PPM için Proje Önceliklendirmesi (Matris Dahil)

Özellikle bir program veya portföy yönetiyorsanız, kuruluşunuzun hangi projeyle ilerleyeceği konusunda çok şey var. Para, zaman ve çaba yatırımı çok büyük olabilir, kaynaklarınızı nereye tahsis edeceğinizi belirlemeye gerek yok. Ödül de büyük olabilir, ancak bir kayıp kadar kolay sonuçlanabilir. Neyse ki, karar verme sürecinizi yönlendirmeye yardımcı olacak proje önceliklendirme var.

Proje önceliklendirme sürecine ve potansiyel projelerin uygulanabilirliğini değerlendirmek için kullanabileceğiniz çeşitli modellere bir göz atalım. Kaynakları çeşitli projelere tahsis etme sürecini ele alacağız ve hatta Excel için ücretsiz bir proje önceliklendirme şablonu sunacağız. Bir sonraki projenize başlamadan önce mutlaka okuyun.

Proje Önceliklendirme Nedir?

Proje önceliklendirme, bir organizasyonun hangi potansiyel projelerin yapmaya değer olduğunu anlamasına izin veren bir süreçtir. Proje yöneticilerinin, hemen ilgilenilmesi gereken ve kaynak bekleyebilecek mevcut projeleri belirlemesine yardımcı olur.

Bunun etkili olması için, kuruluşunuzla uyumlu projeler üzerinde eğitimli bir karar vermek için kriterlerin değerlendirilmesi gerekir. Bunu, yatırım getirilerine (ROI) veya ihtiyaçlarınıza, hedeflerinize ve hedeflerinize bağlı olarak projenin kritik doğasına göre sıralama projeleri olarak düşünün. Aynı süreç, tek bir projedeki görevlere uygulanabilir.

Bu, düşünülen her projenin bir değeri olması muhtemel olduğundan daha zordur. Ve tüm görevler önemli değil mi? Yapılması gerekenler ve yapılması gerekenler arasında kolayca bölünecek kadar kesin ve kuru projeler bulmak nadirdir. Objektif bir karar vermeye yardımcı olacak özel ve kapsamlı bir sürece sahip olmak, bu potansiyel projenin başarılı olup olmadığının anahtarıdır.

Proje önceliklendirmesi, bir organizasyonun kaynaklarını nasıl tahsis etmesi gerektiğini belirlemenin mantıklı bir yoludur. Kuruluşların, kapsam dahilinde kalırken ihtiyaçlarını tanımlamasına ve uyumlu projeler veya görevler bulmasına olanak tanır. Bu, kuruluşların kendi çıkarlarına uygun olmayan projelere zaman ve para harcamaktan kaçınmasına yardımcı olur.

Proje yönetimi yazılımı, proje önceliklendirmesine ve genel proje başarısına yardımcı olabilir. ProjectManager, projeleri gerçek zamanlı olarak planlamanıza, planlamanıza ve izlemenize yardımcı olan proje yönetimi yazılımıdır. Proje önceliklendirmesi, esas olarak belirli kriterlere göre düzenlenen projelerin bir listesidir. Bu, yorumların eklenebileceği ve dosyaların eklenebileceği görev listemizde yapılabilir. Bir proje seçildiğinde, Gantt görünümüne geçmek ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak planlamaya, atamaya ve izlemeye başlamak kolaydır.

Proje Önceliklendirme Süreci

Bir proje önceliklendirmesinin objektif ve doğru olması için bir proje önceliklendirme süreciniz olmalıdır. Hangi projeyi takip etmek istediğinizi belirlemek için bu proje önceliklendirme sürecini kullanabilirsiniz. Bir portföy yönetiyorsanız, kaynak tahsisini tüm projeleriniz için faydalı olacak şekilde planlamanıza yardımcı olabilir.

