Priorytety projektów dla PPM (w zestawie z macierzą)

Wiele zależy od tego, jaki projekt posuwa się do przodu w Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli zarządzasz programem lub portfelem. Inwestycja pieniędzy, czasu i wysiłku może być ogromna, nie wspominając już o określeniu, gdzie ulokować swoje zasoby. Nagroda też może być duża, ale równie łatwo może skończyć się stratą. Na szczęście istnieje priorytetyzacja projektów, która pomaga kierować procesem podejmowania decyzji.

Przyjrzyjmy się procesowi ustalania priorytetów projektów i różnym modelom, których można użyć do oceny wykonalności potencjalnych projektów. Omówimy proces przydzielania zasobów w różnych projektach, a nawet dodamy bezpłatny szablon priorytetyzacji projektów dla programu Excel. Przeczytaj go przed rozpoczęciem kolejnego projektu.

Czym jest priorytetyzacja projektów?

Priorytetyzacja projektów to proces, który pozwala organizacji dowiedzieć się, które potencjalne projekty warto wykonać. Pomaga kierownikom projektów określić istniejące projekty, które wymagają natychmiastowej uwagi oraz te, które mogą poczekać na zasoby.

Aby było to skuteczne, wymaga oceny kryteriów, aby podjąć świadomą decyzję dotyczącą projektów, które są zgodne z Twoją organizacją. Pomyśl o tym jako o rankingu projektów na podstawie ich zwrotu z inwestycji (ROI) lub krytycznym charakterze projektu w zależności od Twoich potrzeb, celów i celów. Ten sam proces można zastosować do zadań w jednym projekcie.

Jest to trudniejsze, ponieważ prawdopodobnie każdy rozważany projekt ma jakąś wartość. A czy nie wszystkie zadania są ważne? Rzadko zdarza się znaleźć projekty tak wycięte i suche, aby łatwo podzielić na „must-do” i „must-pass”. Posiadanie dedykowanego i dokładnego procesu pomagającego w podjęciu obiektywnej decyzji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia tego potencjalnego projektu.

Priorytetyzacja projektu to dobrze uzasadniony sposób określenia, w jaki sposób organizacja powinna alokować swoje zasoby. Pozwala organizacjom na zdefiniowanie swoich potrzeb i znalezienie zgodnych projektów lub zadań, pozostając w zakresie. Pomaga to organizacjom uniknąć marnowania czasu i pieniędzy na projekty, które nie są w ich najlepszym interesie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w ustaleniu priorytetów projektu i ogólnym sukcesie projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, planować i śledzić projekty w czasie rzeczywistym. Priorytetyzacja projektów to zasadniczo lista projektów uporządkowanych według określonych kryteriów. Można to zrobić na naszej liście zadań, gdzie można dodawać komentarze i załączać pliki. Po wybraniu projektu łatwo jest przełączyć się do widoku Gantta i rozpocząć planowanie, przypisywanie i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym.

Proces priorytetyzacji projektów

Aby priorytetyzacja projektu była obiektywna i dokładna, musisz mieć proces ustalania priorytetów projektu. Możesz użyć tego procesu ustalania priorytetów projektów, aby określić, który projekt chcesz realizować. Jeśli zarządzasz portfelem, może to pomóc w planowaniu alokacji zasobów w sposób korzystny dla wszystkich Twoich projektów.

1. Zdefiniuj kryteria priorytetyzacji

Pierwszym krokiem jest zrozumienie strategicznej wartości Twojego portfela, programu lub projektu lub strategii Twojej organizacji. Każda próba ustalenia priorytetów projektu bez uprzedniego zdefiniowania kryteriów ustalania priorytetów jest skazana na niepowodzenie. Rozpoczyna się to od wywiadu z kluczowymi interesariuszami w organizacji lub projekcie. Poproś ich, aby przeprowadzili burzę mózgów nad strategicznymi celami organizacji lub projektu i wykorzystali te kryteria, aby ocenić projekt lub projekty.

2. Użyj macierzy priorytetów projektów

Macierz priorytetów projektów to po prostu uporządkowane podejście do znajdowania krytycznego projektu lub zadań. Może to być uproszczone, takie jak tak zwany wykres Eisenhowera. To pudełko podzielone na cztery ćwiartki. U góry znajduje się kolumna dla pilnych i niepilnych, a po lewej stronie znajdują się dwa rzędy dla nieważnych i nieważnych. W lewym górnym kwadrancie można umieszczać projekty, które są pilne i ważne. W prawym górnym rogu znajdują się projekty, które są ważne, ale nie pilne. Na dole jest pilne, ale nie ważne i ani pilne, ani ważne. Pomaga to oddzielić pszenicę od plew, stosując kryteria opracowane w pierwszym kroku, aby określić, co i gdzie trafia.

