, какая она есть, а не устаревший снимок из прошлого. Руководители проектов и команды работают из одного источника достоверной информации, независимо от того, работают ли они в офисе, на выезде или удаленно.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления ресурсами, которое позволяет всем участникам проектной группы получать данные в режиме реального времени. Лучше управляйте человеческими и нечеловеческими ресурсами, принимайте более взвешенные решения и помогайте командам работать с полной отдачей и продуктивностью без перераспределения ресурсов. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые уже используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.