PPM のプロジェクトの優先順位付け (マトリックスを含む)

公開: 2022-09-29

特にプログラムやポートフォリオを管理している場合は、組織がどのプロジェクトを進めるかによって、多くのことが左右されます。リソースをどこに割り当てるかを決定することは言うまでもなく、お金、時間、および労力の投資は膨大になる可能性があります。報酬も大きくなる可能性がありますが、損失と同じくらい簡単に終わる可能性があります. ありがたいことに、意思決定プロセスの指針となるプロジェクトの優先順位付けがあります。

プロジェクトの優先順位付けのプロセスと、潜在的なプロジェクトの実行可能性を判断するために使用できるさまざまなモデルを見てみましょう。さまざまなプロジェクトにリソースを割り当てるプロセスについて説明し、Excel 用の無料のプロジェクト優先順位付けテンプレートも提供します。次のプロジェクトを開始する前に、必ずお読みください。

プロジェクトの優先順位付けとは?

プロジェクトの優先順位付けは、実行する価値のある潜在的なプロジェクトを組織が把握できるようにするプロセスです。これは、プロジェクトマネージャーが、すぐに対処する必要がある既存のプロジェクトと、リソースを待つことができるプロジェクトを判断するのに役立ちます。

これを効果的に行うには、基準を評価して、組織に合わせたプロジェクトについて知識に基づいた決定を下す必要があります。これは、投資収益率 (ROI) に基づいてプロジェクトをランク付けすること、またはニーズ、目的、目標に応じたプロジェクトの重要性に基づいてプロジェクトをランク付けすることと考えてください。同じプロセスを 1 つのプロジェクト内のタスクに適用できます。

考えているすべてのプロジェクトには何らかの価値がある可能性が高いため、これはより困難です。そして、すべてのタスクが重要ではありませんか? やるべきことと合格しなければならないことを簡単に分けられるほど切り詰められたプロジェクトを見つけることはめったにありません。客観的な決定を下すのに役立つ専用の徹底的なプロセスを持つことは、その潜在的なプロジェクトが成功するかどうかの鍵です.

プロジェクトの優先順位付けは、組織がそのリソースをどのように割り当てる必要があるかを判断するための合理的な方法です。組織は、範囲内にとどまりながら、ニーズを定義し、整合するプロジェクトまたはタスクを見つけることができます。これにより、組織は、最善の利益にならないプロジェクトに時間とお金を浪費することを避けることができます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの優先順位付けとプロジェクト全体の成功に役立ちます。 ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、スケジュール、追跡するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。プロジェクトの優先順位付けは、基本的に、特定の基準によって編成されたプロジェクトのリストです。これは、コメントを追加してファイルを添付できるタスクリストで実行できます。プロジェクトを選択すると、ガントビューに簡単に切り替えて、リアルタイムで計画、割り当て、進捗状況の追跡を開始できます。

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プロジェクトの優先順位付けプロセス

プロジェクトの優先順位付けを客観的かつ正確に行うには、プロジェクトの優先順位付けプロセスが必要です。このプロジェクトの優先順位付けプロセスを使用して、追求するプロジェクトを決定できます。ポートフォリオを管理している場合は、すべてのプロジェクトにとって有益な方法でリソースの割り当てを計画するのに役立ちます。

1. 優先基準を定義する

最初のステップは、ポートフォリオ、プログラム、プロジェクトの戦略的価値、または組織の戦略を理解することです。最初に優先順位付け基準を定義せずにプロジェクトの優先順位付けを試みると、必ず失敗します。これは、組織またはプロジェクトの主要な利害関係者にインタビューすることから始まります。組織またはプロジェクトの戦略的目標についてブレインストーミングを行い、これらの基準を使用してプロジェクトを採点します。

2. プロジェクトの優先順位付けマトリックスを使用する

プロジェクトの優先順位付けマトリックスは、重要なプロジェクトまたはタスクを見つけるための構造化されたアプローチです。アイゼンハワーチャートと呼ばれるもののように単純化することもできます。 4つの象限に分割された箱です。上部には緊急および緊急でないための列があり、左側には重要でないおよび重要ではないための 2 つの行があります。左上の象限は、緊急かつ重要なプロジェクトを配置できる場所です。右上は、重要だが緊急ではないプロジェクト用です。一番下は緊急だが重要ではなく、緊急でも重要でもない。これは、最初のステップで開発された基準を使用して小麦と籾殻を分離し、何がどこに行くかを判断するのに役立ちます.

