3 طرق لمنع صوامع الإدارات من تعطيل تنفيذ المشروع

تعتبر صوامع الإدارات مشكلة بالنسبة للمؤسسات من جميع الأحجام. تحدث الصوامع عندما تقاوم الأقسام داخل نفس الشركة مشاركة المعلومات والعمل معًا.

يؤدي نقص المعلومات المشتركة في النهاية إلى عدم الكفاءة وتقليل الإنتاجية وخفض الروح المعنوية. في بيئة اليوم التي تركز على العملاء ومتعددة القنوات ، تستمر صوامع الإدارات في إعاقة قدرة الشركات على تنفيذ مشاريع معقدة على نطاق المؤسسة.

السبب الجذري لعقلية الصومعة هو قضية من أعلى إلى أسفل ، تنشأ من فريق القيادة العليا المتضارب. ما هي أفضل الممارسات التي يمكن للمدراء التنفيذيين والمديرين من المستوى الأدنى اتباعها لضمان عدم تأثير عقلية الصومعة سلبًا على مشاريعهم؟

هدم الجدران: أنهِ صوامع الأقسام وشاهد رضا العملاء يرتفع

دعونا نركز على عدد قليل من أفضل الممارسات الأساسية التي - من واقع خبرتي - ستحقق أكبر فائدة لجهودك ، مع عدم مطالبتك بتحريك الجبال لإنهاء صوامع الإدارات.

إذا لم يتم اتباع أفضل الممارسات الأساسية هذه ، يمكن أن تكون المشاريع أكثر من الميزانية ، وتتأخر ، وفي النهاية لا تقدم ما هو مطلوب.

1.) تحتاج إلى مواءمة تنفيذية بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات لتكون ناجحًا

يتطلب المشروع الناجح مواءمة جميع أصحاب المصلحة - والأهم من ذلك الرعاة التنفيذيين الإداريين المسؤولين عن المشروع.

في منظمة نموذجية ، يتمثل دور الأعمال في تحديد القدرات المطلوبة ، ويتمثل دور تكنولوجيا المعلومات في توفير التكنولوجيا لتقديم هذه القدرات. يتمثل العائق الأولي للمواءمة عادةً في من يملك الميزانية ، وقيادته اللاحقة للمشروع على النحو الذي يراه مناسبًا.

بغض النظر عمن يمتلك الميزانية ، من الأهمية بمكان أن يتماشى الرعاة التنفيذيون من تكنولوجيا المعلومات والأعمال مع القدرات التي سيقدمها المشروع ، ومتى يتم تسليمها ، وما هي الموارد المطلوبة من أقسامهم المعنية.

لضمان هذا التوافق ، يحتاج الرعاة التنفيذيون إلى الانخراط في اجتماعات متكررة للجنة التوجيهية للبقاء على اطلاع دائم ومتناسق. يجب أن يكون هناك شكل من أشكال التوثيق ، والتقاط متطلبات خط الأساس ، والنهج التقني ، بالإضافة إلى خطة مشروع تحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق المختلفين.

يجب تحديث وثائق خط الأساس هذه بانتظام حيث يؤدي الحوار المستمر والقرارات والأولويات إلى تغيير الخطة المتفق عليها. على الرغم من أن هذا قد يبدو أساسيًا تمامًا ، إلا أنه ليس من غير المعتاد ألا يكون أصحاب المصلحة التنفيذيون في الإدارة متحيزين. لقد رأيت العديد من المشاريع حيث لم يلتق أصحاب المصلحة التنفيذيون من كل قسم أو يتواصلوا حتى اجتماع البداية الأولي ، ثم يختفون حتى نهاية المشروع.

2.) يجب أن تستفيد تكنولوجيا المعلومات والأعمال من منهجية إدارة مشروع مشتركة

عادةً ما تمتلك تقنية المعلومات وتدير منهجيات إدارة المشاريع وتطوير البرامج. حتى الشركات الأكثر نضجًا مع مكتب إدارة المشاريع (PMO) ستشارك مكتب إدارة المشاريع (PMO) داخل قسم تكنولوجيا المعلومات.

في حين أن معظم المؤسسات لديها شكل من أشكال المنهجية لقيادة المشاريع المعقدة على مستوى المؤسسة ، لم يتم اعتماد المنهجية بالكامل من قبل الشركة. يؤدي هذا إلى توقعات غير متوازنة بشأن ما سيتم تسليمه ومتى ومقدار التكلفة.