3. Oceń swoje projekty

Jako przykład wykorzystaliśmy prostą macierz priorytetów projektów, ale istnieje bardziej złożona opcja. Gdy masz już macierz priorytetów projektów, możesz zacząć oceniać i oceniać projekty. Niezależnie od tego, którego używasz, musisz zrozumieć podstawowe informacje dotyczące każdego projektu i ocenić każdy z nich według zdefiniowanych kryteriów. Oszacuj również koszty, w tym zasoby, które będą potrzebne do realizacji projektu. Zbadaj ryzyko dla każdego projektu i wszelkie inne istotne informacje, które pomogą Ci podjąć obiektywną decyzję.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu zasobów dla programu Excel

Metody priorytetyzacji projektów

Ponownie, ustalanie priorytetów projektów brzmi jak prosty ranking, ale może być niezwykle trudne — zwłaszcza podczas pracy z wieloma projektami. Macierz priorytetów projektów to świetne narzędzie, ale warto również zastosować metody priorytetyzacji projektów. Im więcej pracy włożysz w ten proces, tym lepsze wyniki. Nie chcesz dać się zwieść i wybrać niewłaściwy projekt, ponieważ nie wykonałeś należytej staranności. Oto kilka metod ustalania priorytetów projektów, których możesz użyć, aby pomóc Ci przejść przez ten proces.

Model punktacji

Model scoringowy jest pomocny, gdy istnieje wiele kryteriów wyboru, a także gdy porównujesz różne projekty. Oba te czynniki zwiększają trudność, ale model punktacji upraszcza to, grupując kryteria według dopasowania strategicznego, korzyści, zwrotu z inwestycji, ryzyka i tak dalej. Ponadto każda grupa jest ważona, więc niektóre mają większe znaczenie niż inne. Uważaj, trudno jest dokładnie uwzględnić wiele kryteriów, a błędy i domysły mogą zaciemnić wyniki. Jeśli masz czas, możesz użyć modelu scoringowego w stosunku do istniejących projektów, aby ocenić jego dokładność.

Okres zwrotu

Metoda okresu zwrotu jest stosunkowo prosta. Menedżerowie patrzą na projekty pod kątem czasu potrzebnego na zwrot kosztów projektu. Atrakcyjniejsze są projekty o krótkim okresie zwrotu w porównaniu z projektami o dłuższym okresie zwrotu. Im dłuższy okres zwrotu, tym bardziej ryzykowne. Kto wie, jakie zmiany lub problemy się pojawią? Jednak krótszy okres zwrotu nie gwarantuje wyższej stopy zwrotu. Jest to prosta metoda, ale w niektórych sytuacjach może być nieco zbyt prosta.

Bieżąca wartość netto

Wartość bieżąca netto polega na inwestowaniu w projekty o dodatniej wartości bieżącej netto i unikaniu projektów o ujemnej wartości bieżącej netto. Stanowi to wartość pieniądza w czasie, co oznacza, że ​​przyszłe pieniądze są mniej wartościowe niż obecnie dostępny kapitał. To z powodu potencjału zarobkowego obecnych pieniędzy. Decydując się na projekt, organizacja stosuje regułę wartości bieżącej netto, aby zdecydować, czy projekt jest opłacalny. Jeśli jest negatywna, projekt jest prawdopodobnie stratą. Ale jeśli wartość bieżąca netto jest dodatnia, projekt powinien być opłacalny. Neutralna wartość bieżąca netto będzie wymagać czynników niepieniężnych, takich jak korzyści niematerialne, w celu podjęcia trafniejszej decyzji.

Metoda Moskwa

Metoda MoSCoW to technika ustalania priorytetów, która dzieli kryteria na cztery kategorie: musi mieć, powinien mieć, mógł mieć i nie mieć. Podobnie jak w przypadku każdej metody ustalania priorytetów, musisz najpierw zdefiniować swoje cele i zakres projektu. Następnie musisz uwzględnić kluczowych interesariuszy i dowiedzieć się, jak rozwiązywać spory podczas dokonywania wyborów dotyczących rankingu. Skonfigurujesz kamienie milowe, ustalisz kryteria akceptacji i uszeregujesz swoje projekty. Nie zapomnij przydzielić zasobów, aby uzyskać pełny obraz. Pomaga później uzyskać informację zwrotną i odpowiednio dostosować wyniki. Ten cykl trwa, dopóki nie poczujesz, że dotarłeś do właściwej odpowiedzi.

Kano

Kano jest używane przede wszystkim podczas ustalania priorytetów funkcji na mapie drogowej produktu. Kryterium w tym przypadku jest prawdopodobieństwo, że funkcja zadowoli klienta. Menedżerowie produktu wykorzystują tę metodę, aby pomóc im w ustaleniu priorytetów potencjalnych nowych funkcji, grupując je w kategorie, takie jak rozczarowanie, zadowolenie i zachwycenie klientów. Ta metoda jest wyjątkowa, ponieważ jest przeznaczona dla zespołu ds. rozwoju produktu i koncentruje się na klientach, a nie na kosztach i korzyściach.