1. Bir Önceliklendirme Kriterini Tanımlayın

İlk adım, portföyünüzün, programınızın veya projenizin stratejik değerini veya kuruluşunuzun stratejisini anlamaktır. Önceliklendirme kriterlerini tanımlamadan herhangi bir proje önceliklendirme girişimi başarısız olmaya mahkumdur. Bu, kuruluştaki veya projedeki kilit paydaşlarla görüşme yaparak başlar. Organizasyon veya proje için stratejik hedefler hakkında beyin fırtınası yapmalarını ve proje veya projeleri puanlamak için bu kriterleri kullanmalarını sağlayın.

2. Bir Proje Önceliklendirme Matrisi Kullanın

Bir proje önceliklendirme matrisi, kritik proje veya görevleri bulmak için basit bir şekilde yapılandırılmış bir yaklaşımdır. Eisenhower şeması denen şey gibi basit olabilir. Dört çeyreğe bölünmüş bir kutu. En üstte acil ve acil değil için bir sütun, sol tarafta ise önemli ve önemli değil için iki satır var. Sol üst kadran, acil ve önemli projeleri yerleştirebileceğiniz yerdir. Sağ üst, önemli ancak acil olmayan projeler içindir. Altta acil ama önemli değil ve ne acil ne de önemli. Bu, neyin nereye gittiğini belirlemek için ilk adımda geliştirilen kriterleri kullanarak buğdayı samandan ayırmanıza yardımcı olur.

3. Projelerinizi Puanlayın

Örnek olarak basit bir proje önceliklendirme matrisi kullandık ancak daha karmaşık bir seçenek var. Bir proje önceliklendirme matrisiniz olduğunda, projeleri değerlendirmeye ve puanlamaya başlayabilirsiniz. Hangisini kullanırsanız kullanın, her proje için temel bilgileri anlamanız ve her birini tanımladığınız kriterlere göre puanlamanız gerekir. Ayrıca, projeyi teslim etmek için ihtiyaç duyacağınız kaynaklar da dahil olmak üzere maliyetleri tahmin edin. Her proje için riski ve objektif bir karar vermenize yardımcı olacak diğer ilgili bilgileri keşfedin.

İlgili: Excel için Ücretsiz Kaynak Planı Şablonu

Proje Önceliklendirme Yöntemleri

Yine, proje önceliklendirmesi kulağa basit bir sıralama gibi gelebilir, ancak özellikle çok sayıda projeyle çalışırken son derece zor olabilir. Proje önceliklendirme matrisi harika bir araçtır, ancak proje önceliklendirme yöntemlerini de uygulamak isteyeceksiniz. Bu sürece ne kadar çok emek harcarsanız, sonuçlarınız o kadar iyi olur. Durum tespiti yapmadığınız için yanlış yönlendirilmek ve yanlış projeyi seçmek istemezsiniz. İşte size süreç boyunca yardımcı olması için kullanabileceğiniz bazı proje önceliklendirme yöntemleri.

Puanlama Modeli

Puanlama modeli, birçok seçim kriteri olduğunda ve benzer olmayan projeleri karşılaştırırken yardımcı olur. Bunların her ikisi de zorluğu artırır, ancak puanlama modeli, kriterleri stratejik hizalama, faydalar, yatırım getirisi, risk ve benzerlerine göre gruplayarak bunu basitleştirir. Bunun da ötesinde, her grup ağırlıklandırılır, bu nedenle bazıları diğerlerinden daha fazla öneme sahiptir. Dikkat edin, birçok kriteri doğru bir şekilde yerine getirmek zordur ve önyargılar ve tahminler bulgularınızı bulanıklaştırabilir. Zamanınız varsa, doğruluğunu ölçmek için puanlama modelini mevcut projelere karşı kullanabilirsiniz.

