3 วิธีในการหยุดไซโลของแผนกไม่ให้ขัดขวางการดำเนินโครงการ

ไซโลของแผนกถูกมองว่าเป็นปัญหาสำหรับองค์กรทุกขนาด ไซโลเกิดขึ้นเมื่อแผนกต่างๆ ในบริษัทเดียวกันไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกันได้

ในที่สุด การขาดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันจะนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพ ผลผลิตที่ลดลง และขวัญกำลังใจลดลง ในสภาพแวดล้อมแบบ Omni-channel ที่ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลางในปัจจุบัน ไซโลแผนกยังคงขัดขวางความสามารถของบริษัทในการดำเนินโครงการระดับองค์กรที่ซับซ้อนและซับซ้อน

ต้นเหตุของกรอบความคิดแบบไซโลคือปัญหาจากบนลงล่าง ซึ่งเกิดจากทีมผู้นำระดับสูงที่ขัดแย้งกัน อะไรคือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ผู้บริหารและผู้จัดการระดับล่างสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่ากรอบความคิดแบบไซโลไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการของพวกเขา

ทลายกำแพง: ยุติการทำงานแบบไซโลของแผนกและดูความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มสูงขึ้น

มามุ่งเน้นที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดขั้นพื้นฐานสองสามข้อ ซึ่งจากประสบการณ์ของผม จะทำให้คุณได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุด ในขณะที่ไม่ต้องการให้คุณย้ายภูเขาเพื่อยุติไซโลของแผนก

หากไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดขั้นพื้นฐานเหล่านี้ โครงการอาจเกินงบประมาณ ล่าช้า และในที่สุดก็ไม่สามารถส่งมอบสิ่งที่จำเป็นได้

1.) คุณต้องมีการจัดตำแหน่งผู้บริหารระหว่างธุรกิจกับไอทีจึงจะประสบความสำเร็จ

โครงการที่ประสบความสำเร็จต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีความสอดคล้องกัน – ที่สำคัญที่สุดคือผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารของแผนกที่รับผิดชอบโครงการ

ในองค์กรทั่วไป บทบาทของธุรกิจคือการระบุความสามารถที่จำเป็น และบทบาทของ IT คือการจัดหาเทคโนโลยีเพื่อส่งมอบความสามารถเหล่านี้ อุปสรรคในเบื้องต้นในการจัดตำแหน่งโดยทั่วไปคือผู้ที่เป็นเจ้าของงบประมาณและการขับเคลื่อนโครงการต่อไปตามที่เห็นสมควร

ไม่ว่าใครจะเป็นเจ้าของงบประมาณ จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงจากฝ่ายไอทีและธุรกิจจะต้องสอดคล้องกับความสามารถที่โครงการจะมอบให้ เมื่อใดที่พวกเขาจะได้รับการส่งมอบ และทรัพยากรที่จำเป็นจากแผนกที่เกี่ยวข้อง

เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องนี้ ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการประชุมคณะกรรมการกำกับดูแลที่เกิดขึ้นเป็นประจำเพื่อให้ได้รับข้อมูลล่าสุดและสอดคล้องกัน จำเป็นต้องมีเอกสารบางรูปแบบ รวบรวมข้อกำหนดพื้นฐาน และวิธีการทางเทคนิค ตลอดจนแผนโครงการที่ระบุบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมต่างๆ อย่างชัดเจน

เอกสารพื้นฐานนี้ควรได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากการสนทนา การตัดสินใจ และลำดับความสำคัญที่ดำเนินอยู่จะเปลี่ยนแผนตามที่ตกลงกันไว้ แม้ว่าสิ่งนี้อาจฟังดูค่อนข้างเป็นพื้นฐาน แต่ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหารแผนกจะไม่อยู่ในแนวเดียวกัน ฉันเคยเห็นโครงการมากมายที่ผู้บริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแต่ละแผนกไม่ได้พบปะหรือสื่อสารกันจนกว่าจะมีการประชุมเปิดตัวครั้งแรก และหายไปจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ

2.) ไอทีและธุรกิจต้องใช้วิธีการจัดการโครงการร่วมกัน

โดยทั่วไปแล้ว ฝ่ายไอทีจะเป็นเจ้าของและขับเคลื่อนการจัดการโครงการและวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ บริษัทที่เติบโตเต็มที่ซึ่งมีสำนักงานบริหารโครงการ (PMO) จะร่วมกันระบุตำแหน่ง PMO ภายในแผนกไอที

แม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะมีรูปแบบวิธีการบางอย่างในการขับเคลื่อนโครงการระดับองค์กรที่ซับซ้อน แต่วิธีการดังกล่าวยังไม่ได้รับการยอมรับจากธุรกิจอย่างสมบูรณ์ สิ่งนี้นำไปสู่ความคาดหวังที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งที่จะได้รับเมื่อไรและราคาเท่าไหร่

