Prioritizarea proiectelor pentru PPM (Matrice inclusă)

Există multe aspecte legate de proiectul cu care merge organizația dvs., mai ales dacă gestionați un program sau un portofoliu. Investiția de bani, timp și efort poate fi uriașă, ca să nu mai vorbim de stabilirea unde să-ți aloci resursele. Recompensa poate fi, de asemenea, mare, dar poate ajunge la fel de ușor ca o pierdere. Din fericire, există prioritizarea proiectelor pentru a vă ghida procesul de luare a deciziilor.

Să aruncăm o privire asupra procesului de prioritizare a proiectelor și a diferitelor modele pe care le puteți utiliza pentru a evalua viabilitatea proiectelor potențiale. Vom acoperi procesul de alocare a resurselor într-o varietate de proiecte și vom include chiar și un șablon gratuit de prioritizare a proiectelor pentru Excel. Asigurați-vă că îl citiți înainte de a începe următorul proiect.

Ce este prioritizarea proiectelor?

Prioritizarea proiectelor este un proces care permite unei organizații să-și dea seama ce proiecte potențiale merită făcute. Ajută managerii de proiect să determine proiectele existente care necesită atenție imediată și cele care pot aștepta resurse.

Pentru ca acest lucru să fie eficient, este nevoie de criterii de evaluare pentru a lua o decizie educată asupra proiectelor care se aliniază cu organizația dvs. Gândiți-vă la asta ca la o clasare a proiectelor în funcție de rentabilitatea investiției (ROI) sau de natura critică a proiectului, în funcție de nevoile, obiectivele și scopurile dvs. Același proces poate fi aplicat sarcinilor dintr-un singur proiect.

Acest lucru este mai dificil, deoarece este probabil ca fiecare proiect care se gândește să aibă o anumită valoare. Și nu sunt toate sarcinile importante? Este rar să găsești proiecte atât de tăiate și uscate încât să se împartă cu ușurință între must-do și must-pass. A avea un proces dedicat și amănunțit pentru a ajuta la luarea unei decizii obiective este cheia dacă acel potențial proiect are succes.

Prioritizarea proiectelor este o modalitate bine motivată de a determina modul în care o organizație ar trebui să-și aloce resursele. Permite organizațiilor să-și definească nevoile și să găsească proiecte sau sarcini de aliniere, rămânând în același timp în domeniul de aplicare. Acest lucru ajută organizațiile să evite pierderea timpului și a banilor pe proiecte care nu sunt în interesul lor.

Software-ul de management de proiect poate ajuta la prioritizarea proiectului și la succesul general al proiectului. ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să planificați, să programați și să urmăriți proiectele în timp real. Prioritizarea proiectelor este în esență o listă de proiecte organizate după anumite criterii. Acest lucru se poate face pe lista noastră de activități, unde pot fi adăugate comentarii și fișiere atașate. Când este ales un proiect, este ușor să treceți la vizualizarea Gantt și să începeți planificarea, atribuirea și urmărirea progresului în timp real.

Procesul de prioritizare a proiectelor

Pentru ca prioritizarea unui proiect să fie obiectivă și precisă, trebuie să aveți un proces de prioritizare a proiectului. Puteți utiliza acest proces de prioritizare a proiectului pentru a determina ce proiect doriți să urmați. Dacă gestionați un portofoliu, acesta vă poate ajuta să planificați alocarea resurselor într-o manieră care să fie benefică pentru toate proiectele dvs.

1. Definiți un criteriu de prioritizare

Primul pas este înțelegerea valorii strategice a portofoliului, programului sau proiectului dumneavoastră sau a strategiei organizației dumneavoastră. Orice încercare de prioritizare a proiectului fără a defini mai întâi criteriile de prioritizare este obligată să eșueze. Aceasta începe prin intervievarea părților interesate cheie din organizație sau proiect. Rugați-i să facă brainstorming obiectivele strategice ale organizației sau ale proiectului și să folosească aceste criterii pentru a nota proiectul sau proiectele.

2. Utilizați o matrice de prioritizare a proiectelor

O matrice de prioritizare a proiectelor este pur și simplu o abordare structurată pentru găsirea proiectului sau sarcinilor critice. Poate fi simplist, cum ar fi ceea ce se numește diagramă Eisenhower. Este o cutie împărțită în patru cadrane. În partea de sus este o coloană pentru urgent și nu urgent, în timp ce în partea stângă sunt două rânduri pentru neimportant și important. Cadranul din stânga sus este locul unde puteți plasa proiecte urgente și importante. În dreapta sus este pentru proiectele care sunt importante, dar nu urgente. În partea de jos este urgent, dar nu important și nici urgent, nici important. Acest lucru vă ajută să separați grâul de pleava utilizând criteriile dezvoltate în primul pas pentru a determina ce merge unde.

