Приоритизация проектов для PPM (включая матрицу)

Многое зависит от того, какой проект продвигает ваша организация, особенно если вы управляете программой или портфелем. Инвестиции денег, времени и усилий могут быть огромными, не говоря уже о том, чтобы определить, куда распределить свои ресурсы. Вознаграждение тоже может быть большим, но оно так же легко может закончиться потерей. К счастью, существует приоритизация проектов, которая помогает направлять процесс принятия решений.

Давайте рассмотрим процесс приоритизации проектов и различные модели, которые можно использовать для оценки жизнеспособности потенциальных проектов. Мы рассмотрим процесс распределения ресурсов между различными проектами и даже добавим бесплатный шаблон определения приоритетов проектов для Excel. Обязательно прочтите его, прежде чем приступить к следующему проекту.

Что такое приоритизация проекта?

Приоритизация проектов — это процесс, который позволяет организации выяснить, какие потенциальные проекты стоит выполнять. Это помогает менеджерам проектов определить существующие проекты, требующие немедленного внимания, и те, которые могут подождать ресурсов.

Чтобы это было эффективно, необходимо оценить критерии, чтобы принять обоснованное решение о проектах, которые соответствуют вашей организации. Думайте об этом как о ранжировании проектов на основе их окупаемости инвестиций (ROI) или важности проекта в зависимости от ваших потребностей, целей и задач. Тот же процесс можно применить к задачам в одном проекте.

Это сложнее, так как вполне вероятно, что каждый обдумываемый проект имеет некоторую ценность. А разве не все задачи важны? Редко можно найти проекты настолько четкие и сухие, чтобы можно было легко разделить их на обязательные и обязательные. Наличие специального и тщательного процесса, помогающего принять объективное решение, является ключом к успеху этого потенциального проекта.

Приоритизация проекта — это хорошо обоснованный способ определить, как организация должна распределять свои ресурсы. Это позволяет организациям определять свои потребности и находить согласованные проекты или задачи, оставаясь при этом в рамках. Это помогает организациям не тратить время и деньги на проекты, не отвечающие их интересам.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь с определением приоритетов проекта и общим успехом проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, планировать и отслеживать проекты в режиме реального времени. Приоритизация проектов — это, по сути, список проектов, организованных по определенным критериям. Это можно сделать в нашем списке задач, где можно добавлять комментарии и прикреплять файлы. Когда проект выбран, можно легко переключиться на представление Ганта и приступить к планированию, назначению и отслеживанию хода выполнения в режиме реального времени.

Процесс приоритизации проекта

Чтобы приоритизация проекта была объективной и точной, у вас должен быть процесс приоритизации проекта. Вы можете использовать этот процесс приоритезации проектов, чтобы определить, какой проект вы хотите реализовать. Если вы управляете портфелем, это может помочь вам спланировать распределение ресурсов таким образом, чтобы это было выгодно для всех ваших проектов.

1. Определите критерии приоритизации

Первым шагом является понимание стратегической ценности вашего портфеля, программы или проекта или стратегии вашей организации. Любая попытка приоритизации проекта без предварительного определения критериев приоритизации обречена на провал. Это начинается с интервью с ключевыми заинтересованными сторонами в организации или проекте. Попросите их обсудить стратегические цели организации или проекта и использовать эти критерии для оценки проекта или проектов.

2. Используйте матрицу приоритетов проекта

Матрица приоритезации проектов — это просто структурированный подход к поиску критически важного проекта или задач. Она может быть упрощенной, например, так называемая диаграмма Эйзенхауэра. Это коробка, разделенная на четыре квадранта. Вверху находится столбец для срочных и несрочных, а вверху слева две строки для неважных и важных. Верхний левый квадрант — это место, где вы можете разместить срочные и важные проекты. Верхний правый предназначен для проектов, которые важны, но не срочные. Внизу срочно, но не важно и не срочно и не важно. Это поможет вам отделить зерна от плевел, используя критерии, разработанные на первом этапе, чтобы определить, что и куда идет.

