Priorità del progetto per PPM (matrice inclusa)

C'è molto da guidare su quale progetto porta avanti la tua organizzazione, specialmente se stai gestendo un programma o un portfolio. L'investimento di denaro, tempo e fatica può essere enorme, per non parlare della determinazione di dove allocare le proprie risorse. Anche la ricompensa può essere grande, ma può facilmente finire come una perdita. Per fortuna, c'è la definizione delle priorità del progetto per aiutare a guidare il tuo processo decisionale.

Diamo un'occhiata al processo di definizione delle priorità dei progetti e ai vari modelli che puoi utilizzare per giudicare la fattibilità di potenziali progetti. Tratteremo il processo di allocazione delle risorse in una varietà di progetti e inseriremo anche un modello gratuito di definizione delle priorità dei progetti per Excel. Assicurati di leggerlo prima di iniziare il tuo prossimo progetto.

Che cos'è la priorità del progetto?

La definizione delle priorità dei progetti è un processo che consente a un'organizzazione di capire quali potenziali progetti valga la pena realizzare. Aiuta i project manager a determinare i progetti esistenti che richiedono un'attenzione immediata e quelli che possono attendere risorse.

Affinché ciò sia efficace, è necessario valutare i criteri per prendere una decisione informata su progetti in linea con la tua organizzazione. Consideralo come una classifica dei progetti in base al loro ritorno sull'investimento (ROI) o alla natura critica del progetto in base alle tue esigenze, obiettivi e traguardi. Lo stesso processo può essere applicato alle attività in un singolo progetto.

Questo è più difficile in quanto è probabile che ogni progetto contemplativo abbia un valore. E non sono tutti i compiti importanti? È raro trovare progetti così tagliati e asciutti da dividere facilmente tra must-do e must-pass. Avere un processo dedicato e completo per aiutare a prendere una decisione obiettiva è la chiave per stabilire se quel potenziale progetto ha successo.

La definizione delle priorità del progetto è un modo ben ragionato per determinare come un'organizzazione dovrebbe allocare le proprie risorse. Consente alle organizzazioni di definire le proprie esigenze e trovare progetti o attività allineati rimanendo nell'ambito dell'ambito. Questo aiuta le organizzazioni a evitare di sprecare tempo e denaro in progetti che non sono nel loro migliore interesse.

Il software di gestione dei progetti può aiutare con la definizione delle priorità del progetto e il successo generale del progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, programmare e tenere traccia dei progetti in tempo reale. La definizione delle priorità dei progetti è essenzialmente un elenco di progetti organizzati in base a determinati criteri. Questo può essere fatto nel nostro elenco delle attività, dove è possibile aggiungere commenti e allegare file. Quando viene scelto un progetto, è facile passare alla visualizzazione Gantt e iniziare a pianificare, assegnare e monitorare i progressi in tempo reale.

Processo di definizione delle priorità del progetto

Affinché la definizione delle priorità di un progetto sia obiettiva e accurata, è necessario disporre di un processo di definizione delle priorità del progetto. È possibile utilizzare questo processo di definizione delle priorità del progetto per determinare quale progetto si desidera perseguire. Se gestisci un portfolio, può aiutarti a pianificare l'allocazione delle risorse in un modo vantaggioso per tutti i tuoi progetti.

1. Definire un criterio di priorità

Il primo passo è comprendere il valore strategico del tuo portafoglio, programma o progetto o la strategia della tua organizzazione. Qualsiasi tentativo di prioritizzazione del progetto senza prima definire i criteri di prioritizzazione è destinato a fallire. Questo inizia intervistando le parti interessate chiave nell'organizzazione o nel progetto. Invitali a fare un brainstorming sugli obiettivi strategici per l'organizzazione o il progetto e utilizza questi criteri per valutare il progetto o i progetti.

2. Utilizzare una matrice di priorità del progetto

Una matrice di priorità del progetto è semplicemente un approccio strutturato per trovare il progetto o le attività critiche. Può essere semplicistico come quello che viene chiamato un grafico di Eisenhower. È una scatola divisa in quattro quadranti. In alto c'è una colonna per urgente e non urgente, mentre in alto a sinistra ci sono due righe per non importante e importante. Il quadrante in alto a sinistra è dove puoi posizionare progetti urgenti e importanti. L'angolo in alto a destra è per i progetti importanti ma non urgenti. In fondo è urgente ma non importante e né urgente né importante. Questo ti aiuta a separare il grano dalla pula utilizzando i criteri sviluppati nel primo passaggio per determinare cosa va dove.