3. Punctează proiectele tale

Am folosit o matrice simplă de prioritizare a proiectelor ca exemplu, dar există o opțiune mai complexă. Odată ce aveți o matrice de prioritizare a proiectelor, puteți începe să evaluați și să punctați proiectele. Indiferent de ce folosiți, va trebui să înțelegeți informațiile de bază pentru fiecare proiect și să notați fiecare în funcție de criteriile pe care le-ați definit. De asemenea, estimați costurile, inclusiv resursele, de care veți avea nevoie pentru a livra proiectul. Explorați riscul pentru fiecare proiect și orice altă informație relevantă care vă va ajuta să luați o decizie obiectivă.

Înrudit: șablon gratuit de plan de resurse pentru Excel

Metode de prioritizare a proiectelor

Din nou, prioritizarea proiectelor sună ca o simplă clasare, dar poate fi extrem de dificilă, mai ales atunci când lucrați cu o mulțime de proiecte. O matrice de prioritizare a proiectelor este un instrument excelent, dar veți dori, de asemenea, să aplicați metode de prioritizare a proiectelor. Cu cât depuneți mai multă muncă în acest proces, cu atât rezultatele sunt mai bune. Nu vrei să fii indus în eroare și să alegi proiectul greșit pentru că nu ai făcut due diligence. Iată câteva metode de prioritizare a proiectelor pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta pe parcursul procesului.

Model de punctaj

Modelul de notare este util atunci când există multe criterii de selecție, precum și atunci când comparați proiecte diferite. Ambele cresc dificultatea, dar modelul de notare simplifică acest lucru prin gruparea criteriilor în funcție de aliniere strategică, beneficii, ROI, risc și așa mai departe. În plus, fiecare grup este ponderat, astfel încât unele au mai multă semnificație decât altele. Atenție, este greu să găsești o mulțime de criterii cu acuratețe, iar părtinirile și presupunerile îți pot tulbura constatările. Dacă aveți timp, puteți utiliza modelul de punctare față de proiectele existente pentru a-i evalua acuratețea.

Perioada de rambursare

Metoda perioadei de rambursare este relativ simplă. Managerii analizează proiectele în termeni de cât timp va dura proiectul pentru a-și recupera costurile. Mai atractive sunt proiectele cu o perioadă scurtă de rambursare, spre deosebire de cele cu o perioadă mai lungă de rambursare. Cu cât perioada de rambursare este mai lungă, cu atât este mai riscant. Cine știe ce schimbări sau probleme vor apărea? Cu toate acestea, cu cât perioada de rambursare este mai scurtă nu este o garanție a unei rate mai mari a rentabilității. Aceasta este o metodă simplă, dar poate puțin prea simplă în unele scenarii.

Valoarea actuală netă

Valoarea actuală netă se referă la investiția în proiecte care au o valoare actuală netă pozitivă și evitarea celor cu o valoare actuală netă negativă. Aceasta reprezintă valoarea în timp a banilor, ceea ce înseamnă că banii viitori sunt mai puțin valoroși decât capitalul disponibil în prezent. Asta din cauza potențialului de câștig al banilor actuali. Atunci când decide asupra unui proiect, organizația folosește regula valorii actuale nete pentru a decide dacă proiectul este viabil. Dacă este negativ, atunci proiectul este probabil o pierdere. Dar dacă valoarea actuală netă este pozitivă, proiectul ar trebui să fie profitabil. O valoare actuală netă neutră va necesita factori non-monetari, cum ar fi beneficiile intangibile, pentru a lua o decizie mai precisă.

Metoda MoscoW

Metoda MoSCoW este o tehnică de prioritizare care împarte criteriile în patru categorii: trebuie să aibă, ar trebui să aibă, ar putea avea și nu va avea. Ca și în cazul oricărei metode de prioritizare, trebuie mai întâi să vă definiți obiectivele și domeniul de aplicare al proiectului. Apoi, trebuie să includeți părțile interesate cheie și să vă dați seama cum să rezolvați dezacordurile atunci când faceți alegeri de clasare. Veți stabili etape, veți stabili criterii de acceptare și vă veți clasifica proiectele. Nu uitați să atribuiți resurse pentru a obține o imagine completă. Vă ajută să obțineți feedback ulterior și să vă ajustați constatările în consecință. Acest ciclu continuă până când simți că ai ajuns la răspunsul corect.