3. プロジェクトの採点

例として単純なプロジェクトの優先順位付けマトリックスを使用しましたが、より複雑なオプションがあります。プロジェクトの優先順位付けマトリックスを作成したら、プロジェクトの評価と採点を開始できます。どちらを使用する場合でも、各プロジェクトの基本情報を理解し、定義した基準に照らして各プロジェクトを採点する必要があります。また、プロジェクトの実施に必要なリソースなどのコストを見積もります。各プロジェクトのリスクと、客観的な決定を下すのに役立つその他の関連情報を調べます。

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プロジェクトの優先順位付け方法

繰り返しますが、プロジェクトの優先順位付けは単純なランキングのように聞こえますが、特に多数のプロジェクトを扱っている場合は、非常に難しい場合があります。プロジェクトの優先順位付けマトリックスは優れたツールですが、プロジェクトの優先順位付け方法も適用する必要があります。このプロセスに取り組むほど、結果は向上します。デューデリジェンスをしなかったために、誤解されて間違ったプロジェクトを選択したくはありません。ここでは、プロセス全体を支援するために使用できるプロジェクトの優先順位付け方法をいくつか紹介します。

スコアリングモデル

スコアリングモデルは、選択基準が多数ある場合や、異なるプロジェクトを比較する場合に役立ちます。どちらも難易度が高くなりますが、スコアリングモデルでは、戦略的整合性、メリット、ROI、リスクなどによって基準をグループ化することで、これを簡素化しています。その上、各グループには重みが付けられているため、一部のグループは他のグループよりも重要です。多くの基準に正確に対応することは難しく、偏見や当て推量によって調査結果が曇る可能性があることに注意してください。時間があれば、既存のプロジェクトに対してスコアリングモデルを使用して、その精度を測定できます。

返済期間

回収期間の方法は比較的簡単です。マネージャーは、プロジェクトがコストを回収するのにかかる時間という観点からプロジェクトを調べます。より魅力的なのは、投資回収期間が長いプロジェクトとは対照的に、投資回収期間が短いプロジェクトです。返済期間が長ければ長いほどリスクが高くなります。どのような変化や問題が発生するか誰が知っていますか? ただし、回収期間が短いからといって、高い収益率が保証されるわけではありません。これは簡単な方法ですが、シナリオによっては少し単純すぎるかもしれません。

正味現在価値

正味現在価値とは、正の正味現在価値を持つプロジェクトに投資し、負の正味現在価値を持つプロジェクトを回避することです。これはお金の時間価値を説明するもので、将来のお金は現在利用可能な資本よりも価値が低いことを意味します。それは、現在のお金の収益の可能性のためです。プロジェクトを決定するとき、組織は正味現在価値ルールを使用して、プロジェクトが実行可能かどうかを決定します。マイナスの場合、プロジェクトはおそらく損失です。しかし、正味現在価値が正の場合、プロジェクトは利益を上げているはずです。ニュートラルな正味現在価値では、より正確な決定を下すために、無形資産などの非金銭的要因が必要になります。

MoSCoW工法

MoSCoW メソッドは、基準を 4 つのカテゴリに分類する優先順位付け手法です。他の優先順位付け方法と同様に、最初に目的とプロジェクトの範囲を定義する必要があります。次に、主要な利害関係者を含め、ランキングの選択を行う際に意見の相違を解決する方法を理解する必要があります。マイルストーンを設定し、受け入れ基準を確立して、プロジェクトをランク付けします。全体像を把握するためにリソースを割り当てることを忘れないでください。後でフィードバックを取得し、それに応じて調査結果を調整するのに役立ちます。このサイクルは、正しい答えに達したと感じるまで続きます。

カノ

Kano は主に、製品ロードマップで機能の優先順位を付けるときに使用されます。この場合の基準は、機能が顧客を満足させる可能性が高いことです。プロダクトマネージャーはこの方法を使用して、顧客を失望させる、満足させる、喜ばせるなどのカテゴリにグループ化することで、潜在的な新機能に優先順位を付けるのに役立てています。この方法は、製品開発チーム向けに設計されており、コストとメリットではなく顧客に焦点を当てているという点で独特です。

