Priorização de Projetos para PPM (Matriz Incluída)

Há muito a depender do projeto com o qual sua organização avança, especialmente se você estiver gerenciando um programa ou portfólio. O investimento de dinheiro, tempo e esforço pode ser enorme, sem falar em determinar onde alocar seus recursos. A recompensa também pode ser grande, mas pode facilmente terminar como uma perda. Felizmente, há priorização de projetos para ajudar a orientar seu processo de tomada de decisão.

Vamos dar uma olhada no processo de priorização de projetos e nos vários modelos que você pode usar para avaliar a viabilidade de projetos em potencial. Abordaremos o processo de alocação de recursos em uma variedade de projetos e até mesmo lançaremos um modelo de priorização de projetos gratuito para Excel. Certifique-se de lê-lo antes de iniciar seu próximo projeto.

O que é priorização de projetos?

A priorização de projetos é um processo que permite que uma organização descubra quais projetos potenciais valem a pena. Ele ajuda os gerentes de projeto a determinar os projetos existentes que requerem atenção imediata e aqueles que podem esperar por recursos.

Para que isso seja eficaz, é necessário avaliar critérios para tomar uma decisão fundamentada sobre projetos que se alinham com sua organização. Pense nisso como uma classificação de projetos com base no retorno do investimento (ROI) ou na natureza crítica do projeto, dependendo de suas necessidades, objetivos e metas. O mesmo processo pode ser aplicado a tarefas em um único projeto.

Isso é mais difícil, pois é provável que todo projeto contemplado tenha algum valor. E todas as tarefas não são importantes? É raro encontrar projetos tão simples que dividam facilmente entre o que deve ser feito e o que deve ser aprovado. Ter um processo dedicado e completo para ajudar a tomar uma decisão objetiva é a chave para o sucesso desse projeto em potencial.

A priorização de projetos é uma maneira bem fundamentada de determinar como uma organização deve alocar seus recursos. Ele permite que as organizações definam suas necessidades e encontrem projetos ou tarefas alinhadas enquanto permanecem dentro do escopo. Isso ajuda as organizações a evitar o desperdício de tempo e dinheiro em projetos que não são de seu interesse.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudar na priorização de projetos e no sucesso geral do projeto. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar projetos em tempo real. A priorização de projetos é essencialmente uma lista de projetos organizados por determinados critérios. Isso pode ser feito em nossa lista de tarefas, onde comentários podem ser adicionados e arquivos anexados. Quando um projeto é escolhido, é fácil alternar para a visualização de Gantt e começar a planejar, atribuir e acompanhar o progresso em tempo real.

Processo de priorização de projetos

Para que uma priorização de projetos seja objetiva e precisa, você deve ter um processo de priorização de projetos. Você pode usar esse processo de priorização de projetos para determinar qual projeto deseja seguir. Se você estiver gerenciando um portfólio, isso pode ajudá-lo a planejar a alocação de recursos de maneira benéfica para todos os seus projetos.

1. Defina um critério de priorização

O primeiro passo é entender o valor estratégico de seu portfólio, programa ou projeto, ou a estratégia de sua organização. Qualquer tentativa de priorização de projetos sem antes definir os critérios de priorização está fadada ao fracasso. Isso começa entrevistando as principais partes interessadas na organização ou no projeto. Faça com que eles façam um brainstorming dos objetivos estratégicos da organização ou do projeto e usem esses critérios para pontuar o projeto ou projetos.

2. Use uma Matriz de Priorização de Projetos

Uma matriz de priorização de projetos é simplesmente uma abordagem estruturada para encontrar o projeto ou as tarefas críticas. Pode ser simplista, como o que é chamado de gráfico de Eisenhower. É uma caixa dividida em quatro quadrantes. Na parte superior há uma coluna para urgente e não urgente, enquanto no lado esquerdo há duas linhas para não importante e importante. O quadrante superior esquerdo é onde você pode colocar projetos urgentes e importantes. O canto superior direito é para projetos importantes, mas não urgentes. No fundo é urgente, mas não importante e nem urgente nem importante. Isso ajuda você a separar o joio do trigo usando os critérios desenvolvidos na primeira etapa para determinar o que vai para onde.