3. Valuta i tuoi progetti

Abbiamo usato una semplice matrice di priorità del progetto come esempio, ma c'è un'opzione più complessa. Una volta che hai una matrice di priorità del progetto, puoi iniziare a valutare e valutare i progetti. Qualunque cosa tu usi, dovrai comprendere le informazioni di base per ogni progetto e valutare ciascuna in base ai criteri che hai definito. Inoltre, stima i costi, incluse le risorse, di cui avrai bisogno per consegnare il progetto. Esplora il rischio per ogni progetto e qualsiasi altra informazione pertinente che ti aiuterà a prendere una decisione obiettiva.

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Metodi di definizione delle priorità del progetto

Ancora una volta, la definizione delle priorità dei progetti suona come una semplice classifica, ma può essere estremamente difficile, specialmente quando lavori con molti progetti. Una matrice di prioritizzazione del progetto è un ottimo strumento, ma ti consigliamo anche di applicare metodi di prioritizzazione del progetto. Più lavoro metti in questo processo, migliori saranno i tuoi risultati. Non vuoi essere fuorviato e scegliere il progetto sbagliato perché non hai fatto la due diligence. Ecco alcuni metodi di definizione delle priorità del progetto che puoi utilizzare per aiutarti durante il processo.

Modello di punteggio

Il modello di punteggio è utile quando ci sono molti criteri di selezione e quando si confrontano progetti dissimili. Entrambi aumentano la difficoltà, ma il modello di punteggio lo semplifica raggruppando i criteri per allineamento strategico, vantaggi, ROI, rischio e così via. Inoltre, ogni gruppo è ponderato in modo che alcuni abbiano più significato di altri. Attenzione, è difficile soddisfare con precisione molti criteri e pregiudizi e congetture possono offuscare i tuoi risultati. Se hai tempo, puoi utilizzare il modello di punteggio rispetto ai progetti esistenti per misurarne l'accuratezza.

Periodo di rimborso

Il metodo del periodo di ammortamento è relativamente semplice. I manager esaminano i progetti in termini di quanto tempo impiegherà il progetto a recuperare i costi. Più interessanti sono i progetti con un breve periodo di ammortamento rispetto a quelli con un periodo di ammortamento più lungo. Più lungo è il periodo di ammortamento, più rischioso. Chissà quali cambiamenti o problemi sorgeranno? Tuttavia, più breve è il periodo di rimborso non è una garanzia di un tasso di rendimento più elevato. Questo è un metodo semplice ma forse un po' troppo semplice in alcuni scenari.

Valore attuale netto

Il valore attuale netto consiste nell'investire in progetti che hanno un valore attuale netto positivo ed evitando quelli con un valore attuale netto negativo. Ciò spiega il valore temporale del denaro, il che significa che il denaro futuro è meno prezioso del capitale attualmente disponibile. Ciò è dovuto al potenziale di guadagno del denaro attuale. Al momento di decidere un progetto, l'organizzazione utilizza la regola del valore attuale netto per decidere se il progetto è fattibile. Se è negativo, è probabile che il progetto sia una perdita. Ma se il valore attuale netto è positivo, il progetto dovrebbe essere redditizio. Un valore attuale netto neutro richiederà fattori non monetari, come i benefici immateriali, per prendere una decisione più accurata.

Metodo MoSCoW

Il metodo MoSCoW è una tecnica di definizione delle priorità che suddivide i criteri in quattro categorie: deve avere, dovrebbe avere, potrebbe avere e non avrà. Come con qualsiasi metodo di definizione delle priorità, devi prima definire i tuoi obiettivi e l'ambito del progetto. Quindi è necessario includere le parti interessate chiave e capire come risolvere i disaccordi quando si effettuano scelte di ranking. Stabilirai traguardi, stabilirai criteri di accettazione e classificherai i tuoi progetti. Non dimenticare di assegnare risorse per avere un quadro completo. Aiuta a ricevere feedback in seguito e ad adattare i risultati di conseguenza. Questo ciclo continua finché non senti di aver raggiunto la risposta giusta.

Kano

Kano viene utilizzato principalmente quando si assegna la priorità alle funzionalità su una roadmap del prodotto. Il criterio, in questo caso, è la probabilità che la caratteristica soddisfi un cliente. I product manager utilizzano questo metodo per aiutarli a dare priorità alle potenziali nuove funzionalità raggruppandole in categorie, come deludere, soddisfare e soddisfare i clienti. Questo metodo è unico in quanto è progettato per un team di sviluppo prodotto e si concentra sui clienti piuttosto che sui costi rispetto ai vantaggi.