Macierz priorytetów ryzyka

W tej metodzie priorytetyzacji projektów próbujesz zidentyfikować wszystkie ryzyka projektowe, a następnie je uszeregować. Pozwala to kierownikom projektów wiedzieć, które zagrożenia będą potencjalnie najbardziej szkodliwe i należy się nimi zająć w pierwszej kolejności, kiedy i czy pojawią się one w projekcie jako problem lub problem. Ranking każdego ryzyka jest od tolerowanego do niskiego, średniego i wysokiego, przy czym niedopuszczalne oznacza najpoważniejsze. Każdy z nich zależy od tego, jak prawdopodobne jest wystąpienie i jaki będzie jego wpływ.

Szablon priorytetów projektów

Aby pomóc Ci rozpocząć ustalanie priorytetów projektów, pobierz naszą bezpłatną macierz priorytetów projektów dla programu Excel. Jest to skrzynka Eisenhowera, która umożliwia umieszczanie projektów w określonych kategoriach, dzięki czemu można określić, który projekt najlepiej pasuje do strategii, celów i zadań Twojej organizacji. To tylko jeden z kilkudziesięciu darmowych szablonów, które możesz znaleźć na stronie szablonów ProjectManagera. Dostępne są bezpłatne szablony dla programów Excel i Word, które obejmują każdy etap zarządzania projektem.

Kluczowe zalety priorytetyzacji projektów

Omówiliśmy już niektóre zalety priorytetyzacji projektów, ale jest ich tak wiele, że warto wymienić jeszcze kilka.

• Zarządza cyklem projektów, dzięki czemu wiesz, gdzie projekty trafiają na osi czasu realizacji
• Pomaga w płynnym prowadzeniu projektów po przeprowadzeniu analizy due diligence, aby zapewnić ich zgodność z ogólnymi celami strategicznymi organizacji
• Dopasowuje projekty, które inicjujesz do posiadanych zasobów
• Utrzymuje z portfela ryzykowne projekty, które mogą zaszkodzić Twojemu wynikowi finansowemu
• Poprawia wskaźniki sukcesu projektów

ProjectManager to narzędzie do ustalania priorytetów projektów

Zaoferowaliśmy Ci bezpłatny szablon macierzy priorytetyzacji projektów dla programu Excel, ale to tylko pierwszy krok w priorytetyzacji projektów. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga ustalać priorytety projektów i lepiej nimi zarządzać. Zapewniamy użytkownikom dane w czasie rzeczywistym, które pomagają im podejmować lepsze decyzje, oraz zestaw zaawansowanych funkcji do ustalania priorytetów i zarządzania projektami.

Uzyskaj pulpit podsumowania portfela w czasie rzeczywistym

Jeśli zarządzasz portfelem, może być trudno wiedzieć, jak alokować zasoby w tych projektach. Nasze oprogramowanie posiada panel podsumowania portfela, który zapewnia ogólny widok portfela w czasie rzeczywistym. Możesz szybko zobaczyć czas, koszt, obciążenie pracą, postęp i całkowity koszt wszystkich projektów i powiększyć każdy projekt, aby uzyskać bardziej szczegółowe dane. Pomaga to menedżerom portfela w podejmowaniu wnikliwych decyzji, które projekty wymagają natychmiastowej uwagi.

Utwórz mapę drogową portfela

Zarządzanie jednym projektem lub portfelem jest trudne, ale posiadanie mapy drogowej do rozłożenia pracy na osi czasu to pierwszy krok do sukcesu. Mamy solidny wykres Gantta, który może być używany w tradycyjnym sensie organizowania zadań, ale może również stworzyć mapę drogową portfolio pokazującą wszystkie projekty w twoim portfolio. Mając taki ogólny obraz, możesz zobaczyć, na co należy zwrócić uwagę, a co może poczekać.

Posiadamy również pełny zestaw funkcji, które pomogą Ci lepiej zarządzać projektem, programem lub portfelem. Narzędzia do zarządzania zasobami pozwalają zrównoważyć obciążenie zespołu, aby pracować wydajniej. Możesz także uzyskać wgląd w ich dostępność podczas tworzenia przydziałów. Zespoły mogą korzystać z narzędzi do zarządzania zadaniami oraz komentować i udostępniać pliki na naszej platformie współpracy, aby lepiej współpracować.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga ustalać priorytety projektów oraz śledzić ich postęp i wydajność w czasie rzeczywistym. Zespoły mogą współpracować, a menedżerowie uzyskują przejrzystość procesu, aby w razie potrzeby ponownie przydzielać zasoby, aby uniknąć przeszkód. Dołącz do zespołów NASA, Siemens i Nestle, które zapewniają sukces za pomocą naszego narzędzia. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.