3. Оценивайте свои проекты

В качестве примера мы использовали простую матрицу приоритезации проектов, но есть и более сложный вариант. Когда у вас есть матрица приоритетов проектов, вы можете приступить к оценке и оценке проектов. Что бы вы ни использовали, вам нужно будет понять основную информацию по каждому проекту и оценить каждый по определенным вами критериям. Кроме того, оцените затраты, включая ресурсы, которые вам потребуются для реализации проекта. Изучите риски для каждого проекта и любую другую соответствующую информацию, которая поможет вам принять объективное решение.

Связанный: Бесплатный шаблон плана ресурсов для Excel

Методы приоритизации проектов

Опять же, расстановка приоритетов проектов звучит как простое ранжирование, но это может быть чрезвычайно сложно, особенно когда вы работаете с большим количеством проектов. Матрица приоритизации проекта — отличный инструмент, но вы также захотите применить методы приоритезации проекта. Чем больше работы вы вложите в этот процесс, тем лучше будут ваши результаты. Вы же не хотите, чтобы вас ввели в заблуждение и вы выбрали не тот проект из-за того, что не провели должной осмотрительности. Вот несколько методов приоритезации проектов, которые вы можете использовать, чтобы помочь себе в этом процессе.

Модель оценки

Модель оценки полезна при наличии множества критериев выбора, а также при сравнении непохожих проектов. Оба они увеличивают сложность, но модель подсчета очков упрощает это, группируя критерии по стратегическому согласованию, преимуществам, рентабельности инвестиций, риску и так далее. Кроме того, каждая группа имеет вес, поэтому некоторые из них имеют большее значение, чем другие. Остерегайтесь, трудно точно учесть множество критериев, а предубеждения и догадки могут омрачить ваши выводы. Если у вас есть время, вы можете использовать модель оценки для существующих проектов, чтобы оценить ее точность.

Срок окупаемости

Метод периода окупаемости относительно прост. Менеджеры смотрят на проекты с точки зрения того, сколько времени потребуется, чтобы проект окупил свои затраты. Более привлекательными являются проекты с коротким периодом окупаемости по сравнению с проектами с более длительным сроком окупаемости. Чем больше срок окупаемости, тем выше риск. Кто знает, какие изменения или проблемы возникнут? Однако более короткий период окупаемости не является гарантией более высокой нормы прибыли. Это простой метод, но, возможно, слишком простой в некоторых сценариях.

Чистая приведенная стоимость

Чистая приведенная стоимость заключается в инвестировании в проекты с положительной чистой приведенной стоимостью и отказе от проектов с отрицательной чистой приведенной стоимостью. Это объясняет временную стоимость денег, а это означает, что будущие деньги менее ценны, чем имеющийся в настоящее время капитал. Это из-за потенциального дохода нынешних денег. При принятии решения о проекте организация использует правило чистой приведенной стоимости, чтобы решить, является ли проект жизнеспособным. Если он отрицательный, то проект, скорее всего, убыточен. Но если чистая текущая стоимость положительна, проект должен быть прибыльным. Нейтральная чистая приведенная стоимость потребует неденежных факторов, таких как нематериальные выгоды, для принятия более точного решения.

Метод MoSCoW

Метод MoSCoW — это метод определения приоритетов, который разбивает критерии на четыре категории: должен иметь, должен иметь, мог бы иметь и не должен иметь. Как и в случае любого другого метода расстановки приоритетов, вы должны сначала определить свои цели и объем проекта. Затем вам нужно включить ключевые заинтересованные стороны и выяснить, как разрешать разногласия при выборе ранжирования. Вы настроите вехи, установите критерии приемлемости и ранжируете свои проекты. Не забудьте назначить ресурсы, чтобы получить полную картину. Это помогает получить обратную связь впоследствии и соответствующим образом скорректировать свои выводы. Этот цикл продолжается до тех пор, пока вы не почувствуете, что нашли правильный ответ.

Кано

Кано в основном используется при определении приоритетов функций в дорожной карте продукта. Критерием в данном случае является вероятность того, что данная функция удовлетворит покупателя. Менеджеры по продуктам используют этот метод, чтобы помочь им расставить приоритеты для потенциальных новых функций, сгруппировав их по категориям, например, разочаровать, удовлетворить и порадовать клиентов. Этот метод уникален тем, что он разработан для группы разработчиков продукта и ориентирован на клиентов, а не на затраты в сравнении с выгодами.