Geri ödeme periyodu

Geri ödeme süresi yöntemi nispeten basittir. Yöneticiler, projenin maliyetini telafi etmesinin ne kadar süreceği açısından projelere bakarlar. Daha uzun geri ödeme süresi olan projelere kıyasla, geri ödeme süresi kısa olan projeler daha caziptir. Geri ödeme süresi ne kadar uzun olursa, o kadar risklidir. Hangi değişikliklerin veya sorunların ortaya çıkacağını kim bilebilir? Bununla birlikte, geri ödeme süresi ne kadar kısa olursa, daha yüksek bir getiri oranı garantisi değildir. Bu basit bir yöntemdir ancak bazı senaryolarda belki biraz fazla basittir.

Net bugünkü değer

Net bugünkü değer, pozitif net bugünkü değere sahip projelere yatırım yapmak ve net bugünkü değeri negatif olanlardan kaçınmakla ilgilidir. Bu, paranın zaman değerini açıklar, yani gelecekteki para, mevcut sermayeden daha az değerlidir. Bunun nedeni, mevcut paranın kazanç potansiyelidir. Bir projeye karar verirken kuruluş, projenin uygulanabilir olup olmadığına karar vermek için net bugünkü değer kuralını kullanır. Negatifse, proje muhtemelen bir kayıptır. Ancak net bugünkü değer pozitifse, proje karlı olmalıdır. Nötr bir net bugünkü değer, daha doğru bir karar vermek için maddi olmayan faydalar gibi parasal olmayan faktörleri gerektirecektir.

Moskova Metodu

MoSCoW yöntemi, kriterleri dört kategoriye ayıran bir önceliklendirme tekniğidir: sahip olunması gereken, sahip olunan, sahip olunan ve sahip olunmayan. Herhangi bir önceliklendirme yönteminde olduğu gibi, önce hedeflerinizi ve proje kapsamını tanımlamanız gerekir. Ardından, önemli paydaşları dahil etmeniz ve sıralama seçimlerini yaparken anlaşmazlıkları nasıl çözeceğinizi bulmanız gerekir. Kilometre taşları oluşturacak, kabul kriterleri oluşturacak ve projelerinizi sıralayacaksınız. Tam bir resim elde etmek için kaynakları atamayı unutmayın. Daha sonra geri bildirim almanıza ve bulgularınızı buna göre ayarlamanıza yardımcı olur. Bu döngü, doğru cevaba ulaştığınızı hissedene kadar devam eder.

kano

Kano, öncelikle bir ürün yol haritasındaki özelliklere öncelik verilirken kullanılır. Bu durumda kriter, özelliğin bir müşteriyi ne kadar tatmin edeceğidir. Ürün yöneticileri, müşterileri hayal kırıklığına uğratmak, memnun etmek ve memnun etmek gibi kategoriler halinde gruplandırarak potansiyel yeni özelliklere öncelik vermelerine yardımcı olmak için bu yöntemi kullanır. Bu yöntem, bir ürün geliştirme ekibi için tasarlanmış olması ve maliyetlere karşı faydalardan ziyade müşterilere odaklanması bakımından benzersizdir.

Risk Önceliği Matrisi

Bu proje önceliklendirme yönteminde, tüm proje risklerini belirlemeye ve ardından bunları sıralamaya çalışırsınız. Bu, proje yöneticilerinin hangi risklerin potansiyel olarak en zararlı olacağını ve projede bir sorun veya sorun olarak ortaya çıktıklarında ve ortaya çıktıklarında ilk önce ele alınması gerektiğini bilmelerini sağlar. Her bir riskin sıralaması, tolere edilebilirden düşük, orta ve yüksek olmak üzere, dayanılmaz olanlar en şiddetlidir. Her biri, meydana gelme olasılığına ve etkisinin ne olacağına göre belirlenir.