3. Pontue seus projetos

Usamos uma matriz simples de priorização de projetos como exemplo, mas há uma opção mais complexa. Depois de ter uma matriz de priorização de projetos, você pode começar a avaliar e pontuar projetos. Seja qual for o uso, você precisará entender as informações básicas de cada projeto e pontuar cada um de acordo com os critérios definidos. Além disso, estime os custos, incluindo os recursos, necessários para entregar o projeto. Explore o risco de cada projeto e qualquer outra informação pertinente que o ajudará a tomar uma decisão objetiva.

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Métodos de priorização de projetos

Novamente, a priorização de projetos parece uma classificação simples, mas pode ser extremamente difícil, especialmente quando você está trabalhando com muitos projetos. Uma matriz de priorização de projetos é uma ótima ferramenta, mas você também desejará aplicar métodos de priorização de projetos. Quanto mais trabalho você colocar nesse processo, melhores serão seus resultados. Você não quer ser enganado e escolher o projeto errado porque não fez a devida diligência. Aqui estão alguns métodos de priorização de projetos que você pode usar para ajudá-lo no processo.

Modelo de pontuação

O modelo de pontuação é útil quando há muitos critérios de seleção, bem como quando você está comparando projetos diferentes. Ambos aumentam a dificuldade, mas o modelo de pontuação simplifica isso agrupando critérios por alinhamento estratégico, benefícios, ROI, risco e assim por diante. Além disso, cada grupo é ponderado para que alguns tenham mais significado do que outros. Cuidado, é difícil acomodar muitos critérios com precisão e preconceitos e suposições podem obscurecer suas descobertas. Se você tiver tempo, poderá usar o modelo de pontuação em projetos existentes para avaliar sua precisão.

Período de retorno

O método do período de retorno é relativamente simples. Os gerentes analisam os projetos em termos de quanto tempo levará para que o projeto recupere seu custo. Mais atraentes são projetos com um período de retorno curto em oposição àqueles com um período de retorno mais longo. Quanto maior o período de retorno, mais arriscado. Quem sabe quais mudanças ou problemas surgirão? No entanto, quanto menor o período de retorno não é garantia de uma maior taxa de retorno. Este é um método direto, mas talvez um pouco simples demais em alguns cenários.

Valor Presente Líquido

O valor presente líquido é investir em projetos que tenham um valor presente líquido positivo e evitar aqueles com um valor presente líquido negativo. Isso explica o valor do dinheiro no tempo, o que significa que o dinheiro futuro é menos valioso do que o capital atualmente disponível. Isso é por causa do potencial de ganhos do dinheiro presente. Ao decidir sobre um projeto, a organização usa a regra do valor presente líquido para decidir se o projeto é viável. Se for negativo, o projeto provavelmente será uma perda. Mas se o valor presente líquido for positivo, o projeto deve ser lucrativo. Um valor presente líquido neutro exigirá fatores não monetários, como benefícios intangíveis, para tomar uma decisão mais precisa.

Método MoSCoW

O método MoSCoW é uma técnica de priorização que divide os critérios em quatro categorias: deve ter, deveria ter, poderia ter e não terá. Como acontece com qualquer método de priorização, você deve primeiro definir seus objetivos e o escopo do projeto. Em seguida, você precisa incluir as principais partes interessadas e descobrir como resolver divergências ao fazer escolhas de classificação. Você definirá marcos, estabelecerá critérios de aceitação e classificará seus projetos. Não se esqueça de atribuir recursos para obter uma visão completa. Isso ajuda a obter feedback depois e ajustar suas descobertas de acordo. Este ciclo continua até que você sinta que alcançou a resposta certa.

Kano

Kano é usado principalmente ao priorizar recursos em um roteiro de produto. O critério, neste caso, é a probabilidade de o recurso satisfazer um cliente. Os gerentes de produto usam esse método para ajudá-los a priorizar novos recursos em potencial, agrupando-os em categorias, como decepcionar, satisfazer e encantar os clientes. Esse método é único, pois foi projetado para uma equipe de desenvolvimento de produtos e se concentra nos clientes, e não nos custos versus benefícios.