Матрица приоритетов рисков

В этом методе определения приоритетов проекта вы пытаетесь определить все риски проекта, а затем ранжировать их. Это позволяет руководителям проектов узнать, какие риски потенциально будут наиболее опасными и должны быть устранены в первую очередь, когда и если они возникают в проекте как вопрос или проблема. Каждый риск ранжируется от приемлемого до низкого, среднего и высокого, причем недопустимый является наиболее серьезным. Каждое из них определяется вероятностью его возникновения и его последствиями.

Шаблон определения приоритетов проекта

Чтобы помочь вам начать работу с приоритезацией проектов, загрузите нашу бесплатную матрицу приоритизации проектов для Excel. Это ящик Эйзенхауэра, который позволяет вам размещать проекты в определенных категориях, чтобы вы могли определить, какой проект лучше всего соответствует стратегии, целям и задачам вашей организации. Это только один из десятков бесплатных шаблонов, которые вы можете найти на странице шаблонов ProjectManager. Существуют бесплатные шаблоны для Excel и Word, которые охватывают все этапы управления проектами.

Ключевые преимущества приоритизации проектов

Мы уже коснулись некоторых преимуществ приоритизации проектов, но их так много, что стоит перечислить еще несколько.

• Управляет конвейером проектов, чтобы вы знали, куда идут проекты на временной шкале.
• Помогает беспрепятственно выполнять проекты, поскольку вы провели комплексную проверку, чтобы убедиться, что они соответствуют общим стратегическим целям вашей организации.
• Сопоставляет проекты, которые вы инициируете, с имеющимися у вас ресурсами
• Удерживает рискованные проекты, которые могут нанести ущерб вашей прибыли, из вашего портфеля
• Повышает показатели успеха проекта

ProjectManager — это инструмент приоритезации проектов

Мы предложили вам бесплатный шаблон матрицы приоритезации проектов для Excel, но это только первый шаг в приоритизации проектов. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам расставлять приоритеты в проектах и ​​лучше управлять ими. Мы предоставляем пользователям данные в режиме реального времени, которые помогают им принимать более обоснованные решения, и набор мощных функций для определения приоритетов и управления проектами.

Получите сводную панель портфеля в реальном времени

Если вы управляете портфелем, может быть сложно понять, как распределять ресурсы между этими проектами. Наше программное обеспечение имеет информационную сводную панель портфеля, которая дает вам общее представление о вашем портфеле в режиме реального времени. Вы можете быстро увидеть время, стоимость, рабочую нагрузку, прогресс и общую стоимость для всех проектов и увеличить каждый проект для получения более подробных данных. Это помогает менеджерам портфелей принимать проницательные решения относительно того, какие проекты требуют немедленного внимания.

Создайте дорожную карту портфолио

Управлять одним проектом или портфолио сложно, но наличие дорожной карты для размещения вашей работы на временной шкале — это первый шаг к успеху. У нас есть надежная диаграмма Ганта, которую можно использовать в традиционном смысле организации задач, но также можно составить дорожную карту портфолио, показывающую все проекты в вашем портфолио. Наличие этой общей картины поможет вам увидеть, что требует внимания, а что может подождать.

У нас также есть полный набор функций, которые помогут вам лучше управлять своим проектом, программой или портфолио. Инструменты управления ресурсами позволяют сбалансировать рабочую нагрузку вашей команды, чтобы работать более продуктивно. Вы также получаете представление об их доступности при выполнении заданий. Команды могут использовать инструменты управления задачами, а также комментировать и обмениваться файлами на нашей платформе для совместной работы, чтобы лучше работать вместе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает вам расставлять приоритеты в проектах и ​​отслеживать их ход и производительность в режиме реального времени. Команды могут сотрудничать, а менеджеры получают прозрачность в своих процессах, чтобы перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы избежать препятствий. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые добиваются успеха с помощью нашего инструмента. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.