ฉันสงสัยว่าการนำระเบียบวิธีมาใช้โดยธุรกิจทำให้เกิดความล่าช้าด้าน IT ด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงหลายๆ ประการที่เกี่ยวข้องกับกรอบความคิดแบบไซโล ฝ่ายไอทีเป็นเจ้าของระเบียบวิธี และไม่ได้ฝึกอบรมธุรกิจเกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์จากโครงการข้ามแผนก หรือแผนกธุรกิจให้ความสำคัญกับกิจกรรมในแต่ละวัน ทำให้พวกเขามีเวลาเพียงเล็กน้อยในการมุ่งเน้นไปที่การดำเนินโครงการหลักและการส่งมอบตามวิธีการที่เกี่ยวข้อง

สิ่งแรกที่ต้องตกเป็นเหยื่อของเส้นตายที่ใกล้จะมาถึงคือการดำเนินการตามระเบียบวิธีที่ครอบคลุม รวมถึงการจัดทำเอกสารข้อกำหนดและการออกแบบอย่างละเอียดถี่ถ้วน ทีมงานโครงการสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ในระดับจุลภาคโดยไม่ต้องรอให้ส่วนที่เหลือขององค์กรตามทัน

ก่อนเริ่มโครงการ ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารจากแต่ละแผนกควรตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญของผลงานที่สำคัญสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการ และแชร์ให้สมาชิกในทีมทุกคนทราบในระหว่างการประชุมเริ่มโครงการ

วิธีการของคุณต้องมีกระบวนการในการจัดทำเอกสารและสร้างฉันทามติเกี่ยวกับความสามารถที่จะจัดส่งผ่านโครงการ รวมถึงข้อกำหนดด้านการทำงานและการทำงานที่ไม่ครอบคลุม การประชุมสถานะที่เกิดซ้ำควรบันทึกสถานะของสิ่งที่ส่งมอบที่สำคัญ รวมถึงประเด็นสำคัญอื่นๆ

ในแง่ของการดำเนินการในแต่ละวัน ไม่เพียงแต่กำหนดผู้จัดการโครงการเพียงคนเดียว แต่ยังกำหนดบุคคลที่ชี้ประเด็นจากแต่ละแผนกเพื่อช่วยขับเคลื่อนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องของแผนกนั้น ๆ และทำให้แน่ใจว่าวิธีการที่ตกลงกันไว้นั้นกำลังดำเนินการอยู่

สุดท้ายนี้ หากคุณกำลังทำงานกับที่ปรึกษา อย่าลังเลที่จะนำองค์ประกอบของวิธีการที่เหมาะสมมาใช้ ที่ปรึกษาจะมีวิธีการที่แข็งแกร่งและผ่านการทดสอบตามเวลา ซึ่งได้รับการขัดเกลาจากโครงการที่คล้ายคลึงกันจำนวนมากกับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ อย่ากลัวที่จะรวมองค์ประกอบที่ดีที่สุดของสิ่งเหล่านี้เข้าเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการแบบผสมผสาน

3.) ให้ทีมที่ปรึกษาของคุณเข้าถึงทั้งธุรกิจและไอทีอย่างเท่าเทียมกัน

บ่อยครั้งที่ฉันเจอแนวคิดแบบไซโล โดยที่แผนกให้ทุนสนับสนุนโครงการ (และจ่ายเงินให้ที่ปรึกษา) จะจำกัดปฏิสัมพันธ์ของที่ปรึกษากับแผนกอื่นๆ ต่อความเสียหายต่อความสำเร็จของโครงการ แม้ว่าฉันเข้าใจถึงความจำเป็นที่ต้องมีแนวทางในการสื่อสารและทิศทางที่ชัดเจน แต่ก็ไม่ได้มาโดยการปิดกั้นที่ปรึกษาของคุณจากการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณในแผนกอื่นๆ

ที่ปรึกษาเชี่ยวชาญในการทำงานข้ามแผนก และตระหนักถึงสถานการณ์ทางการเมืองข้ามแผนกและการแข่งขัน สิ่งนี้ทำให้พวกเขาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดกับและในทุกแผนก ขับเคลื่อนความสำเร็จของโครงการ ใช้ประโยชน์จากกระบวนการที่มั่นคงและบทบาท/ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อรักษาแนวการสื่อสารที่ชัดเจน แทนที่จะจำกัดปฏิสัมพันธ์ของทีมที่ปรึกษากับแผนกอื่นๆ

ในขณะที่คุณมีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการขนาดใหญ่ครั้งต่อไป ให้ถามตัวเองว่าแนวคิดแบบไซโลส่งผลกระทบอย่างไรต่อความสามารถในการดำเนินการให้สำเร็จของคุณ แม้ว่าคุณจะไม่อยู่ในฐานะที่จะแก้ไขที่ต้นเหตุของกรอบความคิดแบบไซโล แต่คุณสามารถมองหาโอกาสที่ไม่ต่อเนื่องเพื่อลดอุปสรรคในองค์กร รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ฉันได้อธิบายไว้ในบทความนี้

พูดคุยกับทีมของคุณและทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่ากรอบความคิดแบบไซโลส่งผลต่อโครงการของคุณอย่างไร และคุณจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร และพิจารณาใช้ประโยชน์จากที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ซึ่งได้เห็นและจัดการกับความท้าทายขององค์กรเหล่านี้เป็นประจำ

ขอให้โชคดี และอย่าปล่อยให้ความคิดแบบไซโลขัดขวางความสำเร็จของโครงการต่อไปของคุณ!