Matriz de Prioridade de Risco

Nesse método de priorização de projetos, você tenta identificar todos os riscos do projeto e depois classificá-los. Isso permite que os gerentes de projeto saibam quais riscos serão potencialmente mais prejudiciais e devem ser abordados primeiro quando e se surgirem no projeto como uma questão ou problema. A classificação de cada risco é de tolerável a baixo, médio e alto, sendo o intolerável o mais grave. Cada um é determinado pela probabilidade de ocorrer e qual será seu impacto.

Modelo de priorização de projetos

Para ajudá-lo a começar com a priorização de projetos, baixe nossa matriz de priorização de projetos gratuita para Excel. É uma caixa Eisenhower que permite colocar projetos em categorias específicas para que você possa determinar qual projeto se alinhará melhor com a estratégia, metas e objetivos de sua organização. Este é apenas um das dezenas de modelos gratuitos que você pode encontrar na página de modelos do ProjectManager. Existem modelos gratuitos para Excel e Word que cobrem todas as fases do gerenciamento de projetos.

Principais benefícios da priorização de projetos

Já abordamos alguns dos benefícios da priorização de projetos, mas são tantos que vale a pena listar mais alguns.

• Gerencia o pipeline do projeto para que você saiba para onde os projetos vão no cronograma de entrega
• Ajuda a executar projetos sem problemas, pois você fez a devida diligência para garantir que eles se encaixem nos objetivos estratégicos gerais da sua organização
• Combina os projetos que você inicia com os recursos que você tem
• Mantém projetos arriscados que podem prejudicar seus resultados fora de seu portfólio
• Melhora as taxas de sucesso do projeto

ProjectManager é uma ferramenta de priorização de projetos

Oferecemos a você um modelo de matriz de priorização de projetos gratuito para Excel, mas esse é apenas o primeiro passo na priorização de projetos. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda você a priorizar projetos e gerenciá-los melhor. Fornecemos aos usuários dados em tempo real que os ajudam a tomar melhores decisões e um conjunto de recursos poderosos para priorizar e gerenciar projetos.

Obtenha um painel de resumo do portfólio em tempo real

Se você estiver gerenciando um portfólio, pode ser difícil saber como alocar recursos entre esses projetos. Nosso software possui um painel de resumo de portfólio que oferece uma visão de alto nível do seu portfólio em tempo real. Você pode ver rapidamente o tempo, custo, carga de trabalho, progresso e custo total de todos os projetos e ampliar cada projeto para obter dados mais detalhados. Isso ajuda os gerentes de portfólio a tomar decisões perspicazes sobre quais projetos precisam de atenção imediata.

Crie um roteiro de portfólio

Gerenciar um projeto ou portfólio é difícil, mas ter um roteiro para definir seu trabalho em uma linha do tempo é o primeiro passo para o sucesso. Temos um gráfico de Gantt robusto que pode ser usado no sentido tradicional de organização de tarefas, mas também pode fazer um roteiro de portfólio mostrando todos os projetos do seu portfólio. Ter esse quadro geral ajuda você a ver o que precisa de atenção e o que pode esperar.

Também temos um conjunto completo de recursos para ajudá-lo a gerenciar melhor seu projeto, programa ou portfólio. As ferramentas de gerenciamento de recursos permitem equilibrar a carga de trabalho de sua equipe para trabalhar de forma mais produtiva. Você também obtém visibilidade da disponibilidade deles ao fazer atribuições. As equipes podem usar ferramentas de gerenciamento de tarefas e comentar e compartilhar arquivos em nossa plataforma colaborativa para trabalhar melhor em conjunto.

ProjectManager é um software premiado que ajuda você a priorizar projetos e acompanhar seu progresso e desempenho em tempo real. As equipes podem colaborar e os gerentes obtêm transparência em seu processo para realocar recursos conforme necessário para evitar obstáculos. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que proporcionam sucesso usando nossa ferramenta. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.