リスク優先度マトリックス

このプロジェクトの優先順位付け方法では、すべてのプロジェクトリスクを特定してランク付けしようとします。これにより、プロジェクトマネージャーは、どのリスクが潜在的に最も有害であり、プロジェクトで問題または問題として発生した場合に最初に対処する必要があるかを知ることができます。各リスクのランク付けは、許容できるものから低、中、高の順であり、耐えられないものが最も深刻です。それぞれは、それが発生する可能性とその影響がどの程度かによって決定されます。

プロジェクトの優先順位付けテンプレート

プロジェクトの優先順位付けを開始するには、Excel 用の無料のプロジェクト優先順位付けマトリックスをダウンロードしてください。これは、プロジェクトを特定のカテゴリに分類できるアイゼンハワーボックスであり、どのプロジェクトが組織の戦略、目標、目的に最も適しているかを判断できます。これは、ProjectManager のテンプレートページで見つけることができる数十の無料テンプレートの 1 つにすぎません。プロジェクト管理のあらゆる段階をカバーする Excel および Word 用の無料のテンプレートがあります。

プロジェクトの優先順位付けの主な利点

プロジェクトの優先順位付けの利点のいくつかについてはすでに触れましたが、他にもいくつかリストする価値があるほど多くの利点があります。

プロジェクトパイプラインを管理して、プロジェクトが配信タイムラインのどこに行くかを把握します
プロジェクトが組織の全体的な戦略的目標に適合するようにデューデリジェンスを行ったので、プロジェクトをスムーズに実行するのに役立ちます
あなたが開始したプロジェクトをあなたが持っているリソースと一致させます
収益を損なう可能性のあるリスクの高いプロジェクトをポートフォリオから除外します
プロジェクトの成功率を向上

ProjectManager はプロジェクトの優先順位付けツールです

Excel 用の無料のプロジェクト優先順位付けマトリックステンプレートを提供しましたが、これはプロジェクトの優先順位付けの最初のステップにすぎません。 ProjectManager は、プロジェクトに優先順位を付け、より適切に管理するのに役立つオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。ユーザーがより良い意思決定を行うのに役立つリアルタイムのデータと、プロジェクトの優先順位を付けて管理するための一連の強力な機能を提供します。

リアルタイムのポートフォリオサマリーダッシュボードを取得する

ポートフォリオを管理している場合、それらのプロジェクト間でリソースを割り当てる方法を知るのは難しい場合があります。当社のソフトウェアには、ポートフォリオの概要をリアルタイムで表示するポートフォリオサマリーダッシュボードがあります。すべてのプロジェクトの時間、コスト、ワークロード、進捗状況、総コストをすばやく確認し、各プロジェクトを拡大して詳細なデータを確認できます。これにより、ポートフォリオマネージャーは、どのプロジェクトに早急に対応する必要があるかについて洞察に満ちた決定を下すことができます。

ポートフォリオロードマップの作成

1 つのプロジェクトやポートフォリオを管理するのは大変ですが、タイムラインに沿って作業をレイアウトするためのロードマップを持つことは、成功への第一歩です。タスクを整理する従来の意味で使用できる堅牢なガントチャートがありますが、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトを示すポートフォリオロードマップを作成することもできます。全体像を把握することで、注意が必要なものと待機できるものを確認できます。

また、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオをより適切に管理するのに役立つ一連の機能も備えています。リソース管理ツールを使用すると、チームのワークロードのバランスを取り、より生産的に作業できます。また、割り当てを行うときに、空き状況を確認できます。チームは、タスク管理ツールを使用し、コラボレーションプラットフォームでファイルをコメントしたり共有したりして、共同作業を改善できます。

ProjectManager は、プロジェクトに優先順位を付け、その進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで追跡するのに役立つ受賞歴のあるソフトウェアです。 チームは共同作業を行うことができ、マネージャーは、障害を回避するために必要に応じてリソースを再割り当てするプロセスを透明化します。 当社のツールを使用して成功を収めている NASA、シーメンス、ネスレのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。