Kano

Kano este folosit în principal atunci când prioritizează funcțiile pe o foaie de parcurs de produs. Criteriul, în acest caz, este cât de probabil este caracteristica să satisfacă un client. Managerii de produs folosesc această metodă pentru a-i ajuta să prioritizeze potențialele funcții noi, grupându-le în categorii, cum ar fi dezamăgirea, satisfacerea și încântarea clienților. Această metodă este unică prin faptul că este concepută pentru o echipă de dezvoltare a produsului și se concentrează mai degrabă pe clienți decât pe costuri versus beneficii.

Matricea priorităților de risc

În această metodă de prioritizare a proiectelor, încercați să identificați toate riscurile proiectului și apoi să le clasificați. Acest lucru permite managerilor de proiect să știe care riscuri pot fi cele mai dăunătoare și ar trebui abordate mai întâi când și dacă apar în proiect ca o problemă sau problemă. Clasamentul fiecărui risc este de la tolerabil la scăzut, mediu și ridicat, intolerabil fiind cel mai grav. Fiecare este determinat de cât de probabil este să apară și de impactul său.

Șablon de prioritizare a proiectelor

Pentru a vă ajuta să începeți cu prioritizarea proiectelor, descărcați matricea noastră gratuită de prioritizare a proiectelor pentru Excel. Este o cutie Eisenhower care vă permite să plasați proiecte în categorii specifice, astfel încât să puteți determina care proiect se va alinia cel mai bine cu strategia, obiectivele și obiectivele organizației dvs. Acesta este doar unul dintre zecile de șabloane gratuite pe care le puteți găsi pe pagina de șabloane a ProjectManager. Există șabloane gratuite pentru Excel și Word care acoperă fiecare fază a managementului de proiect.

Beneficiile cheie ale prioritizării proiectelor

Am atins deja câteva dintre beneficiile prioritizării proiectelor, dar sunt atât de multe încât merită să mai enumeram câteva.

• Gestionează canalul de proiecte, astfel încât să știți unde merg proiectele în termenul de livrare
• Ajută la desfășurarea fără probleme a proiectelor, pe măsură ce ați făcut diligența necesară pentru a vă asigura că se încadrează în obiectivele strategice generale ale organizației dvs.
• Potrivește proiectele pe care le inițiezi cu resursele pe care le ai
• Păstrează proiectele riscante care vă pot afecta rezultatul final în afara portofoliului dvs
• Îmbunătățește ratele de succes ale proiectelor

ProjectManager este un instrument de prioritizare a proiectelor

V-am oferit un șablon gratuit de matrice de prioritizare a proiectelor pentru Excel, dar acesta este doar primul pas în prioritizarea proiectelor. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să prioritizați proiectele și să le gestionați mai bine. Oferim utilizatorilor date în timp real care îi ajută să ia decizii mai bune și o suită de funcții puternice pentru prioritizarea și gestionarea proiectelor.

Obțineți un tablou de bord cu rezumatul portofoliului în timp real

Dacă gestionați un portofoliu, poate fi dificil să știți cum să alocați resursele acestor proiecte. Software-ul nostru are un tablou de bord rezumat al portofoliului care vă oferă o imagine de nivel înalt a portofoliului dvs. în timp real. Puteți vedea rapid timpul, costul, volumul de lucru, progresul și costul total pentru toate proiectele și puteți mări fiecare proiect pentru date mai detaliate. Acest lucru îi ajută pe managerii de portofoliu să ia decizii pertinente cu privire la proiectele care necesită atenție imediată.

Creați o foaie de parcurs pentru portofoliu

Gestionarea unui proiect sau a unui portofoliu este dificilă, dar a avea o foaie de parcurs pentru a-ți prezenta munca pe o cronologie este primul pas către succes. Avem o diagramă Gantt robustă care poate fi folosită în sensul tradițional de organizare a sarcinilor, dar poate crea și o foaie de parcurs pentru portofoliu care să vă arate toate proiectele din portofoliu. Având acea imagine de ansamblu, vă ajută să vedeți ce necesită atenție și ce poate aștepta.

Avem, de asemenea, o suită completă de funcții pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine proiectul, programul sau portofoliul. Instrumentele de gestionare a resurselor vă permit să echilibrați volumul de muncă al echipei pentru a lucra mai productiv. De asemenea, aveți vizibilitate asupra disponibilității lor atunci când faceți sarcini. Echipele pot folosi instrumente de gestionare a sarcinilor și pot comenta și partaja fișiere pe platforma noastră de colaborare pentru a lucra mai bine împreună.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să prioritizați proiectele și să urmăriți progresul și performanța acestora în timp real. Echipele pot colabora, iar managerii obțin transparență în procesul lor de realocare a resurselor după cum este necesar pentru a evita blocajele. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care oferă succes folosind instrumentul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.