Matrice di priorità di rischio

In questo metodo di definizione delle priorità del progetto, si tenta di identificare tutti i rischi del progetto e quindi di classificarli. Ciò consente ai project manager di sapere quali rischi saranno potenzialmente più dannosi e dovrebbero essere affrontati prima quando e se si presentano nel progetto come un problema o problema. La classifica di ciascun rischio va da tollerabile a basso, medio e alto, con intollerabile il più grave. Ciascuno è determinato dalla probabilità che si verifichi e dal suo impatto.

Modello di priorità del progetto

Per aiutarti a iniziare con la definizione delle priorità dei progetti, scarica la nostra matrice di priorità dei progetti gratuita per Excel. È una scatola Eisenhower che ti consente di posizionare i progetti in categorie specifiche in modo da poter determinare quale progetto si allineerà meglio con la strategia, gli obiettivi e gli obiettivi della tua organizzazione. Questo è solo uno delle dozzine di modelli gratuiti che puoi trovare nella pagina dei modelli di ProjectManager. Esistono modelli gratuiti per Excel e Word che coprono ogni fase della gestione del progetto.

Principali vantaggi della definizione delle priorità dei progetti

Abbiamo già accennato ad alcuni dei vantaggi della definizione delle priorità dei progetti, ma ce ne sono così tanti che vale la pena elencarne altri.

• Gestisce la pipeline del progetto in modo da sapere dove vanno a finire i progetti nella sequenza temporale di consegna
• Aiuta a gestire i progetti senza intoppi poiché hai svolto la due diligence per garantire che si adattino agli obiettivi strategici generali della tua organizzazione
• Abbina i progetti che avvii con le risorse che hai
• Mantiene i progetti rischiosi che possono danneggiare i tuoi profitti fuori dal tuo portafoglio
• Migliora le percentuali di successo del progetto

ProjectManager è uno strumento di definizione delle priorità dei progetti

Ti abbiamo offerto un modello di matrice per la definizione delle priorità del progetto gratuito per Excel, ma questo è solo il primo passo nella definizione delle priorità del progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a dare priorità ai progetti e a gestirli meglio. Forniamo agli utenti dati in tempo reale che li aiutano a prendere decisioni migliori e una suite di potenti funzionalità per stabilire le priorità e gestire i progetti.

Ottieni un dashboard di riepilogo del portafoglio in tempo reale

Se gestisci un portfolio, può essere difficile sapere come allocare le risorse tra quei progetti. Il nostro software ha una dashboard di riepilogo del portafoglio che ti offre una visione di alto livello del tuo portafoglio in tempo reale. Puoi vedere rapidamente tempo, costo, carico di lavoro, stato di avanzamento e costo totale per tutti i progetti e ingrandire ogni progetto per dati più dettagliati. Questo aiuta i gestori di portafoglio a prendere decisioni approfondite su quali progetti necessitano di attenzione immediata.

Crea una tabella di marcia del portafoglio

Gestire un progetto o un portfolio è difficile, ma avere una tabella di marcia per organizzare il tuo lavoro su una sequenza temporale è il primo passo verso il successo. Abbiamo un solido diagramma di Gantt che può essere utilizzato nel senso tradizionale dell'organizzazione delle attività, ma può anche creare una tabella di marcia del portafoglio che mostra tutti i progetti nel tuo portafoglio. Avere quel quadro generale ti aiuta a vedere cosa ha bisogno di attenzione e cosa può aspettare.

Abbiamo anche una suite completa di funzionalità per aiutarti a gestire meglio il tuo progetto, programma o portfolio. Gli strumenti di gestione delle risorse ti consentono di bilanciare il carico di lavoro del tuo team per lavorare in modo più produttivo. Ottieni anche visibilità sulla loro disponibilità quando esegui gli incarichi. I team possono utilizzare strumenti di gestione delle attività e commentare e condividere file sulla nostra piattaforma collaborativa per lavorare meglio insieme.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a dare priorità ai progetti e a tenerne traccia dei progressi e delle prestazioni in tempo reale. I team possono collaborare e i manager ottengono trasparenza nel loro processo per riallocare le risorse secondo necessità per evitare blocchi stradali. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che garantiscono il successo utilizzando il nostro strumento. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.