أظن أن تبني الأعمال للمنهجية يتخلف عن تكنولوجيا المعلومات لأسباب متعددة ، بما في ذلك العديد من الأسباب المتعلقة بعقلية الصومعة. تمتلك تقنية المعلومات المنهجية ، ولم تدرب الشركة على كيفية الاستفادة منها في المشاريع المشتركة بين الأقسام. أو تركز أقسام الأعمال بشكل كبير على الأنشطة اليومية ، مما يترك لها القليل من الوقت للتركيز على تنفيذ المشروع الرئيسي وما يرتبط به من نتائج قائمة على المنهجية.

أول شيء يقع فريسة للمواعيد النهائية التي تلوح في الأفق هو التنفيذ الشامل للمنهجية ، بما في ذلك التوثيق الشامل للمتطلبات والتصميم. يمكن لفريق المشروع معالجة هذه المشكلات على المستوى الجزئي دون الحاجة إلى انتظار بقية المنظمة للحاق بالركب.

قبل بدء المشروع ، يجب على الرعاة التنفيذيين من كل قسم مراجعة المخرجات الرئيسية وتحديد أولوياتها لكل مرحلة من مراحل المشروع ، ومشاركتها مع جميع أعضاء الفريق خلال اجتماع بدء المشروع.

يجب أن تتضمن منهجيتك عملية لتوثيق وبناء توافق في الآراء بشأن القدرات التي سيتم تقديمها عبر المشروع ، بما في ذلك المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية الشاملة. يجب أن تلتقط اجتماعات الحالة المتكررة حالة الإنجازات الرئيسية ، بالإضافة إلى أي قضايا رئيسية.

فيما يتعلق بالتنفيذ اليومي ، لا تعين مديرًا واحدًا للمشروع فحسب ، بل قم أيضًا بتعيين شخص معين من كل قسم للمساعدة في دفع أنشطة هذا القسم وضمان تنفيذ المنهجية المتفق عليها.

أخيرًا ، إذا كنت تعمل مع مستشارين ، فلا تتردد في اعتماد مكونات منهجيتهم المنطقية. سيكون للاستشارات منهجيات قوية تم اختبارها بمرور الوقت تم تحسينها عبر العديد من المشاريع المماثلة لتلك التي تقوم بتنفيذها الآن. لا تخف من دمج أفضل مكونات هذه في مجموعتك كجزء من منهجية مختلطة.

3.) اسمح لفريقك الاستشاري بالوصول المتكافئ إلى كل من الأعمال وتكنولوجيا المعلومات

في كثير من الأحيان واجهت عقلية الصومعة حيث ستحد الإدارة الممولة للمشروع (ودفع رواتب الاستشاريين) من تفاعل الاستشاريين مع الإدارات الأخرى على حساب نجاح المشروع. بينما أفهم الحاجة إلى وجود خطوط اتصال وتوجيه واضحة ، فلن يأتي ذلك عن طريق منع المستشارين لديك من العمل مع نظرائك في الأقسام الأخرى.

الخبراء الاستشاريون بارعون في العمل عبر الإدارات ، وهم على دراية ظرفية بالسياسات والمنافسات بين الإدارات. هذا يجعلهم أكثر فاعلية في العمل مع وعبر جميع الإدارات ، مما يؤدي إلى نجاح المشروع. استفد من العملية القوية والأدوار / المسؤوليات المحددة جيدًا للحفاظ على خطوط اتصال واضحة بدلاً من تقييد تفاعلات فريقك الاستشاري مع الإدارات الأخرى.

أثناء مشاركتك في تنفيذ مشروعك الكبير التالي ، اسأل نفسك عن تأثير عقلية الصومعة على قدرتك على التنفيذ بنجاح. بينما لن تكون في وضع يسمح لك بمعالجة السبب الجذري لعقلية الصومعة ، يمكنك البحث عن فرص منفصلة لتقليل الحواجز التنظيمية ، بما في ذلك أفضل الممارسات التي أشرت إليها في هذه المقالة.

تحدث إلى فريقك واحصل على فهم واضح لكيفية تأثير عقلية الصومعة على مشاريعك ، وكيف يمكنك معالجتها. وفكر في الاستفادة من الاستشاريين ذوي الخبرة الذين شهدوا وعالجوا هذه التحديات التنظيمية على أساس متكرر.

حظًا سعيدًا ، ولا تدع عقلية الصومعة تعرقل نجاح مشروعك القادم!