Proje Önceliklendirme Şablonu

Proje önceliklendirmeye başlamanıza yardımcı olması için Excel için ücretsiz proje önceliklendirme matrisimizi indirin. Bu, projeleri belirli kategorilere yerleştirmenize izin veren bir Eisenhower kutusudur, böylece hangi projenin kuruluşunuzun stratejisi, amaçları ve hedefleri ile en iyi şekilde uyumlu olacağını belirleyebilirsiniz. Bu, ProjectManager'ın şablon sayfasında bulabileceğiniz düzinelerce ücretsiz şablondan yalnızca biridir. Proje yönetiminin her aşamasını kapsayan Excel ve Word için ücretsiz şablonlar vardır.

Proje Önceliklendirmesinin Temel Faydaları

Proje önceliklendirmenin bazı faydalarına zaten değindik, ancak o kadar çok var ki birkaçını daha listelemeye değer.

• Projelerin teslim zaman çizelgesinde nereye gittiğini bilmeniz için proje hattını yönetir
• Kuruluşunuzun genel stratejik hedeflerine uyduklarından emin olmak için gereken özeni gösterdiğiniz için projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur
• Başlattığınız projeleri sahip olduğunuz kaynaklarla eşleştirir
• Karlılığınıza zarar verebilecek riskli projeleri portföyünüzün dışında tutar
• Proje başarı oranlarını iyileştirir

ProjectManager Bir Proje Önceliklendirme Aracıdır

Size Excel için ücretsiz bir proje önceliklendirme matrisi şablonu sunduk, ancak bu, proje önceliklendirmesinin yalnızca ilk adımıdır. ProjectManager, projeleri önceliklendirmenize ve daha iyi yönetmenize yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Kullanıcılara daha iyi kararlar vermelerine yardımcı olan gerçek zamanlı veriler ve projeleri önceliklendirmek ve yönetmek için bir dizi güçlü özellik sunuyoruz.

Gerçek Zamanlı Portföy Özeti Kontrol Paneli Alın

Bir portföy yönetiyorsanız, bu projeler arasında kaynakların nasıl tahsis edileceğini bilmek zor olabilir. Yazılımımız, portföyünüzün gerçek zamanlı olarak üst düzey bir görünümünü sağlayan bir portföy özeti panosuna sahiptir. Tüm projeler için zaman, maliyet, iş yükü, ilerleme ve toplam maliyeti hızlı bir şekilde görebilir ve daha ayrıntılı veriler için her projeye yakınlaşabilirsiniz. Bu, portföy yöneticilerinin hangi projelerin hemen ilgilenilmesi gerektiğine dair anlayışlı kararlar almasına yardımcı olur.

Portföy Yol Haritası Oluşturun

Bir projeyi veya portföyü yönetmek zordur, ancak işinizi bir zaman çizelgesine göre düzenlemek için bir yol haritasına sahip olmak başarıya giden ilk adımdır. Geleneksel görevleri organize etme anlamında kullanılabilecek sağlam bir Gantt şemasına sahibiz, ancak aynı zamanda portföyünüzdeki tüm projeleri gösteren bir portföy yol haritası da oluşturabiliriz. Bu büyük resme sahip olmak, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve nelerin bekleyebileceğini görmenize yardımcı olur.

Ayrıca projenizi, programınızı veya portföyünüzü daha iyi yönetmenize yardımcı olacak eksiksiz bir özellik paketimiz var. Kaynak yönetimi araçları, ekibinizin iş yükünü daha verimli çalışacak şekilde dengelemenize olanak tanır. Ayrıca, atama yaparken uygunluklarına ilişkin görünürlük elde edersiniz. Ekipler, birlikte daha iyi çalışmak için görev yönetimi araçlarını kullanabilir ve ortak platformumuzdaki dosyaları yorumlayabilir ve paylaşabilir.

ProjectManager, projelere öncelik vermenize ve ilerlemelerini ve performanslarını gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Ekipler işbirliği yapabilir ve yöneticiler, engelleri önlemek için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis etmek için süreçlerinde şeffaflık elde eder. Aracımızı kullanarak başarı sağlayan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.